TERVETULOA SIRKUKSEEN

Istumme kehityskeskustelussa Tirrin kanssa puhumassa esseistä. Olen toinen Eventan nelivitosista, joka on pysynyt kirjapisterajoissa.  Pohdimme, onko Eventan kirjapisterajaan pääsystä tullut yksi iso lumipalloefekti. Ihminen toisensa jälkeen kertoo, ettei pääse kirjapistetavoitteisiin. Tirrin lisäksi Jonsu peräänkuulutti haluavansa kuulla, miten olen tehnyt kaiken aina niin hyvin ajallaan ja etukäteenkin. Pohdimme oikeaa väylää jakaa ajanhallintakeinoja ja aikatauluissa pysymistä. Mielessä kävivät sähköiset viestintäkeinot ja pajan alustaminen. Pajakalenteri on tältä vuonna täynnä, joten aion jakaa omia toimintatapojani esseen muodossa. Näin muutkin akatemialaiset pääsevät halutessaan lukemaan ajatuksiani.

Yllätyin saamastani toivomuksesta kertoa, miten pysyn aikatauluissa. Harvoin olen pysähtynyt miettimään asiaa sen syvällisemmin. En kauhean montaa kertaa muista, kun jotain on jäänyt tekemättä tai olisin ollut myöhässä. Ennen perheen perustamista olen ollut reilusti ajoissa monista deadlineista. Sittemmin olen laskenut omia tavoitteita elämän tilanteen vaatimalle tasolle – riittää kun olen huolehtinut hommat ajallaan. Toki reilusti ajoissa oleminen on plussaa, muttei se ole enää itse tarkoitus.

MÄÄRITTELE YDINARVOSI

Ydinarvot ovat yhteydessä hyvin arkipäiväisiin asioihin. Näitä arkipäivän asiat liittyvät esimerkiksi perheen kanssa olemiseen, työpaikalla toteuttavaan rooliin tai harrastuksiin. Vaikeita päätöksiä voi tehdä intuitiivisesti sen mukaan, mikä tuntuu tärkeältä. Toisin sanoen päätöksiä tehdään omien arvojen perusteella. Hyvä elämänlaatu on suoraan verrattavissa siihen, miten hyvin toimit arvojesi mukaisesti. Jos käytät aikaasi sellaisiin asioihin, joita et todellisuudessa haluaisi alat väsyä ja turhautua elämääsi. (Mikä on tärkeää 2017, 2:45–4:15.) Erilaisten arvojen painotus vaihtelee roolien välillä. Arvot ovat tekoja, eivät ajatuksia tai tunteita. (Arvot ja roolit 2017, 00:30.)

Tiimin arvoja voi heijastaa omiin arvoihinsa ja seurata tarkkaankin toteuttaako näitä arvoja käytännössä. Valmentajamme Tirri kehotti meitä kirjaamaan ylös päivän tai muutaman ajan 15 minuutin välein, mitä teemme. Tässä tarvitsee olla armottoman rehellinen itselleen nähdäkseen, mihin sitä aikaa tulee käytettyä. 15 minuutin välein kirjatuista tekemisistä pystyy päättelemään paljon muutakin – toiminko yrityksen tai omien ydinarvojeni mukaisesti. Kaikille Eventalaisille tämä voisi ennen joululoman alkamista olla hyödyllinen harjoitus, mikäli sitä ei ole vielä kokeillut. Itse olen tähän mennessä muutaman kerran tehnyt näin. Se on hyvinkin havainnollistavaa tajuta omat ajankäytön kuopat. Siitä on helppo lähteä kehittämään eteenpäin. Tämän voi helposti myös ottaa tavaksi kirjottaessasi esseitä. Tulet näkemään nopeasti, miksei sitä tekstiä ala syntymään kohtuullisessa ajassa.

LISTAA TYÖTEHTÄVÄSI

Työn tekeminen ja asioiden loppuun vieminen ei saa ihmistä väsyneeksi, päinvastoin tekemättä olevien asioiden raahaaminen mukanaan tekee sen. Kiire ei synny tekemisestä vaan jäsentelemättömästä puuhailusta. Työnteossa ripeys ei kerro kiireestä, vaan osaamisesta ja ammattitaidosta. Ammattilainen keskittyy olennaiseen. (Keskity oleelliseen 2017, 00:08–4:01.) Tätä olen nostanut parissa pajassa tiimiimme esille. Kaikilla tuntuu olevan lamauttavan paljon tekemistä. Silti välillä koetaan, ettei oikeasti tehdä yhtään mitään. Helposti ajatus isosta työlistasta alkaa ahdistaa. Silloin alkaa todella itsessään jo ajatus tekemisestä kammottaa. Jostakin olisi kuitenkin syytä aloittaa.

Tapanani on ollut tehdä niin sanottuja ”oksennuslistoja”. Tällöin kirjoitan paperille ylös kaikki tehtävät asiat, kunnes pääni kumisee tyhjyyttään. Asioiden ollessa konkreettisesti paperilla on helpompi katsoa niitä kauempaa eri perspektiivistä. Näin on helppoa ruveta jäsentelemään asioita tärkeysjärjestykseen. On myös helppo karsia pois asioita, jotka voivat odottaa tai eivät ole itselle relevantteja tällä hetkellä. Yksikin ajantajunnassa lymyilevä muistamista vaativa asia voi varastaa huomiotasi ja nostaa stressitasoa ylemmäksi vähiten kaivatulla hetkellä. Tästä syystä kaikki asiat olisi syytä kirjoittaa ylös, jotta ne voi unohtaa. Näin voit palata vielä asiaan myöhemmin sen ollessa ajankohtainen. (Älä kuormita kovalevyä 2017, 00:00–01:00.) Ferroplan Oy:n toimitusjohtaja Minna Patosalmi kertoo ottavansa yhden tehtävän työlistaltaan ja laittaa muut sivuun. Hän ryhtyy toimeen ja tekee asian loppuun niin hyvin, kuin vain on mahdollista. Tämän jälkeen hän pystyy hyvällä omalla tunnolla siirtymään seuraavaan tehtävään. Näin asiat eivät vain jää roikkumaan johonkin outoon välitilaan. (Lakkaa nyt jo sähläämästä 2017, 01:04.)

PRIORISOI

Vielä 6-7 vuotta sitten viimeisenä iltana tekeminen olisi ollut itselleni pieni katastrofi. Nykyään olen tyynen rauhallinen tehdessäni hommaa vikana iltana maaliin. Viimeisenä iltana tekemisessä ei ole kyse paniikin omaisesta säätämisestä ja säntäilystä, vaan asioiden priorisoimisesta. Joinain hetkinä on yksinkertaisesti pakko jättää tiettyjä vähäpätöisempiä asioita tekemättä niin isolla intensiteetillä. Veijo sanoi reilu vuosi sitten akatemian olevan erityisesti sellaisille ihmisille haastava paikka, jotka ovat tottuneet menestymään monessa asiassa. Akatemialla ollessaan pian tajuaa kaikessa mukana olemisen ja menestymisen olevan mahdotonta. Kysymys kuuluu; mistä olen valmis luopumaan?

Saan helposti käytettyä viikoittain saksan läksyihin neljä tuntia, jos teen ne erittäin keskittyneesti. Kuitenkin syksyllä on useaan kertaan tullut vastaan tilanteita, jolloin tekemistä on suunnattoman paljon. Silloin olen priorisoinut tiimin ja projektitiimien asiat tai esseiden kirjoittamisen usein saksan läksyjen edelle. Tämä tietysti saattaa näkyä omassa saksan kielen kehityksessä. Toisaalta saksan läksyjen kevyemmin tekeminen ei suoranaisesti vahingoita kenenkään muun tiimiläisen oppimista tai aiheuta yrityksen rahatilanteen huononemista.  Anna Perho sanoo priorisoimisen olevan aivan ajanhallinnan ytimessä. Täytyy olla valmis sanomaan todella monelle asialle ei, voidakseen sanoa kyllä kaikkein tärkeimmille asioille. Kiireen, riittämättömyyden ja väsymyksen syynä on yleensä väärien asioiden tekeminen.  (Keskisty oleelliseen 2017, 00:20.)

SANO EI

Kieltäytymisen avulla säädät itse sitä, mihin haluat aikasi käyttää. Kieltäytyminen ei ole itsetarkoitus, vaan tapa keskittää ajankäyttöä niihin asioihin, jotka ovat sinulle ja aikaansaannoksillesi tärkeitä. Kun sanot kaikkeen kyllä, tulet lopulta sanomaan ei kaikkein tärkeimmille asioille. Kieltäytyminen kannattaa tehdä kohteliaasti, mutta rehellisesti. Ihmiset kyllä vaistoavat koska olet rehellinen ja kerrot asiat niin, miten ne ovat. Asioista kieltäytyminen on vaikeata, kun apua pyytää mukava ihminen. Tai jos asiat ovat sellaisia, joihin haluaisit osallistua, mutta et kerta kaikkiaan ehdi. Loppujen lopuksi on haitallista koko organisaatiolle, jos suostut kaikkeen ja väsyt. Tämän tietäminen ei välttämättä tee kieltäytymisestä yhtään sen helpompaa. Kieltäytyminen näet aiheuttaa ihmisessä syyllisyyden tunteita. (Näin sanot ei 2017, 0:30–15:56.)

Akatemialla tulee pyydetyksi moneen mukaan. Tapana on haastaa ihmisiä tekemään vielä enemmän ja kovempaa. Joskus voi olla suuri haaste sanoa ei houkuteleville tarjouksille. Olen opetellut ein sanomista paljon tänä syksynä. On ok sanoa ei, jos on sairaana, eikä kerta kaikkiaan pysty osallistumaan palaveriin edes etänä. Välillä on myös hyvä sanoa ei tapaamisen sopimiselle, jos on kirjaesseitä kirjoitettavana ja ne jo aikatauluttanut kalenteriin. Tässä yksi vinkki siihen, miten esseet eivät jää laahaamaan. Sano muille asioille ei ja priorisoi esseet tiettyinä päivinä ensimmäiseksi. Ihmisten pitäisi pystyä ymmärtämään se. Viimeistään kirjapisterajadeadlinen lähestyessä saat kaipaamaasi ymmärrystä ja arvostusta, kun et viimeisenä yönä ja aamuna kirjoittele esseitä hiki hatussa. Eikä sillä oikeasti ole niin väliä, vaikket sitä saisikaan. Tällä ajatuksella on saattaa olla kuitenkin helppo hiljentää turha syyllistymisen ääni päässäsi.

HILJENNÄ PUHELIMESI

Kun esimerkiksi sähköposteja lähetellään pitkin työpäivää, katkeaa varsinainen työ jatkuvasti. Aivot kuormittuvat multitaskaamisesta ja tehtävästä toiseen suhaamisesta. Viestejä luetaan ja niihin vastaillaan työpäivän ulkopuolella, joka hämärtää työn ja levon välistä rajaa. (Inbox kuriin 2017, 01:10.) Halutessani saada oikeasti tehokkaasti jotain aikaiseksi varaan itselleni mahdollisuuden upota työtehtävään. Laitan puhelimeni äänettömälle, en lue sähköpostejani tai viestejäni lainkaan. Mikäli läheisiäni on paikalla työskennellessäni, pyydän heiltä täyttä työrauhaa esimerkiksi 1,5-2 tunnin ajaksi. Tämän tyyppinen tehokas työskentely on ominaista itselleni esseiden kirjoittamisen suhteen.

Jätän myös puhelimeni usein vapaa ajalla täysin huomioimatta ja keskityn täysillä perheeni kanssa ajan viettämiseen. Vanhempana oleminen on mitä parhainta vastapainoa työlle ja koululle. En varsinaisesti kannusta tässä muitakin tiimissäni lisääntymään. Omasta vapaa ajasta olisi hyvä pitää huolta. Kun tekee itselleen mieluisia asioita vapaa ajallaan, on helpompi tulla akut täynnä tekemään töitä tiimin kanssa tai alkaa kirjoittamaan niitä esseitä. Kehityskeskustelussa sanoin Konstalle kutakuinkin näin: ”Varaa löysäilyyn ei ole, kun on jokapäiväinen sirkus pyöritettävänä.” Se kiteyttää paljon työskentelytapojani esimerkiksi niiden esseiden saralla. Silloin kun esseetä työstetään, niin sitä kanssa työstetään täysillä eikä puuhailla muita asioita. Löysäilyn säästän vapaa-ajalle. Ja juuri silloin löysäillessä syntyvät parhaimmat ideat – esimerkiksi niihin esseisiin. Näin voisi Eventan esseisiin liittyvä lumipalloefekti päättyä.

MUISTILISTA

Tässä vielä nopea ja tiivistetty muistilista Anna Perhon ajankäyttövinkkeihin:

1. Selvitä missä olet nyt: Kirjaa ylös kaikki mitä päiväsi aikana teet 15 minuutin välein ja seuraa tilannetta muutama päivä. Näin selviää, mihin aikasi oikein kuluu.
2. Oletko tyytyväinen kirjaamaasi? Mitä haluaisit tilalle ja mitä muutoksesta voisi seurata? Mistä muut huomaisivat, että sinulla todella on ajankäyttö hallinnallissa?
3. Selvitä, mikä on elämässäsi ja työssäsi merkityksellistä. Millaisten asioiden äärellä koet olevasi se, joka todellisuudessa olet?
4. Valitse arvojasi vahvistaen. Sido ajankäytölliset valintasi pääasiallisesti arvojasi vahvistavasti. Sano kaikelle muulle ei.
5. Listaa kaikki tekemättömät työt paperille. Lajittele tämän jälkeen ne aihepiirin mukaan.
6. Priorisoi ja järjestä asiat tärkeysjärjestykseen. Jos jonkin asian voi hoitaa nyt, tee se heti.
7. Vie tärkeimmät tehtävät kalenteriin ja sitoudu tekemään ne. Arvioi, kuinka kauan realistisesti näihin menee aikaa. Päätä, missä ja milloin hoidat tehtävät.
8. Älä hoida sähköposteja muun ohessa. Multitaskaaminen vähentää tehokkuuttasi 40 prosenttia. Varaa viestien lukemiseen aikaa, jolloin keskityt vain niihin.
9. Hyväksy kalenteriisi mahtuvan vain rajallinen määrä tehtäviä per päivä. Ole realisti. Yleensä päivään mahtuu 1-3 tärkeää asiaa, jotka voit viedä loppuun.
10. Johda koneita. Vaienna merkkiäänet, hälytykset ja ponnahdusikkunat. Ne herpaannuttavat keskittymisesi ja aiheuttavat stressiä.
11. Tee selkeä ero levon ja työn välille. Kun lepäät, älä kurkistele meilejä tai ota ihan vain paria puhelua. Kahdessa ruudussa oleminen kuluttaa.  (Antisäästäjä: pikaopas 2017, 00:00–03:24.)

LÄHTEET

Antisäästäjä: pikaopas. 2017.  Antisääjä – fiksun ajankäyttäjän opas. Julkaistu 21.9.2017. Kuunneltu 30.11.2018. https://www.supla.fi/supla/3094982

Arvot ja roolit. 2017. Antisäätäjä – fiksun ajankäyttäjän opas. Julkaistu 21.9.2017. Kuunneltu 30.11.2018. https://www.supla.fi/supla/3094788

Inbox kuriin. 2017. Antisäätäjä – fiksun ajankäyttäjän opas. Julkaistu 21.9.2017. Kuunneltu 30.11.2018. https://www.supla.fi/supla/3094912

Keskity oleelliseen. 2017.  Antisäätäjä – fiksun ajankäyttäjän opas.  Julkaistu 21.9.2017. Kuunneltu 30.11.2018. https://www.supla.fi/supla/3094734

Lakkaa nyt jo sähläämästä. 2017.  Antisäätäjä – fiksun ajankäyttäjän opas.  Julkaistu 21.9.2018. Kuunneltu 30.11.2018. https://www.supla.fi/supla/3094766

Mikä on tärkeää? 2017.  Antisäätäjä – fiksun ajankäyttäjän opas.  Julkaistu 21.9.2017. Kuunneltu 30.11.2018 https://www.supla.fi/supla/3094774

Näin sanot ei. 2017. Antisäätäjä – fiksun ajankäyttäjän opas.  Julkaistu 21.9.2017. Kuunneltu 30.11.2018. https://www.supla.fi/supla/3094810

Älä kuormita kovalevyä. 2017. Antisäätäjä – fiksun ajankäyttäjän opas.  Julkaistu 21.9.2017. Kuunneltu 30.11.2018. https://www.supla.fi/supla/3094845