Se ihana kamala, ehkä pelottavakin, palaute. Millaista on hyvä palautteen antaminen? Kuinka palaute otetaan vastaan? Miten se toimii Proakatemian tiimeissä? Tämä essee tulee käsittelemään tiimimme Hurman ja toisen Proakatemian tiimin, Evisionin, yhteispajaa viime viikolta, jonka aiheena oli palaute. Paja pohjautui Anna Perhon kirjaan Suorat sanat, johon jo aiemmin perehdyimme soluesseen muodossa, joten en lähde avaamaan sitä sen tarkemmin tässä tekstissä, vaan perehdyn pajan keskusteluun ja oivalluksiin.

Paja alkoi tuttuun tapaan fiiliskierroksella, mutta koska tila täyttyi yli 30 tiimiläisestä, jaoimme porukan viiteen pienempään ryhmään käsittelemään senhetkisiä tuntemuksia. Tämän lisäksi tehtävänä oli lähteä herättämään keskustelua palautekulttuurista kummassakin tiimissä. Hetken kuluttua kokoonnuimme koko porukan voimin, ja vapaa dialogi aiheesta sai alkaa.

Moni hurmalainen kokee jo, että palautekulttuurimme on tehnyt hurjan harppauksen etenkin viimeisen kuluneen puolivuotisen aikana. Meillä on kuukausittaiset palautehetket koko tiimin voimin kuukausipalaverin yhteydessä, jossa käytetään niin sanottua akvaariomallia. Kukin tiimiläinen menee vuorollaan istumaan dialogiringin keskelle, ja hänen roolinsa on pelkästään tehdä muistiinpanoja, kun muut ympärillä antavat palautetta ja keskustelevat kuluneesta kuukaudesta hänen osaltaan. Kun viisiminuuttinen on kulunut, palautteen vastaanottaja saa osoittaa kiitokset ja halutessaan kommentoida. Lisäkeskustelut ja tarkennukset tosin käydään usein läpi vasta kahdenkeskisissä keskusteluissa, mikäli sellaisille on tarve.

Hurman pyrkimys on kehittää ja kasvattaa jokaisesta tiimiläisestään huipputiimiläinen tulevaisuuden työelämää varten. Aiemmin mainittu akvaariokeskustelu on yksi työkalu siihen, jolla pystymme sparraamaan jokaista yksilöä sekä tiimissä että omassa tekemisessä. Tärkeänä huomiona pajassa Hurman Juho nosti myös sen, että meidän tämänhetkinen tapa antaa palautetta on hyvä tässä ja nyt, mutta ei sekään ole ikuinen, saati toimi välttämättä enää kevätkaudella tai vuoden päästä.

Olemme todenneet monien keskusteluiden ja pohdintojen jälkeen, että on aiheellisempaa antaa vaikka sitten ronskikin palaute rohkeasti kuin jäädä myhäilemään pitkäksi aikaa, jos ei oikein tiedä, miten palautteen muotoilisi. Kun tarpeeksi kasvoimme tiiminä, ymmärsimme, että

palautteenanto on välittämistä.

Evision on Hurmaa vuotta myöhemmin Proakatemialla aloittanut tiimi, joten on luonnollista, ettei palautteenantokulttuuri ole vielä oikein löytänyt paikkaansa. Tiimiläiset kokevat, että Proakatemialla tänä syksynä järjestetyt myyntipäivät herättivät monen silmät siihen, että oli käytävä ensimmäisen kerran koko tiimin kanssa ihan tosissaan läpi, mikä meni hyvin ja mikä huonosti. Lopulta siitäkään ei kuitenkaan löytynyt sitä ensimmäistä alkusysäystä, jolla palautteenanto olisi tullut arkeen. Toistaiseksi heidän kulttuuri kuulostaa juurikin siltä, miltä Hurmallakin vielä vuosi sitten ja ehkä vähän vielä viime keväänäkin; Palautepaja pidetään puolivuosittain, jolloin käydäänkin läpi koko puolen vuoden onnistumiset ja epäonnistumiset. Kehity siinä nyt sitten, kun kukaan ei ole sanallakaan maininnut vielä ensimmäisen kuukauden jälkeen, että jotakin tekemisessä olisi syytä muuttaa. Tämä oli Hurmalle aikanaan oppi, joka lopulta auttoi meitä kehittämään ja kehittymään yksilöinä sekä tiiminä palautekulttuurin rakentamisessa.

Palaute ja luottamus

Dialogin lomassa heräsi mielenkiintoinen ajatus palautteen ja luottamuksen yhteydestä toisiinsa. Tässä kohtaa nousi mielenkiintoisia vastakohtia keskustelussa, jossa toiset kokivat, että palautteenantoon ja -vastaanottamiseen vaaditaan luottamus, kun taas toiset ajattelivat, että luottamus koostuu nimenomaan palautteenannosta ja -vastaanottamisesta. Mielestäni on lopulta hyvinkin yksilöllistä, kumman kukakin kokee tärkeämmäksi syntyä ensin. Toisille on merkittävämpää rakentaa luottamusta tutustuen ja oppien toisesta ihmisestä palautteen kautta, kun taas toiset vaativat ensin luottamuksen, kunnes ovat luonnollisempia palautetilanteessa. Itse koen, että tässä ei ole selkeää mustaa ja valkoista, vaan etenkin omalla kohdallani palaute ja luottamus koostuvat eri ihmisten kanssa eri tavalla. Siinä taustalla voi tietenkin olla ajatus siitä, että toisiin on jo vahvempi luottamus kuin toisiin, joten ehkä ajattelemattani kallistun niihin, jotka pyrkivät ensin kasvattamaan luottamuksen ja sitten vasta ovat valmiita rehelliseen palautekeskusteluun.

Perustele, perustele, perustele

Palautteen yksi olennainen kulmakivi on kykenevyys perusteluun omissa sanoissaan. Kukapa ottaisikaan tosissaan palautteen, jota sen antaja ei pysty perustelemaan? Luulenpa, että aika harva. Usein palautteenantamista helpottaa myös se, että pystyy nimeämään tietyt konkreettiset tilanteet, jotka ovat jääneet häiritsemään.

Pajan dialogissa nousi ajatus myös palautteen kohdistumisesta joko tekemiseen ja toimintaan tai suoraan persoonaan. Sekä palautteenantajan että -vastaanottajan näkökulmasta on olennaista sulkea ihmisen persoona pois palautteesta, koska asiallista palautetta tulisi antaa nimenomaan kohdistuen tekemiseen. Tässä kannattaa olla kriittinen molemmin puolin, koska helposti herkkä vastaanottaja ottaa sanat henkilökohtaisena hyökkäyksenä, vaikka antajan tarkoitus olisi ainoastaan auttaa tätä henkilöä kehittymään palautteen myötä tekemisessään. Tässäkin ne kuuluisat perustelut ovat arvossa arvaamattomassa.

Palautteenanto tiimin edessä vai kahden kesken?

Tämä on kysymys, jonka kanssa etenkin Evision painii kovasti tällä hetkellä. Mikä on sellaista palautetta, jota voi antaa koko tiimin edessä yhdelle ihmiselle? Entä mikä palaute kuuluu jättää kahdenkeskiseen keskuteluun? Yksinkertainen fakta on, että kaikki palaute ei kuulu koko tiimille, ja tämä vaatiikin tiettyä pelisilmää. Hurma ehkä alkaa pikkuhiljaa tuntea toisensa tarpeeksi hyvin, jotta on entistä helpompi luonnollisesti valita jompikumpi. Tässä ehkä pääsemmekin aasinsillalla jo aiempaan ajatukseen luottamuksesta, jonka on mahdollisesti täytynyt päästä rakentumaan ennen kuin olemme valmiimpia käyttämään oikeanlaista pelisilmää palautteenantotilanteissa. Ymmärrän paremmin kuin hyvin, että tämä prosessi on pahemmin kesken vielä Evisionilla, koska vähintään samanlaisessa tilanteessa Hurmakin oli heidän ”iässään”.

On luonnollista, että positiivinen palaute tulee helpommin annettua koko tiimin edessä kuin rakentava. Välillä on hyvä kuitenkin pysähtyä miettimään asiaa palautteen vastaanottajan roolista, koska kaikki ei välttämättä koe oloaan mukavaksi kehujen sadellessa monesta suunnasta kaikkien silmien edessä. Toisaalta jotkin keskustelut ovat olennaisia käydä ensin kahden kesken, mikäli ne eivät suoranaisesti koskettaisi koko tiimiä. Itse muistan elävästi tilanteen omalta kohdaltani viime keväältä, kun kävimme yhden hurmalaisen kanssa läpi välejämme pitkän keskustelun ajan kahden kesken, mutta lopulta toimme asian lyhennetyn version tiedoksi kuitenkin koko tiimille. Näin jälkikäteenkin ajatellen se oli fiksu ratkaisu, koska vaikka kaikki asiat eivät koko tiimille kuuluisikaan, on reilua pitää tiimi myös tietoisena, että joitain asioita on kahden kesken käyty läpi ja että asiaan lopulta saatiin hyvä yhteisymmärrys. Nämä ovat niitä pieniä kahdenkeskeisiä asioita, mutta voivat avoimuudella parhaimmillaan lujittaa koko tiimin dynamiikkaa.

Palautteen vastaanottaminen

Palautteenantajan vastuu on miettiä hyvä aika ja paikka palautteenannolle. Mikäli tilanne tulee vastaanottajalle yllättäen, eikä palaute välttämättä ole selkeä ja yksinkertainen, ei sitä tule sisäistettyä niin helposti. Yksi olennainen osa palautteenvastaanottamista on puolustelun jättäminen oman pään sisälle. Palautteelta menee pohja, eikä sen antaja saa siitä toivottua onnistumista, mikäli vastaanottaja luettelee heti palautteen jälkeen listan, miksi on toiminut niin kuin on. Siinä kohtaa onkin tärkeä osata kiittää palautteesta, ja esimerkiksi myöhemmin palata aiheeseen kysymyksin tarkennusta varten. Tällöin omia ajatuksiaankin on jo ehtinyt käsitellä ja jäsennellä valmiiksi mielessään omaa mahdollista kommenttiaan varten. Mikäli vastaanottaja haluaa kommentoida palautetta kiitosta enemmän heti, on hänen olennaista myös oman kehittymisensä kannalta esittää kysymyksiä toimista, joilla voisi jatkossa käyttäytyä palautetta koskevassa tilanteessa toisin. Näin myös palautteenantajalle tulee tietty vastuu auttaa toista kehittymään jatkossa ja seurata tavallaan kehityksen vaiheita.

Koonti

Monen hurmalaisen suusta kuulee toisinaan, että palaute on lahja ja sen takia haluammekin aina kiittää sen antajaa palautteen jälkeen. On olennaista luottaa siihen, että palaute on välittämistä ja toisen kannustamista parempiin suorituksiin ja kehittymiseen – tulevaisuutta varten. Mielestäni Evisionin Arttu tiivisti palautteen hienouden pajassa hyvin:

”Palautteenanto on sitä, että pyritään kehittymään yhdessä”.

Ei sitä ehkä tämän paremmin voisi sanoa.