Kirjanpidon kilpailutus ja valinta prosessi Flyyna osk
Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Kirjanpidon kilpailutus ja valinta prosessi Flyyna osk
Olemme juuri aluillaan oleva tiimiyritys Proakatemia nimisessä koulussa. Minut valittiin taloustiimin päälliköksi ja saatiin heti tehtäväksi etsiä kirjanpitäjää tekemään meille kirjanpidon ja taloushallinta työkalun. Tässä esseessä kerron hieman kilpailutus ja sopimuksen luonti prosessista ja sen vaikeuksista.
Miksi kirjanpito on pakollinen yrityksille? Kun yritys ostaa tai myy palveluita/tuotteita tulee liiketapahtuma, joka pitää merkata kirjanpitoon. Liiketapahtumista pidetään kirjaa, jotta tapahtumia voidaan tutkia jälkikäteen, jos tulee jotain ongelmia. Kirjanpitoa täytyy säilyttää 10 vuotta. Kirjanpito on tärkeä väline verotuksen onnistumisen kannalta. Kirjanpidon tarkoitus on pitää kirjaa liiketoimista ja tarkistaa, että verotus menee oikein eikä tule mätkyjä tai palautuksia. (mitä on kirjanpito ja miksi sitä pidetään, taloushallintoliitto.fi)
Kirjanpito on pitkälti automatisoitua ja netissä tapahtuvaa nykyaikana. Erilaiset taloudenhallinta palvelut ovat korvanneet vanhanaikaisen paperisen kirjanpidon. Kilpailutuksessa meille tärkeää oli toimiva ja helppokäyttöinen talouden hallinta palvelu. Eri kirjanpitäjillä oli erilaisia taloushallinnan palveluita kuten, Netvisor, procountor ja Talenomilla on oma palvelu. Meille sopivin taloushallinnon ohjelma löytyi talenomilta, koska talenom-online on tehty yrittäjälle ymmärrettäväksi, kun taas procountor on kirjanpitäjän ohjelmisto, mikä vaatii opettelua käyttää.
Yritimme taloustiimin kanssa kilpailuttaa kirjanpitoa ja lähetettiin tarjouspyyntöjä useammille kirjanpitäjille, mutta saimme vain kolmesta vastauksen. Bulletin oli ensimmäinen, joka tarjosi kirjanpitoa, mutta hinta pelästytti meidät ja odotimme muita tarjouksia. Saimme myös erittäin halvan oloisen kirjanpidon tarjouksen, mikä oli ehkä liiankin optimistinen ja sekin epäilytti. Olimme kuulleet huhua, että Talenom olisi kallis eikä sitä kannata käyttää, mutta päätin kuitenkin pyytää sieltäkin tarjousta ihan vertailun vuoksi. Talenom oli melkein heti yhteydessä ja alkoi myymään palveluaan, samaan aikaan muista ei kuulunut mitään. Päädyimme näistä kolmesta vaihtoehdosta Talenomiin pitkän harkinnan ja äänestyksen jälkeen taloustiimin sisällä.
Petyin vähän siihen, kuinka vähän tarjouspyyntöihin vastattiin, mutta ymmärrän myös, että ison osuuskunnan, joka koostuu opiskelijoista kirjanpitämiseen ei ole intoa tai välttämättä taitoa. Mutta olen tyytyväinen lopputulokseen.
Taloudenhallinta palvelu on äärimmäisen tärkeä työkalu yrityksen talouden ja tilikauden tuloksen tarkistamiseen koko tilikauden ajan. Mitä isompi yritys on kyseessä sitä enemmän ja monimutkaisempaa kirjanpito on ja sähköinen palvelu on todella paljon käytännöllisempi, kuin vanha paperinen kirjanpito. Sähköiseen kirjanpitoon saa myös helposti lisää palveluita tarvittaessa. Hyvä esimerkki palvelusta on projektien seuranta, jonka saa lisäksi Talenom-onlineen pienellä lisähinnalla. Näemme palvelulle arvoa, kun useammat projektit alkavat pyörimään. Projektien seurannan avulla on mahdollista pysyä ajan tasalla kaikkien projektien rahallisesta tilanteesta ja laskuttaa suoraan projektin omiin nimiin. Talenomilla myös onnistui helposti taloudenhallinto palvelun räätälöinti juuri meidän näköiseksemme ja meidän tarpeisiimme sopivaksi.
Talenomin tarjous ja lähestymistapa oli todella hyvä ja hyvin osasivat myydä meille idean Talenomista kirjanpito palveluna. Talenomin puolelta minuun yhteyttä otti myyjä Matias, joka on entinen Proakatemian opiskelija, joka valmistui promisia tiimiyrityksestä 2020. Lähestymistapa oli todella läheinen ja Matias ehdotti tapaamista akatemialla, tulla juttelemaan vähän kirjanpidosta ja antamaan vinkkejä uudelle tiimiyrityksellemme. Tämä tapa iski minuun hyvin, koska ei ollut niin isot paineet tapaamiseen ja tapaamisen aihe ei ollut vielä niin virallinen. Oli myös helpompi jutella, kun proakatemia oli yhdistävä tekijä ja sitä kautta tuntui siltä, että tunsi jo entuudestaan vähän. Menimme tapaamiseen yhdessä kahden taloustiimin jäsenen kanssa.
Ensimmäisen tapaamisen jälkeen sovittiin uusi tapaamisaika, mihin Matias valmisteli meille tarjouksen meille räätälöidystä kirjanpidosta. Fiilis oli edelleen hyvä kirjanpidosta ja tarjous oli miellyttävä. Hyvän oloinen hintalaatusuhde, vaikka ei varmasti ole halvin uskon silti, että palveluun nähden hinta on meille juuri sopiva. Kirjanpito on sellainen asia mistä ei kannata lähteä aivan liikaa säästämään, koska se voi tuottaa ongelmia tulevaisuudessakin.
Nyt kirjanpidosta on tehty sopimus ja ollaan starttaamassa sitä prosessia. Sopimus on allekirjoitettu nimenkirjoitusoikeutettujen puolesta ja kun pankkitili saadaan avattua, pääsee kirjanpito pyörimään ja laskutukset lähtemään.
Opin tässä prosessissa kilpailutuksesta ja tarjousten vertailusta, vaikka tarjouksia oli vain kolme. Olin myös itselleni ensimmäisissä virallisissa tapaamisissa, vaikka se olikin helppoa, koska oli akatemia yhteys. Tästä opin myös taloudenhallinta palveluista lisää ja kirjanpidon tärkeyttä, miksi kirjanpitoa ylipäätänsä pidetään.
Kirjanpidossa virheet ovat usein helposti korjattavissa, jos virhe huomataan saman tilikauden aikana. Kirjanpitovelvollisella yrityksellä on määrä tehdä oikea kirjanpito ja korjata siinä mahdollisesti olevat virheet. Virheet voivat kuitenkin väärään informaatioon, joka voi vaikuttaa varojenjakoon, verotukseen ja arvioon yritys saneerauksesta. Välttääksemme kirjanpidossa mahdollisesti tulevat virheet luotimme eniten Talenomiin ja uskomme, että Talenomin kanssa ei tule niin helposti virheitä kirjanpidossa ainakaan. (Mitä kirjanpito virhe tarkoittaa?, tilintakojat.fi)
Päätimme yhdessä, että tärkeämpi keskittyä tekemään projekteilla rahaa mieluummin kuin olla huolissaan koko ajan kirjanpidon hoitumisesta. Siksi valitsimme Talenomin, ei kaikista halvin, mutta aika varmasti kaikista luotettavin. Kirjanpito alkaa pyörimään toukokuun alusta ja sitten näemme miten yhteinen taipaleemme Talenomin kanssa alkaa.
Lähteet
mitä on kirjanpito ja miksi sitä pidetään?, taloushallintoliitto.fi, viitattu 10.3.2023
Mitä kirjanpitovirhe tarkoittaa? Mitä virheestä seuraa ja kuinka sen voi korjata, 25.3.2022, tilintakojat.fi, viitattu 13.3.2023
Tunnetilasi esseen jälkeen
Kommentoi
