Scrum- tekniikka tiimityöskentelyn tukena

Scrum- tekniikkaan tutustuessa huomasin, että siinä on tiimillemme useita hyviä työkaluja, joilla saamme tehostettua tiimimme toimintaa ja myös helpotettua Business Leaderin työtä. Scrum- tekniikan kaikkia tekniikoita en pitänyt suoriltaan meille hyödyllisenä, vaan ajattelin muokata niitä juuri meidän tiimillemme sopivaksi. Scrum- tekniikan käytön tavoitteena on tehostaa jokaisen yksittäisen tiimiläisen toimintaa, mitata liikevaihdon tavoitteita, auttaa esseiden kirjoittamisessa ja rohkaista tiimiämme verkostoitumaan akatemian ulkopuolelle.

Tiimimme kevät meni tienaamisen suhteen pahasti pieleen ja havahduimme loppu keväästä huonoon rahalliseen tilanteeseemme. Tämän takia meidän tiimimme syksyn yhtenä tavoitteena on ollut nimenomaan rahan kerääminen ja taloudellisen tilanteen parantaminen. Opinto-ohjelman teemana meillä on syksylle verkostoituminen, jonka halusin ottaa Scrum- tekniikan pisteytyksiin ja pisteyttää sen korkealle. Tämän tarkoituksena on rohkaista meitä verkostoitumaan ja löytämään uusia projekteja tiimillemme.

Ensimmäisenä vaiheena on tiimin jakaminen pienempiin ryhmiin. Jaoin tiimin arpomalla viiteen eri ryhmään, jolloin yhteen tiimiin tulee 4-5 henkilöä. Ryhmäkoko pysyy riittävän pienenä, joka edes auttaa Scrum- tiimien kesken nopeaa päätöksen tekoa ja helpottaa yhteistyötä tiimin sisällä. Arvonnan tarkoituksena on sekoittaa jo olemassa olevia projektiryhmiä ja opettaa eri ihmisten kanssa työskentelyä tiimin sisällä.

Jokainen Scrum- tiimi valitsee joukostaan Scrum- Masterin, joka toimii yhteyshenkilönä tuotteen omistajalle, joka on tässä tapauksessa minä eli BL. Scrum-mestareiden tehtävänä on huolehtia, että tiimi ymmärtää Scrumin ideologian ja hyödyntää sitä työssään. Scrum- mestarit huolehtivat tiimin palavereiden pitämisestä ja siitä, että tiimi pääsee asettamiinsa tavoitteisiin. Scrum- mestarit tapaavat BL:n joka viikko ja tapaamisella käydään läpi tiimien opit ja kopit ja mahdolliset haasteet. Viikoittaiset tapaamiset pidetään lyhyinä ja tehokkaina, huomioiden kuitenkin läpi käytävien asioiden määrä.

Scrum pohjautuu meillä pisteytyksiin, jossa tiimimme isoimmat tehtävät on pisteytetty mm. tuleva rahaliikenne, esseepisteet, yritysvierailut, vastuutehtävät ja projektit. Ensimmäinen sprintti oli kestoltaan 1,5 viikkoa, jonka tarkoituksena oli testata pistejärjestelmää ja toimia ns. pilottina tulevaa syksyä varten. Myyntipäivien ja tiimin yhteisen projektin takia pidettiin sprinttien välissä 1,5 viikon tauko, jolloin tiimi saa keskittyä sillä hetkellä olennaisiin asioihin.

Tiimien Scrum- työkaluina otimme käyttöön Daily Scrumin ja kehitysjonon sprinteille ja koko syksylle. Scrum- tiimit suunnittelevat itse tavoitteensa koko syksylle ja jaottelevat ne tuleville sprinteille tasaisesti. Ainoat kehykset, jotka tavoitteisiin tein oli tiimimme yhteisiin tavoitteisiin pohjautuen. Tavoitteena oli jokaisen tiimiläisen tienaama rahasumma syksylle ja esseepisteiden täyttyminen. Näiden kehysten pohjalta jokainen Scrum- tiimi teki tavoitteet ja kehitysjonon ja esitteli ensimmäisen sprintin pistetavoitteet ja mistä ne koostuivat.  Suurin osa tiimeistä otti käyttöönsä Trello- työkalun, joka helpottaa tehtävien jakamista ja sprinttien suunnittelua. Trellon avulla BL näkee mitä kukin aikoo sprintin aikana tehdä, mitä on tehty ja kuka mitäkin aikoo tehdä.

Ensimmäinen sprintti meni kaikkien tiimien osalta todella hyvin. Pistetavoitteet vaihtelivat suuresti tiimeittäin, joka johtui lähinnä laskutuksen aikatauluista, jotka osuivat ensimmäiselle sprintille. Kaikki pääsivät pistetavoitteisiin, tai ainakin lähelle tavoitettaan. Tiimin toiminta oli ensimmäisen sprintin aikana todella tehokasta ja suurin osa koki hyötyvänsä Scrumin käytöstä. Scrumin avulla saimme kaikki tiimin jäsenet osallistumaan yrityksemme toimintaan aktiivisesti ja osa tiimimme jäsenistä koki Scrumin myötä, tavoitteet selkeämmiksi ja konkreettisemmiksi.  Ensimmäisen sprintin aikana haasteita toi pisteytys, jota muutettiin toimivammaksi seuraavaan sprinttiin. Pisteytyksiin lisättiin tiimin ja Proakatemian yhteisissä tapahtumissa mm. pajoissa, tiimipalavereissa ja projektorissa mukana oleminen, messuihin ja seminaareihin osallistuminen ja muokattiin aiempia pisteytyksiä tärkeyden mukaan paremmaksi.

Ensimmäisen sprintin aikana havaitsin, että Scrum- mestareiden kanssa palaverit olivat hyvin lyhyitä, haasteita oli kohtuullisen vähän ja tiimit olivat hyvin itseohjautuvia. Minun oli helppo seurata ihmisten työskentelyä ja seurata dataa, mitä kaikkea olemme saaneet aikaan sprintin aikana yhteisesti. Scrum- tekniikka helpotti meidän tiimimme tehokkuutta ja päätöksentekoa ja auttoi kaikkia tiimin jäseniä tehostamaan toimintaansa. Scrumin parissa jatkamme ainakin tämän vuoden loppuun asti ja mitä todennäköisemmin vielä keväälläkin.

Pidän itse Scrum- tekniikan työkaluja hyödyllisenä, vaikka yrityksen toimeen kuva muuttuisi, tai keskittäisimme liiketoiminnan selkeästi yhteen, tai muutamaan asiaan. Scrum- tiimien jako voi tapahtua tehtäväkuvauksen mukaan, tai Scrum- tiimit voi jakaa kehitettävän asian ympärille. Scrumin parhaimpina puolina pidän ryhmien kokoa ja sen myötä päätöksen teon ketteryyttä, johtamisen helpottamista ja toiminnan tehostamista.

Lähde:
https://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v1/Scrum-Guide-FI.pdf 
Evisionin pajat Scrum-tekniikka sprintit 1 ja 2