Johtamisessa yksi välttämättömistä taidoista on palautteen antaminen. Kaikki meistä antavat palautetta, vaikkei ajattelisi sitä sellaisena: kehu, kiitos, kannustus, haukku, moite, kritiikki ovat kaikki palautteesta käytettäviä nimityksiä (Rasila & Pitkonen 2009, 6). Palautteenanto voi olla harkittua tai ohimennen tehtävä heitto. Henkilöstöä tai yritystä johtavalle on tärkeää tietää, miten rakennetaan ja ylläpidetään tervettä palautekulttuuria. Tämän vuoksi lainasin lyhyen, mutta ytimekkään teoksen Ihana, kamala palaute (Rasila & Pitkonen 2009), joka toimii palautteenantamisessa kehittymistä kaipaavan työkirjana. Jos et ole vielä lukenut sitä, niin suosittelen niin tekemään tai etsimään jonkin toisen laadukkaan teoksen palautteesta.

Enemmän vahvistavaa kuin korjaavaa palautetta

Vahvistava sekä korjaava palaute ovat tärkeitä, mutta vahvistavaa palautetta tulisi kuitenkin pyrkiä antamaan monin kerroin korjaavaan palautteeseen nähden. Monesti puhutaan erilaisista hampurilaismalleista tai suhdeluvuista positiivisen ja korjaavan palautteen välillä, mutta itse olen sitä mieltä että varsinaista korjaavaa palautetta pitäisi antaa vain kun se on välttämätöntä. Suoranaisen negatiivisen palautteen, kuten moitteet tai haukut voisi jättää kokonaan väliin, sillä niistä on harvoin mitään hyötyä. Se vahvistuu mitä ruokitaan. Positiivinen palaute sitä paitsi piristää ja lisää työiloa, sillä kiitoksella ja positiivisella palautteella on todettu olevan jopa suurempi merkitys kuin rahallisella palkitsemisella (Rasila & Pitkonen 2009, 12).

Positiivisen palautteen vastaanottaja saattaa monesti yllättyä ja mennä hämilleen, jolloin hänen tulee helposti vähäteltyä omaa osaamistaan tai itseään. Saamastaan palautteesta kannattaisi aina kiittää ja sen ollessa positiivista kertoa, että se oli mukava kuulla (Rasila & Pitkonen 2009, 16). Samalla tulee antaneeksi vastavuoroisesti palautteen antajalle positiivista palautetta, jolloin myös kannustaa toista palautteen antamiseen jatkossakin. Jokaisen olisikin syytä miettiä itseään palautteen antajana sekä saajana, sillä molemmat ovat taitoja, joita voi harjoitella.

Korjaavan palautteen antamisen taito

Korjaavan palautteen antaminen on vaikea laji, jota olisi sitä suuremmalla syyllä harjoiteltava. Helposti tulee joko annettua tunteiden kuumentuessa negatiivista palautetta tai sitten korjaavaa palautetta ei uskalleta antaa ollenkaan konfliktin pelosta, vaikka tilanne niin vaatisi (Rasila & Pitkonen 2009, 18). Molemmat ovat haitallisia toimintatapoja, mikäli halutaan rakentaa palautekulttuuria organisaatiossa. Turhan korjaavan palautteen välttämiseksi olisi hyvä pysähtyä miettimään sen tarpeellisuutta ja hyödyllisyyttä (Rasila & Pitkonen 2009, 19–20). Tietääkö esimerkiksi henkilö jo puutteet toiminnassaan ja osaa myös itsenäisesti korjata ne? Onko tavoitteena aidosti auttaa toista ihmistä eikä vain esimerkiksi purkaa omia paineitaan? Ovatko odotuksesi palautteen vaikutuksista realistisia?

Korjaavaa palautetta kannattaa suunnitella ennakkoon ja pitää erityisesti kaksi asiaa mielessä. Palautteen tulee kohdistua tekemiseen, eikä henkilön persoonaan tai ominaisuuksiin. Palautteen ei tule myöskään kohdistua yleisesti kaikkeen henkilön tekemiseen, vaan sen tulee kohdistua tiettyyn tapahtumaan ja hetkeen. (Rasila & Pitkonen 2009, 22–23). Jos joku on esimerkiksi saapunut pari kertaa myöhässä, ei ole kovin rakentavaa sanoa antaa palautteena: ”Aina sinä olet myöhässä.”. Korjaava palaute kannattaa aina sitoa positiivisiin asioihin, eli palaute kannattaa sekä aloittaa että lopettaa positiivisella sävyllä kiinnittäen huomiota onnistumisiin (Rasila & Pitkonen 2009, 31–32). Esimerkiksi edellä mainittua myöhästelijää voisi kiittää palaveriin osallistumisesta ja kysyä, onko hän ollut viime aikoina kovin kiireinen, kun ei ole ehtinyt palavereihin ajoissa. Positiivisiin asioihin sitomalla henkilö myös helpommin kuulee ja vastaanottaa palautteen, tällä ei siis vältellä vain pahan mielen aiheuttamista.

Harva tuntee saavansa riittävästi palautetta

Tyypillisesti ihmiset tuntevat saavansa työpaikoilla liian vähän palautetta (Rasila & Pitkonen 2009, 9) ja huomasin tämän myös toteuttaessani tiimillemme hyvinvointikyselyä (Joki 2023). Yksikään vastanneista ei halunnut työstään vähemmän palautetta ja yli puolet kaipasi lisää palautetta.

Parhaiten palautteen määrään voi itse vaikuttaa sekä antamalla toisille palautetta että pyytämällä palautetta, jos sitä ei muuten saa (Rasila & Pitkonen 2009, 9). Johtoroolissa oleva voi täten kasvattaa palautteenannon määrää muidenkin välillä antamalla itse palautetta ja useimmiten palautekulttuurin sävy riippuukin niistä henkilöistä, jotka ahkerimmin antavat palautetta. Annetaanko teidän tiimissänne minkälaista palautetta? Kiinnitättekö palautteenantoon riittävästi huomiota?

Lähteet

Rasila, M. Pitkonen, M. 2009. Ihana, kamala palaute. Helsinki. Yrityskirjat.

Joki, E. 2023. Hyvinvointikysely. Microsoft Forms kysely 5.4.2023. Kipinä kiihdyttämö osk.