Kirjoittanut: Helmi Kaihlanen ja Niina Piirainen, tiimistä Roima

Johdanto 

Yksi päivä tiimiyrittäjänä on taas takana ja tiimikaveri kysyy, millainen päiväsi oli. Heti ensimmäiseksi ajattelet, että kiireinen. Sitten alat miettiä, mitä teit päivän aikana, etkä oikein edes muista. Aamusta asti jotain on ollut työn alla, mutta mitä lopulta sait aikaiseksi? Joskus meillä kaikilla on tällaisia päivä, kun huomiomme ja keskittymiskykymme joutuu koetukselle ja hajotamme energiamme niin moneen asiaan, että lopulta oikein mikään asia ei ehdi valmiiksi saakka. Monet ulkoiset asiat haastavat meidän keskittymistämme päivittäin, emmekä voi itse vaikuttaa niistä kaikkiin. Osaan kuitenkin voimme, ja silti antaudumme kiireen ja kaaoksen vietäväksi. Mitä se käytännön tasolla tarkoittaa, kun annamme keskittymiskykymme poukkoilla ja huomiomme pirstaloitua?  

Esseessämme pureudumme keskittymiskyvyn haasteisiin ja siitä huolehtimiseen. Mietimme, kuinka nykypäivän tarjoamat ärsykkeet laittavat keskittymiskykymme sinnittelemään ja mitä sille on tehtävissä, mikäli haluamme olla osa tätä modernia yhteiskuntaa ja työelämää, emmekä muuttaa Provincetowniin pakoon sivistystä. Miten me itse voimme elvyttää keskittymiskykyämme ja muokata työskentelytapaamme siten, että päivän jälkeen tehtävälista on lopussa, mutta me emme? 

1. Mikä haastaa meidän keskittymiskykyämme?

1.1 Digi-aika ja jatkuva saatavilla oleminen 

Arkemme on täynnä kaikenlaisia älylaitteita, joita emme meinaa päästä pakoon. Teemme töitä tietokoneella, puhelimemme pitää sisällään mittavan määrän erilaisia sovelluksia, älykelloomme singahtaa ilmoituksia saapuneista viesteistä tai päivän aikana saavutettujen askelten määrästä. Älyleitteiden jatkuva läheisyys heikentää keskittymistämme ja houkuttelee meitä tarkistamaan saapuneet viestit ja selailemaan sosiaalista mediaa. Meillä kaikilla on varmasti ollut loputtomasti sellaisia tilanteita, joissa olemme yrittäneet keskittyä johonkin tehtävään kovasti, mutta keskittyminen on katkennut useita kertoja, kun ystävä soittaa ja WhatsApp-ryhmiin tulee kymmeniä viestejä. Kun kerran tartut puhelimeen tarkistaaksesi kalenterin tai saapuneen viestin, huomaatkin kohta selaavasi jotain aivan muuta.  

Vaikka piilottaisimmekin kaikki laitteet lähettyviltämme, keskeytyy työnteko myös muiden ympärillä olevien ärsykkeiden ja tapahtumien myötä. Kun istumme tiimipöydän ääressä ja joku tulee kysymään projektikuulumisia, työmme keskeytyy väistämättä ja aiheeseen palaaminen vaatii aikaa. Muistatko koska viimeksi olisit saanut keskityttyä kokonaisen tunnin ilman minkäänlaista häiriötekijää? Jatkuva saatavilla oleminen alkaa heti aamulla, kun sammutamme puhelimesta herätyksen ja katsomme mitä viestejä tai uutisia on yön aikana saapunut. Koska puhelimet ja muut älylaitteet ovat jatkuvasti lähellämme voimme koko ajan tarkistaa kaikki tapahtumat. Jatkuva tarkistaminen, viesteihin vastaaminen ja reagointi sosiaalisessa mediassa antaa vaikutelman esimerkiksi kollegoillesi siitä, että olet jatkuvasti saatavilla. Vaikka vaivaton tavoitettavuus tarjoaakin helppoutta ja tehokkuutta arjessa, niin sillä on myös haitallisia vaikutuksia pitkällä aikavälillä. Digitaalinen ympäristö saattaa aiheuttaa stressiä ja ahdistusta. Rajojen asettaminen on saatavilla olemissa siksi tärkeää. Tiimiyrityksessämme, Roimassa, on ollut käytäntö, että ilta kuuden jälkeen arkisin ei tarvitse enää vastata Teams-viesteihin. Jokainen voi luottaa, että iltaisin ei tarvitse enää käydä tarkistamassa onko tullut jotain tärkeää infoa, johon tarvitsee reagoida. (Hari, 2023, 1:25.00-1:35.00min) 

Toinen käytännön esimerkki, kuinka olemme jo Roimassa vaalineet keskittymistä, on käytäntö, että pajojen aikana ei käytetä puhelimia. Tauolla ehtii tarkistaa puhelimen. Me olemme kokeneet tämän käytänteen todella hyödylliseksi, koska näin jokainen meistä on aidosti läsnä tilanteessa ja jokaisesta tuntuu siltä, että tulee kuulluksi. Jos joku näpräisi puhelintaan kesken dialogin, tuntuisi se äärimmäisen epäkunnioittavalta. Pajatilanteissa kohtaamme toisemme rauhassa ja palaamme todelliseen maailmaan keskustelemaan kasvotusten ilman häiriötekijöitä. Läsnäoloa pajatilanteissa vahvistaa myös se, että suosimme tiimissämme perinteisiä muistiinpanovälineitä kannettavien tietokoneiden sijaan.  

1.2 Keskeytysten hinta 

Kun tarkastelemme keskittymistä työnteon näkökulmasta, on työympäristöllä valtava merkitys sille, kuinka alttiita keskeytyksille olemme. Vilkas avokonttori tai tiimitila on täynnä kuhinaa ja aistimuisti käy kuumana. Aistimuisti on yksi kolmesta muistin järjestelmästä. Aistimuisti on järjestelmä, joka jatkuvasti luo meille kuvaa ympäristöstä nappaamalla tietoja, kuten mitä ääniä kuulet, miltä tilassa tuoksuu, mistä ympärillä jutellaan ja mikä ilmoitus puhelimeeni tuli. Aistimuisti on lyhytkestoista muistia, joka säilyttää tietoja hetken aikaa siltä varalta, että ne olisivat tärkeitä, mutta korvaa vanhan muistin uudella sitä mukaa kun aistimuisti kuormittuu.  

Muut kaksi muistin järjestelmää ovat työmuisti ja pitkäkestoinen muisti. Näistä pitkäkestoinen muisti on se muistin järjestelmä, jossa riittää tilaa tallettaa melkein mitä vaan. Sinne tallennamme kaikki tietomme ja taitomme ja muisti toimii taustalla kuin itsestään. Toisin on työmuistin laita. Työmuisti kykenee käsittelemään noin neljää asiaa kerrallaan, enne kuin se häiriintyy. Näin ollen mittava aistimuistin kuormittuminen sabotoi työmuistin käyttöä merkittävästi. Jotta voimme optimoida työmuistimme toiminnan, meidän tulisi pyrkiä rauhoittamaan aistimuistin toimintaa ja ottamalla työmuistin käsiteltäväksi riittävän vähän asioita kerrallaan. Aistimuistin kuormittumista voimme vähentää riisumalla työympäristöstämme turhat ärsykkeet ja rauhoittamalla oman työpisteemme.  (Kujala, 2020) 

Tehtävänvaihtokustannus on tutkimuksissa käytetty termi siitä, kuinka keskittymisen jakaminen useaan kohteeseen “maksaa”. Tehtävästä toiseen siirtyminen ja huomion kohteen vaihtaminen työllistää aivojen etuotsalohkoa ja siten laskee tuloksellisuutta. Ylimääräisestä aivojen kuormituksesta seuraa tehtävän suorittamisen hidastumista ja virheiden määrän lisääntymistä. (Huotilainen & Moisala, 2019, 62)  

Kun aivot joutuvat palaamaan kesken jääneeseen tehtävään taas uuden keskeytyksen jälkeen, kuluu uudelleen fokusoitumisessa yllättävän kauan aikaan. Samaan keskittymisen tilaan pääsemisessä kuluu aivoilta useita minuuttia. Jo pelkästään perustason keskittymistä vaativissa tehtävissä keskeytykset aloittavat prosessin uudestaan ja on mietittävä, mihin kohtaan tehtävä viimeksi jäi ja mitä pitikään seuraavaksi tehdä. Kuitenkin kun käsitellään tehtäviä, jotka vaativat vaikkapa luovuutta tai ongelman ratkaisukykyä, on tehtävänvaihtokustannus vielä tätäkin suurempi. (Huotilainen & Moisala, 2019, 62-63) 

Tällainen tehtävien jarruttaminen paitsi heikentää lopputulosta, myös sulkee täysin mahdollisuuden flow-tilasta. Flow-tila ja keskittymiskyky liittyvät vahvasti toisiinsa. Flow-tila on mielentila, jossa henkilö uppoutuu täysin tehtävään, jota suorittaa. Saavuttaakseen flow-tilan tulee haastavuuden ja taitojen tason kohdata. Tällaiseen työnimuun ja keskittymisen tilaan pääsee, kun henkilö on sitoutunut siihen mitä tekee, tuntee tehtävän ja kokee saavansa riittävästi haastetta. Tällainen uppoutuminen saa aikaan kierteen, jossa keskittymiskyvyn lisääntyessä flow-tila syvenee. On tärkeää, että tehtävä tarjoaa juuri sopivasti haastetta, koska jos tehtävä on liian vaikea, turhaantuminen ja ärsyyntyminen alkaa sabotoida tehtävän suorittamista. Liian helppo tehtävä taas ei vaadi riittävästi keskittymistä, jolloin uppoutumista ei ehdi tapahtua. Tämän lisäksi on myös tärkeää valita sellainen tehtävä, joka tarjoaa merkitystä ja pitää siten mielenkiintoa yllä. (Hari, 2023, 2:18:33-2:30:00min)  

1.3 Multitaskaus 

Keskittymisemme hajottamista useaan asiaan yhtäaikaisesti kutsutaan arkikielessä multitaskaamiseksi. Se käsittää toiminnan, jossa suoritamme useita eri tehtäviä samanaikaisesti tai vaihdamme nopeasti useiden tehtävien välillä. Multitaskaus näyttäytyy useimmin arjessa ”normaalina” toimintana, jota teemme sujuvoittaaksemme tai nopeuttaaksemme suorittamista. Kun teemme ruokaa ja katsomme samalla tv-sarjaa, on jo multitaskaamista. Saatamme ajatella itseämme tehokkaana ja taitavana multitaskaajaana, mutta todellisuudessa suoriudumme silloin heikommin, koska huomiomme jakaminen johtaa keskittymiskyvyn laskuun. Multitaskauksesta on tullut meille monelle pysyvä tapa arjessa ja nykyinen elämäntapamme ohjaa meitä siihen suuntaan. Useiden tehtävien samanaikaisesti tekeminen aiheuttaa kuitenkin uupumista ja stressiä, mikä taas heikentää kokonaisvaltaisesti suorituskykyä. Kun suorituskyky on heikentynyt ja koitat keskittyä vain yhden asian tekemiseen, voi sekin tuntua haastavalta. Tämä johtuu siitä, että olemme totuttaneet aivomme vilkkaaseen toimintaan. Kun suoritamme useaa eri tehtävää samanaikaisesti, aivomme saavat jatkuvasti ärsykkeitä, koska tarkkaavaisuutemme vaihtuu koko ajan. Ja koska saimme edellisessä hetkessä vaihtaa keskittymisen kohdettamme useasti, voimme seuraavassa hetkessä kokea suurta tylsyyttä ja levottomuutta keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. (Hari, 2023, 1:30.00min-1:49.00) 

Multitaskaamisen juurtuminen meille ominaiseksi käytökseksi ulottaa juurensa myös vaarallisiin ja vahingollisiin tilanteisiin, joissa keskittymisemme herpaantuminen voi olla todella vahingollista. Tästä selvä esimerkki on matkapuhelimen käyttö liikenteessä. Matkapuhelimet ovat nykyisin liimautuneet meihin kiinni ja hektinen arki saa meidät tarttumaan puhelimeen myös ajon aikana. Liikenteessä tilanteet vaihtuvat niin nopeasti, että jo lyhytkin tarkkaivaisuuden karkaaminen voi johtaa merkittäviin onnettomuuksiin. (Hari, 2023, 1:40.00-1:45.00min) 

Konkreettisesti vaarallisten tilanteiden lisäksi, multitaskaus on omiaan aiheuttamaan myös emotionaalista ja sosiaalista vahinkoa. Kun tapaamme ystäväämme ja yritämme samaan aikaan kuunnella hänen kertomaansa tärkeää asiaa ja siinä ohessa vastata sähköpostiin, emme ole aidosti läsnä ystävällemme. Vaikka yrittäisimme nopeasti hoitaa sähköpostin alta ja jatkaa ystävän kuuntelua, ehdimme jo antaa vaikutelman, ettemme arvosta kanssakeskustelijamme tunteita tai aikaa, kun priorisoimme muiden asioiden hoitamisen aidon kohtaamisen edelle. Tällaisia tilanteita ovat myös ikävä kyllä lapsiperheiden arki-iltapäivät. Jos vanhempien työpäivä ei päätykään konttorille, vaan vielä viimeiset sähköpostit, muistiot ja seuraavan päivän valmistelut vaativat huomiota, hoidetaan niitä puhelimesta käsin samalla kun haetaan lapset päivähoidosta. Lapsen päivässä vanhemman kohtaaminen päiväkotipäivän jälkeen on merkittävä tapahtuma ja jokainen lapsi ansaitsee tulla silloin aidosti kohdatuksi ja saada vanhempansa jakamattoman huomion. Joissain päiväkodeissa vanhempia autetaan muistamaan tämä, muistuttamalla priorisoinnista porttien pielessä olevilla ilmoituksilla. 

2 Miksi meidän tulisi hoitaa keskittymiskykyämme? 

2.1 ADT – DIY keskittymishäiriö 

Aiemmissa kappaleissa olemme todenneet keskittymiskyvyn heikkenemisen vaikuttavan meidän tehokkuuteemme, tarkkuuteemme ja läsnäoloomme. Koska aivomme tottuvat liialliseen ärsykkeiden määrään, toimintatapamme muuttuvat koko ajan hajanaisemmaksi. Kehitykselliset tarkkaavaisuushäiriöt, kuten ADD ja ADHD vaikuttavat aivojen fysiologiaan ja sitä kautta ihmisen käyttäytymiseen usein eri tavoin. Nämä keskittymishäiriöt ovat pysyviä neurologisia häiriötiloja, joita ei voi poistaa vaan joiden kanssa opetellaan elämään. Mutta voiko ihminen itse aiheuttaa itselleen keskittymishäiriön? 

Amerikkalainen lääkäri E. M. Hallowell huomasi, että kun ihminen elää pitkäkestoisesti kiireen keskellä, reagoi useisiin tehtäviin ja ärsykkeisiin samanaikaisesti, sekä laiminlyö tauotuksen ja palautumisen, hän aiheuttaa aivoilleen häiriötilan, joka muistuttaa keskittymishäiriön käytösmallia. Tämä ilmiö on nimeltään ADT, eli Attention Deficit Trait ja virallisen suomennoksen puutteessa, sitä voidaan kutsua tarkkaavaisuushäiriötä muistuttavaksi käytösmalliksi. Käytännössä ADT tarkoittaa keskittymisen ja tarkkaivaisuuden jatkuvaa herpaantumista. Kun ihminen kärsii ADT: stä, keskittymiskyky on heikko, mieleen tulvii päällekkäisiä ajatuksia ja ihminen keskeyttää itseään toistuvasti. Elimistö on koko ajan varuillaan ja reagoi todella herkästi minkäänlaisiin ärsykkeisiin. Tämän uskotaan johtuvan siitä, että primitiiviset reaktiot pakenemisesta aktivoituvat ja jäävät ikään kuin päälle. Vaikka ADT: hermollista taustaa syntymekanismista ei vielä tunneta, tiedetään sen kuitenkin vaativan pitkäaikaista kiireelle altistuneisuutta syntyäkseen.  

(Huotilainen & Moisala, 2019, 8-9) 

Geeniperimällä on osansa meidän kaikkien keskittymiskykyyn, mutta se ei ole koko totuus. Toiminnanohjaus on tietoista työtä, mitä voimme tehdä keskittymiskykymme ylläpitämiseksi ja elvyttämiseksi. Keskittymiskyvyn puute aiheuttaa meille monenlaisia hankaluuksia jaksamisen, suorituskyvyn ja palautumisen saralla. Tällainen toiminta voi johtaa kohti ylikuormittumista ja alisuoriutumista, kun työn jälki ja läpivientikyky laahaavat ja palautumisen sakkaa. Päinvastoin keskittymiskyvyn hallinta ja sen hyvinvointi palkitsee meitä monin tavoin. Meidän muisti ja tarkkavaisuus toimivat paremmin ja toimintamme on tehokasta. Keskittyminen on myös avain meidän kognitiiviseen kapasiteettimme, joten luovuus, nokkeluus, sosiaalisuus ja kokonaisuuksien käsittäminen ovat parhaimmassa terässä, silloin kun todella pystymme keskittymään. (Huotilainen & Moisala, 2019, 10-11) 

Nuoren ihmisen aivoissa tunnekeskuksen ja palkkiojärjestelmien aktivoituminen vaikeuttaa merkittävästi toiminnanohjausta. Näin ollen keskittyminen ja päätöksenteko saattaa taantua hetkellisesti, jos tilanne herättää voimakkaita tunteita tai on äärimmäisen motivoiva. Tunteiden ja motivaation merkitys vähenee samaa tahtia, kun etuotsalohko kehittyy ja noin kolmekymmentävuotias pystyy jo keskittymään tunnereaktioista huolimatta. (Huotilainen & Moisala, 2019, 28) 

Siinä missä kolmekymmentävuotiaan aivot ovat keskittymiselle fysiologisesti otollisessa tilassa, voi elämäntilanne tarjota seuraavat haasteet tarkkaavaisuudellemme esimerkiksi perheenlisäyksen tai ruuhkavuosien merkeissä. Lapsiperhe-elämä on oppikirjaesimerkki siitä, kuinka ihminen altistaa itsensä ADT:lle. Unen määrä vähenee, vastuut kasvavat, jatkuvasti on opeteltava uutta, ympäristö on hektinen ja muistettavaa on paljon, puhumattakaan loputtomista keskeytyksistä. Tällainen elämänvaihe käytännössä pakottaa ihmisen multitaskaamaan, eli tekemään useita asioita samanaikaisesti. Vaikka työpaikalla pystyisimmekin pitämään tiukasti kiinni järjestelmällisyydestä ja hoitaa työt tehtävä kerrallaan, on lapsiperheessä huomattavasti vaikeampaa keskittyä yhteen asiaan kerrallaan, kun samanaikaisesti tapahtuu niin paljon asioita, jotka vaativat välitöntä huomiotamme. Ystävyksien yritys vaihtaa kuulumisia lasten läsnä ollessa onkin usein sitä, että samat lauseet aloitetaan uudestaan kerta toisensa jälkeen ja välissä unohdetaan mitä oltiinkaan sanomassa. Olipa tällaisen jatkuvien päällekkäisyyksien tapahtumapaikkana koti tai konttori, keskeytyksillä on aina hintansa. 

 2.2 Palautuminen 

Keskittymiskyvyn elvyttämiselle on olennaista osata rauhoittaa mieli ja irrottaa aivot työskentelystä, eli niin sanotusti ajaa koneet alas. Tämä pätee myös toisin päin; meidän tulee harjoittaa keskittymiskykyämme, edesauttaaksemme palautumista. Rauhallisuuden ja tylsyyden hetket ovat aivoille aikaa palata päivän aiempiin tapahtumiin ja järjestellä niitä muistiin. Nämä hetket ovat myös oivallusten ja asioiden yhdistelyn aikaa. Aivot tekevät tällaista palautumista ja järjestelyä unen aikana, mutta myös hereillä ollessa, kun mieli ja toiminnan tila ovat riittävän rauhalliset. Tällaisia tilanteita arjessa ovat esimerkiksi kävelyllä käyminen, riittävän yksitoikkoiset kotityöt, kuten käsin tiskaaminen tai pyykin lajittelu, puutarhan hoitaminen tai vaikkapa käsitöiden tekeminen. Pari sukupolvea sitten arkeemme kuului huomattavasti enemmän tämänkaltaista rauhallista tekemistä, mutta nyt elämäntapamme muuttuessa nopeammaksi, olemme myös menettäneet osan näistä hetkistä, jolloin aivot tekevät automaattista huoltotyötään. Rauhallisessa toiminnan tilassa aivot käsittelevät tapahtuneita tilanteita syvällisemmin, suunnittelevat tulevaa ja yhdistelevät asioita.  

Pystymme hyödyntämään kehoamme ohjaamaan aivojamme joko rauhalliseen tai aktiiviseen työskentelyyn. Kun lähdemme kävelylle tai kudomme villasukkaa, ruokimme mahdollisuutta rauhalliseen aivotyöskentelyyn. Päinvastoin kun haluamme aktivoida aivojamme, käytämme kehoamme stimuloimaan toimintaa. Esimerkiksi kun viittilöimme käsillä puhuessamme, aktivoimme aivojemme puhekeskusta. (Huotilainen & Moisala, 2019, 74-75) 

Fysiologisesti palautuminen tapahtuu, kun meidän parasympaattinen hermostomme aktivoituu. Työpäivien aikana emme useinkaan saavuta tämän kaltaista elimistön palautumistilaa, mutta tauottaminen vaikuttaa meidän psykologiseen palautumiseemme, mikä tukee meidän jaksamistamme ja lievittää stressin tunnetta. Siksi onkin tärkeää tarkastella työpäivämme palautumisen ja kuormituksen aaltoja, ja pitää huolta riittävästä palautumisesta. Tällaisia palautumisen hetkiä työpäivän aikana voivat olla esimerkiksi juttuhetki kollegan kanssa, rauhallinen lounastauko ja hetki liikkeen tai lepäämisen parissa. Työpäivän aikaisen palautumisrytmin lisäksi, meidän tulee tarkastella palautumisen vuorokausirytmiä. Riittävä unen määrä ja siihen tyynnyttävä rauhoittumisen aika, ovat palautumisen kannalta äärimmäisen tärkeitä. Päivän aikana tapahtuvan palautumisen laiminlyönti johtaa hermoston ylivireystilaan, mikä tekee palautumisesta aiempaa haastavampaa. Ylivireystilasta palautuminen vaatii tietoisia palautumisen tekoja, kuten hengitysharjoituksia. (Jaakkola, 2018, 158) 

“Kun hermosto on ylivirittynyt, ruokavalio, ajattelun harjoittelu, makuuhuoneen tuulettaminen tai mikään muukaan ei auta. Jos hermostoa ei saa rauhoitettua, kaikki kikat sortuvat.” Harri Gustafsberg (Jaakkola, 2018, 160) 

Työn vaativuuden ja hektisyyden kasvaessa myös riski uupumiseen kasvaa. Kiireinen ja keskeytysten täyteinen työpäivä vaatii myös palautumiselta enemmän ja deadlinejen paukkuessa saatamme laiminlyödä palautumisen täysin ja viedä mahdollisesti työt vielä kotiinkin mukanamme. Jos emme konkreettisti, niin ainakin ajatuksissamme ja vireystilassamme. Kiireistenkin työpäivien jälkeen saattaa tuntua siltä, ettei lopulta mitään saatu aikaan tai vietyä loppuun ja seuraavan työpäivän tehtävälista on entistäkin pidempi. Tällainen työrytmi on pitkään jatkuessaan liikaa kenelle tahansa.  

3 Kuinka voimme hoitaa keskittymiskykyämme? 

3.1 Priorisointi ja tehtävien rajaaminen 

Siinä missä palautumisen harjoittelu on syy huoltaa keskittymiskykyämme, on se myös tapa hoitaa keskittymiskykyämme, koska avainsana keskittymisemme haasteissa on kuormitus. Liiallista kuormitusta voimme purkaa myös priorisoimalla ja rajaamalla niitä tehtäviä, jotka vaativat huomiotamme.  

HUBsin itsensä johtamisen kurssilla, Miia Savaspuro (2023) luennoi aiheesta Self Management ja listaa seitsemän kohdan muistilistan itsensä johtamiselle. Tästä muistilistasta ensimmäiset kolme kohtaa käsittelevät sitä, kuinka paljon tehtävää meillä on samanaikaisesti pöydällämme.  

1. Priorisoi 

1. Suunnittele ajankäyttö  

1. Sano “ei” 

Tämä on tärkeä muistutus siitä, että vaaliaksemme keskittymiskykyämme ja siten ihanteellista lopputulosta, meidän tulee osata rajata tehtäviämme niin, että niiden määrä kohtaa resurssiemme kanssa.  

Savaspuro muistuttaa, että kukaan ei sano “ei” puolestasi, joten on tärkeää harjoitella omien resurssien tunnistamista ja mieluisistakin töistä kieltäytymistä tarpeen niin vaatiessa. Usein saatamme pelätä sitä, että jos kieltäydymme työtehtävistä tai –tilaisuuksista, meitä voidaan pitää laiskoina, itsekkäinä tai muulla tavoin ymmärtää väärin. Määrä ei kuitenkaan korvaa laatua, ja voidaksemme tehdä laadukasta jälkeä, meidän täytyy pystyä keskittymään, ja jotta voimme keskittyä, emme voi kuormittaa itseämme liian useilla tehtävillä.  (Savaspuro, 2023) 

“When you have too many top priorities, you effectively have no top priorities.” Stephen Covey 

Huotilainen ja Moisala esittelevät kirjassaan Keskittymiskyvyn elvyttäminen (2019) ajatuksen uudenlaisesta työajasta ja työajan rytmittämisen tärkeydestä. Työajan rytmittämisessä lähtökohtana on tehdä keskittymisestä helpompaa. Jos suunnittelemme työpäivämme siten, että siinä on omat lohkonsa keskittymistä ja luovuutta vaativille tehtäville, rikkonaisemmille ja irrallisille tehtäville, sosiaalisuudelle ja palautumiselle, pystymme minimoimaan turhien keskeytysten ja keskittymisen herpaantumisen määrän. Samalla luomme itsellemme mielenrauhaa, kun tiedämme, että kaikki asiat tulevat hoidetuksi ajallaan, eikä meidän tarvitse keskeyttää luovaa ajatteluamme mieleen pulpahtavien askareiden vuoksi. (Huotilainen & Moisala, 2019) 

3.2 Olosuhteiden optimointi 

Mielenrauha on olennaista keskittymiselle, koska silloin annamme mielemme pysähtyä esillä olevaan asiaan ilman huomion poukkoilua ympäriinsä. Työajan rytmittämisen lisäksi voimme luoda mielenrauhaa optimoimalla työolosuhteemme keskittymiselle otollisiksi. Työolosuhteiden optimointiin vaikuttavat suurelta osin työyhteisön ja -ympäristön luomat rytmit ja rutiinit. Roiman ja Proakatemian kiinteät aikataulut, kuten pajat ja viikkopalaverit luovat rungon meidän työviikollemme, minkä puitteissa voimme itse rakentaa viikkorytmimme loppuun. Omaa viikkorytmiä ja rakentaessa voimme myös miettiä, milloin olemme tuotteliaimmillamme. Näin aamuihminen voi valita haastavimmat tai luovuutta vaativimmat työt päivän alkupuoliskolle ja jättää iltapäivälle operatiivisemmat tehtävät, kuten sähköposteihin vastailut, HOPSin täyttämisen jne.  

Koska voimme myös itse valita työskentelemmekö kampukselta vai kotoa käsin, voimme valita itsellemme parhaan ympäristön sen mukaan tarvitsemmeko keskittymistä tai vuorovaikutusta. Proakatemian uusissa tiloissa on paljon rauhallisen työn tilaa, joka mahdollistaa keskittymistä vaativan työn tekemisen myös kampuksella. Etätyön sujuvuus on todella yksilöllistä ja tilannekohtaista, joten mikäli kotityöt huutavat nimeäsi tai huomiosi herpaantuu muihin kodin tarjoamiin ärsykkeisiin, voi olla parempi vaihtoehto hakea rauhallinen ja ärsykkeetön tila kampukselta. Kampuksella työskennellä, voi olla tarpeellista osoittaa muille tiimiyrittäjille, jos tarvitset rauhaa keskittyä. Tämän voi toteuttaa, vaikka eristämällä äänimaailman kuulokkeilla ja liimaamalla post it-lappu kannettavan tietokoneesi kanteen kertomaan, että olet uppoutunut työhösi. 

Häiriötekijäthän eivät suinkaan lopu työpisteesi ulkopuolelle, vaan todellisen keskittymisen takaamiseksi on hyvä sulkea tietokoneesta muut sovellukset tai ainakin niiden ilmoitukset, siirtää Teams “älä häiritse”-tilaan, laittaa oma puhelin äänettömälle ja mielellään pois käden ulottuvilta. Kun näiden lisäksi pidät huolen energiatasojen ylläpidosta ja nesteytyksestä, takaat itsellesi keskittymiselle otollisen tilan, jossa mieli ei karkaile nälkään, ääniin, ilmoituksiin tai äkilliseen tarpeeseen tarkistaa joku juttu puhelimestasi. Taukoja on tärkeä pitää, jotta keskittymistä jaksaa pitää yllä, mutta avain on siinä, että jaksotat työskentelyn ja tauot järkevästi.  

Yksi työn tauottamiseen sopiva tekniikka on italialaisen Francesco Cirillon kehittämä Pomodoro-tekniikka. Tekniikassa jaetaan työskentely 25 minuutin mittaisiin pätkiin, joiden välissä pidetään lyhyt tauko ja irtaannutaan työstä hetkeksi. Työskentelyn ajaksi poistetaan kaikki häiriötekijät ja laitetaan ajastin ilmoittamaan ajan päättymisestä, jotta sitäkään ei tarvitse erikseen seurata. Ensimmäisen neljän työskentely jakson välissä pidetään lyhyt viiden minuutin tauko, joka antaa aivojen hieman levätä. Neljännen jakson jälkeen on kuitenkin aika pitää hieman pidempi tauko, jotta ehdit käydä kävelyllä tai syödä eväitä. Tehokkuus perustuu siihen, että 25 minuutin pätkissä sinulla on selkeästi rajattu kohde, johon keskityt ja keskittyminen on helpompaa ylläpitää, kun tiedät ajan olevan melko lyhyt. Lyhyet työskentelyjaksot myös jakavat isommankin tehtävän pienempiin palasiin, jolloin kokonaisuuden taklaaminen tuntuu helpommalta. (Vikman, 2023) 

3.3 Läsnäolo 

Jos keskittymiskyky on jäänyt älylaitteiden, hektisen työn tai ruuhkavuosien jalkoihin, emme pelkästään oivaltamalla sitä pysty palauttamaan keskittymiskykyämme ennalleen. Keskittyminen on kuitenkin taito, jota voimme harjoittaa. On tärkeää sisäistää se, että ylimääräinen multitaskaaminen ei palvele meitä, eikä siksi ole tavoittelemisen tai kehumisen arvoista. Kun lopetamme multitaskauksen ja keskitymme yhteen asiaan kerrallaan, autamme aivoja toimimaan tehokkaammin. Voimme vähentää multitaskaamisen tarvetta muun muassa aikatauluttamalla tehtävämme. Keskittyessämme yhteen asiaan kerrallaan, saamme työn hoidettua tehokkaammin, laadukkaammin ja lopulta myös nopeammin, kuin jos työn alla olisi ollut useampia tehtäviä samanaikaisesti. 

(Hari, 2023, 1:30.00min-1:49.00) 

Voimme harjoitella pois huomiomme hajaantumisesta opettelemalla läsnäolon taitoa. Läsnäolo on tietoisuuden keskittämistä siihen, mitä tapahtuu juuri nyt ilman, että ajatukset matkustavat menneisyyden tai tulevaisuuden tapahtumissa. Tärkeintä harjoitellessa on halu olla läsnä ja kyky hyväksyä sen aikaiset olosuhteet. Läsnäoloa haastaa tarve murehtia menneitä tai tulevia tapahtumia. Jos jokin asia painaa kovasti mieltä ja olo on rauhaton, on hyvä käsitellä asia, jotta pystyt olemaan läsnä itselle ja muille. 

Olemme koko ajan fyysisesti läsnä, mutta tiedostamisemme taso vaihtelee. Kun olemme täysin läsnä, eli hetkessä mukana, koemme syvällisesti kaikilla aisteilla ja pystymme havainnoimaan ympäristöä paremmin. Läsnäolo auttaa myös kuuntelemaan ja ymmärtämään paremmin ja siksi onkin selvää, että läsnäolo vaikuttaa positiivisesti myös ihmissuhteisiin. Läsnäolosta ja sen merkityksellisyydestä puhutaan ja kirjoitetaan paljon, ja esimerkiksi joogatunti on oiva paikka harjoitella läsnäoloa käytännössä. 

(Liukkonen, 2013) 

Läsnäoloa voi harjoitella myös erilaisten harjoitusten kautta. Tällaiseen harjoitukseen kannattaa sijoittaa hetki silloin, kun tuntuu, että keskittyminen karkailee ja tarvitsee hetken rauhoittaakseen mieltä. Haastavien työpäivien varalle kannattaa etsiä jo valmiiksi muutamia harjoituksia, joiden tekeminen vie vain viitisen minuuttia ja sopivat siten tehtäväksi lyhyemmälläkin tauolla työpäivän lomassa. Näin takaamme sen, että meillä on heti harjoitus, johon voimme tarvittaessa nojata, eikä hakuprosessia tarvitse aloittaa jo valmiiksi levottomassa hetkessä. Läsnäoloharjoituksia voi hakea internetin eri lähteistä, teemaan erikoistuneista podcasteistä ja kirjoista. Esimerkiksi Kimmo Takasen kirjasta Päästä irti – vapaudu tunnelukoista (2018) löytyy muutamia varteenotettavia harjoitteita.   

Takasen kirjassa on muun muassa Ei-tekemisen harjoitus, jossa rauhoitetaan ensin keho keskittymällä asentoon, hengitykseen ja ympäristön ääniin. Tämän jälkeen siirrytään rauhoittamaan mieltä selkeillä lauseilla, jotka tukevat meitä hyväksymään sen hetkisen tilanteen sellaisena kuin se on. (Takanen, 2018, liitteet) 

Pohdinta 

Tuntuu hieman ristiriitaiselta kirjoittaa esseetä keskittymiskyvystä, kun olemme itse multitaskaamisen malliesimerkkejä ja painineet oman keskittymiskykymme kanssa tätä kirjoittaessamme. Joissain hetkissä voimme jopa sanoa olevamme aihepiirin kokemusasiantuntijoita. Esseen kirjoituksen aikana olemme toki tehneet myös valtavasti uusia oivalluksia ja oppineet uutta tämän aihealueen saralta. Nämä oivallukset saavat meidät tarkastelemaan paitsi työympäristöämme ja sitä, kuinka sitä on mahdollista kehittää, myös meidän omaa toimintaamme eli sitä, kuinka itse ylläpidämme luokatonta keskittymiskykyämme. Aivan, kuten aivomme tottuvat ärsykkeiden määrään, myös me totumme tiettyihin kaavoihin toimia tai kuinka suhtaudumme työntekoon, kiireeseen tai siihen mikä lopulta johtaa tehokkuuteen. Asennemuutoksen lisäksi viemme käytäntöön esimerkiksi ”älä häiritse”- tilan käytön keskittymistä vaativien tehtävien aikana. Haluamme myös panostaa kunnollisiin taukoihin, jolloin voimme irrottaa ajatukset työstä ja huolehtia energia- ja nestetasapainosta.  

Uuden kampuksen tilat mahdollistavat meille sisäkautta siirtymisen lounasruokalaan, joten emme ulkoile päivän aikana välttämättä lainkaan, toisin kuin Finlaysonilta Frenckelille siirtyessä. Sen vuoksi meidän tulee kiinnittää jatkossa enemmän huomiota siihen, jos tarvitsemme hieman raitista ilmaa. Koska käytössämme on nyt yksi iso yhteinen tiimitila, lisääntyy työpäivän aikainen sosiaalisuutemme merkittävästi. Sosiaalisuudessa on paljon hyviä puolia sekä työn että palautumisen kannalta, mutta kolikon kääntöpuolena on kiusaus jäädä vaihtamaan kuulumisia pidemmäksi aikaa, kuin oman työn kannalta olisi kannattavaa. Sen lisäksi keskeytysten ja ympäristön ärsykkeiden määrä kasvaa suuremman ja vilkkaamman tiimitilan myötä.  

Aiomme kokeilla tiimissämme käytäntöä, jossa viestimme visuaalisesti, kun olemme keskittymistä vaativan tehtävän äärellä. Askartelemme tiimipöydälle muutamia punaisia merkkejä, jotka saa kiinnitettyä kannettavan tietokoneen kulmaan. Punaisella merkillä viestitämme, että tarvitsemme työrauhaa keskittyäksemme. Näin harjoittelemme tilannetajua tiimitilassa ja pystymme paremmin kunnioittamaan toistemme työrauhaa, ilman, että kuitenkaan karsimme sparrailun ja yhdessä tekemisen mahdollisuudet pois. Tärkein oppi minkä viemme Roiman tiimiyrittäjille, on havahtua tarkastelemaan oman keskittymiskykynsä tämänhetkistä tilaa ja sitä, tarvitseeko se jotain muutosta. Haluamme lähteä yhdessä kehittämään Roiman työskentelykulttuuria selkeämmäksi ja siten myös tehokkaammaksi. Nyt on hyvä hetki alkaa etsimään omaa tyyliä ja rutiineja esimerkiksi intensiiviseen tutkimus- ja kirjoitustyöhön, kun opinnäytetyön aloittaminen kolkuttelee ovella.  

LÄHTEET: 

Huotilainen, M. & Moisala, M. 2019. Keskittymiskyvyn elvytysopas. Tuuma; Jyväskylä 

Hari, J. 2023. Kadonnut keskittymiskyky. Bazar; Helsinki 

Kujala, H. 2020. Työ Terveys Turvallisuus -lehti TTT – Aivot eivät multitaskaa – keskeytykset ja kuormitukset altistavat virheille. Julkaistu 15.1.2020. https://tttlehti.fi/aivot-eivat-multitaskaa-keskeytykset-ja-kuormitukset-altistavat-virheille/ 

Liukkonen, J. 2023. Terve.fi- lehti. Mitä on läsnäolo? Julkaistu 21.10.2013. Luettu 23.8.2023. 

https://www.terve.fi/artikkelit/mita-lasnaolo-tarkoittaa 

Lundberg, T. Yle Areena. Tiina Lundbergin huoltamo. Aivotaidot parantavat elämänhallintaa ja ihmissuhteita. https://areena.yle.fi/podcastit/1-3945832 

Savaspuro, M. 2023. HUB Student Self-leadership 24h module. Luento: 

Self Management. Katsottu 08.2023. 

Takanen, K. 2018. Päästä irti – vapaudu tunnelukoista. E-kirja. Kirjapaja; Helsinki.  

Vikman. V. 2023. Duunitori Blogi. Pomodoro-tekniikka – tomaateilla tehokkuutta ajanhallintaan – Duunitori. Julkaistu 25.5.2023. Luettu 23.08.2023. https://duunitori.fi/tyoelama/pomodoro-tekniikka/