Soluessee: Jaakko Koljonen, Titta Keisala, Mei Hong

Tämä on sinun onnen päiväsi, sillä sinustakin voi tulla seuraava Doctor Who. Sinun ei tarvitse matkustaa ajassa taaksepäin pelastaaksesi maailman tai korjataaksesi pieleen menneitä ihmissuhteitasi. Havahdutko usein päivän päätteeksi, että olet taas tuhlannut arvokasta aikaasi turhien asioiden suorittamiseen sen sijaan, että olisit viettänyt laatuaikaa läheistesi kanssa? Aikaa ei voi hallita, sillä emme saa kelloa pysähtymään 24 tunnin kohdalla, mutta käyttämällä hyväksi erilaisia metodeja pystymme lisäämään työn tehokuuttamme saavuttaen parempia tuloksia. Tehokas ajanhallinta vaatii aina yhteistyötä, joten mahdollisuuksien mukaan delegoi tehtäviä kollegoillesi. Joillekin ajanhallinta voi olla ikuinen opettelun kohde, mutta se on taito, jota voimme kaikki opetella.

Arkielämän haasteet

Varmaan jokainen meistä on joskus taistellut aikataulutuksen kanssa. Hyvä aikataulutus lähtee arjen perusasioiden hallitsemisesta. Näihin perusasioihin voidaan luokitella mm. lepo, ravinto, työ, harrastukset, perhe, ystävät, stressin hallinta ja tavoitteet. On tärkeää, että edellä mainitut asiat ovat myös tasapainossa keskenään. Kun ihmisen perusasiat ovat hyvällä mallilla, on helpompi hallita muita elämän osa-alueita, kuten aikataulutusta.

Olet saattanut kuulla sanottavan:” Jokaisella meistä on samat 24 tuntia vuorokaudessa”. Tätä voisi jopa käyttää yhtenä aikataulutuksen perustana tai lähtökohtana oikeanlaiseen ajattelumaailmaan ohjaamaan hyvää aikataulusta. Miksi joku henkilö pystyy saamaan niin paljon aikaiseksi yhden päivän aikana, kun taas toinen henkilö saa hoidettua vain muutaman tärkeän rutiiniasian? Tähän löytyy selkeä vastaus Time management secrets -kirjasta:” Things go smoothly when things are on place”. Tämä lause pätee niin yksinkertaisiin ja pieniin asioihin elämässä, kuten työvälineiden järjestys, kuin myös suurempiin asioihin elämässä, kuten riittävän lepo.

Jos haluaa olla parempi aikatauluttaja, kaikki lähtee tavoitteiden luomisesta. Mitä haluaa saavuttaa? Millainen haluaa olla? Mitä haluaa elämältä? Mitkä asiat vievät eteenpäin? Näistä on hyvä aloittaa omien tavoitteiden luominen. Kun on tavoitteet selvillä, tietää myös mikä itselle on tärkeää ja näin voi painottaa tärkeitä asioita omassa aikataulussa. On myös hyvä pitää päiväkirjaa ja kalenteria omasta tekemisestä. Näin voi myös nähdä kirjoitettuna, kuinka paljon on saanut tiettynä päivänä aikaiseksi. Oletko loppujen lopuksi edes niin tehokas kuin oletit?

Tavoitteiden pitäisi olla selkeitä ja positiivisia. Sellaisia, jotka vievät eteenpäin eivätkä taaksepäin. Itse tavoitteiden asettaminen ei pelkästään riitä, vaan pitää myös pohtia kuinka kyseisiin tavoitteisiin pääsee. Liian suurien tavoitteiden asettaminen voi lannistaa, koska niitä on hankala saavuttaa. Liian pienet tavoitteet taas eivät motivoi tarpeeksi. Onkin tärkeää, että tavoitteet ovat tarpeeksi haastavia, jotta mielenkiinto pysyy yllä. Vaikeasti saavutettavat tavoitteet voi pilkkoa pieniksi välitavoitteiksi sekä lisäksi aikatauluttaa ne hyvin. Pieni palkinto itselle on paikallaan, kun tavoite on saavutettu.

Stressinhallinta on tärkeä taito riippumatta siitä, millaisessa työtehtävässä toimii. Kalenteriin on hyvä laittaa ylös pienet asiat, jotka motivoivat kiireisen työaikataulun keskellä. Kuten rauhallinen viikonloppu perheen kanssa tai tuleva lomamatka. Usein kuulee, kuinka perheelle tai harrastuksille ei ole aikaa, mutta tasapainoisen elämän vuoksi ne ovat kuitenkin välttämättömiä. Kiireisiä aikoja on varmasti jokaisella, mutta kiire ei saa olla jatkuvaa. Jos tietää olevansa todella kiireinen muutaman viikon päästä, on esimerkiksi hyvä rauhoittaa aikataulu juuri ennen kiireistä viikkoa. Näin energiavarat riittävät myös kiireisinä aikoina. Kalenteriin voi myös merkata ajan harrastukselle ja perheelle, ellei aikaa tunnu löytyvän muulle kuin työlle. Stressinhallinnan kannalta on hyvä pyrkiä erottamaan työ ja yksityiselämä jollakin tasolla toisistaan. Todella kiireisillä ihmisillä ei välttämättä ole muuta vaihtoehtoa kuin laittaa puhelin pois päältä esimerkiksi kahdeksan aikaan illalla.

Stressiä vähentää se, että aikataulu, päämäärät ja työtehtävät ovat selkeitä. Näin pystyy olemaan mahdollisimman tehokas. Järjestelmällisyys kaikilla elämän osa-alueilla sekä lisäksi itseensä luottaminen vähentävät stressiä. Jatkuva kiire ja stressi voivat aiheuttaa vakavia oireita kuten uupumusta ja sairastelua.

Käytännön esimerkkejä ajanhallinnasta

Tuntuuko sinusta siltä, että päivän lopussa olet ihan puhki, mutta silti et saanut mitään aikaiseksi? Ehkä olet käyttänyt aikaasi tehottomasti ja vääriin asioihin.

Tuloksellisessa työssä ajanhallinta on hyvin tärkeää. Jotta pääset parempiin tuloksiin, sinun on ensin tunnistettava oleelliset ja epäoleelliset asiat. Käytä enemmän aikaa oleellisiin asioihin ja anna epäolennaisille asioille mahdollisimman vähän aikaa. Johdonmukaisessa ajanhallinnassa on monta etua. Se antaa sinulle selkeän yleiskuvan päivään kohdistuvista vaatimuksista, erottaa tärkeät ja vähemmän tärkeät asiat toisistaan, estää voimien hajottamisen, säästää aikaa työskentelemällä järjestelmällisesti, poistaa stressiä, häiriötekijöitä ja hermostumista sekä nostaa motivaatiota, että suorituskykyä. Erilaisten ajankäyttöhallinnan apuvälineitä käyttämällä voit organisoida itsesi monissa eri tilanteissa ja päästä parempiin tuloksiin.

”Mikä on tärkeää, on harvemmin kiireellistä ja mikä on kiireellistä, on harvemmin tärkeää.” näin lausui Yhdysvaltain presidentti Eisenhower. Hän käytti tätä johtoajatuksena koko uransa ajan. Yksi tärkeimmistä apuvälineistä tavoitesuunnittelussa on Eisenhower-periaate. Eisenhower-periaatteen mukaan käytämme aikamme neljällä eri alueella. Toimintamme ohjaa kaksi tekijää: kiireellisyys ja tärkeys. Kiireellisyys vaatii, että meidän on toimittava mahdollisimman nopeasti, kuten silloin kun puhelin soi. Kun puhelin soi, meillä on pakollinen tarve vastata siihen, vaikka edessämme olisi asiakas. Kiireelliset asiat eivät jää meiltä huomioimatta, sillä ne painostavat meidät toimimaan, vaikka ne eivät ole lainkaan tärkeitä.

Tärkeys liittyy taas tuloksiin. Tärkeät asiat ovat niitä, jotka ovat tavoitteidemme ja elämänarvojemme mukaisia ja ne voivat viedä meitä siihen suuntaan johon pyrimme.

Tärkeiden ja kiireellisten asioiden tunnistaminen ei ole vaikeaa. Meidän on vaan pysähdyttävä miettimään ja tunnistamaan tärkeät asiat ennen kuin ne kasaantuvat vuoren kokoiseksi.

KUVA1. Eisenhower-periaate (Wikipedia)

Q1 Kiireelliset ja tärkeät tehtävät vaativat meiltä välitöntä huomiota ja ovat meille tärkeitä, sillä ne tuovat meille paljon etuja, kun niitä hoidetaan hyvin ja ajallaan. Tällaiset tehtävät on hoidettava heti. Näitä voivat olla esimerkiksi erilaiset kriisit ja yllättävät ongelmat kuten tietokoneen tai tuotantolinjan hajoaminen tai asiakkaiden tekemät reklamaatiot.

Q2 Ei-kiireelliset ja tärkeät tehtävät ovat niitä joilla ei ole varsinaista määräaikaa. Niitä pitää suunnitella ja suorittaa myöhemmin. Ne ovat tärkeitä, koska auttavat sinua saavuttamaan tavoitteita työ-ja yksityiselämässäsi. Näihin tehtäviin kannattaa käyttää mahdollisimman paljon aikaa, sillä ne lisäävät onnellisuutta ja vahvistavat ihmissuhdetta. Näitä voivat olla esimerkiksi lomailu, ajan viettäminen läheisten kanssa, talouden suunnittelu, pitkän tähtäimen suunnittelu tai tuotteiden ja palvelujen kehittäminen.

Q3 Kiireellisiä ja ei-tärkeitä tehtäviä on pyrittävä delegoimaan mahdollisuuksien mukaan tai suoritettava toissijaisina tehtävinä.

Q4 Tehtävät, jotka eivät ole kiireellisiä eivätkä tärkeitä heitä ne roskakoriin. Nämä tehtävät hoituvat usein itse itsensä.

Menestyneet ihmiset pysyvät erossa Q3 ja Q4 neljänneksen tehtävistä, koska ne eivät ole tärkeitä, vaikka olisivat kuinka kiireellisiä tahansa. Sen sijaan he käyttävät aikansa Q1 ja Q2 alueella, sillä juuri nämä tärkeät tehtävät vievät heitä eteenpäin kohti omia tavoitteitaan.

Prioriteettien tunnistaminen ABC:n analyysin avulla

Jotta saavutamme tavoitteitamme, meidän on laitettava tehtävät tärkeysjärjestykseen. Prioriteettien asettaminen on täten tärkeää ja voimme tehdä sen ABC:n analyysin avulla.

A-tehtävät käsitellään ensisijaisina. Näitä ylimpiä tehtäviä on ehdottomasti laitettava etusijalle jo ajankäytön hallinnan suunnitteluvaiheessa. Näiden tehtävien avulla saavutamme suurimman tehokkuuden eli 65 % kokonaissuorituksesta käyttämällä 15% ajastamme.

B-tehtävien kohdalla kannattaa miettiä, mitkä tehtävät suoritamme itse ja mitkä voimme suosiolla delegoida työkavereillemme. Näiden keskimmäisten tehtävien avulla saavutamme 20% prosenttia tuloksista käyttämällä 20 % työajastamme.

C-tehtävät ovat rutiinia, jotka joskus hoituvat itse itsestään. Mahdollisuuksien mukaan siirrä C-tehtävät tuonnemmaksi, sillä suorittamalla C-prioriteetteja käytämme 65 % prosenttia ajastamme, mutta saavutamme vain murto-osan eli 15 % tuloksista.

Checklist ja ABCDE -malli

Tee ennen nukkumaan menoa itsellesi selväksi mitä haluat saavuttaa huomenna työpäivänäsi tai projektissa, jossa olet mukana. Kirjoita tehtävät paperille. Mieti kirjoittamiasi tehtäviä. Yhden minuutin suunnittelu edeltävänä päivänä, säästää kymmenen minuuttia aikaa seuraavana päivänä. Jaa lopuksi tehtäväsi viiteen seuraavaan kategoriaan.

A-tehtävät ovat erittäin tärkeitä tehtäviä. Niillä on suuria vaikutuksia, jos teet ne ja suuria vaikutuksia, jos et tee niitä. Sinun tulisi tehdä nämä tehtävät ensimmäisenä ja huolella.

B-tehtävät ovat tärkeitä tehtäviä, mutta sinun tulisi tehdä niitä vasta sen jälkeen, kun olet saanut kaikki A-tehtävät valmiiksi. B-tehtävillä ei ole niin suuria seuraamuksia, kuin A-tehtävillä, joten ne eivät ole niin tärkeitä kuin A-tehtävät.

C-tehtävät ovat tehtäviä, joita on kiva tehdä. Niiden laiminlyönti ei aiheuta suuria seuraamuksia, eikä niiden tekeminen edistä sinua paljoa. Tee C-tehtäviä, jos sinulle jää aikaa muiden tehtävien jälkeen.

D-tehtävät ovat tehtäviä, jotka voit delegoida eteenpäin. Delegoimalla saat tilaa omaan kalenteriisi ja päivääsi ja näin voit tehdä tehokkaammin sinulle oikeasti tärkeitä tehtäviä.

E-tehtävät ovat tehtäviä, joista sinun tulisi päästä eroon. Ne ovat usein vanhoja ja juurtuneita tapoja, joita voit tehdä tietämättäsi joka päivä. Eliminoi ne niin saat lisää aikaa tärkeämpiin tehtäviin.

Ajanhallinnan psykologia

Itsetuntosi on sidoksissa siihen, miten käytät potentiaaliasi. Henkilöt jotka käyttävät aikansa tehokkaasti ovat usein itsevarmoja ja onnellisia. Olet niin kauan onnellinen, kun tunnet olevasi kontrollissa elämästäsi. Voit käyttää tätä hyväksi uskottelemalla itsellesi, että olet hyvä ajankäyttäjä. Jos uskottelet itsellesi, että olet hyvä ajankäyttäjä ja pyrit toimimaan sen mukaan, sinusta tulee hyvä ajankäyttäjä. Voit lukea, vaikka mitä kirjoja ja käydä vaikka mitä kursseja ajankäytön hallinnasta, mutta jos pidät itseäsi huonona ajankäyttäjänä, olet huono ajankäyttäjä. Mitä paremmin hallitset aikaasi, sitä vähemmän stressaat, joka johtaa parempaan oloon ja terveyteen ja sen kautta tehokkaampaan työntekoon ja suurempaan potentiaaliin. Sinun on luotettava itseesi. Pysähdy, kehu itseäsi ja jatka eteenpäin.

Mieti arvojasi ja rakenna ajankäyttöäsi niiden pohjalta. Et voi käyttää koko potentiaaliasi projektiin tai tehtävään, joka ei kiinnosta sinua tai on arvojesi vastainen. Jos joku tehtävä ei motivoi sinua, miten voit käyttää siihen koko potentiaalisi? Stressiä syntyy erityisesti niissä tehtävissä, jotka eivät ole sinun arvojesi mukaisia. Kun jatkat yrittämistä ja ajanhallinnan harjoittelemista, jossain kohtaa sinusta tulee hyvä ajankäyttäjä ja tekemisestäsi arkipäivää. Fake it until you make it!

Aika on ainut asia mitä et voi saada lisää. Sinun tulee käyttää sinulle annettu aika tehokkaasti. Tehokkaan ajankäytön myötä elämäsi laatu paranee monella osa-alueella. Voit paremmin, teet töitä tehokkaammin, sosiaalinen elämäsi helpottuu ja olet onnellisempi.

Lähteet:

Bichof A, Bichof K. 2002, Itsensä johtaminen. Helsinki: Oy Rastor Ab

Brian Stacy, 2014, Time Management (The Brian Tracy Success Library)

H Manser Martin, 2010, Time Management secrets