20.01.2022 keräsimme Roiman ensimmäisissä pajoissa ylös mielenkiinnon kohteita eri ihmisiltä, silloin muodostui ensimmäinen taloustiimi. Samoihin aikoihin valittiin myös mm. Roiman myyntitiimi, hupitiimi ja ensimmäinen BL sekä HR.

En oikeastaan edes tiedä, miksi olin kiinnostunut yrityksen taloudesta, sillä ennen Proakatemialla aloittamista en ollut ajatellutkaan asiaa. Näin jälkeen päin ajateltuna, olen erittäin tyytyväinen siihen, että lähdin mukaan taloustiimiin. En ole 1. kevään aikana oppinut missään muualla yhtä paljon kuin taloustiimissä. Jotta voin myöhemmin palata taloustiimin alkuaikoihin, haluan kirjoittaa niin itselleni kuin muillekin ylös, mitä kaikkea yrityksen talouden alkutaipale vaatii.

Mitä kaikkea tarvitaan yrityksen toimivaan talouteen?

Proakatemialla yrityksen talous tarvitsee toimiakseen ainakin pankkitilin, ”ressun”, vakuutukset, budjetin ja kirjanpitäjän/henkilön joka on osaa tehdä yrityksen kirjanpidon varmasti oikein. Koska kellään taloustiimille jäsenillä ei ollut konkreettista kokemusta tai oikeastaan tietoakaan yrityksen talousasioista, pyysimme ensimmäiseksi sparrausta vanhempien tiimien talousneroilta. Saimme valtavan hyviä oppeja ja koppeja, joiden avulla oli helppo lähteä eteenpäin.

Lähdimme kilpailuttamaan pankkeja, vakuutuksia ja ottamaan selvää eri kirjanpitäjistä. Hyödynsimme valinnoissamme hyvin paljon vanhempien tiimien käyttämiä yrityksiä, joita he suosittelivat.

Pankkitili

Kun osuuskunnalle avataan pankkipalveluita, pankille tulee esittää useita asiakirjoja: Korkeintaan kolme kuukautta vanha osuuskunnan perustamissopimus, osuuskunnan säännöt, osuuskunnan perustamisilmoituksen jäljennös, henkilöllisyystodistus, hallituksen kokouksen pöytäkirja, jossa näkyy päätös tilin avaamisesta ja tieto siitä, ketkä saavat käyttää tiliä. Sen lisäksi tarvitaan selvitys osuuskunnan toiminnan laadusta, kuten liiketoimintasuunnitelma arvio siitä, kuinka paljon ja kuinka suuria maksuja osuuskunnalla tulee olemaan ja kaupparekisterin diaaritodistus siitä, että olet jättänyt perustamisilmoituksen. (Suomi.fi, 2021)

Muistan soittaneeni Osuuspankkiin, jossa asiakasneuvoja ei edes tiennyt mikä on y-tunnuksellinen osuuskunta. Silloin tuntui epätoivoiselta. Nordeassa taas sain loistavaa palvelua, ja asiakasneuvoja osasi vastata jokaiseen kysymykseeni yritystileistä. Silti Roiman hallitus ja taloustiimi päätyivät ottamaan pankkipalvelut Osuuspankilta. Menimme päätöksessämme hinta edellä, ja Osuuspankki pystyi tarjoamaan edullisempaa hintaa. Jos kyseessä olisi ollut oma henkilökohtainen yritykseni, olisin varmasti valinnut palvelun perusteella Nordean.

Vakuutukset

Vanhempien tiimien jäsenet kertoivat, että heillä on vakuutukset Pohjola Vakuutuksilta. Päädyimme lopulta myös valitsemaan vakuutuksemme samasta yrityksestä, tuntui luonnolliselta ottaa vakuutukset samalta yritykseltä kuin pankkipalvelutkin.

Yritimme parhaamme mukaan kilpailuttaa vakuutuksia, mutta koska meillä ei ollut vielä y-tunnusta, mikään toinen vakuutusyhtiö ei vastannut tarjouspyyntöihimme. Sinänsä valinta ottaa vakuutukset ainoasta paikasta, joka vaivautui vastaamaan tarjouspyyntöömme, oli helppo.

Vakuutuksista meillä on valittuna lakisääteinen työtapaturma ja ammattitautivakuutus. Sen lisäksi olemme valinneet oikeusturvavakuutuksen, mikäli sille joskus tulisikin käyttöä.

Normaalisti tämän kokoiset yritykset ovat myös YEL-velvollisia, mutta koska osuuskuntamme jäsenet luetaan opiskelijoiksi, meillä ei täyty YEL-velvollisuuden ehdot.

Kirjanpito ja kirjanpitäjä

Kirjanpito tarkoittaa sitä, että kaikki yritystoimintaan liittyvät tulot ja menot kirjataan ylös ja tallennetaan luotettavassa muodossa, myös liiketoiminnan verotus perustuu tehtyyn kirjanpitoon. Jokainen yritys Suomessa on velvollinen tekemään yritystoiminnastaan kirjanpitoa (Sutela, nd), sen takia myös Roima Team Osk. tarvitsi kirjanpitäjän. Kontaktoimme kirjanpitäjiä sen perusteella, mitä vanhemmilla tiimiyrityksillä oli käytössä. Kävimme vierailulla yhdellä toimistolla ja toisen kanssa pidimme Teams-palaverin. Olin positiivisesti yllättynyt, kuinka hyvää palvelua saimme kummaltakin kirjanpitäjältä. Pelkästään kahden palaverin aikana opimme hurjasti yrityksen talousasioista; verokaudesta, alv-velvollisuudesta ja palkkojen maksusta.

Päätöksemme kirjanpitäjästä oli silti helppo. Valitsimme yrityksen, jossa talouspäällikkö on itse käynyt Proakatemian, ja oli näin ollen tietoinen siitä, kuinka Proakatemialla tiimiyritykset pyörivät. Päätös on osoittautunut oikeaksi, ja olemme saaneet apua jokaiseen ongelmaamme.

Kirjanpidon myötä käyttöömme tuli myös Netvisor taloushallinnon palvelu, ja olemme päässeet opettelemaan myynti- ja ostolaskujen käsittelyä. Mieletöntä päästä tekemään oikeita laskuja, ja pyörittämään oikeasti euroja. Proakatemian konkreettinen tekeminen kulminoituu mielestäni juuri tässä, opiskelen ammattikorkeakoulussa, mutta pääsen silti konkreettisesti opettelemaan esimerkiksi Netvisorin käyttöä. Olen varma, että taloushallinto-ohjelman hallitsemisesta on minulle hyötyä tulevaisuudessa.

”Ressu” eli Roima Team Osk.:n sisäinen kirjanpito

Tiimiyrityksen Proakatemialla hyödyntävät tavallisesti ”Ressua” eli tiimiyrityksen sisäistä kirjanpitoa. Sen avulla on mahdollista erotella rahat eri projekteille ja osuuskunnan jäsenille. Käytännössä meillä on vain yksi pankkitili ja yksi summa rahaa, mutta sisäisessä kirjanpidossa jokaisella eurolla on oma koti, joko yrityksen kiinteiden kulujen kattamiseen tai osuuskunnan jäsenten ”henkilökohtaisilla tileillä”.

Proakatemialla osa tiimeistä tekee itse yksinkertaisen ressun, osa ostaa vanhempien tiimiyritysten tekemän sisäisen kirjanpito-ohjelman. Onneksi Roiman taloustiimissä on mukana Atte, joka taikoi meille kokonaan oman sisäisen kirjanpito-ohjelman Kroisoksen. Siitä tuli upea. Olen varma, että Atte saa myytyä sitä myös seuraavien vuosien uusille tiimiyrityksille.

Budjetti

Yrityksen budjetilla tarkoitetaan tietylle aikavälille tehtyä talousarviota. Toisin sanoen sillä tarkoitetaan siis sitä, mihin rahaa menee ja mistä sitä tulee yrityksen kassaan. Mitä huolellisemmin budjetti tehdään, sitä helpompaa yrityksen talouden pyörittäminen on. (Sutela, nd)

Kevään aikana laadimme ensimmäisen budjettimme. Ensimmäinen budjetti sisälsi mm: pankkitilin avausmaksuja, vakuutuksia, mökkipajan, vuosigaala liput ja hieman puskuria syksylle ja yllättäviä menoja varten. Ensi syksynä budjettiin lisätään esimerkiksi vuokra ja final camp säästöt.

Oli todella opettavaista päästä laatimaan budjettia, kun omat aiemmat kokemukset perustuvat lähinnä henkilökohtaisen budjetin hallintaan.

Risut ja ruusut Roima Team Osk.:n ensimmäisestä taloustiimistä

Koska kevät vetelee viimeisiään, ja elokuussa oma matkani taloustiimissä päättyy, on hyvä reflektoida mennyttä kevättä. Kevät meni todella nopeasti, eikä oikeastaan ole tajunnutkaan kuinka paljon asioita taloustiimissä on saatu aikaiseksi.

Olen taloustiimimme aikaansaannoksiin erittäin tyytyväinen, ja kuten Business Leaderimme Aleksi Stoilov sanoi ”Silloin tietää, että asioita tehdään oikein, kun asiat tapahtuvat taustalla”. Roimassa ei ehkä edes tiedetä, kuinka paljon työtä ja tunteja yrityksen talousasioihin on kulunut. Silti jokainen käyttämämme tunti on ollut erittäin opettavainen ja tärkeä.

Ehdottomasti tärkein kehityskohta itselleni ja tuleville taloustiimeille on suunnitelmallisuus. Vaikka saimme kaikki asiat hoidettua, oli toimintamme välillä melkoista sekametelisoppaa. Jatkossa sekä omassa että muiden toiminnassa toivon näkeväni suunnitelmallisuutta siitä, mitä tehdään, kuka tekee ja missä järjestyksessä. Jälkeenpäin ajateltuna, olisi ollut hyvä tehdä kirjallinen suunnitelma siitä, missä järjestyksessä yrityksen talouspalvelut avataan.

Yrityksen talouteen liittyen omalla kohdallani haluan ehdottomasti keskittyä opiskelemaan vielä yrityksen verotuksesta. Tiedän että osuuskuntamme alv-kausi on kvartaali, eli yrityksemme alvit maksetaan ja ilmoitetaan kolmen kuukauden välein. Sen lisäksi yritykset maksavat veroa ennakkoon annetun arvion perusteella (Sutela, nd). Muutoin yrityksen verotukseen liittyvät asiat ovat vielä hieman pimennossa. Vaikka siis matkani talouspäällikkönä päättyykin, aion opiskella paljon lisää talousasioista.

Osuuskuntamme sääntöjen takia hankalaksi on osoittautunut se, että yksikään taloustiimimme jäsenistä ei kuulu hallitukseemme. Niin pankkitili, vakuutukset kuin kirjanpitäjäkin on vaatinut palveluiden avaamiseksi hallitusten jäsenten allekirjoituksia. Ja koska sääntömme sanovat, että osuuskuntaa saa edustaa kaksi hallituksen jäsentä yhdessä, olemme tarvinneet jokaiseen lupaan aina kaksi allekirjoitusta. Näin ollen, olemme joutuneet välillä allekirjoittamaan papereitamme useampaan kertaan, kun nimenkirjoitusoikeudellisuuden antaminen taloustiimille ei ole kelvannut.

Lähteet:

Suomi.fi. 29.04.2021. Pankkitilin avaaminen yritykselle. Verkkosivu. Viitattu 09.05.2022. https://www.suomi.fi/yritykselle/yrityksen-perustaminen/yritystoiminnan-kaynnistaminen/opas/yrityksen-pankkitili/pankkitilin-avaaminen-yritykselle

Sutela, E. nd. Yrityksen talous: raha-asioiden perusteet. Verkkosivu. Viitattu 09.05.2022. https://www.op.fi/yritykset/asiakkuus/yrittajan-talousvalmennus/yrityksen-talouden-hallinta