Tehokkuuteen 

Tämä essee on jatkoa aiempaan esseeseeni “Tehokas ajankäyttö” -esseesarjasta. Aiemmassa esseessäni avasin tehokkuutta terminä, sen merkitystä yhteiskunnassa, itsensä johtamista hyvinvoinnin, priorisoinnin ja ajanhallinnan avulla sekä rutiinien ja tapojen voimasta tehokkuuteen liittyen. Ja sitä, kuinka edellä mainitut asiat ovat oleellinen osa tehokkuuden ylläpitämiseen ja parantamiseen. Kannustan lukemaan tämän aiemman esseeni aiheesta, sillä tämä essee on jatkoa sille. Tämä essee sisältää tärkeimpiä konkreettisia työkaluja ja keinoja tehokkuuden parantamiseksi ja lisäämiseksi varsinkin yrittäjän näkökulmasta, mutta myös palkkatyössä oleva saa vinkeistä varmasti itselleen! 

Tärkeimmät keinot ja vinkit päivän tehostamiseen 

Tärkeimpänä on oman pohdinnan mukaan keskittyminen yhteen asiaan kerrallaan, eli multitaskausta. Päivittäinen työlista tai tehtävälista kannattaa pitää lyhyenä, niin että lista sisältäisi vain yhdestä kolmeen tärkeintä asiaa, mitkä tänään täytyy tehdä. Tästä päivän kolmesta tehtävästä meille Flyynalaisille kertoi myös Toni Lehtimäki muutama viikko sitten pajassa. Maksimissaan kolme työtehtävää ja tee tärkein tehtäväsi asia ensimmäiseksi aamulla. Tehtävien pilkkominen pienempiin osiin auttaa asioiden aloittamisessa ja siitä johtuen tehtävän aloittamiseen helpottuu, vaikka ei kunnolla tietäisi miten asian saa valmiiksi. Aloittamiseen helpottaa myös keino suostutella itsensä tekemään tehtävää vain muutama minuutti. Ja kun tehtävän on aloittanut, on vaikeampi sen tekemistä keskeyttää. (Stranius, 2022). 

 Jos tekee hommia pääasiassa koneen äärellä työpisteellä niin työpisteen siistinä pitäminen auttaa keskittymään huomattavasti paremmin. Ei tule keskityttyä epäkohtiin ja epäjärjestykseen. Sama järjestelmällisyys ja siisteys tietokoneesi ja laitteidesi kovalevyllä sekä sosiaalisen median kanavissa saa tuntemaan hallinnan tunnetta ja sitä kautta myös entistä tehokkaampaa työskentelyä. Sähköpostien tarkastelu ja sosiaalisen median viestit kannattaa tarkistaa vain muutaman kerran päivässä (Stranius, 2022). Tähän on hyvä tehdä itselleen sopimus, päätös ja myös vaikka rutiini, jonka avulla tiedät esimerkiksi mihin kellonaikaan “someaika” on. Verkkovapaa päivä viikossa tai kokonainen viikonloppu auttaa aidosti irtautumaan somen maailmasta, töistä ja ennen kaikkea palautumaan. Sekä mahdollisesti pääsemään irti sosiaalisen median – ja puhelinriippuvuudesta. (Stranius, 2022). 

Tehtävien tärkeyden tarkastelu 

Tarkastelu tehtävistä asioistasi ja niiden tärkeydestä on hyvä tehdä säännöllisesti. Punnita onko tehtävä sinua eteenpäin vievää ja minne? Voisiko jättää tehtävän tekemättä tai olisiko joku muu parempi tekemään kyseisen tehtävän. Velvollisuudentunteesta pois pääsy ja avun pyytäminen, sekä opettelu ei:n sanomiseen saattavat viedä sinua eteenpäin. Näin teet myös oikeasti itsellesi kannattavia ja merkityksellisiä asioita. Tähän liittyen tee sitä, mitä oikeasti haluat tehdä. Unelmiesi listaaminen sekä kolmesta viiteen tärkeintä, joita haluat edistää elämässäsi päivittäin. Aidosti motivoituneena saa paljon enemmän aikaa ja pääsee kohti omia tavoitteita ja unelmia. Kannattaa pyrkiä katsomaan ja tarkastelemaan pidemmällä tähtäimellä omia unelmia ja tavoitteita, silloin jaksat tehdä asioita päivittäin kohti unelmiasi. (Stranius, 2022).  

Saavutuksien juhliminen motivoi aina eteenpäin jatkamista. Oli sitten pieni tai iso asia, itsensä palkitseminen on tärkeää. Kiitollisuus ja itseensä tyytyväinen oleminen on mahtavia tunteita, joiden avulla elämästä tulee jollain tapaa huomattavasti upeampaa ja rikkaampaa. Suomalaisille omista saavutuksista kertominen, mainitseminen ja juhliminen ei tule välttämättä selkärangasta. (Stranius, 2022). Haluaisin silti itse olla säännöllisin väliajoin ylpeä siitä, mitä tähän asti elämässä onkaan saavuttanut ja tehnyt.  

Kiirettäkö? 

Kiire on meidän itse itsellemme luoma tila. Silloin kun tuntuu, että on kiirettä, kannattaa pysähtyä ja odottaa että kiire menee ohi. Kuulostaa yksinkertaiselta ja tyhmältäkin, jos tuntuu että oma elämä vain on yksinkertaisesti kiireistä. Kiire on osoitus, siitä että asiat eivät ole hallussa. (Stranius, 2022). Itsenä johtaminen tässäkin tulee oleelliseksi taidoksi, jonka avulla saisi järjesteltyä elämän itselleen tehokkaammaksi, taloudellisemmaksi ja palkitsevammaksi. Kun joku seuraavan kerran kysyy minulta, onko kiire niin vastaan, ettei ole kiire minnekään! Haluan pyrkiä siihen, etten hössötä kiireestä, enkä varsinkaan valita siitä muille. Kiireen tunteen tullessa, istuminen alas ja hengittäminen vie lopulta eteenpäin (Stranius, 2022). 

Kuinka lisätä tehokkuutta päivään? Vinkkejä aamuun, iltapäivään ja iltaan  

Seuraavaksi konkreettisia keinoja tehokkuuden lisäämiseen päivän ajankohtiin. Aamu on tärkein kohta päivässä ja on merkitystä, lähteekö aamu hyvin vai huonosti käyntiin. Panostaminen aamuihin on siis hyvin kannattavaa. Olennaista kuitenkin huomioida se, että aamuun panostaminen lähtee illasta ja hyvistä yöunista. Jos mahdollista, herää aamulla aikaisin, joka on toki suhteellinen käsitys kaikille. Rytmiä pystyy muuttamaan siihen, että menee aikaisemmin nukkumaan ja herää aikaisin. Tähän hyvä keino on hivuttaminen 15 minuuttia päivässä tai viikossa aiemmaksi nukkumaanmenoksi ja heräämiseksi. Kaikista paras olisi pyrkiä siihen, että menee nukkumaan ja herää samaan aikaan läpi viikon ja viikonloppuisinkin. Herääminen aikaisin kannattaa sen takia, koska ihminen on levännyt fyysisesti ja henkisesti jos siis on saanut ylipäätään nukuttua. Herätessään vähän aiemmin, saa kaikkein vaativammat ja tärkeimmät tehtävät tehtyä rauhassa keskittyneessä tilassa ennen kuin muut arjen asiat tulevat eteen. (Stranius, 2022). 

On olemassa aamuvirkkujen lisäksi iltavirkkuja, jotka ovat parhaimmillaan iltaisin. Kuitenkin pääsääntöisesti suurin osa ihmisistä on kykenevämpiä ja tehokkaampia heti herättyään tai siitä vähän ajan päästä. Aamuihin kannattaa myös lisätä itselle toimivia herätyskeinoja ja hyvän päivän aloittamiskeinoja, esimerkiksi liikunta, suihku, meditaatio tai mikä vain saa sinut tuntemaan heränneeksi alkaneeseen päivään. Iltaisin olisi hyvä välttää kofeiinia, kovaa treenaamista, intensiivistä työskentelyä tai tekemistä. (Stranius, 2022). 

Iltapäivän aloittaa useimmiten lounas yksin, työyhteisön tai ystävien kanssa. Lounas on usein ruokailun kanssa samalla sosiaalinen kanssakäyminen, joka tekee tauon työpäivään. Lounas olisi ennen kaikkea tärkeää pitää kalenterissa mukana, eikä jättää väliin. Lounas kannattaa syödä rauhassa ilman kiirettä ja halutessaan voi myös käydä lyhyellä kävelyllä ulkona, tehdä pienen virkistävän jumpan tai myös ottaa pienet torkut. Aamupäivään on hyvä sijoittaa keskittymistä vaativat tehtävät ja työt, iltapäivään kokoukset, palaverit sekä sähköpostien läpikäynti. Lounastauon lisäksi lyhyiden taukojen työpäivän lomassa on tärkeää. Hyvä tauotus on esimerkiksi 25 minuuttia työtä ja 5 minuuttia taukoa. (Stranius, 2022). 

Kolmen askeleen malli asioiden hoitamiseen  

Hallinnan tunne omasta elämästä auttaa tulemaan tehokkaammaksi ihmiseksi. Kolme tärkeää tapaa ja askelta asioiden hoitumiseen ovat asioiden kirjoittaminen ylös muistiin, muistiinpanojen siirtäminen työlistalle ja päivittäisen suunnitelman teko seuraavalle päivälle sekä kerran viikossa halutessaan viikon läpikäynti.  

Kirjoita asiat ylös muistiin 

Asioiden unohtamisen lopettamiseen auttaa kaikista parhaiten asioiden kirjaaminen ylös puhelimen muistiinpanoihin, paperille, vihkoon, jääkaapin oveen lapulle, käytännössä mihin vain mistä asia tulee varmasti sinulle vastaan ja muistat asian. Tämä auttaa myös rentoutumiseen, kun tiedät ettet ole unohtanut mitään olennaista ja hommat pysyvät hallussa. Läsnäolon taito kehittyy myös, kun ei tarvitse jonkun ihmisen seurassa miettiä omassa päässä muistettavia asioita. (Stranius, 2022). Tämän olen huomannut helpottavan omaa elämääni huomattavasti. Stressi tekemättömistä töistä ja muistettavista asioista vähenee, kun tiedän kaiken muistettavan ollessa ylhäällä ja tallessa.  

Asioiden tekemättä jättäminen 

Toisena oleellisena ongelmana asioiden tekemiselle ja hoitamiselle on yksinkertaisesti asioiden tekemättä jättäminen. Siihen auttaa vähän muistiinpanojen siirtäminen ja tekeminen työlistalle. Tehtävien ollessa muistiinpanoissa on aika siirtyä toteutusvaiheeseen. Milloin tehtävä tehdään eli siirrä ne kalenteriin ja sopivalle aikavälille tehtäväksi. Tehtäviä kannattaa priorisoida eli laittaa tärkeysjärjestykseen. (Stranius, 2022). Yksi tapa priorisointiin on luokitella tehtävät muistiinpanoista neljään luokkaan niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Nämä ovat kiireelliset ja tärkeät tehtävät, kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät, ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät sekä ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät. (Työterveyslaitos, 2018). Eli kannattaa vertailla tehtäviä ja pohtia mikä on sillä hetkellä aidosti kiireellistä ja tärkeää. 

Päivittäisen ja viikoittaisen suunnitelman teko 

Kolmantena askeleena asioiden hoitamiselle on päivittäisen ja viikoittaisen suunnitelman teko. Ongelmana saattaa olla pitkin päivää toissijaisten asioiden teko eli ei tehdä mitä oikeasti olisi hyvä tehdä ja mitä asioita pitäisi tehdä. Siksi kannattaa joka päivä tehdä itselleen lyhyt 5-10 minuutin teko eli suunnitella seuraavalle päivälle selkeä suunnitelma tehtävistä asioista tehtävälistalta. Päivän aikatauluttaminen ja tehtävien tekeminen aikatauluun on hyvä sisällyttää suunnitelmaan. Aikataulu voi ja kannatta olla puolesta tunnista tuntiin tarkkuudella suunniteltu. Aikatauluun tulee sisällyttää myös oma vapaa-aika, ruokailut, mahdolliset harrastukset jne. Aikataulutettu suunnitelma on siitä myös hyvä, että yllättävien ja muuttuvien tilanteiden tullessa pystyy heti katsomaan omasta aikataulusta sen, minkä tehtävän tai asian jättää välistä, että yllättävälle muutokselle pystyy antamaan tilaa. Viikon päätteeksi kuluneen viikon tarkastelu ja tehtävien toteutumista on tärkeää tarkastella. Miksi jonkun tehtävän tekeminen ei toteutunutkaan ja milloin sen toteuttaminen sitten on. Samalla seuraavan viikon läpikäynti selkeyttää jälleen tulevaa viikkoa ja auttaa tehtävien toteutumiseen. (Stranius, 2022). 

9 työkalua ja sovellusvinkkiä tehokkaampaan työpäivään  

1. Älä häiritse tila –auttaa keskittymään työhön  

“Älä häiritse” -nappi on erinomainen työkalu, joka löytyy lähes jokaisen puhelimesta ja tietokoneesta asetuksista, ohjauskeskuksesta ja ilmoitus –osioista. Aina kun puhelimeesi tai tietokoneeseesi tulee ilmoitus tai tärinä, keskittymisesi hetkeksi herpaantuu ja tällaiset pienet mikrokeskeytykset kasaannuttavat aivojasi ja turhauttavat. Älä häiritse tila on myös mahdollista asettaa yön ajaksi usein “nukkuminen” -tilana ja yhdistettynä kuitenkin niin, että herätyksesi puhelimesta soi normaalisti. (Schex, 2021).
 

2. Pomodoro –tekniikka ajankäytön hallitsemiseen 

Aivot tarvitsevat myös lepoa työpäivien keskellä ja tämä tekniikka auttaa taukojen ja työn aikatauluttamisessa sekä tuomaan jaksotuksella rakennetta työpäiviisi. Keskityt yhteen asiaan minkä haluat tehdä. Keskity kyseiseen tehtävään esimerkiksi 25 minuuttia ja pidä 5 minuutin lyhyt tauko, jolloin ei oteta puhelinta käteen koska aivosi täytyy levätä. Toista tätä työ -tauko tekniikkaa neljä kertaa, jonka jälkeen on hyvä pitää 30 minuutin tauko. (Schex, 2021). 

3. Toggl Track –sovellus ajanseurantaan 

Ajankäyttösi jaksottamisen jälkeen on tärkeää seurata mihin oikeasti käytetty aika kuluu. Erilaisissa projekteissa moni yrittäjä voi laskuttaa käytettyjen työtuntien mukaan, jolloin tunneista on tärkeää pitää kirjaa saadaksesi selville, oliko aika-arvio projektiin käytetyistä tunneista oikea. (Schex, 2021).
Jos haluat ilmaisen ajanseurantatyökalun, on Toggl hyvä vaihtoehto. Sovellus toimii monella eri alustalla, voit seurata ajankäyttöäsi milloin ja missä tahansa sekä älypuhelimella että tietokoneella. Sovelluksesta löytyy myös edellisessä mainittu Pomodoro –ajastin. (Schex, 2021). 

4. Evernote sovellus –kirjoita ideasi muistiin missä tahansa 

Ideat saattavat tulla mieleen usein yllättävissä tilanteissa ja paikoissa sekä silloin, kun olet rentoutumassa. Ideat kannattaa kirjoittaa heti ylös, muuten ne helposti unohtuvat hyvinkin nopeasti. idean kirjoitus paperillekin on hyvä, mutta puhelimessa oleva muistiinpanosovellus Evernote tallentaa ideat varmasti samaan paikkaan. Paperit saattavat hukkua helposti, kun taas puhelin on usein lähellä kuitenkin. (Schex, 2021).  

5. Todoist sovellus -pidä ajatuksesi kirkkaana 

Asioiden ja tehtävälistan ylös pistäminen helpottaa huomattavasti yrittäjän päiviä. Ulkoa muistaminen vie paljon aivokapasiteettia ja on aika stressaavaa. Jos tehtävälista ei ole pistetty ylös, saattaa se myös unohtua ja jäädä tekemättä. Jotta yrittäjä pääsee välillä myös rentoutumisen tilaan, auttaa siihen tieto, ettei mitään ole unohdettu. Sovelluksessa pystyy tekemään myös pidemmän tähtäimen suunnitelmia ja laadituista tavoitteistasi sovelluksessa voi myös tehdä projekteja. Suunnitelmat sovelluksessa on helposti muokattavissa. (Schex, 2021).  

6. Slack sovellus –helpottamaan yhteistyötä 

Slack on viestipalvelu, joka on “chatmainen” eli ihmisten ja toimijoiden välisiä keskusteluja. Eri aiheisiin keskittyneet kanavat sovelluksessa antaa mahdollisuuden selkeämpään, nopeampaan ja suorempaan viestintään. Slack on alun perin kehitetty yritysten käyttöön, mutta siitä voi olla myös hyötyä yrittäjille, itsensä työllistäjille. Slackissa voi luoda työtilan asiakkaille, jotta tiedostojen ja viestien lähettäminen olisi helpompaa kuin sähköpostiviestien edes takaisin lähettely. Asiakkaille kannattaa ilmoittaa työskentelyajat, jolloin olet käytettävissä ja paikalla sovelluksessa. Yksi hieno juttu myös kyseisessä sovelluksessa on avoimet alakohtaiset kanavat, jotka voivat liittyä toimialaasi. Esimerkiksi aiheita copywriting tai marketing. (Schex, 2021).  

 7. 7mind sovellus –rentoutumiseen apua

Yrittäjälle saattaa olla vaikeaa erottaa työ -ja vapaa-aikaa sekä tyhjentää pää ajatuksista yritykseen liittyen ja vaihtaa vaihde vapaalle. Keinoja rentoutumiseen on erilaisia ja kannattaa toisinaan kokeilla uusiakin tapoja, jotka saattavat yllättää sekä jäädä uudeksi rentoutumisen keinoksi. Meditaatio aiheena itselleni hieman vieras, mutta tämän kokeilu on ollut mielessäni jo tovin aikaa. Helppokäyttöinen ja helposti lähestyttävä sovellus auttaisi pääsemään meditaatioon. 7mind –sovelluksesta löytyy erilaisia ilmaisia kursseja ja ohjelmia meditaatioharjoituksiin liittyen. Itseäni ainakin helpottaa sovelluksesta tulevat ohjeet ja äänet meditaation tekemiseen. (Schex, 2021).  

8. Feed.ly sovellus –auttaa vastustamaan tietotulvaa ja algoritmia 

Sosiaalisen median selailu eri sovelluksissa ja kanavissa edes takaisin ilman mitään tavoitetta vain selaamisen vuoksi on monen nuoren, nuoren aikuisen ja aikuisen päivittäinen tapa ja ongelma. Sosiaalisen median algoritmit tietävät millaista sisältöä selaamme, tutkimme, katsomme ja etsimme. Algoritmi haluaa pitää meidät mahdollisimman pitkään sovelluksessa ja aikaa sosiaalisessa mediassa saattaa mennä vahingossa liian kauan ja turhaan.  

Jos haluaa pitää itsensä paremmin perillä uusimmista oman alan uutisista, on Feed.ly hyvä sovellus tähän tarkoitukseen. Sovelluksen taustalla ei ole algoritmia, eikä syötettä, jota voi selata loputtomiin. Sovelluksessa voi tilata feed.ly:n syötteeseen tärkeimmät aiheet itsellesi ja uutisvirta syötteelläsi voi koostua esimerkiksi uutissivustoista, toimialasi uutisista ja yritysten blogiteksteistä. (Schex, 2021).  

9. Noisli sivusto –tilanteeseen sopivaa taustaääntä säestämään työtäsi

Jos ei tykkää työskennellä täyshiljaisuuden sijaan taustaäänien kanssa, on esimerkiksi Noisli –sivusto siihen hyvä työkalu. Kevyt taustaääni voi nostaa työn tehokkuutta paremmalle tasolle. Noislin kautta voi valita taustalle erilaisia luonnonääniä kahvilan ääniin, laidasta laitaan. Sivustolla voi myös tehdä oman äänimaailman. Noisli sivuston lisäksi vapaasti valittavia kevyitä taustaääniä löytyy myös Spotifysta ja YouTubesta erilaisilla hakutermeillä kuten “white noise” ja “raining noise”. (Schex, 2021).  

Yhteenveto 

Toivon, että sait tästä esseestä selkeitä keinoja ja työkaluja tehokkuuden lisäämiseksi ja parantamiseksi. Ja toivottavasti myös koko Tehokas ajankäyttö -esseesarjastani sait itsellesi oivalluksia, oppeja ja konkreettisia vinkkejä itsellesi entistä tehokkaampaan, mutta samalla mielekkääseen elämään. Loppuun haluan vielä muistuttaa hyvän lauseen jokaiselle meille, joka välillä tekee liikaa työelämässä eikä koskaan tunne olevansa tehneensä riittävästi. Joskus joku fiksu on sanonut; “Työelämä on maratoni, ei sprintti.” 

Lähteet: 

Schex, T. 27.04.2021. Holvi Workaround. Tehokkaampi työpäivä – 9 työkalua yrittäjälle. Blogiteksti. Viitattu 8.10.2023. 

https://blog.holvi.com/fi/tehokkuutta-lisaavat-tyokalut-yrittajalle  

Stranius, L. 2022. Tehokkuuden taika – Näin voit elää enemmän. Into Kustannus. BookBeat E-kirja.  https://www.bookbeat.fi/kirja/tehokkuuden-taika-611941 

Työterveyslaitos. Toivanen, M. 08.11.2018. Työtehtävien priorisointi auttaa ajanhallinnassa. Artikkeli. Viitattu 16.10.2023. https://www.ttl.fi/tyopiste/tyotehtavien-priorisointi-auttaa-ajanhallinnassa-kiireellinen-pyynto-ei-aina-ole-tarkein