Kuinka kysyä parempia kysymyksiä? – Kuinka parantaa dialogia ja kuinka parantaa liiketoimintaa?

Dialogi ei etene, ihmiset hiljenevät puheenvuorojen jälkeen, yhteistä säveltä ei löydy? Tämä voi olla tilanne pajoissa tai palavereissa aina välillä. Tätä voi kuitenkin kehittää yksilötasolla niinkin yksinkertaisella toimenpiteellä kuin kysymysten harjoittelulla. Käydään ensimmäiseksi läpi, miksi kysymysten asetteluun on tärkeä kiinnittää huomiota ja mihin se saattaa parhaimmillaan tai pahimmillaan vaikuttaa. Käydään läpi myös kysymyksiä, jotka on hyvä jättää välistä, mikäli tarkoituksena on edistää vuorovaikutusta ja lopuksi jaan parhaat vinkit hyvien kysymysten kysymiseen ja dialogin kehittämiseen. Nämä ovat omia kokemuksiani dialogista ja kysymyksien kysymyksistä. Proakatemian aikana tiimin kanssa koetut hetket sekä tiimimestareista saadut opit näkyvät tässä esseessä.

Mistä liikkeelle?

Jotta kysymyksiä voidaan ja uskalletaan ensinnäkään kysyä, on luotava jonkinlainen turvallisuuden tunne ihmisten välille. Se voi olla pienistä jutuista kiinni, mutta lähtökohtaisesti kuuntelemalla avoimesti, arvostaen ja kunnioittaen toisten puheenvuoroja, pääsee jo pitkälle. Kun olet aidosti kiinnostunut jostakin ihmisestä ja hänen kertomastaan, luot omalla toiminnallasi jo turvallisuutta ympärillesi. Pienet eleet ja ilmeet ovat isoja asioita, kun puhutaan luottamuksen rakentamisesta.

Psykologista turvallisuutta on hyvä määrätietoisesti luoda varsinkin tiimin rakentamisen alkuvaiheessa, sillä se kantaa pitkälle tulevaisuuteen. Suosittelen siis keskittymään turvallisen ympäristön luomiseen sekä soljuvaan yhteistyöhön, jotta dialogin toimivuuden rakentamisessa ei mennä pylly edellä puuhun.

Miksi kysymyksen asetteluun kannattaa kiinnittää huomiota?

Pienillä nyansseilla voit vaikuttaa vastapuoleen joko positiivisesti, neutraalista tai negatiivisesti. Kannattaa siis pohtia jo etukäteen, miten keskusteluita voisi edistää ja millaisia kysymyksenasetteluita se itseltä vaatisi. Jos aidosti haluat rakentaa dialogisuutta, on hyvä myös ymmärtää, millaiset keskustelunaloitukset toimivat ja mitkä saattavat sammuttaa keskustelun kipinän.

Millaiset kysymykset kannattaa jättää kysymättä?

• Johdattelevat kysymykset, joka pakottaa vastapuolen reagoimaan tietyllä tavalla, eikä anna vapautta omalle ajattelulle.
• Negatiivissävytteiset kysymykset, joilla jo valmiiksi aiheutat vastarintaa tai pahan mielen toiselle osapuolelle.
• Arvostelevat kysymykset, joista taustalta hohkaa juuri se negatiivisuus tai oman ajattelun suppeus.
• Tyrmäävät kysymykset ja toteamukset, sillä näillä keinoilla tapat varmasti toimivan dialogin. 

Millaiset ovat hyviä kysymyksiä?

• Miten, kuinka, miksi, millä, mistä, mitä…
  • Ajattelisit, toivoisit, haluaisit, edistäisit, tekisit, kehittäisit….

Yhdistämällä kysymyssanan sekä positiivissävytteisen toimintaa ohjaavan sanan, voi saada huomattavasti kehittävämpiä keskusteluita aikaiseksi, kuin että töksäyttelisimme suoria ja suljettuja kysymyksiä, jossa vastapuolella ei ole mahdollisuutta vastata kuin se mitä sinä vastaukselta odotat. Kun aidosti haluat ymmärtää ihmistä ja esität sen erilaisilla kysymyksillä, jotka saavat myös vastapuolen pohtimaan ja keskustelemaan, ollaan jo monia askeleita edellä, kohti onnistunutta vuorovaikutustilannetta. Mieti kuinka itse vastaisit esimerkiksi kysymykseen: ”Miksi et ole tehnyt esseitä?” vs. ”Millä keinoin saisit esseitä kirjoitettua paremmin, mitä toivoisit siihen tueksi?”. Näissä kahdessa kysymyksessä puhutaan samasta aiheesta, mutta uskon vakaasti, että toiseen kysymykseen on helpompi tarttua ja myös avata asiaa kuin, että ensimmäisen kysymyksen jälkeen olisit tyrmätty epäonnistumaan esseiden kirjoittamisessa.

Hyvien kysymysten tarkoituksena on auttaa ymmärtämään itseä, toista osapuolta tai käsiteltävää asiaa laajemmin. Jos esimerkiksi koet, että et ole toisen ihmisen kanssa yhtään samaa mieltä asiasta, voit toki sanoa sen ääneen tai yrittää ymmärtää häntä käymällä keskustelua aiheesta esimerkiksi ”minun on hieman vaikea ymmärtää tuota näkökulmaa. Kertoisitko hieman lisää mitä tarkoitat/tunnet/ajatelet, kun sanot noin”. Näillä keinoilla keskustelu voi edetä, eikä pysähdy paikalleen niin, että keskustelun toinen osapuoli kokee huonommuutta, vaikenee epävarmana tai suuttuu.

Tiimin perustamisen alkuvaiheessa taistellaan monien haasteiden kanssa, sillä ympärillä on täysin uusia ja erilaisia ihmisiä sekä kokonaan uusi konsepti nimeltään tiimioppiminen. Tavoitteiden asettaminen on ainakin meille koitunut välillä todella haastavaksi, mutta se on osittain johtunut varmasti siitä, että emme ole osanneet käydä dialogia riittävän rakentavasti ja toisiamme kuunnellen.

Esimerkkikysymyksiä tavoitteen asettamisen näkökulmasta:

• Nykytilan kartoitus: Missä olemme nyt?
• Mihin tähdätään? Mikä on tiimimme/yrityksemme tahtotila?
• Ihmiset: Millainen porukka on tavoittelemassa haluamaamme tahtotilaa?
• Miksi haluamme saavuttaa tahtotilamme? Miksi se on tärkeää ja merkityksellistä?
• Millaisia taitoja meidän tarvitsee treenata, jotta saavutamme tavoitteemme?
• Millä mittaamme onnistumistamme?
• Mistä voi havaita, että tahtotila on saavutettu? Mitkä ovat ne konkreettiset asiat, joissa saavutus näkyy?
• Mitä asioita tulee tehdä enemmän, jotta saavutamme tahtotilan?
• Mitä asioita tulee tehdä vähemmän, jotta saavutamme tahtotilan?
• Mitä asioita meidän tulee aloittaa, jotta saavutamme tahtotilan?
• Mitä asioita meidän tulee lopettaa, jotta saavutamme tahtotilan?
• Mitä asioita meidän tulee säilyttää, jotta saavutamme tahtotilan?
• Miten sinun mielestäsi tätä asiaa tulisi lähteä ratkaisemaan? Mikä olisi ensimmäinen askel?

Yllä on mainittu useita erilaisia kysymyksiä, jotka vievät tiimin toimintaa eteenpäin. Dialogin sujuminen tulee kuitenkin huomioida kaikissa päivittäisissä kanssakäymisissä tiimin kesken sekä sen ulkopuolella. Arvostava, lämminhenkinen, kannustava ja positiivinen keskustelutaito on kultaa, sillä se johdattaa tiimiä kohti onnistumisia. Jos dialogi ei vielä suju parhaalla mahdollisella tavalla, voit sinä olla ensimmäinen tekijä ja toimia kohti kirkasta tulevaisuutta toimivan tiimihengen luojana. Ota nämä vinkit siis käyttöösi heti tänään.