Kirjanpidon automatisointi

Milloin pienyrityksissä päästään lähelle täysin automatisoitua kirjanpitoa?

Johdanto

Tässä esseessä tarkastellaan mitä tarkoittaa automatisoitu kirjanpito ja miksi se on käytössä vain suurimmissa yrityksissä, vaikka sen käyttö toimisi myös pienemmissä yrityksissä. Suomalaiset yritykset ovat automatisoinnissa ja sähköistämisessä monia EU-kollegoitaan edellä (Rumpu 2019a). Yleisesti kirjanpito on ollut herkullinen ja otollinen ala robotiikan ja automatiikan käyttöönottoon ja kokeiluun. Kirjanpidossa on paljon toistuvia ja rutiininomaisia tapahtumia ja toimintoja, joita on ollut helppo siirtää automaatioon järjestelmien tehtäväksi. Automatisointi lisää toimintojen nopeutta ja jouhevuutta, sekä näin ollen mahdollistaa ajan siirtämisen johonkin muuhun kohteeseen kuin itse manuaaliseen työntekoon liittyen aiheeseen. Automatisoinnin tavoitteena onkin omin sanoin kerrottuna korvata ihmisen tekemä manuaalinen työ ja siirtää se koneen tehtäväksi.

Ihminen on pyrkinyt automatisoimaan työntekoaan jo vuodesta 1908, kun ensimmäiset tuotantolinjat kehitettiin Fordin tehtaalla. Silloin keskityttiin käsityön automatisointiin, mutta nykyään tavoitteena voidaan jo lähes pitää aivotyön automatisointia. Onko kehitys ollut hidasta vai nopeaa? (Rumpu 2019b.)

Mitä tarkoittaa automaatio ja automatisointi.

Automatisointi tarkoittaa toimintoa, joissa kone tekee ennalta määrättyjä ratkaisuja itsenäisesti. Mikäli kone havaitsee ongelman, ilmoittaa se siitä ihmiselle. (Rumpu 2019b). Kirjanpidon automaationa voidaan pitää tapahtumaa, joissa järjestelmään tulee lasku, joka pitää sisällään kaikki ennalta määrätyt tiedot, kuten viitenumero, pankkitilin sekä ohjeet laskun maksamiselle. Tällöin järjestelmä voi automaattisesti maksaa laskun ilman ihmisen reagointia tähän asiaan. Mikäli joku tiedoista puuttuu, loppuu automaattinen toiminta siihen ja tällöin ihmisen pitää astua kuvioihin. (Rumpu 2019a.) Onko automatisoitu kirjanpito sittenkään hyvä vaihtoehto? Mikä vastuu automatisoidulla koneella on?

Vastuukysymykset

Moni varmaan kirjanpitoa tehnyt miettii mitä tapahtuu, jos kirjanpito automatisoidaan ja siellä tapahtuu jokin virhe. Kenen vika tämä virhe on? Onko vikaan syyllinen järjestelmäntoimittaja, kirjaussäännöt järjestelmään ladannut henkilö, kirjanpitäjä vai yrittäjä, hallitus vai kuka? Tähän yksinkertaisena ratkaisuna Rumpu pitää, sitä että yrityksen kirjanpitovelvollinen on aina vastuussa siitä, että kirjanpito on oikein. Kuten osakeyhtiölaissakin todetaan, että yrityksen toimitusjohtaja on viimekädessä vastuussa siitä, että kirjanpitoa tehdään oikein (Osakeyhtiölaki 2006/624; Rumpu 2019a). Kirjanpitotapaa ei ole laissa määritetty. Laissa kerrotaan ainoastaan, että kunhan kirjanpito täyttää lain vaatimukset. Tällöin jokainen yritys ja yrittäjä saavat itse määrittää tavan ja keinot, joilla kirjanpitoa pitävät. (Rumpu 2019a).

Kirjanpidossa on usein tapahtumia ja ongelmakohtia, jotka vaativat eettistä ratkaisukykyä. Kirjataanko tosite tänne vai tuonne, tämän usein päättää kirjanpitäjä, vaikka molemmat ratkaisut ovat oikein. Kuuluisiko maksaa jotakin mikä liittyy toimintaan, mutta ei kuitenkaan todellisuudessa liity? Mahdollistaako automatisoitu kirjanpito jotain mihin kirjanpitäjät eivät pysty? Tähän vastauksena Rumpu kirjoittaa netvisor blogissa, siitä että eettisiä ongelmia ei pitäisi ilmaantua automatisoidussa kirjanpidossa. Järjestelmähän tunnistaa ainoastaan siihen koodatut ketjut ja ryhmittelyt, joten sen ei pitäisi joutua pohtimaan kyllä tai ei vaihtoehtoja. (Rumpu 2019a.)

Mitä toimenpiteitä kirjanpidossa ei voi automatisoida

Kirjanpidossa toistaiseksi ihmisvoimaa tarvitsevia kohteita ovat vielä esimerkiksi ostolaskujen käsittely sekä kulukorvauskuittien läpikäynti ja käsitteleminen. Kuitenkin tällä hetkellä teknologia ja automatisaatio osaavat parhaimmillaan tehdä noin 97 % kirjanpidon tositteista. Rumpu pitää jäljellä olevaa kolmea prosenttia vaikeana automatisoitavana. Hän kuvailee ongelmakohdiksi esimerkiksi kuitteja, jotka ovat tuotu järjestelmään kuvana tai skannattuna. Näissä tositteissa robotit ja tekoälyt eivät ymmärrä rakenteista dataa. (Rumpu 2019a.)

Rumpu haastattelee blogipostauksessaan Anders Tallbergiä, joka on Hanken & SSE Executive Educationin senior fellow ja toimii lisäksi myös kirjanpitolautakunnan varapuheenjohtajana. Tallberg pohtii, että mikäli rakenteinen data saataisiin poistettua ja korvattua se jollain muun muotoisella kuin kuvalla tai skannatulla tiedostolla, saataisiin lisättyä datan määrää, jota robotit ja tekoäly ymmärtävät. Kuvien sekä tiedostojen käsittely on varmasti ongelma roboteille, koska olen itsekin henkilökohtaisessa kirjanpidossani törmännyt ongelmiin saada kuvasta selvää, tai ymmärtää skannattuja asiakirjoja.

Ongelmana automatisoinnissa lisäksi on vielä esimerkiksi palkanlaskennan monimutkaiset työehtosopimukset, jotka vaativat toistaiseksi ihmisen näitä asioita käsittelemään. Täysin automatisoitu kirjanpito on Tallbergin mukaan keksittävissä, mutta suuria ongelmia aiheuttaa, että toimijoita ketjussa on paljon. Niihin kuuluvat esimerkiksi pankit, kauppaketjut, luottokortin myöntäjät ja niin edelleen. Runsas toimijoiden määrä aiheuttaa roboteille ja tekoälyille suuria ongelmia. (Rumpu 2019a.)

Mikä kehittää automatisointia?

Automatisointia kirjanpidon järjestelmissä vauhdittaa teknologian kehitys. Kun tietojärjestelmät kehittyvät ja monipuolistuvat mahdollistavat ne ohjelmistojen ja automatisoinnin kehittymisen. Uusien asioiden löytäminen tietomassasta sekä datan yhdistely ja tekoälysovellusten lisääntyminen ja parantaminen kehittävät kirjanpitoa ja sen järjestelmiä. (Rumpu 2019a.) Suuryrityksillä on rahaa laittaa automatisoinnin kehittämiseen ja sekä jo valmiiksi automatisoituihin järjestelmiin. Tästä johtuu osaltaan se, miksi pienyrityksillä ei ole varaa automatisoituihin järjestelmiin. Halvemmaksi tulee, kun palkkaa kirjanpitäjän, joka vastaa manuaalisella työllä kaikesta yrityksen talouteen liittyvistä kirjauksista kuin hankkia suurta automaatiojärjestelmää, joka tekee tämän Rumpun mainitseman 97 % taloushallinnasta. Suurena ongelmana voisikin ehkä pitää sitä, että nykypäivänä järjestelmien hinnat eivät vielä anna mahdollisuutta kaikille yrityksille automatisoida tätä.

Pohdinta

Mielestäni teknologian kehittyminen ja automaation luominen kirjanpitoon on hyvä asia. Tämä varmasti poistaa ongelmia ja virheitä kirjanpidosta, mikäli se toimii oikein. Kirjanpitäjän vastuu yrityksen taloudenhoitamisesta on yllättävän iso omien havaintojeni ja kokemukseni mukaan. Kirjanpitäjän ollessa pätemätön tehtävään, automaation lisääntyminen pienentää virheitä. Yrittäjän, joka ei myöskään ymmärrä taloudesta tulee mielestäni pitää tämä vaihtoehto avoinna, koska tällöin pienennetään kirjanpitäjän tekemien virheiden mahdollisuutta sekä poistetaan vastuuta ymmärtämättömältä toimitusjohtajalta sekä hallitukselta. Automaatio tulee varmasti jossakin määrin toteutuessaan viemään työpaikkoja itse manuaaliselta työltä, mutta tämä ei varmaankaan tapahdu ihan hetkessä. Kuten Rumpu ja asiantuntija Tallberg:kin mainitsee, palkanlaskenta ja työehtosopimukset toistaiseksi vaativat vielä tarkkaa ihmisen tekemää työtä. Lisäksi automaation kehittyessä saadaan yritysten kirjanpitoon varmasti luotua erilaisia algoritmeja, jotka antavat tarkempaa ja parempaa tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta kuin ihmisten tekemät havainnot. Tämä saattaisi toimiessaan estää yrityksiä tekemästä suuria virheitä taloudellisessa näkökulmassa, kuten konkurssia esimerkiksi kassavirran ongelmien takia. Mikäli laskutusta saataisiin automatisoitua jollakin tavalla, poistuisi inhimillisyys laskutuksen unohtamisesta yms. Loppukiteytyksenä voidaan todeta, että automaatio on liian kallis pienyrittäjille ja osittain täten kannattamatonta. Lisäksi automatisaation lisääntyminen kirjanpidossa on todella hyvä asia, joka tulee parantamaan sekä yrittäjiä, että kirjanpitäjiä. Loppuun pieni kaneetti blogitekstin kirjoittajalta, joka omaan korvaan kuulostaa hyvin tutulta. Tämän takia itse kannatan automaation lisääntymistä kirjanpidossa. ”Maailmassa on harvoja asioita, jotka ovat tylsempiä kuin kirjanpidon tekeminen.” – Ani Rumpu

Lähteet:

Rumpu, A. 2019a. Kirjanpidon tulevaisuus – milloin pääsemme täysautomaatioon. Netvisor blogit. 19.3.2019. Viitattu 16.11.2022. https://netvisor.fi/blog/kirjanpidon-tulevaisuus/

Rumpu, A. 2019b. Automaatio vapauttaa ihmisen olemaan ihminen. Netvisor blogit. 4.2.2019. Viitattu 16.11.2022. https://netvisor.fi/blog/automaatio-ja-robotiikka/