Keskusteluälykkyys, eli=?

Yrityksen oman kulttuurin muodostumiseen vaikuttaa vahvasti yrityksen keskustelukulttuuri. Keskusteluiden ymmärtäminen auttaa ymmärtämään sitä, miten ajattelemme ja toimimme erilaisissa tilanteissa. Ihmiset eivät lähtökohtaisesti ole kovin konfliktihakuisia, sekä suurin osa ihmisistä välttelee vaativia keskusteluita erityisesti esihenkilöiden tai alaisten kanssa. Konfliktit tulisi aina käsitellä pikemmin kuin myöhemmin, jonka myötä painetilanteissa onnistuminen on yritykselle tärkeää. Erityisesti johtajana on vastuussa avoimen ja kunnioittavan keskustelukulttuurin syntymisestä ja ylläpitämisestä. Konflikteja ei tuolloin parane viivytellä tai niistä vihastua. Miten voisi kehittää omaa keskusteluälykkyyttään?

KUVA 1. Mistä syntyy keskusteluälykkyys? (mukaillen Åhman 2020)

Käydään läpi hieman sitä, mistä keskusteluälykkyys syntyy. Keskustelurohkeuden ytimessä ovat tunnerohkeus, kyky kohdata tilanteita sekä nähdä keskusteluun osallistuvien tunteet aitoina. Lisäksi siihen liittyy vahvasti emotionaalisia haasteita, kuten pelon tunne, kasvojen menettämisen pelko tai häpeä. Keskustelurohkea tarttuu hankaliin asioihin ajoissa. Monesti rohkeutta heikentää se, ettei tiedetä, miten vaativa asia pitäisi ottaa esille. (Åhman 2020.) Johtajana koen tämän olevan kehitettävin asia omassa keskusteluälykkyydessäni. Monesti saatan viivyttää asioiden tuomista esille, sillä piirtelen vielä päässäni skenaarioita siitä, kuinka joku tulee puheenvuoroistani suuttumaan. Joskus olen taas ympäristöön nähden liian keskustelurohkea, joka ei myöskään ole hyvä. En väitä, että pitäisi löytää ”kultainen keskitie” tai balanssi. Mielestäni olisi hyvä keskustella rohkeasti asioista, joita ei tule viivyttää. Varsinkin johtajana keskustelurohkeus ja sen kulttuurin sanansaattaminen on hyvin tärkeää, jotta voimme yrityksenä oppia nopeammin.

Oman olotilan säätelyllä tarkoitetaan kognitiivista kykyä vaikuttaa omaan mielialaan autonomisen hermoston toiminnasta huolimatta. Stressaavissa tilanteissa meidän tulee ottaa tunteet aidosti tosissaan, mutta pitää itsemme viileänä ja keskustelukyvykkäänä. Itsesäätelyllä voi onnistua vaikuttamaan myös toisen ihmiseen painetilanteessa. (Åhman 2020.) Olen vuosien saatossa oppinut pitämään itseni hyvin rauhallisena haastavissakin keskusteluissa. Positiivinen (jopa ylärekisterimäinen) ajattelu sekä usko näkökulmien löytämiseen auttaa lähes poikkeuksetta tilanteesta riippumatta. Olen erinomainen säätelemään omaa olotilaa painetilanteissa, joka toisaalta joskus on näkynyt ”vahvan johtajan” merkkinä. Koitan päivä päivältä tehdä enemmän selkeäksi kollegoilleni, ettei minun viileyteni tarkoita sitä, ettenkö olisi empaattinen ja arvostaisi toisen todellisuutta tosissaan.

Kitkavoima tuo keskusteluun energiaa ja lämpöä. Kitkan puute aiheuttaa painetilanteiden ja konfliktien välttelyn ja liika kitka voi taas luoda hajottavaa konfliktia. Myöskin negatiivinen kitka ajaa muutoshaluttomuuteen ja väittelyyn. Luova kitka mahdollistaa yhteisen ajattelun, keskusteluälykkyyden ja liikkeen. Tämän tyylinen positiivinen kitka auttaa erilaisten mielipiteidenkin äärellä keskustelijoita havaitsemaan uusia näkökulmia. (Åhman 2020.)

Tunnekytkös auttaa meitä ymmärtämään ihmisten kokemuksia ja todellisuuksia (Åhman 2020). Se edellyttää uteliaisuutta toisista ihmisistä ja pintapuutteiden ohittamista. ”Pintapuutteet ovat valheellisia ajatusvinoumien tuomia puutteen kokemusta synnyttäviä tekijöitä (Kankaanpää ja Kolunsarka 2022).” Tällainen pintapuute ihmisten välisessä suhteessa voi syntyä hyvinkin pienistä ja mitättömistä seikoista, kuten ulkonäöstä tai pukeutumisesta. Tunnekytköksen syntyminen vaatii siis toissijaisten keskusteluun tai ihmisten väliseen suhteeseen todellisuudessa vaikuttamattomien asioiden eliminoimista omassa ajatuksessa, sekä positiivisempaa ja avoimempaa ajattelua myötäelävällä asenteella kanssakeskustelijoista. Tunnekytköksien havainnointiin kuuluu ihmisten todellisuuksien ymmärtäminen, emotionaalisten tekijöiden suhde käyttäytymiseen sekä ympäristön vaikutus.

Käymmekö kolmea keskustelua samaan aikaan?

 KUVA 2. Painetilanne sisältää eri syvyyksiä (mukaillen Åhman 2020)

Jokaiseen keskusteluun sisältyy erilaisia syvyyksiä. Voisin ottaa esimerkiksi palkkaneuvottelutilanteen. Työntekijä haluaisi palkkansa nousevan, sillä viimeisestä korotuksesta on jo kulunut kaksi vuotta. Yrityksellä on ollut raskas vuosi, joka on vaikuttanut yrittäjän omaan elämään. Sen lisäksi työntekijä pohtii omaa arvoaan suhteessa kollegoihin ja omaan osaamiseen. Käymme siis samaan aikaan fakta-, tunne-, sekä arvo- ja identiteettikeskustelua. Faktakeskusteluun kuuluu kysymykset siitä, mitä on tapahtunut, mitä tiedämme ja mistä asioista olemme mitäkin mieltä. Keskustelun lähtötilanteeseen vaikuttaa toisten kokemus siitä, miten valmiita olemme keskustelemaan faktoista. (Åhman 2020). Tunnekeskustelussa korostuu oman olotilan säätely sekä tunnekytkösten vahvuus. Keskustelussa on aina mukana tunteet, sillä ne ohjaavat toimintaamme. On hyvä tunnistaa, millaisia tunteita keskustelut herättävät ja miten ne ohjaavat keskustelua (Åhman 2020). Tunnereaktioiden ymmärtäminen ja käsittely on keskeisessä roolissa keskusteluälykkyyden syntymisessä painetilanteessa. Arvo- ja identiteettikeskusteluun liittyy käsityksemme kuuluvuudesta, onnistumisista ja epäonnistumisista, merkityksistä, kompetensseista sekä asemista. Johtajana arvo- ja identiteettikeskusteluissa korostuu luottamuksen painottaminen varsinkin tilanteissa, jossa on erimielisyyksiä (Åhman 2020). Näin ollen ihmiset kokevat psykologisesti turvallisemmaksi nostaa erilaisia asioita esille riippumatta siitä, minkälainen heidän kompetenssinsa on.

Viiden V:n kompassi

Jotta vältetään paineisien keskusteluiden negatiiviset V:t eli: väittely, vääristely, vinoilu, viivyttely ja vihoittelu, on meidän opittava ymmärryksen lisäksi keskustelemaan älykkäämmin. Keskusteluälykkyyteen sekä sen kehitykseen kuuluu Åhmanin (2020) mukaan seuraavat vaiheet:

1. Valmistele esitaidot
2. Viritä tilanne
3. Vapauta paine
4. Vahvista keskusteluälykkyys
5. Varmista ketteryys

Kaikki lähtee liikkeelle valmisteluista ja itsetuntemuksesta. Ymmärrä, miten itse toimit painetilanteissa. Säädä kehosi ja mielesi tila painetilanteille sopivaksi. Varmista keskustelurohkeutesi taso. Jos on mahdollista, tunnista ja tiedosta keskustelussa tarvittavat osaamiset ja faktat. (Åhman 2020.) Siirry ne-näkökulmasta me-näkökulmaan. Me-näkökulmaan siirtyminen on tunnerohkea keino, joka pienentää kuilua eri todellisuuksien välillä painetilanteessa. Tähän liittyy ymmärtäminen tarkoitusperistä ja motiiveista, tilanteeseen johtaneista tapahtumista sekä tunnesiteen luominen ja aito halu tarjota apua. Asiat voivat olla hankalia ja ne saattavat sisältää eri mielipiteitä, mutta tärkeää on olla ja osoittaa olevansa samassa veneessä. Samalle puolelle asettuminen ei tarkoita sitä, että täytyy olla samaa mieltä. Se avaa yhteyden näkemyksien, asioiden ja tilanteiden tarkastelemiselle yhdessä. (Åhman 2020.) On myös äärimmäisen tärkeää ymmärtää tilanteen virittyneisyys ja se, ovatko keskustelussa edes oikeat ihmiset ratkaisemaan painetilannetta, ja ovatko he valmiita ratkaisemaan sen? Joskus on ihan hyvä keino sanoittaa ennakkoon keskustelun säännöt ja pelimerkit. Ymmärtämällä tunne-energian vaikutusta ja rakentamalla tunnejalanjälkeä ennalta voi virittäytyä keskusteluun sen vaatimalla tavalla. Keskusteluälykäs vapauttaa painetta ja saa tilanteen tuntumaan jopa rauhalliselta. Paineen vapauttamiseen liittyy pehmeiden kysymyssanojen käyttäminen, oman nonverbaalisen sekä verbaalisen viestinnän keinojen ymmärtäminen ja pehmittäminen, kuunteleminen, toisten arvojen vahvistaminen, tilanteen rauhoittaminen sanallisesti sekä positiivisten fraasien painottaminen. Erityisesti johtajana on monessa tilanteessa osoitettava haavoittuvuutta ja oltava esimerkkinä, jotta painetilanteesta saadaan jännite irti.

Pohdinta

Keskusteluälykkyys on ollut teema tiimiyrityksessämme, jonka myötä otimme yhteiseksi kirjaksi kyseisen Helena Åhmanin opuksen. Työelämän ja yrittäjän tärkeimpiin tulevaisuuden taitoihin kuuluu vuorovaikutus niin arjessa kuin painetilanteessa. Olemme tiimiyrityksemme matkalla Proakatemialla joutuneet useaan otteeseen painetilanteisiin. Näissä tilanteissa olisi jälkeenpäin hyvä ollut tunnistaa käyvämme useaa eri keskustelua samanaikaisesti. Koskaan ei varmasti voi keskusteluälykkyydessä olla valmis, mutta tärkeintä on tunnistaa omat lähtökohdat ja uskaltautua matkalle ja harjoitella. Tiedon hankkimisesta on hyötyä. Suosittelen tätä kirjaa erityisesti jokaiselle, joka osallistuu haastaviin keskusteluihin useasti työssään tai on vastuussa toisista ihmisistä.

Lähteet:

Åhman, H. 2020. Keskusteluälykkyys painetilanteissa. 2.painos. Alma Talent: Helsinki.

Kankaanpää, J. Kolunsarka, A. 2022. Ylärekisterin ajattelu. Viitattu 26.11.2022. Haettu osoitteesta: https://esseepankki.proakatemia.fi/ylarekisterin-ajattelu/