Scrum- tekniikka

Tiimimme on Proakatemian suurin tiimi ja meidän ongelmanamme on ollut tiimin toiminnan tehottomuus. Kevään ja alku syksyn ongelmana oli saada jokainen tiimin jäsen osallistumaan aktiivisesti yrityksemme toimintaan. Ison tiimin varjoon on helppo jäädä ja todeta, että työn hoitaa joku toinen. Kuulimme Veijolta Scrum- tekniikasta ja päätimme ottaa selvää millaisesta työkalusta, on kyse.

Scrumin määritelmä

Scrum on otettu käyttöön ensimmäisiä kertoja 1990 luvun alkupuolella. Sen merkittävimmät kehittäjät ovat Ken Schwaber ja Jeth Sutherland. Scrumin kehittämisessä on ollut vuosien aikana mukana useita ihmisiä, joiden ansiosta Scrum on nykyisessä muodossaan.

Scrum on viitekehys, joka on alun perin kehitetty ohjelmistokehityksen projektinhallinnan työkaluksi. Se ei ole prosessi, tekniikka eikä yksityiskohtia ohjaava menetelmä. Sen tarkoituksena on tehostaa tiimin toimintaa, parantaa tuotetta ja auttaa riskien hallinnassa. Scrumia on käytetty ympäri maailman laajalti vuosien aikana. Vaikka alun perin Scrum kehitettiin ohjelmisto puolelle, on sitä hyödynnetty useissa erilaisissa toiminta ympäristöissä muun muassa palvelu aloilla.

Scrumin tukijalat ja arvot

Tukijalkoina toimivat läpinäkyvyys, tarkastelu ja sopeuttaminen. Läpinäkyvyydellä tarkoitetaan sitä, että jokaisella prosessiin osallistujalla on yhteinen sanasto ja yhteinen ”valmiin” määritelmä. Läpinäkyvyys vaatii, että prosessin merkittävät tekijät määritellään ja sovitaan yhdessä, jotta jokaisella on yhtenäinen näkemys asiasta.

Tarkastelulla tarkoitetaan, että jokaisen prosessiin osallistuvan tulee jatkuvasti tarkastella Scrumin etenemistä ja työn edistymistä kohti sprintin tavoitetta. Tarkastelun tavoitteena ei kuitenkaan ole hidastaa toimintaa vaan pitää olla tehokasta työskentelyä.

Sopeuttamisen tavoitteena on muuttaa prosessia tarvittavilta osin, että lopullinen tuote on tavoitteen mukainen. Muutokset tulee tehdä nopeasti, että poikkeamat lopputuloksessa saadaan minimoitua.

Scrumin arvot ovat sitoutuminen, rohkeus, keskittyminen, avoimuus ja kunnioitus. Arvojen mukaan toimiessa vahvistetaan Scrumin kolmea tukijalkaa ja tämän kautta lisätään tiimin luottamusta. Scrumissa onnistuminen perustuu jokaisen yksilön panokseen ja sitoutumiseen.

Scrumin roolit

Scrum tiimi koostuu tuotteenomistajasta, kehitystiimistä ja scrum- masterista. Scrum tiimin tarkoituksena on olla itseohjautuva ja jokainen tiimi päättää työskentely tapansa itse. Tarkoituksena on, että tiimin sisällä oleva osaaminen riittää työn tekemiseen ja se ei ole riippuvaista ulkopuolisista henkilöistä. Scrumin tiimimalli on kehitetty joustavuuden, luovuuden ja tuottavuuden optimoimiseksi.

Tuotteenomistaja määrittelee tuotteen vaatimukset ja varmistaa Scrum tiimien toimintaa niin, että tiimit toteuttavat sellaisia vaatimuksia. jotka ovat tuotteen onnistumisen kannalta keskeisempiä.

Kehitystiimin jäsenet osallistuvat tuoteversion kehitykseen ja ovat yleisesti organisaation työntekijöitä. Kehitystiimin koko pyritään pitämään riittävän pienenä, että työntekeminen olisi mahdollisimman ketterää ja helppoa. Tiimin jäseniä on kuitenkin riittävästi, tuotteen kehittämiseen tarvittavan ammattitaidon takaamiseksi.

Scrum-masterin tehtävänä on vastata siitä, että jokainen tiimin jäsen ymmärtää Scrumin merkityksen ja hyödyntää sitä työssään. Scrum-mestari huolehtii, että tiimi pysyy tavoitteessa ja noudattaa sääntöjä ja auttaa tiimiä valmentamalla. Scrum- mestari on myös yhteyshenkilönä tuotteenomistajaan, jonka kanssa hän kehittää tuotteen kehitysjonoa ja pitää tuotteenomistajan ajan tasalla tuotteenkehittymisestä.

Kehitysjono

Tuotteen kehitysjonon määrittää tuotteenomistaja. Kehitysjono on lista kaikesta siitä mitä tuotteen valmistumiseen tarvitaan ja millaiset vaatimukset sille on määrätty. Se listaa kaikki ominaisuudet, toiminnot, vaatimukset, parannukset ja korjaukset mitä tuotteen kehittymisen myötä tullaan tekemään. Kehitysjono ei ole tarkka määritelmä, vaan se mukautuu ja muuntuu tuotteen tarkoituksenmukaisuuden, kilpailukykyisyyden ja käyttökelpoisuuden myötä. Kehitysjono on olemassa niin kauan, kuin tuote. Tuotteenomistaja tarkastelee kehitysjonon edistymistä jokaisen sprintin osalta. Tuotteenomistaja tarkastaa jäljellä olevan työn määrän ja aikarajoissa pysymisen. Nämä tiedot ovat kaikkien sidosryhmien nähtävillä.

Kehitysjonon sisällä olevat tehtävät ja asiat pilkotaan pienempiin osiin ja tehtävät jaetaan lyhyempiin ajanjaksoihin, sprintteihin. Kehitysjonon sprintin ajanjaksolle asetetut tehtävät jaetaan niin pieniin osiin, että yhden sprintin aikana tehtävät saadaan ”valmiiksi”. Sprintin sisällä olevaa kehitysjonoa kutsutaan sprintin kehitysjonoksi. Sprintin kehitysjono edistymistä seurataan tiimin sisällä ja kehitysjonoon lisätään tarvittaessa kohtia tuotteen sen sitä vaatiessa.

Sprintti

Tuotteen kehitysjonon lyhyempää aikaväliä kutsutaan sprinteiksi. Sprintin pituus on alle kuukauden. Sprinttien pituus pysyy samana koko kehityksen ajan ja uusi sprintti alkaa heti edellisen päätyttyä. Sprinttiin sisältyy suunnittelupalaveri sprintistä, päiväpalaverit tiimin kesken, kehitystyöt, sprintin katselmointi ja retrospektiivistä.

Sprinttejä käytetään tavoitteen saavuttamiseen ja sen tarkan sisällön ja toimintatavan suunnittelee Scrum- tiimi. Sprintin lyhyt ajanjakso pyrkii tehostamaan tiimin toimintaa ja tarkastelemaan kehittymistä ajanjakson aikana. Sprintin suunnitelma toteutetaan suunnittelupalaverissa, missä asetetaan jokaisen sprintin tavoitteet. Suunnitelma tulee vastata kysymyksiin, mitä on mahdollista toimittaa alkavan sprintin tuoteversiossa ja miten tuoteversion toimittamiseen liittyvä työ voitaisiin toteuttaa?

Koko Scrum-tiimi työskentelee yhdessä ymmärtääkseen sprintin sisällön ja miettiäkseen riittävän työmäärän tuotteen kehittymisen kannalta. Sprintin suunnittelun jälkeen tulee kehitystiimin pystyä esittelemään sprintin tavoitteet ja tehtävät tuotteenomistajalle.

Päiväpalaverit

Päiväpalaverien tarkoitus on olla lyhyt noin 15 minuutin ajanjakso, missä käydään läpi edellisen päivän tehdyt työtehtävän ja tulevan päivän listatut tehtävät. Palaverissa jokainen tiiminjäsen kertoo, miten edellisenä päivänä on edistänyt sprintin tavoitteeseen pääsyä ja miten aikoo päivän aikana edistää tavoitteeseen pääsyä. Päiväpalaverissa käydään myös läpi mahdolliset ongelmat mitä tiimiläiset ovat kohdanneet edellisen, tai kuluvan päivän aikana. Päiväpalaveri on tehokas työkalu, joka parantaa ja nopeuttaa kommunikointia, kehittää työntekemistä sprintin aikana, tunnistaa ja poistaa kehityksen esteitä ja nopeuttaa päätöksen tekoa.

Sprintin katselmointi ja retrospektiivi

Sprintin lopussa käydään katselmointi, johon osallistuu Scrum- tiimin lisäksi tuotteenomistaja ja mahdolliset sidosryhmät. Katselmoinnissa käydään läpi sprintin lopputulosta (tuotetta) ja käydään läpi kehitysjonon edistyminen sprintin aikana. Katselmuksessa käydään läpi sprintin aikana olleet haasteet ja onnistumiset ja mitä voidaan kehittää seuraavaan sprinttiin. Katselmointi auttaa Scrum- tiimiä tekemään realistisen tavoitteen tulevaa sprinttiä varten.

Sprintin retrospektiivi pidetään katselmoinnin jälkeen ennen tulevan sprintin suunnittelupalaveria. Retrospektiivin tarkoituksena on tunnistaa edellisen sprintin onnistumiset ja sprintin aikana eteen tulleet esteet ja löytää ratkaisut niihin. Tarkastella miten tiimi onnistui edellisen sprintin aikana prosessissa, scrumin työkalujen käytössä ja yhteistyössä ihmisten kanssa. Tarkoitus on kehittää tiimiä seuraavan sprinttiin ja scrum- mestarin tehtävänä on kannustaa tiimiä kehitykseen ja tuottavuuteen. Retrospektiivin avulla tunnistetaan tarvittavat parannukset seuraava sprinttiä varten.

Tuoteversio

Tuoteversio on summa kehitysjonon kohdista, jotka ovat valmistuneet sprinttien aikana. Kehitysjonon kohdan tai tuoteversion ”valmis” tulee olla jokaisella tiimin jäsenellä yhtenäinen. Eri Scrum- tiimien kesken määritelmät ovat erilaisia, johtuen siitä, että jokainen tiimi määrittelee sen itse, kuitenkin pohjautuen tuotteenomistajan laatimaan kehitysjonoon. ”Valmiin” määritelmä auttaa kehitystiimiä arvioimaan kehitysjonon kohtien määrän jokaisen sprinttiin. Tiimit toimittavat tuoteversion jokaisen sprintin päätteeksi tuotteenomistajalle. Tuotteenomistaja määrittää tuotteen julkaisuajankohdan. Kehitysorganisaation standardit ja määräykset vaikuttavat ”valmiin” määrittelyyn, jos niitä ei ole voi kehitystiimi määritellä ”valmiin” itse. Tuoteversiota voi kehittää useampi Scrum-tiimi, jolloin valmiin määritelmä sovitaan kaikkien kehittäjien kesken.

Pohdintaa

Scrum- tekniikka on mielenkiintoinen ja sen erimenetelmiä muuntelemalla voisimme saada tiimimme toimimaan tehokkaammin. Business Leaderin roolina tiimissämme on valvoa kokonaiskuvaa tiimin toiminnasta ja johtaa yritystä eteenpäin. Ison tiimin haasteena on BL:lle se, että jokaisen ihmisen toimintaa ja sen tehokkuutta on vaikea tarkastella. Scrumin avulla BL:n työ tiimin toiminnan tarkkailussa helpottuu ja toiminnalle saadaan tarkemmat mittarit, joilla sitä mitataan. Scrum ei suoriltaan sovi tiimimme toimintaan, mutta sitä muokkaamalla omalle tiimille sopivammaksi, saadaan siitä loistava työkalu jatkoon.

Lähde:
https://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v1/Scrum-Guide-FI.pdf