Mietintämyssyyn kannattaa laittaa myös projektitiimin koko. Kuinka monta henkilöä projekti tarvitsee? Kuinka monta on liikaa tai liian vähän? Keillä on riittävää osaamista projektin onnistumisen takaamiseksi? Projektista riippuen projektitiimin määrä on erilainen. Nyrkkisääntönä projektitiimin tulisi olla hyvinkin pieni ja tiivis ryhmä. Sitoutunut tiivis ryhmä, ilman henkilöitä, jotka poukkoilevat samaan aikaan useamman projektin parissa, on oikeanlainen projektitiimi. Kun projektitiimissä on henkilöitä optimimäärä, tulee tiedon vaihtamisesta ja kaikesta projektin sisäisestä kommunikoinnista paljon helpompaa ja sulavampaa. Esimerkiksi kymmenen hengen projektitiimi on lähes poikkeuksetta aivan liian suuri. Varsinkin meidän tapauksessamme Proakatemialaisina. Akatemian projektit ovat sitä kokoluokkaa ja volyymiltaan niin pieniä, että on vaikea nähdä kymmenen hengen projektitiimiä tekemässä tehokkaasti ja parhaalla mahdollisella lopputuloksella projektia yhdessä, ellei projektille ole resursoitu aikaa riittävästi. Tämäkin on erittäin tilannekohtaista. Useat projektit saattavat vaatia koko tiimin panosta onnistuakseen, joten tähän ei ole oikeaa eikä väärää vaihtoehtoa. (Visma Solutions 2019.)

Minkälaisia henkilöitä sitten valitaan?

Projektiin valmistautuessa on asenteen oltava 110 %. Projektijohtaja odottaa varmasti samaa asennetta myös muilta projektiryhmään kuuluvilta. Projektitiimiin yritetään kerätä paras mahdollinen saatavilla oleva osaaminen ja asenne. Asenne korvaa paljon, jos tietotaitoa on edes vähän. Tällöin ei välttämättä tarvita laajinta tietotaitopankkia. Monissa tapauksissa pelkän asenteen ja työmoraalin mukaan on hankala edetä onnistuneeseen ja tehokkaaseen projektinhallintaan. Tietotaitoa täytyy olla! Yleensä yrityselämässä osaamattomasta henkilöstä ei ole lyhyessä projektissa juurikaan apua, eikä lyhyet projektit ole oikea paikka harjoitella alusta loppuun, nollasta sataan, jotain täysin uutta asiaa tai mallia. Se ei ole projektia kohtaan oikein, varsinkaan jos projektilla on toimeksiantaja, joka odottaa projektilta tuloksia. On hyvä huomioida se, että olemme kuitenkin opiskelijoita, emmekä välttämättä projektinhallinnan ammattilaisia. Rehellisyys toimeksiantoja etsiessä on siis kaiken a ja o, jotta asiakastyytyväisyys saadaan taattua. Tietty standardi ja tietynlaisia tuloksia on varmasti myynnin aikana jo luvattu, joten tällöin täytyy myös olla takeet, että se tulee tapahtumaan. Projektitiimiä kootessa pitää tarkastella, että minkälainen henkilö, tietopankki ja valmis osaaminen on oikeanlainen kombo projektiin. Tämä siksi, että yleensä yrityselämässä oikeasti osaavimmat henkilöt ovat vaikeampi projekteihin saada mukaan. Heillä todennäköisesti haluttavuuden vuoksi on jo kädet täynnä ja/tai he eivät näe juuri sinun projektissasi riittävästi haastetta tai potentiaalia. Tyytyminen on ehdottomasti väärä sana, älkää ymmärtäkö tätä tahallanne väärin, mutta tässä tilanteessa silti joutuu ”tyytymään” enemmän asenteeseen kuin osaamiseen.Itseohjautuva projektitiimi on varmasti toimivampi kuin tiimi, jossa ei uskalleta, eikä osata toimia ilman projektipäällikköä. Projektipäällikön tehtävä on lähinnä pitää kokonaisuus kasassa, kun tiimi toimii ja viestiin toimistaan avoimesti. On siis otettava huomioon monia asioita ihmisten tiedoista, taidoista ja ominaisuuksista ennen kuin projekti pääsee kunnolla starttaamaan. (Soprano Group 2020.)

”Projekteissa työskennellään usein muiden töiden lomassa, joten aikatauluja laadittaessa on syytä ottaa myös tämä seikka huomioon, jotta pystytään varmistamaan aikataulujen pitävyys. Valitettavan usein projekteissa käy kuitenkin niin, että aikatauluissa ei pysytä, eikä henkilöstön projektiosaaminen ole riittävällä tasolla.” (Kaakinen 2014.)

Projektin johtamiseen tarvitaan paljon taitoja

”Projektin johtaminen ei ole ihmisten johtamista. Projektipäällikkö ei tarvitse ihmissuhdetaitoja. Käskyttäminen ja kontrolli toimii aina parhaiten. Unohda tiiminrakentaminen, motivointi, valmentaminen, palautteen anto ja muut höpinät.” (Blomqvist 2019.)

Tämän blogin kirjoittanut Hannu Blomqvist kuvaa loistavasti, miten projektin johtaja takaa epäonnistumisen. Tuossa projektin johtamiseen ensimmäinen steppi, jos tahdot projektin epäonnistuvan. Hannulta lainattu säkeistö toimii täydellisenä ohjenuorana, jos käännät sen täysin päälaelleen ja luet kyseisen tekstin antaman viestin vastakohtana kirjoitetusta.

Projektijohtamisessa etenkin ihmisten johtaminen on tärkeää. Projektitiimiläisen tulee tuntea itsensä tärkeäksi palaseksi projektissa, hänelle täytyy pystyä luomaan puitteet saavuttaa luovuus ja tehokkuus omalla tavallaan projektin sääntöjen ja raamien sisällä. Tällöin tulos on varmasti paras mahdollinen.  Uskoa, motivaatiota ja rohkeitakin tekoja on vaikea johtaa, mikäli projektipäällikkö ei omaa minkäänlaisia tunnejohtamisen taitoja. (Blomqvist 2019b.)

Johdettaessa projektia, tulee olla valmis tekemään vaikeitakin päätöksiä. Projektin johtajalla on ehdottomasti oltava mahdollista resursoida ja näin varmistaa, että projektilla on kyvylliset sekä rahalliset resurssit viedä projekti maaliin saakka. Projektin johtaminen eroaa tavallisesta tiimin johtamisesta siten, että projektijohtajan tulee olla puhuva ohjekirja, jos joku tarvitsee apua. Johtajan tulee osata kertoa, projektin vetävyyden vuoksi, että mistä on kyse, jotta apua sillä hetkellä tarvitseva projektitiimiläinen pääsee takaisin työnsä pariin ja projekti etenee aikataulun mukaan eteenpäin kohti tavoiteltua lopetusta. (Blomqvist 2019b.) Ongelmia, joihin projektipäällikön on välillä puututtava ovat esimerkiksi poissaolot, väärinymmärrykset, deadlinen venyminen, riittämätön laatu, itseohjautuvuuden puute, sisäiset ja ulkoiset ristiriidat. (Mäntyneva 2016, 33.) On siis oltava valmis tarttumaan ongelmiin ja ratkaistava ne yhdessä projektitiimin kanssa, jotta pienistä ongelmista ei kasva suuria ja työteho kärsi tästä. On hyvä myös muistaa, että projektitiimillä tulisi aina olla yrityksen johdon tuki taustalla. Projektijohtajan on siis hyvä pitää kärryillä myös bisnesleaderi ja muu tiimi, jotta ongelmatilanteissa voidaan kääntyä projektitiimin ulkopuoliseen apuun. (Mäntyneva 2016, 148.)

Kuinka luodaan hyvät lähtökohdat onnistuneelle projektille step-by-step (Mäntyneva 2016, 15):

1. Valmistelu
2. Suunnittelu
3. Toteuttaminen
4. Päättäminen

Projektin kulku rautalankaversiona:

Projektin kokonaiskuvan hahmottamisessa auttaa sen elinkaaren tarkastelu. Projektilla voi olla jokin tietty ajankohta, mutta toisaalta projektia voidaan suunnitella vuosia ennen sen aloittamista. Projektin valmisteluvaihe tulee hoitaa huolella, jotta varsinaiseen suunnitteluvaiheeseen voidaan siirtyä mahdollisimman helposti. (Mäntyneva 2016, 15–16.) Kun sinulla on projekti ja mahdollinen asiakas, tulee ensimmäisenä ottaa selville, miksi ja mitä tehdään? Tehdään niin sanottu tarvekartoitus. Tarvekartoituksessa selvitetään aito syy sille, että miksi projekti toteutetaan ja samalla määritellään projekti tavoite. Jos selkeää ja järkevää tarvetta ei löydy, on projekti jo lähtökohtaisesti turha edes toteuttaa. Tarpeen ollessa selvä, määrittely tapahtuu tarpeen mukaan, jolloin asetetaan tavoitteet projektille eli lopputulokselle. Kun tavoitteet projektille ovat selkeät ja tarkat jo alkuvaiheessa, pystyy projektin toteutussuunnitelman luomaan paljon ketterämmin. Olipa sinulla asiakas, tai teet projektin omaa liiketoimintaa edistääksesi tai yritystoimintaa startataksesi, on tässä vaiheessa syytä pystyä nimeämään konkreettisia esimerkkejä tavoitellusta lopputuloksesta. Projektin suunnitteluvaiheessa mietitään erilaisia ratkaisuja tavoitteen saavuttamiseksi, joista lopulta valitaan kannattavin ja tehokkain vaihtoehto. Tavoitteista määritellään toimet, joilla projekti etenee kohti tavoitetta. Näihin toimiin määritellään ihmiset ja resurssit sekä määritellään aikataulut ja budjetti. Nämä kirjataan ylös riskikartoituksen kera. (Visma Solutions 2019.)

Lyhyestä virsi kaunis (Visma Solutions 2019):

1. Määrittele tavoite ja haluttu lopputulos
2. Laadi alustava aikataulu sekä budjetti
3. Arvioi työmäärää
4. (Lähetä tarjouspyynnöt alihankkijoille)

Aloitusvaiheen jälkeen aloitetaan projektin suunnittelu. Tässä vaiheessa laaditaan tarkka suunnitelma projektin kulusta, jota kutsutaan projektisuunnitelmaksi. Projektisuunnitelmaan laaditaan kaikki projektin kriittisimpien asioiden etenemis- ja toteutumissunnitelmat. Kun arvioidaan aikataulutusta ja työmäärää, on hyvä pilkkoa koko projekti palasiksi. Tämä helpottaa tarkastelussa, kun mietitään, kuinka kauan projektin läpivienti kestää ja pystyt laskemaan jokaisen lopputulokseen johtavan liikkeen työmäärän ja aikataulutuksen. Tällöin suunnitelma on tarkempi ja aikataulussa on helpompi pysyä. Myös budjettia on helpompi seurata, sillä sinulla on jokaiseen projektin vaiheeseen laskettuna budjetti. Suunnitelmassa on kuitenkin hyvä huomioida se, että muutoksia tulee, aika lailla varmasti. Tästä syystä on hyvä tehdä tarkat suunnitelmat projektin alkuvaiheeseen ja projektin loppu suunnitella tarkaksi vasta projektin edetessä. Tällä vältytään myös turhalta ajankäytöltä projektin alkuvaiheessa. (Visma Solutions 2019.)

Jos mahdollista, kannattaa aina laskea budjetti, arvioida työmäärää ja miettiä aikataulutusta historiassa kertyneestä datasta. Kun tällä tavoin tarkastelet edellisten projektien toteutuneita lukuja, saat arvioista mahdollisimman tarkat ja totuudenmukaiset. Apuna toimii erittäin hyvin myös jokin projektinhallintajärjestelmä, mutta seuranta toki onnistuu myös dokumentoimalla projektista kaikki mahdollinen, pieniäkin yksityiskohtia myöden. Dokumentoinnin tärkeys näkyy etenkin siinä vaiheessa, kun aloitat seuraavaa projektiasi. Uutta projektia suunnitellessa pystyt peilaamaan tulevaa projektia edellisen projektin dataan. Suunnittelu mitä luultavammin helpottuu tai ainakin tarkentuu, ja toimii loistavana vertailukohtana tulevan projektin eri vaiheita laatiessasi. (Visma Solutions 2019.)

Aikataulutusta tehdessä täytyy aina huomioida projektin eri osatehtävien sisäiset sekä ulkoiset riippuvuudet.

”Sisäiset riippuvuudet tarkoittavat sitä, kuinka kauan työntekijöillä menee kunkin tehtävän suorittamiseen ja kuinka tehtävät pääsevät etenemään omista työntekijöistä johtuvista syistä. Ulkoisia riippuvuuksia ovat esimerkiksi eri lupahakemusten käsittelyajat tai ulkopuolisen tarkastajan aikataulut.”  (Visma Solutions 2019.)

Tämä tarkoittaa sitä, että aikaa on varattava reilusti niille tehtäville, joiden valmistumista muut tehtävät joutuvat mahdollisesti odottamaan, sillä jos joku vaihe viivästyy, on todennäköistä, että koko projekti myöhästyy aikataulusta. Tässä asiassa apuvälineenä toimii loistavasti aikajana, jolle asettaa kaikki mahdolliset vaiheet sekä niiden riippuvuudet. (Visma Solutions 2019.)

Projektilla tulee aina olla joku tapa seurantaan projektin onnistumisesta. Tunnuslukujen seurantaan voivat olla apuna esimerkiksi asiakastyytyväisyys tai esimerkiksi kate. Seurataan sitten mitä tahansa lukuja, joilla projekti on päätetty toteuttaa, tulee luvut kirjata ylös projektisuunnitelmaan.

Projektille kannattaa myös aina laatia riskianalyysi ja varasuunnitelma, sillä kaikki ei aina mene niin kuin on ajateltu niiden menevän, vaikka olisi kuinka hyvä data suunnitelman takana. Näin ollen äkilliset, niin sanotut katastrofitkaan, eivät kaada koko projektia.

Suunnittelun viimeisenä asiana varataan projektitiimille riittävä aika, jolloin koko suunnitelma voidaan käydä yhdessä läpi ja keskustella vielä mahdollisista muutoksista suunnitelmaan. (Visma Solutions 2019.)

Eli, mitä teet suunnitellessasi projektia (Visma Solutions 2019):

1. Laadi tarkka projektisuunnitelma
2. Tarkka budjetti- ja aikatauluarvio
3. Projektin kannattavuuslaskelma
4. Mitattavat tunnusluvut
5. Riskianalyysi, analysoi riskit
6. Varmistetaan, että jokainen projektiin osallistuva ymmärtää projektin tavoitteet, omat vastuualueensa, kaikki projektin vaiheet sekä toteutussuunniteman

Toteutusvaihe

Vihdoin päästään toteuttamaan! Vaikka suunnitelmat ovat projektin läpiviennille selvät, älä anna itseluottamuksesi romahtaa äläkä luovuta, vaikka joutuisitkin poikkeamaan alkuperäissuunnitelmasta. Vaikka aikataulutus tai budjetti projektin aikana muuttuisi, ei projekti ole vielä missään nimessä epäonnistunut. Pyri antamaan parhaasi ja todella nauttimaan siitä, mitä teet. Lopputulos näkyy vasta, kun projekti on saatettu päätökseen. Projektin toteuttamisen aikana tärkeintä on muistaa dokumentointi työn vaiheista. Työhön käytetyt tunnit, kaikki kustannukset sekä omat oivallukset ja muut yksityiskohdat tulee olla kirjattuna ylös. Vaikka toimeksiantaja tai projektitiimi ei olisikaan näistä asioista kiinnostunut, on ne hyvä olla tallessa tulevia projekteja varten. (Visma Solutions 2019.)

Touhuvaiheen ollessa päällä, tee näin! (Visma Solutions 2019):

1. Toteuta projektia suunnitelman mukaan
2. Hyväksy, että suunnitelma voi muuttua projektin edetessä
3. Dokumentoi tarkasti
4. Seuranta päällä jatkuvasti

Projektin päättäminen

On tullut aika päättää projekti. Miltä lopputulos näyttää? Mitä saatiin aikaiseksi? Laaditaan päättyneestä projektista raportti. Pitäkää kiitoskierros projektiin osallistuneiden kanssa. Ilman jokaista projektiin osallistunutta henkilöä, projekti tuskin olisi sellainen kuin se päättyessään on. Palautetta ei sovi unohtaa. Mahdollisesti myös projektin aikana on tullut ajatuksia, kuinka projektia voidaan jatkaa, tai joku on saanut ajatuksen uudesta projektista. Nämä ovat tärkeitä, sillä voit myydä toimeksiantajalle uuden toimeksiannon saman tien projektin päätyttyä, jos kehitysideasi on toteuttamiskelpoinen ja toimeksiantaja ymmärtää tarpeen. Myös omaan liiketoimintaan tämä juuri syntynyt idea voi olla kelkkaa kääntävä hetki, jos projektia lähdetään jälleen luomaan systemaattisesti ja tarkasti. Projekti on hyvin tärkeää paketoida keskustelemalla ja läpikäymällä projektin eri vaiheet, jossa kaikki opit saadaan talteen ja hyödynnettyä myös jatkossa. (Visma Solutions 2019.)