Tilitoimistoalan sähköistyminen

Digitaalinen liiketoiminta on laaja käsite, jonka alle menee monta näkö- ja tarkastelukulmaa. Nykyään on enää harva liiketoiminta, jossa ei ole mitään digitaalista. Esimerkiksi kassakoneet voivat olla kivijalkaliikkeen ainoa digitaalinen laite, mutta sellainen löytyy. Tästä syystä digitaalisen liiketoiminnan määrittely riippuu näkökulmasta. Digitaalistuminen merkitsee automatisointia, joka mahdollistaa tehokkuuden lisäämistä ja kilpailukyvyn paranemista. Liiketoiminnan digitaalinen kehittäminen on osa yrityksen kokonaisuutta, eikä sitä voita erottaa erilliseksi osaksi. (Digia 2020)

Tilitoimistoala on ala, jossa sähköistyminen on muovannut esimerkiksi kirjanpitäjän työtä hurjasti. Ennen kirjanpitäjä teki paljon manuaalista kirjaamista ja tiliöintiä, kun sähköistymisen myötä nämä toimenpiteet ovat automatisoitu. Kirjanpitäjän työ on muuttunut enemmän asiantuntijaroolin suuntaiseksi. Sähköistyminen kirjanpidossa pohjautuu pilvipalveluiden käyttöön, joiden avulla yritys ja kirjanpitäjä voivat kommunikoida entistä ketterämmin. (Siivola, ym. 2015, 86.)

Kirjanpidon avuksi voidaan luoda automatisoituja oletusarvoja, joiden perusteella tositteet tiliöityvät oikein. Tämän toiminnon vahvuudeksi nousee kirjanpitäjän mahdollisuus tarkistaa automaattisesti muodostuvaa kirjanpitoa jatkuvasti, joka tarkoittaa kuukauden kokonaistyömäärän tasaisempaa jakautumista kuukauden ajalle. Myös arvolisäverovelka on entistä helpompaa laskea, kun sitä varten on automatisoitu laskelma. (Siivola, ym. 2015, 62)

Sähköistyminen tilitoimistoalalla on mahdollistanut paperittoman yhteistyön yritysten kanssa. Kun tositteet toimitetaan sähköisesti, eikä enää paperilla, jää yrittäjällä ja kirjanpitäjällä enemmän aikaa keskustella yritykselle merkityksellisistä luvuista, eli siitä datasta mitä kirjanpito tuottaa. (Siivola, ym. 2015, 76) Tämä muutos mahdollistaa kirjanpitäjän asiantuntijuuden, joka auttaa yritystä kehittämään liiketoimintaansa ja näin kirjanpitäjä tuo perinteisen kirjanpidon tekemisen lisäksi lisäarvoa konsultoinnilla.

Automatisointi pohjautuu toistuviin toimenpiteisiin. Jotta ohjelmistolle voidaan kirjoittaa automatisoitavat tehtävät, tulee olla tietoinen, mitkä tehtävistä toistuvat säännöllisesti ja mitkä ovat toistojen aikamääreet. Tilitoimistossa on useita säännöllisesti toistuvia toimenpiteitä, mikä on helpottanut automatisointia. Ne voidaan jakaa toistuvuuden mukaisesti joko, vuosi- kuukausi, tai viikkotasolle. Näistä erimerkkejä ovat vuosittain tehtävä tilinpäätös ja veroilmoitus, kuukausittain tehtävä alv-ilmoitus ja kuukausipalkat, ja viikkojaksoilla usein hoidettavat esimerkiksi ravintoalan palkat. Eräpäivä on toinen funktio, jonka mukaan voidaan tehdä sääntöjä automatisointia varten. Näistä esimerkkejä ovat tietty päivämäärä ja 7 päivän maksuaika.  Tilitoimistoalan erityispiirteenä toimii edellä mainittujen lisäksi kausittaiset tehtävät, kuten tilinpäätös ja alv-ilmoitus. Ne ovat suhteessa tehtävän kausi – verrattuna eräpäivään. (Fredman 2021, 15.)

Ennen kirjanpitoon kuluvaa aikaa on seurattu joko paperille, tai Excel-taulukkoon. Kun nykyään työtehtäviä ja niiden prosesseja voidaan seurata kirjanpito-ohjelmiston avulla, saadaan mitattua työntekijän tehokkuutta ja ajankäyttöä. Ohjelmistoissa on työnaikaseuranta, joka kohdentuu tietylle asiakkaalle, joten tämä helpottaa seurantaa myös asiakaskohtaisesti. Usein perustoimintoihin menee verraten sama aika, mutta asiakkaan toiminta voi nopeuttaa tai hidastaa hänen yritykseensä käytettyä työaikaa. Asiakkailta kertynyttä dataa voidaan käyttää apuna hinnoittelussa, kauanko minkäkin alan kirjanpitoon menee. Aloilla on eroja eri säädöksistä johtuen, sekä tietenkin yrityksen koko vaikuttaa paljon ajankäyttöön. (Fredman 2021, 16.)

YPAI-tutkimuksessa (2020) selvitettiin, mikä kiinnostaa tulevaisuuden työntekijöitä kaupallisella alalla. Tutkimuksessa selkeästi tärkeimmäksi tekijäksi nousi mielenkiintoiset työtehtävät, joka oli tärkein tekijä 76 % vastaajan mielestä. Toiseksi tärkein oli yrityksen kulttuuri ja työilmapiiri (58 %) ja kolmanneksi kasvu- ja urakehitysmahdollisuudet (52 %). (Lindblad 2021, 16.) Mielenkiintoinen työtehtävä on kaikille eri asia, joten syvemmässä haastattelussa selvitettiin, mitä se tähän kyselyyn vastanneille tarkoitti. Tärkeää on päästä haastamaan itseään, hyödyntämään osaamistaan, oppimaan uutta ja käyttämään vapautta. Tutkimusta käsittelevässä artikkelissa mainitaankin, että viimeistään nyt olisi aika automatisoida tai antaa robotin hommiksi kaikki rutiinin omaiset tehtävät. Näin aikaa vapautuisi itsensä haastamiseen ja kehittämiseen. Työtehtävistä tulisi automatisoinnin myötä mielenkiintoisempia ja tätä kautta työhyvinvoinnin olisi mahdollista lisääntyä. Työhyvinvointi nousee esiin myös työkulttuurin ja työilmapiirin osuudessa tutkimuksesta. (Lindblad 2021, 17)

Pohdinta

Ennen niin kuivalta kuulostanut tilitoimistoala alkaa kuulostaa automatisoitujen toimintojen myötä entistä kiinnostavammalta. On mahdollisuus omalla osaamisella tukea yrityksiä kasvulla, ja samalla kehittyä itse koko ajan. Enää ei tarvitse tuijottaa numeroita vain menneen taltioimiseksi ja seurannan takia, vaan voi tuijottaa numeroita, jotta voi suunnitella miten asiakkaan liiketoimintaa voisi kehittää ja kasvattaa. Koen, että tilitoimistoalalle digitalisoitumisen ansiosta asiantuntijatyön lisäksi aukeaa myös tiimityöskentelyn mahdollisuus. Jo pienessäkin yrityksessä henkilöiden on mahdollista perehtyä tiettyyn osaamisalueeseen entistä syvemmin, ja tiimin avulla yritys voi tarjota entistä laajamman osaamisen palvelua.

Lähteet:

Digia. Mitä on digitaalinen liiketoiminta? 2020. Luettu 29.11.2021. https://resources.digia.com/digitaalinen-liiketoiminta

Lindblad, U. 2021. Tilisanomat. Mikä kiinnostaa tulevaisuuden työntekijöitä? Julkaistu 5/2021. Luettu 29.11.2021

Siivola, M. Yli-Heikkuri, A. Helanto, L. Kaisaniemi, T. Koskinen, K, Kuntola, K, Helistö, B. Kinnarinen, S. Ignatius-Partanen, H. 2015. Ystävällinen kirjanpito. 2. painos. Procountor Oy.

Fredman, J. 2021.Tilitoimistossa. Tehtävänkäsittely tilitoimistossa. Julkaisu 4/2021. Luettu 29.11.2021