Tampere
27 May, Monday
19° C

Proakatemian esseepankki

Miten PT valmistautui Myyntipäiville?



Kirjoittanut: Aleksi Stoilov - tiimistä Roima.

Esseen tyyppi: Podcast tai vlog / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 6 minuuttia.

Esseen on kirjoittanut: Kasper Sinkkonen, Tuomas Kuusisto & Aleksi Stoilov.

Linkki Podcastiin:https://open.spotify.com/episode/3FOx1PEfOCoVw09FYaqIyn?si=88034ebd63754549 

 

Johdanto

Myyntipäivät on kilpailu, joka haastaa tiimit toimimaan tehokkaasti ja nopeasti myynnin parissa. Myyntipäiville valitaan toimeksiantajat Proakatemian projekteista. Podcastissa Aleksi ja Kasper Roimasta, sekä Tuomas Empiriasta keskustelevat siitä, kuinka valmistauduimme Myyntipäiville 2023. Käymme läpi, mitä kaikkea piti huomioida riskien kannalta, miten saimme meidän palvelustamme mielekkään myydä, ja mitä olisimme jälkiviisaana tehneet eri tavalla. Podcastin tueksi käymme tässä esseessä hieman syvemmin läpi riskikartoitusta, sekä yleisesti niitä asioita mihin kiinnittää erityisesti huomiota, jos on mukana toimeksiantajana Myyntipäivillä. 

 

Mitä toimeksiantaja tarvitsee myyntipäiville? 

Tärkein asia on yhteisön (myyjien) luottamus toimeksiantajaan. Jos toimeksiantajaan ei luoteta eli myyjät eivät usko tuotteeseen tai palveluun eivät he niitä myöskään myy. PT onnistui luottamuksen rakentamisessa ja myyntitulos ylitti odotukset tai vähintäänkin täytti positiivisemmat laskelmat. Miksi PT oli luotettava toimeksiantaja, johtui pitkälti siitä, että liiketoimintaa oli harjoitettu jo useampi vuosi ja liiketoimintamalli oli todettu kannattavaksi. 

Toiseksi tärkeäksi asiaksi nostimme palvelun tuotteistamisen. PT rännien puhdistus palvelu oli tuotteistettu eli tehty mahdollisimman yksinkertaiseksi myyjille sekä asiakkaille. Tuotteistaminen tuo mukanaan myös riskit, kun palveluun on sisällytetty kaikki samaan hintaan. Uudet myyjät saattavat esimerkiksi myydä palvelun sellaiseen kohteeseen, jonka suorittaminen ei ole rahallisesti kannattavaa. Vaakakupissa olivat siis helposti myytävä palvelu ja kannattavuus. 

Kolmas tärkeä asia on näyttäytyminen yhteisössä eli miltä toimeksiantaja näyttää myyjille. PT lähti rakentamaan imagoa humoristisen sanomalehden Puhdistussanomien avulla. Myyjien ohjeistus tehtiin kattavaksi ja tarjosimme halutessa lisäkoulutusta myyntiin liittyen. Tarjosimme myyjille myös myyntiä helpottavia tarvikkeita kuten avainnauhoja, clipboardeja, kauppasopimuksia ja myyjäkortteja.  

 

Budjetti 

Toimeksiantaja tarvitsee myös pääomaa myyntipäiville. Paljonko myyntipäiviin kannattaa budjetoida, riippuu aina toimeksiantajasta. PT budjetoi noin 3 tuhatta euroa, jolla katettiin myyjien tarvikkeet, markkinointi ja palkinto. Tämä budjetti oli riittävä, mutta on mahdoton arvioida, olisiko tulos ollut parempi, jos budjettia olisi lisätty esimerkiksi markkinointiin. Kun budjettia lähdetään suunnittelemaan yrittäjän/toimeksiantajan tulee hyödyntää tulevan kauden toimintasuunnitelmaa, joka kertoo muun muassa tulevat markkinointitoimet ja investoinnit. Lisäksi täytyy arvioida, millaisia vaikutuksia esimerkiksi myyntipäiville on tulevaan toimintaan ja rahatilanteeseen. (Suomi.fi. 2020.) Kiinteässä budjetoinnissa laaditetaan kerralla koko budjetti. Kun budjettikausi on ohi, verrataan toteutuneita lukuja alkuperäiseen budjettiin. (Suomi.fi 2020). PT toteutti myyntipäivä budjetin tällä tavalla. Toinen vaihtoehto olisi ollut rullaava budjetti, jota päivitetään tietyn ajanjaksoin. Rullaava budjetti siis tarkentaa ja helpottaa toiminnan suunnittelua. Yrityksen/toimeksiantajan on näin ollen helpompi säädellä rahojen riittävyyttä tilanteiden muuttuessa. (Suomi.fi 2020.) 

 

 

Riskienhallinta 

Myyntipäiville valmistautuminen alkoi tietenkin jo ennen, kuin edes yritimme saada itsemme läpi SharkTank -pitchauskilpailussa. Täytyi ensiksi miettiä, mitä riskejä myyntipäivät tuo mukanaan toimeksiantajalle. Yksi isoimmista riskeistä oli selkeästi mainehaitta, jota voisi mahdollisesti koitua toimeksiantajalle. Mainehaitan torjumiseksi koulutimme myyjät huolellisesti, sekä yksinkertaistimme palvelun Myyntipäiviä varten. Lisäksi jaoimme Tampereen alueet tiimien kesken. Alueiden jakamisella torjuttiin päällekkäisyyksiä myynnissä. Alueiden jaon lisäksi annoimme työkaluja/ohjeita tiimeille myyntien seurantaan, kuten SalesRabbit –sovellus. 

Riskien kartoitukseen on olemassa maksullisia palvelujakin, mutta me arvoimme riskimme itse. Riskejä on hyvä lähteä arvioimaan esimerkiksi tällaisen pohjan avulla, joka Ulkoministeriön sivuilta löytyy: 

  1. Riskien tunnistaminen
  2. Riskianalyysi ja arviointi
  3. Riskien käsittely
  4. Seuranta 
  5. Viestintä 

(Ulkoministeriö, N.d.) 

 

  1. Riskien tunnistaminen 

Riskikartoitus alkaa riskien tunnistamisesta. Riskien tunnistamisvaiheessa tavoitteena on tunnistaa merkittävimmät riskit, niiden riskitekijät ja mahdolliset seuraukset. (Ulkoministeriö.) Niin kuin aiemmin kerrottiin, meillä isoin riski oli mainehaitta. Mainehaitan riskit ovat korkeat, kun yli 200 myyjää lähtee samaan aikaan liikkeelle, joista kukaan ei ole myynyt kyseistä palvelua päivääkään. Jos myyjän tiedot palvelusta ovat puutteelliset, voi syntyä sopimuksia, jotka ovat puutteellisia, täynnä lupauksia tai muuten virheellisiä. 200 myyjän liikkeet menevät helposti myös päällekkäin, kun jokainen myyjä uskoo löytäneensä parhaimman korttelin. Jos samassa korttelissa on käynyt jo viisi kertaa eri myyjä myymässä samaa palvelua, ovat asukkaat tuohtuneita ja mainehaitta varmistettu.  

Vaikka osallistuimme palvelulla Myyntipäiville, niin otimme pienen taloudellisen riskin. Palvelussa hyvää oli se, että siinä ei oikeastaan ollut muuta rahallista riskiä, kuin meidän käyttämä työaika Myyntipäiville valmistautumiseen. Toki laitoimme vähän rahaa tarvikkeisiin ja markkinointiin. 

 

2.Riskianalyysi ja arviointi 

Kun riskit on tunnistettu, on aika käsitellä riskin todennäköisyyttä. Riskin todennäköisyys voidaan arvioida esimerkiksi asteikolla 1-4.  

  1. Epätodennäköinen 
  2. Mahdollinen 
  3. Todennäköinen 
  4. Lähes varma 

(Ulkoministeriö, N.d.) 

Meidän kohdallamme mainehaitta, joka perustui päällekkäisyyksien mahdollisuuteen, oli todennäköisen ja lähes varman välissä. Tiesimme, että meidän palveluamme tullaan myymään ovelta ovelle, joten oli odotettavissa, että kun noin 200 myyjää lähtee myymään palvelua oville, niin lähialueiden esimerkiksi Käpylän asukkaiden kohdalla tulisi olemaan päällekkäisyyksiä. Taloudellinen riski meillä oli epätodennäköinen. Budjetoimme rahallisesti noin muutaman tuhat euroa, joka maksaisi itsensä takaisin jo 15 solmitulla kaupalla.  

 

3. Riskien käsittely 

Kun riskit on arvioitu todennäköisyyksien perusteella, on aika siirtyä riskien käsittelyyn. Riskien käsittelyssä määritellään jatkotoimenpiteet, sovitaan vastuuhenkilöt ja sovitaan alustava tavoiteaikataulu. (Ulkoministeriö, N.d.) Itse asiassa juuri tällä menetelmällä mekin lähdimme taklaamaan riskejä, löytämään niille ratkaisuja, jakamaan vastuualueita meidän kolmen kesken, sekä asettamaan deadlineja, vaikka emme tätä mallia löytäneetkään noin puoli vuotta sitten.  

Riskien käsittely -kohdassa keksitään ratkaisuja ja toimenpiteitä, joilla taklataan riskejä. Tässä vaiheessa myös arvioidaan jäännösriskien tason siedettävyys. Jäännösriskiksi kutsutaan riskitasoa, joka jää jäljelle riskiin kohdistuvista toimenpiteistä huolimatta, tai se on riski, jota ei haluta poistaa. Tällöin puhutaan niin sanotusta hyväksytystä riskistä. (Ulkoministeriö, N.d.) Päällekkäisyydet ja mainehaitta olivat meillä sellaiset riskit, jotka piti saada taklattua lähes nollaan. Tähän keksimme aiemmin mainitun alueiden jaon. Mainehaittaa saatiin myös taklattua kunnollisella perehdytyksellä, sekä ohjeistuksella. Autoimme parhaamme mukaan aina, kun jollakin myyjällä oli kysyttävää. Painotimme paljon hyvää asiakaspalvelua, sillä se on meidän toimintamme keskiössä. Myyjät osasivat noudattaa ohjeistuksia, jonka takia vältyimme mainehaitoilta kokonaan. Taloudelliseen riskiin, eli pieneen rahalliseen, että ajalliseen investointiin teimme muutamia asioita, joilla näitä investointeja saataisiin kuitattua. Koulutimme, perehdytimme, autoimme, valmistelimme asiat niin hyvin, että saimme myytyä yhteisölle ajatuksen PT:n palvelun myymisestä. Tarjosimme hyvän provision, mehevän rahapalkinnon, sekä hyvän pohjan lähteä myymään palveluamme. Tämä ajallinen ja rahallinen riski kannatti. Riskien käsittelyssä tärkeintä on löytää erilaisia toimenpiteitä, joilla riskejä minimoidaan, riskien lähteet poistetaan tai riskit tiedostetaan ja säilytetään (Ulkoministeriö, N.d). 

 

4. Seuranta 

Kun riskeistä on laadittu jonkinlainen suunnitelma ja homma alkaa niin sanotusti rullaamaan, täytyy tilannetta seurata. Yleensä riskienhallintasuunnitelmat tehdään melko pitkälle aikavälille, mutta Myyntipäivillä suunnitelmaa käytetään vajaa kolme päivää. Meillä riskien seuranta Myyntipäivillä keskittyi oikeastaan mahdollisuuteen päällekkäisyyksille. Seurasimme sitä, millä alueilla kukin tiimi liikkuu. Ohjeistus myyjille oli, että jos poistutte tiimin omalta alueelta myymään “vapaalle” alueelle, niin siitä täytyy ilmoittaa meille. Myyntipäivien aikana pidimmekin ajantasaista listaa siitä, missä kukin myyjä tai porukka oli myymässä. Näin homma pysyi meidän hallussa ja vältyttiin päällekkäisyyksiltä. 

 

5. Viestintä 

Riskienhallinnassa tietenkin erittäin tärkeää on se, että jokainen riskeihin liittyvä osapuoli tiedostaa riskit. Tämä hoituu, kun viestintä toimii eri osapuolten välillä. Kunnollisen viestinnän avulla asianomaiset tahot ovat tietoisia riskeistä. (Ulkoministeriö, N.d.) Mielestämme viestimme ohjeistuksista ja riskeistä melko hyvin ennen Myyntipäiviä. Käytimme viestinnässä yhteisön yhteistä tiedotusvälinettä, sekä tiedotimme ja ohjeistimme myyjiä myös erilaisissa tapaamisissa. Sekä ennen, että jälkeen Myyntipäivien, saimme hyvää palautetta siitä, kuinka valmistelimme, viestimme, sekä toteutimme asiat. Aina löytyy parannettavan varaa, mutta ensimmäiseksi kerraksi meni mielestämme hyvin. 

 

 

Mitä olisimme tehneet toisin? 

Näitä asioita kävimmekin jo Podcastissa hieman läpi. Emme kuitenkaan montaa kehityskohtaa löytäneet, kun nyt jälkeenpäin alkaa ajattelemaan. Isoimpana asiana, jonka olisimme voineet tehdä toisin, nousi datan kerääminen. Ohjeistimme tiimejä käyttämään SalesRabbit –sovellusta, kun he tekevät ovelta ovelle -myyntiä. Jälkiviisaana olisimme voineet käyttää alle 50 euroa, jotta olisimme voineet luoda yhden profiilin, johon jokainen olisi voinut liittyä. Tällöin olisimme saaneet kerättyä arvokasta dataa alueista, joissa käytiin myymässä. Tämä olisi antanut konkreettista dataa myös siitä, kuinka monta avattua ovea johtaa kauppaan. Data olisi ollut arvokasta meille tulevaisuuteen, mutta ehkä tästä taas opimme jotakin jatkoa varten, 

Toinen seikka, joka nousi mieliimme, oli säännöt. Meidän kohdallamme kävi niin, että Kasper ei toiminut Myyntipäivien aikana toimeksiantajana, vaan oman tiimin myyjänä. Toisellakin toimeksiantaja –porukalla oli samanlainen tilanne. Etenkin, kun tänä vuonna Myyntipäivillä oli pitkä lista sääntöjä, jotka muodostuivat suurin osa toimeksiantajien toiveista ja vaatimuksista, olisi ne pitänyt käydä läpi kunnolla. Meidän jatkuva liiketoiminta ja aiempi asiakasrekisteri, jota olemme keränneet kahden vuoden ajan, oli Myyntipäivillä Kasperin käytössä ja tämä oli Myyntipäivien sääntöjen vastaista. Emme silloin ajatelleet, että se olisi sääntörikkomus, sillä lähes aina toimeksiantajalla tai sen tiimillä on ollut jonkinlainen etulyöntiasema. Nyt oli vain harvinainen tilanne, jossa ensimmäistä kertaa Myyntipäivillä oli palvelu, joka oli ollut jo toiminnassa kaksi vuotta. Summa summarum, helpommalla olisi päässyt, kun olisi ajatuksen kanssa käyty esimerkiksi toimeksiantajien, sekä Myyntipäivä- projektiryhmän kanssa säännöt läpi yhdessä, jolloin ne olisivat olleet kaikille päivänselvät. 

 

Lopetus 

Kaiken kaikkiaan meidän osaltamme Myyntipäivät olivat kuin lottovoitto. Saimme myyntiä 2,5 päivän ajalta noin 50 tuhannella eurolla, mutta saimme myös 200 uutta asiakasta asiakasreksiteriimme. Vielä, kun liiketoiminta on melko pientä, on jatkon kannalta meille asiakasrekisterin lisääminen todella tärkeässä roolissa. Tämä sen takia, että palvelumme on monelle jokavuotinen pihatyö, joka tulee hoitaa. Suurin osa näistäkin Myyntipäivillä myydyistä keikoista on todennäköisesti jatkuvia asiakkaita, joka takaa liiketoiminnan jatkumista.  

Rohkaisemme kaikkia kiinnostuneita lähtemään Myyntipäiville toimeksiantajiksi, sillä siinä on todella iso potentiaali liiketoiminnan kasvattamiselle, naurettavan pienessä ajassa. Tällaisia mahdollisuuksia ei enää akatemian jälkeen tule, jossa saa ilmaiseksi käyttöön reilu 200 myyjää. Kehotamme kuitenkin miettimään asiaa pidemmälle. Miten Myyntipäivistä hyötyy kaikista eniten? Kokemuksemme mukaan on iso etu, jos liiketoiminnasta on jo näyttöä hieman pidemmältä ajalta, jolloin myyjien on helpompi myydä. Toinen on se, että tuote tai palvelu on sellainen, joka on helppo ja kiva myydä asiakkaille uudestaan. Tällöin liiketoiminnan kannalta Myyntipäiviltä saa eniten irti, eikä Myyntipäivät toimi vain liiketoiminnan testauksena tai myyntirykäisynä, joka ei kuitenkaan vaikuta niinkään tulevaisuuteen.  

 

 

Lähteet: 

Suomi.fi. 2020. Mitä minun tulee ottaa huomioon, kun suunnittelen yritykseni budjettia? Verkkosivu. Viitattu 29.4.2023. 

https://www.suomi.fi/yritykselle/talouden-hallinta-ja-verotus/yrityksen-taloushallinto/opas/budjetointi/budjetointiprosessi 

Suomi.fi. 2020. Mikä kiinteä budjetti on? Verkkosivu. Viitattu 29.4.2023. 

https://www.suomi.fi/yritykselle/talouden-hallinta-ja-verotus/yrityksen-taloushallinto/opas/budjetointi/budjetointitavat 

Suomi.fi. 2020. Mikä rullaava budjetti on? Verkkosivu. Viitattu 29.4.2023. 

https://www.suomi.fi/yritykselle/talouden-hallinta-ja-verotus/yrityksen-taloushallinto/opas/budjetointi/budjetointitavat 

Ulkoministeriö. N.d. Liite 2, Ohjeistus riskien arviointiin, käsittelyyn ja riskienhallintasuunnitelman laatimiseen. Viitattu 1.5.2023. 

https://um.fi/documents/35732/0/LIITE+2+Riskienhallintapolitiikka+-+ohjeistus+riskien+arviointiin.pdf/ 

 

Kommentoi