Soluessee: Keräilystä tehokkuuteen

Kiia Innanmaa & Karoliina Kovalainen

Alkuun

Tehokkuus on yksi avainsanoista työskentelyssämme Proakatemialla. Mikäli työskentely ei ole tehokasta, se saa meidät uupumaan ja tekemään tehtäviä turhaan ja liian pitkän aikaa. Tässä esseessä pureudumme tasapainoisen tehokkuuden työkaluun, keräyspisteeseen. Keräyspisteen teoriaa käsitellään Allenin kirjassa Kerralla valmista (2012, Tanska). Jotta pääsemme aiheessa pintaa syvemmälle, otimme avuksi myös muutamia artikkeleita, jotka tukevat Allenin teoriaa ja omaa ajatustamme tehokkuudesta. 

Tervetuloa matkalle kohti tehokasta työskentelyä! 

Tehokkuuden määritelmä 

Mitä se tehokkuus sitten on? Tehokkuus on osittain samaa tarkoittava asia kuin tuottavuus. Tuottavuuden mitatessa sitä, kuinka paljon tietyllä panosmäärällä on mahdollista saada aikaan, tehokkuus mittaa sitä, kuinka paljon enemmän tietyllä panoksella voi saada aikaan (Mehtonen, M. 2018). 

Tehokkuus on tärkeää, jotta liiketoiminta kannattaa myös aikoina, jolloin kauppa käy huonommin. Tehokkuuden tavoittelussa ei kuitenkaan kannata mennä liian pitkälle, jotta emme uuvuta itseämme täysin myöskään tekemällä asioita liian paljon liian pienessä ajassa. Tulee siis löytää tasapaino oikeanlaisen tehokkuuden, tehottoman työskentelyn ja liiallisen tehokkuuden väliltä. (Ahlroth, A. 2019.) 

Tehokkuus ei kuitenkaan tarkoita pelkästään työtuntien nipistämistä minimiin. Tehokkuutta voi havitella myös organisoimalla työnsä oikein, eli johtamalla itseään tekemään oikeita asioita oikeaan aikaan. 

David Allen toteaa kirjassaan Kerralla valmista, että päästäkseen ja toimiakseen tuottavuuden sekä tehokkuuden ylimmällä tasolla, mielen on oltava “tyyni kuin vesi” (Allen D. 2012, 19, 28). Hän nostaa esille karatessa usein käytetyn vertauskuvan:  

“Kuvittele, että heität pienen kiven tyyneen lampeen. Miten vesi reagoi siihen? Täysin sen mukaan, mikä on heiton voimakkuus ja kiven paino. Hetken kuluttua lammen vesi palautuu entiseen tyyneen olotilaansa. Se ei yli- tai alireagoi heittoon.” (Allen D. 2012, 28.) 

Asiat, jotka saavat meidät yli- tai alireagoimaan, voivat hallita meitä. Meitä ja mieltämme voivat hallita myös keskeneräiset asiat, joita haudomme mielessämme. Kun mieli täyttyy keskeneräisistä asioista, mielemme ei ole “tyyni kuin vesi”. Ja jos mielemme ei ole “tyyni kuin vesi”, emme koskaan saavuta täyttä potentiaaliamme tehokkuuden saralla. (Allen D. 2012, 28-31.) 

Jokainen yksittäinen mieltämme vaivaava keskeneräinen asia tallentuu aivoissamme lyhytkestoiseen muistiin. Tätä lyhytkestoista muistia kutsutaan osuvasti myös nimellä työmuisti – käytämme sitä niiden asioiden pohtimiseen, joita juuri sillä hetkellä työstämme. Jos tämä lyhytkestoinen muisti täyttyy kuitenkin asioista, joita emme työstä juuri nyt (ja joita pitäisi työstää nyt tai kohta tai joskus), on vaikea keskittyä käsillä olevaan aiheeseen. (Allen D. 2012, 41; Mehiläinen.) 

Mielen tyhjennys

Miten mieli sitten saadaan tilaan, jota voi kuvailla “tyyneksi kuin vesi”? Miten mieli tyhjennetään kaikista siellä muistia vievistä keskeneräisistä asioista? 

Lyhytkestoinen muisti kerää kerrallaan ainoastaan neljä muistettavaa asiaa. Koska luovuus ja kyky ajatella ovat suoraan riippuvaisia käytettävissä olevasta ajattelukapasiteetista, kaikki mieleen pulpahtavat keskeneräiset asiat on siirrettävä mielestä johonkin. Aivomme on tehty keksimään ideoita, ei säilyttämään niitä. (Backman, J. 2016.) 

Mieli on pystyttävä tyhjentämään iltaisin nukkumaan mennessä, mutta myös silloin, kun kaikki huomio täytyy keskittää tiettyyn tehtävään. Keskittyminen ei ole mahdollista, jos mielemme on täynnä muita tehtäviä, jotka täytyy toteuttaa. Jos mielen saa tyhjennettyä fyysiseen muistilistaan, eli to do –listaan, on keskittyminen ja aikaan saaminen huomattavasti helpompaa. 

David Allen esittelee kirjassaan tähän ratkaisun, jota kutsuu keräyspisteeksi. Keräyspiste on osa luotettavaa järjestelmää, johon kirjaat ylös mieleen tulleet asiat, ja ennen kaikkea “järjestelmä, jonka ääreen tiedät palaavasi säännöllisesti selvittämään siellä olevia asioita”. (Allen D. 2012, 31.) 

Sillä ei juurikaan ole väliä, mikä keräyspisteesi on ja onko se esimerkiksi digitaalinen vai fyysinen. Olennaista on, että sinne siirretään mielestä kaikki asiat (olipa kyse työasioista, kotiin tai perheeseen liittyvistä asioista tai vaikka omaan terveyteen liittyvistä asioista), jotka ovat kesken ja jotka vaativat vielä toimenpiteitä. Lisäksi olennaista on, että keräyspisteesi on osa vähintään viikoittaista rutiiniasi ja käyt sitä säännöllisesti läpi. Muutoin et voi luottaa järjestelmääsi. (Allen D. 2012, 31.) 

Allen korostaa kirjassaan, että keräyspisteeseen merkitään vain toimenpiteitä – keskeneräisiä asioita, joille voi ja pitää vielä tehdä jotain. Toimenpiteiden hallinta on avain Allenin kehittämän järjestelmän koko potentiaalin hyödyntämiseen. Miksi? 

Koska aikaa ei voi hallita. Vaikka kuinka toivomme, emme saa päiväämme yhtä ylimääräistä tuntia. Nykymaailmaan kuuluvaa informaatiotulvaakaan ei oikein voi hallita. Muutaman näppäilyn takana on saatavilla sellainen määrä informaatiota, että se ylittää jopa käsityskykymme rajat. Prioriteetteja tai tärkeysjärjestystäkään ei voi hallita. Se vain on. Siksi itsensä johtamisessa ja erilaisten asioiden hallinnassa olennaista on juuri toimenpiteiden hallinta. (Allen D. 2012, 37) 

Toimenpiteiden hallinnan viisi vaihetta

Kuten aiemmin jo totesimme, keräyspiste on osa järjestelmää. Se on osa, josta järjestelmä lähtee käyntiin ja johon järjestelmän läpi käsiteltävät asiat ikään kuin syötetään. Se ei kuitenkaan yksin riitä siihen, että järjestelmä toimisi. Alla kuva (Allen D. 2012, 52) havainnollistamaan tätä Allenin luomaa järjestelmää sekä viisi vaihetta, jonka avulla keskeneräiset asiat viedään järjestelmän lävitse. (Allen D. 2012, 43-75) 

1. Kerää 
2. Prosessoi 
3. Organisoi tulokset 
4. Tarkasta 
5. Tee (Allen D. 2012, 43-75) 

Tässä esseessä tutustutaan näihin vielä yksi kerrallaan. Lukijalle voi olla hyödyllistä palata alla olevaan kaavioon jokaisesta eri vaiheesta lukiessaan. 

Kerää

Asioiden kerääminen on vaiheista ensimmäinen. Jotta mieli voi rauhassa keskittyä käsillä olevaan tehtävään, sen on voitava luottaa siihen, että kaikki muistiinmerkitsemisen arvoinen on kirjattu ylös. Sen on myös ymmärrettävä, että näihin asioihin tullaan myöhemmin palaamaan. Tämä on siis vaihe, jossa kaikki mielessä ja jopa fyysisessä ympäristössä vaivaavat keskeneräiset asiat kerätään yhteen. (Allen D. 2012, 45) 

Keräyspisteitä voi itseasiassa olla useampia ja sinulla todennäköisesti on ainakin yksi tai useampi niistä jo jollain tavalla käytössä. Keräyspisteenä voi toimia esimerkiksi konkreettinen paperisäilytyslokero työpöydällä, muistiinpanovälineet, puhelimen muistio, erilaiset muistio- tai to do lista -sovellukset puhelimessa, tabletilla tai tietokoneella, ääninauhuri esimerkiksi puhelimessa, puhelimen galleria tai sähköposti. Osaan näistä (esimerkiksi sähköposti) asioita kerääntyy myös ilman, että itse keräät niitä sinne. Ja vaikka keräyspisteitä saattaa olla ja usein onkin enemmän kuin yksi, niitä ei saisi olla liian montaa, jotta niiden hallinta ei aiheuta haasteita. (Allen D. 2012, 46-47, 49.) 

Välillä on tärkeää myös listata kaikki käyttämänsä keräyspisteensä ylös. Samalla voi miettiä, onko kaikki keräyspisteet olennaisia tai tarvitsisiko niitä mahdollisesti lisää. (Backman, J. 2016.) 

Meillä kahdella ja tiimiyrityksellämme on ollut jo ennen Allenin kirjaan tutustumista käytössä erilaisia keräyspisteitä. Keräyspisteet ovat jokaisella yksilöllisiä: toiselle perinteinen kalenteri toimii paremmin kuin toiselle, joka mieluusti kirjaa asiat ylös vaikkapa puhelimeensa.  Esimerkiksi Kiialla käytössä on muutamia sovelluksia (Asana ja Google Keep), sähköposti sekä bullet journal. Karoliinan keräyspisteinä taas toimivat Asanan kaltainen sovellus nimeltään Trello, sähköposti sekä muistikirja ja to do –osioita sisältävä kalenteri. Lisäksi yhteisenä keräyspisteenä tiimiyrityksessämme toimii Googlen oma kalenteri, johon on helppo jakaa kaikki yhteiset tapaamiset ja projektiajat. Myös Hurmassa käytetään Trelloa projektienhallintavälineenä.  

Lähes unohdimme fyysiset keräyspisteemme, eli toimiston laatikostot ja mapit. Tottakai käytämme myös sellaisia. “Paperisälää” tulee monialaisessa tiimiyrityksessä todella paljon, ja myös niille on oltava selkeät paikat. Tietysti nykyajan digitaalisessa maailmassa suuri osa materiaalista löytyy tietokoneelta, mutta vielä on myös fyysistä paperimateriaalia, johon on myös pystyttävä palaamaan.  

Olemme kokeneet, että vähintään yhden henkilökohtaisista keräyspisteistä on hyvä olla sellainen, että se on helposti saatavilla käytännössä missä vain. Kun jokin idea tai ajatus tulee mieleen vaikkapa ulkona lenkkeillessä, sen voi helposti kirjata ylös puhelimeen. Jos pitäisi odottaa siihen asti, että pääsee kotiin ja kalenterin ääreen, se unohtuu ja jää mieleen kummittelemaan.  

Jotta keräyspiste toimisi niin kuin sen kuuluu, sinne tulee siis kerätä aivan kaikki asiat, jotka ovat jollain tavalla epäselviä, keskeneräisiä ja toimenpiteitä odottavia. Keräyspisteitä ei saa olla liikaa, ja ne tulee muistaa käydä säännöllisesti läpi. Ei riitä, että asiat kerätään “pinoon”, vaan niitä pitää myös tyhjentää siitä. (Allen D. 2012, 48-49.)

Prosessoi – asialle ei voi tehdä mitään

Prosessointi on keräämistä seuraava vaihe toimenpiteiden hallinnassa. Tässä vaiheessa korostuu jälleen se, että järjestelemme toimintaa, emme varsinaisesti asioita.   Lisäksi tässä vaiheessa tullaan aiemmin esitellyn kaavion kohtaan “Voidaanko asialle tehdä jotain?”. Tähän kysymykseen on kaksi vastausta: kyllä ja ei. (Allen D. 2012, 51-53) 

Mikäli asialle ei voida tai tarvitse tehdä mitään, on kolme vaihtoehtoa, mihin se siirretään keräyspisteestä. Ensimmäinen vaihtoehto on roskiin – asialle ei tehdä mitään, sitä ei tarvita enää, joten voit heittää sen joko digitaaliseen tai konkreettiseen roskakoriin. (Allen D. 2012, 52-53, 154-155.) 

Toinen vaihtoehto on joskus/ehkä -lista. Asialle ei juuri nyt voi tai tarvitse tehdä mitään, mutta sille ehkä joskus voi tehdä jotain, joten sitä ei haluta hukata kokonaan. Näille asioille kannattaa siis kerätä oma listansa omaan keräyspisteeseensä, jotta niihin voidaan palata säännöllisesti. Kun asia on ajankohtainen, se voidaan siirtää tältä joskus/ehkä -listalta toimenpiteiden listalle tai kalenteriin. (Allen D. 2012, 52-53.) 

Kolmas ja viimeinen vaihtoehto on viiteaineisto. Viiteaineistona voit säilyttää hyödyllisen tiedon, jota saatat tarvita tai tarvitset myöhemmin, mutta joka ei sinäsä itsessään vaadi vielä toimenpiteitä. (Allen D. 2012, 52, 54.) 

Prosessoi – asialle voi tehdä jotain

Mikäli taas vastaus kysymykseen “Voidaanko asialle tehdä jotain?” on kyllä, joudut esittämään itsellesi pari jatkokysymystä. Ensimmäisenä sinun pitää päättää, mikä on seuraava toimenpide. Toimenpide on siis seuraava konkreettinen teko, jonka voit viedä joko hoitaaksesi koko tehtävän loppuun tai ainakin projektia eteenpäin. (Allen D. 2012, 52, 53-54, 156-158, 165) 

Mitä nämä projektit sitten ovat? David Allenin määritelmän mukaan projekti on mikä tahansa asia, joka ei tule yhdellä toimenpiteellä valmiiksi. Se vaatii siis ainakin jonkin tasoista suunnittelua, ja sisältää aina useamman kuin yhden konkreettisen toimenpiteen. Prosessointivaiheessa projektit tunnistetaan, ne suunnitellaan ja niiden seuraavat toimenpiteet kirjataan ylös omaan keräyspisteeseen. (Allen D. 2012, 52, 165) 

Allen suosittelee myös pitämään listaa käynnissä olevista projekteista. Näin ollen voit kirjata tässä vaiheessa keräyspisteesi toimenpidelistalle vain seuraavan toimenpiteen tai muutamia seuraavia toimenpiteitä, mutta loputkaan eivät unohdu, koska palaat säännöllisesti myös projektilistaan, ja päätät, mikä on jälleen seuraava toimenpide kunkin projektin osalta. Nämä toimenpiteet kirjataan jälleen keräyspisteen toimenpidelistalle. Eri listoihin palataan organisointivaiheessa. (Allen D. 2012, 52, 156) 

Kun olet päättänyt seuraavan toimenpiteen, esität itsellesi seuraavan kysymyksen: “Kuluuko sen suorittamiseen alle kaksi minuuttia?”. Mikäli vastaat kyllä, hoida asia saman tien, äläkä kirjaa sitä ylös listaan. Jos tehtävien suorittamiseen kuluu alle kaksi minuuttia, on nopeampaa vain hoitaa ne, kuin kirjoittaa ne ylös ja käydä niitä läpi myöhemmin. Kahden minuutin aikarajan tarkoitus on tehdä toiminnasta tehokkaampaa. (Allen D. 2012, 52, 159.) 

Jos tehtävä vie yli kaksi minuuttia, olet taas uuden jatkokysymyksen äärellä: “Olenko oikea ihminen tekemään tämän toimenpiteen?”. Jos vastaat en, delegoi tehtävä. Muista kuitenkin kirjata delegoidutkin asiat ylös (luonnollisestikin omaan listaansa). Näin mielesi luottaa taas siihen, että asiat ovat hoidossa ja voit palata tähän listaan myöhemmin varmistaaksesi, että asiat hoituvat, sen sijaan, että keskeneräiset asiat pyörisivät mielessäsi, etkä ole aivan varma, kenelle ne delegoitkaan tai onkohan niitä hoidettu vai ei. (Allen D. 2012, 52, 162-163) 

Jos taas olet oikea ihminen tekemään toimenpiteen, jonka suorittaminen vie yli kaksi minuuttia, joudut järjestelmän viimeisen päätöksen äärelle. Et tee näitä toimenpiteitä heti, vaan siirrät ne joko kalenteriin tai toimenpiteiden listaan. Näiden erot käsitellään organisointivaiheen kohdalla. (Allen D. 2012, 52, 164) 

Organisoi tulokset

Tässä vaiheessa kaikki tärkeä on kerätty ja prosessoitu. Tiedämme asiat, joille haluamme tehdä jotain ja tiedämme niitä koskevat seuraavat toimenpiteet. Nyt nämä toimenpiteet tulee organisoida. 

Tärkeimmät kategoriat, joihin toimenpiteitä voidaan luokitella, ovat nämä: 

• kalenteri 
• seuraavien toimenpiteiden lista 
• delegoitujen asioiden lista 
• projektilista 
• viiteaineisto
• joskus/ehkä -lista (Allen D. 2012, 168.) 

Järjestelmän toimivuuden kannalta on olennaista, että kategorioiden rajat eivät hämärry. Erityisen tarkasti Allen määrittelee kalenterin ja seuraavien toimenpiteiden listan erotuksen. (Allen D. 2012, 60-62, 168.) 

Kalenteriin merkitään ainoastaan kolmenlaisia tietoja: tehtävät, jotka on sidottu tiettyyn aikaan (esimerkiksi tapaamiset), tehtävät, jotka on sidottu tiettyyn päivään (esimerkiksi puhelu, joka on mahdollista hoitaa ainoastaan perjantaina, mutta kellonajalla ei ole niin väliä) sekä tiedot, jotka on sidottu tiettyyn päivään (esimerkiksi tieto siitä, että maanantaina sinun tulee muistaa ottaa kannettava tietokone työpäivän päätteeksi mukaan kotiin). Muut toimenpiteet (eli ne, joita ei ole sidottu tiettyyn aikaan tai päivään) tulee kirjata seuraavien toimenpiteiden listalle. (Allen D. 2012, 52, 60–62.) 

Seuraavien toimenpiteiden lista on käytännössä juuri sitä, miltä kuulostaakin. Se on lista asioista, joita sinun tulee hoitaa sitä mukaa, kun pystyt. Tälle listalle kirjataan ylös kaikki yli kaksi minuuttia vievät ja ei-delegoitavissa olevat toimenpiteet. Tämä lista voidaan tarvittaessa jakaa useisiin eri kategorioihin, jos hoidettavia tehtäviä on paljon. Allen suosittelee kirjaamaan esimerkiksi kaikki hoidettavat puhelut yhteen alakategoriaansa ja vaikkapa tietokoneen ääressä hoidettavat tehtävät omaan alakategoriaansa. Näin samankaltaisia tehtäviä voi helposti hoitaa kerralla valmiiksi. (Allen D. 2012, 62, 171-173) 

Tarkasta

Tästä vaiheesta olemme jo useampaan kertaan tämän esseen aikana puhuneet. Jotta järjestelmä toimii, sen sisältö täytyy tarkastaa säännöllisesti. Allen suosittelee viikkotarkastusta. Sen aikana järjestelmään kerätään uusia asioita, ja ne prosessoidaan sekä organisoidaan, olemassa olevan järjestelmän sisältö tarkastetaan, edellä mainitut listat käydään läpi sekä päivitetään ja varmistetaan, että järjestelmä on ajan tasalla. (Allen D. 2012, 68-69, 216-221.) 

Meidän rutiineihimme tarkastus kuuluu myös olennaisena osana. Kumpikaan meistä tosin ei tee tarkastusta vain kerran viikossa, sillä perfektionismiin taipuvaiset mielemme kaipaavat tarkastusta vähintään joka toinen päivä, ja joskus jopa päivittäin. 

Tee

Ilman tätä viimeistä vaihetta, koko järjestelmä olisi täysin turha. Asiat ovat kerättynä, prosessoituna, organisoituna ja tarkastettuna, joten mitä muuta on enää jäljellä, kuin toimenpiteiden varsinainen tekeminen? Mutta mistä sitä sitten lähtisi liikkeelle? 

Allen esittelee päätöksenteon mallin, joka on “neljä kriteeriä toimenpiteelle tässä hetkessä”. Silloin käyt mielessäsi läpi asiayhteyden (eli oletko esimerkiksi toimistolla vai kotona ja mitä välineitä sinulla on käytettävissäsi), ajan (eli paljonko sinulla on aikaa suorittaa toimenpiteitä), energia (eli millainen mielentila sinulla on juuri nyt – toiset tehtävät vaativat pirteämpää mielentilaa, kun taas toisia voi suorittaa hieman väsyneempänäkin) sekä tärkeysjärjestys (eli minkä tehtävän suorittamisesta juuri nyt saat suurimman hyödyn). Kun otat nämä huomioon ja luotat “sydämesi ääneen”, valitset taatusti oikean tehtävän. (Allen D. 2012, 70-71, 223) 

Lähteet: 

Allen, D. 2012. Kerralla valmista. Toinen painos. Suom. Sjelvgren, T. Tanska.

Mehiläinen. Työmuisti. Luettu 23.03.2020. 

https://www.mehilainen.fi/muisti/tyomuisti 

GTD, Backman, J. Miksi pitäisi kerätä? Julkaistu 13.01.2016. Luettu 24.03.2020.  

https://gtdnordic.fi/gtd-miksi-pitaisi-kerata/ 

Kuntaliitto, Mehtonen, M. Tehokkuus. Julkaistu 02.02.2018. Luettu 24.03.2020. 

https://www.kuntaliitto.fi/talous/tuloksellisuus/tehokkuus 

Duunitori, Ahlroth, A. Hyvä, paha tehokkuus. Julkaistu 06.09.2019. Luettu 24.03.2020. 

https://duunitori.fi/tyoelama/tehokkuuden-tavoittelu