Kirjoittanut: Sini ja Milja tiimistä Samoa

Johdanto

Olemme perustamassa Tampereelle uutta kesäkahvilaa, ja avaamme tässä esseessä projektimme budjetointia, sekä pohdimme kannattavuutta. Kesäkahvilassamme, joka on tämänhetkisen tiedon perusteella toiminnassa vain yhden kesän, kannattavuuden ja lukujen ennustaminen on haastavaa, mutta se on silti syytä tehdä huolella. Tavoitteenamme on työllistää kesän ajaksi useampi henkilö, joten myyntitavoitteet ovat korkealla.

Yritystoiminnassa tappioiden syy on aina ensisijaisesti liian alhaisessa myynnissä, ei korkeissa kuluissa. Tärkeää on rakentaa onnistunut kokonaisuus, jossa menot ja tulot ovat sopivasti tasapainossa. (Juvonen 2020.) Olemme viime päivien ajan pyöritelleet tulevan kahvilan budjettia, pohtineet aukioloaikoja sekä menua ja laskeneet palkkojen osuutta. Haluamme tässä esseessä koota ajatuksiamme tulevaa kesää ajatellen.

Liiketoiminnan budjetointi

Liiketoiminnan pyörittäminen ja sen talouden hoitaminen vaatii suunnittelua ja seurantaa. Budjetti, on yritykselle tulevaa toimintaa varten laadittava talouden toimintasuunnitelma. Budjetoinnilla tarkoitetaan menojen ja tulojen ennakointia ja tavoitteiden suunnittelua. Budjetin on tarkoitus tähdätä mahdollisimman hyvään taloudelliseen tulokseen. Budjetoinnissa tavoitteet on hyvä asettaa korkealle, jotta mahdollisimman hyvä tulos syntyisi, mutta tuottojen ja kustannusten arvioinnissa on hyvä olla myös varovainen, ettei uutta liiketoimintaa perusteta liian optimististen odotusten varaan. Huolellinen budjetointi tuo yritykseen kustannustietoisuutta sekä taloudenpitoon suunnitelmallisuutta ja tavoitteellisuutta. (osaavayrittäjä.fi 2021.)

Etenkin uutta projektia aloitettaessa budjetin laatiminen on ensimmäisiä tehtäviä. On välttämätöntä miettiä etukäteen, paljonko myytävän tuotteen kustannukset ovat, millä hinnalla tuotetta tulisi myydä, jotta viivan alle jää katetta, paljonko myyntiä olisi odotettavissa ja mitä muita kustannuksia on. Kesäkahvilan budjettia tehdessä huomasimme että, uusia odottamattomiakin kuluja tuli eteemme, myös palkkakustannusten suuruus yllätti meidät ja jouduimme pohtimaan aukioloaikoja tarkemmin. Tällä hetkellä tuntuu siltä, että lähes kaikkialla hinnat edelleen nousevat, ja monessa budjetin kohdassa joutuu arvioimaan kuluja hieman yläkanttiin. Tällöin myös myytävien tuotteiden hinnoittelua on syytä tarkastella. Budjettia tehdessä on hyvä pohtia erilaisia toimintavaihtoehtoja, ja me käytimmekin aikaa tavarantoimittajien sekä vuokrauspalveluiden vertailuun. Koimme helpoimmaksi vaihtoehdoksi lyhytkestoista kesäkahvilaa suunnitellessa aloittaa menun päättämisestä, koska tarjottavien tuotteiden mukaan hankimme vain tarvittavat laitteet ja kaluston. Halusimme suunnitella suhteellisen helpon menun, jonka valmistamiseen ei tarvita suurta määrää erilaisia laitteita, ja joka olisi kustannusten ja hävikin kannalta mahdollisimman toimiva.

Budjetin avulla on mahdollista ja suositeltavaakin tarkastella toiminnan aikana, miten suunnitelmat ovat toteutuneet. Tarkastelussa pystytään tarttumaan mahdollisiin ongelmakohtiin, ja tehdä toimenpiteitä, mikäli esimerkiksi myynnistä ollaan jäljessä tai kustannukset ovat kasvaneet yli budjetin. (Osaavayrittäjä.fi.)

Liiketoiminnan kannattavuus

Yrityksen taloudellisen menestyksen mittareita on kolme – kannattavuus, maksuvalmius ja vakavaraisuus. Näiden avulla saadaan yrityksen taloudellisesta tilanteesta muodostettua kokonaiskuva. Liiketoiminnan perusedellytyksenä on yrityksen kannattavuus. Heikko kannattavuus tarkoittaa sitä, ettei yritys pysty kattamaan kustannuksiaan, ja jos näin jatkuu, toiminta joudutaan lopettamaan ennemmin tai myöhemmin. Hyvä kannattavuus taas tarkoittaa sitä, että yrityksen tuotot ovat suuremmat kuin sen kustannukset. Kannattavuus mittaa yrityksen voitontuottokykyä. (Kasvurahoitus.fi. 2022.)

Kannattavuuteen on erittäin tärkeä kiinnittää huomiota jo ennen liiketoiminnan aloittamista, muttei sen seuraamista saa koskaan unohtaa, vaikka liiketoiminta on jo käynnissä. Kannattavuuden kehittäminen on läsnä koko ajan ja se on jatkuvaa työtä. (Kasvurahoitus.fi. 2022.)

Liiketoiminta kannattavammaksi

Kannattavuutta voidaan parantaa kahdella tapaa – kasvattamalla tuloja tai pienentämällä menoja. Nämä voivat toki tapahtua monella eri liiketoiminnan eri osioilla kuten myynnin lisäämisessä, kustannusten vähentämisessä, tehokkuuden lisäämisessä sekä hinnoittelun ja valikoiman tarkastelussa. (Kasvurahoitus.fi. 2022.)

Kustannukset voidaan jakaa muuttuviin ja kiinteisiin kustannuksiin. Jos lähdetään karsimaan muuttuvia kustannuksia, se tarkoittaa tuotteiden ostohintojen tai valmistamiseen kuluvien hintojen laskemista. (Kasvurahoitus.fi. 2022.) Kuluja karsimalla, ei voi kasvattaa tulosta. Jos esimerkiksi markkinointi kulut vähennetään aivan minimiin, eivät asiakkaat tiedä uusista tuotteista tai pahimmillaan löydä edes paikanpäälle. Tai jos henkilöstön koulutus- ja perehdytyskuluista karsitaan, asiakaspalvelun laatu ja asiantuntemus heikentyy, joka vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen. On kuitenkin tärkeää pyrkiä siihen, että kulut ovat alhaisia, mutta niin, että ne eivät vaikuta asiakaskoemukseen ja työntekijäkokemukseen. (Juvonen 2020.)

Järkevää kustannusten karsimista on esimerkiksi tavarantoimittajien kilpailuttaminen ja ostohintojen neuvottelu edullisemmaksi. Tällöin kuitenkin on mahdollista, että tuotteita joutuu ostamaan suuremman määrän kerralla, jolloin yrityksen varasto kasvaa. Suuri varasto sitoo pääomaa, ja vaarana on myös tavaroiden pilaantuminen, joka aiheuttaa kustannuksia hävikin muodossa. (osaavayrittäjä.fi 2021.)

Myös hintojen nostaminen on tehokas tapa parantaa liiketoiminnan kannattavuutta. Toki se edellyttää sitä, ettei myyntimäärät vähene hintojen nostamisen seurauksena. Varsinkin ravintola-alalla oleva kova kilpailu vaikeutta hintojen nostamista. Hintojen nostamista tuleekin harkita tarkkaan ja olla siinä erityisen varovainen. Hintojen nostamisen lisäksi kannattavuutta voi parantaa poistamalla valikoimasta tuotteita, jotka eivät ole niin kannattavia tai niiden menekki ei ole suurta ja korvaamalla ne kannattavimmilla tuotteilla. (Kasvurahoitus.fi. 2022.)

Myynnin lisääminen totta kai myös kasvattaa yrityksen tulosta. Myynnin kasvaessa muuttuvat kustannukset kasvavat, mutta myös tuotot kasvavat muuttuvia kustannuksia enemmän ja tuotekohtaiset kustannukset alenevat, lisääntyy tuotto eli kannattavuus paranee. Toki on tärkeää pystyä pitämään samalla kiinteät kustannukset ennallaan. Myynnin kasvattaminen tarkoittaa aina lisää työtä, kuten esimerkiksi markkinoinnin lisäämistä, sillä myynnin kasvattaminen tapahtuu aina joko nykyisten asiakkaiden ostomäärää kasvattamalla tai uusia asiakkaita hankkimalla.

Työvuorosuunnittelu osana kannattavuutta

Hyvällä työvuorosuunnittelulla ja aukioloaikojen tarkastelemisella on tärkeä rooli kahvilan kannattavuudessa. Ne on hyvä pohtia niin, että ne palvelisivat yrityksen toimintaa parhaiten ja tukisivat kannattavuutta. Työvoiman suunnittelu niin, että se vastaa vaihtelevaan tarpeeseen, on vaikeaa varsinkin hyvin sääriippuvaisessa kesäkahvilassa, jossa tilanne voi vaihdella paljon yhdenkin päivän mittaan. (Markus, 2022.) Ravitola-alalla palkkakulut ja henkilösivukulut ovat hyvin keskeisessä roolissa kannattavuuden kannalta. Työtuntien ja myyntitulojen pitäisi olla oikeassa suhteessa toisiinsa. Työvuorot kannattaa suunnitella niin, että ottaa huomioon asiakaskäyntien sekä myynnin määrät. Henkilökunnan tarve jokaisena aukiolotuntina tulisi jotenkin laskea auki. (O’Carroll, 2018.)

Kannattavuutta pohtiessa voi olla hyvä asettaa työntekijöille sellainen tehotavoite, joka on mitattavissa ja laskettavissa. Vuorossa olevat työntekijät pystyvät seuraamaan kannattavuutta katsomalla myynnin määrää per tehty työtunti. Kun saa laskettua tehotavoitteet ja jotenkin saa kartoitettua myynnin määrää, on helpompaa laskea tarvittavat työtunnit. (O’Carroll, 2018.) Hankaluutta tähän tuo se, ettei kahvilaamme ole ennen ollut, joten emme voi yhtään verrata edellisien vuosien myyntimääriä ja niiden pohjalta ennakoida työtuntien tarvetta. Työvuorojen määrät ja aukioloajat saattavatkin vaihtua kesän aikana, kun saamme pikkuhiljaa enemmän dataa myynnistä ja asiakasmääristä.

Myynnin vaikutus kannattavuuteen

Yleisesti ottaen alhaisen liikevaihdon syynä on huonosti toimiva myynti ja etäisyys asiakkaaseen. On nähtävä riittävästi vaivaa sen eteen, että tiedetään mitä asiakas haluaa, mitä hän yrityksestä ajattelee, miksi hän ostaa tai ei osta. Myyntiprosessi ja sen seuranta tulee olla kunnossa: paljonko potentiaalisia asiakkaita on, kuinka moni heistä tuntee tarjontamme ja kuinka montaa on lähestytty. (Juvonen 2020.) On myös hyvä kiinnittää huomiota siihen, kuinka suuria ostoja asiakkaat tekevät, ja miten keskiostoksen hintaa voidaan korottaa. Kannattava tuotteiden hinnoittelu ja lisämyynti kasvattavat liikevaihtoa.

Tuotevalikoiman on oltava riittävän yksinkertainen, sekä kannattavuuden että myynnin kannalta, ja sen on palveltava valittua kohderyhmää. Olemme pohtineet sitä, että onko järkevää ottaa tiettyjä tuotteita valikoimaan ainoastaan muutamia asiakkaita varten ja tarjota niin sanotusti kaikille kaikkea, vai haluammeko erottua selkeällä ja tietylle kohderyhmälle suunnitellulla valikoimalla. Vaikka ”kaikille kaikkea” ajattelu lisäisi myyntiä, saattaa se silti laskea kannattavuutta.

Työkalu kannattavuuden tutkimiseen ravintola-alalla

Ravintola-alalla toimijoita on monia erilaisia, joten kun ruvetaan joko miettimään uuden ravintolan kannattavuutta tai halutaan parantaa jo olemassa olevan ravintolan kannattavuutta, on lähdettävä aina kartoittamaan ensin, millainen toimipaikka kyseinen ravintola on ja millaiset ovat sen vahvuudet ja heikkoudet sekä uhat ja mahdollisuudet. SWOT-analyysi on tähän hyvä menetelmä. (Markus, 2022.)

Nelikenttäanalyysi eli SWOT- analyysi on hyvin yksinkertainen menetelmä analysoida yritystoimintaa. Nelikenttäanalyysillä voidaan suorittaa sekä yrityksen nykytilanteen; vahvuuksien ja heikkouksien että sen tulevaisuuden; uhkien ja mahdollisuuksien analysointia. Yrityksen vahvuudet ovat toimenpiteitä tai resursseja, joita yritys pystyy tällä hetkellä hyödyntämään. Heikkoudet taas ovat tekijöitä, joita yrityksen täytyy parantaa pystyäkseen toimimaan tehokkaammin. Yrityksen liiketoimintaa voidaan kehittää vasta kun myös yrityksen tulevaisuutta vaarantavat uhat ja menestymistä edesauttavat mahdollisuudet tunnetaan, ja siihen saa apua pohtimalla niitä SWOT-analyysin avulla. (PK-RH-riskienhallinta. 2023.)

SWOT-analyysi on tärkeä tehdä myös yrityksen aloitusvaiheessa, kun on tarpeen miettiä kannattavuuskysymyksiä. Kun analyysi avulla on saatu yrityksen heikkoudet ja vahvuudet selville, on helpompaa tarttua kasvun mahdollisuuksiin ja tehdä tarvittavia säästötoimenpiteitä. Analysointi on tärkeää, sillä kannattavuuden parantamiseen pitkällä tähtäimellä ei ravintola-alalla ole oikopolkuja. (Markus, 2022.)

”Jos kannattavuuden parantamiseen olisi jokin hokkuspokkustemppu, se olisi keksitty jo.” (Markus, 2022.)

Markkinoinnin vaikutus kannattavuuteen ravintola-alalla

Ehkä ensimmäisenä mieleen tuleva keino parantaa kannattavuutta on lisätä volyymia eli kasvattaa myyntiä. Uusasiakashankinta saattaa olla kallista ja hankalaa ja vaikka sitäkin toki on tärkeä tehdä, kannattaa myös hyödyntää kanta-asiakaspohjaa ja suunnata lisämyyntiä vakiasiakkaille. (Markus, 2022.)

Myynti ja markkinointi kulkevat käsi kädessä. Varsinkin pienen kahvilan kuten kesäkahvilamme markkinointia kannattaa tehdä paikallisesti ja tavoittelemalla asiakkaita, jotka asuvat tai työskentelevät alueella. Harva ihminen lähtee ravintolaan varta vasten kauhean pitkän matkan takaa, ellei kyseessä ole jokin hyvin erityisellä liikeidealla toimiva ravintola. (Markus, 2022.) Pohdimme ensin, että olisimme pyrkineet saamaan kahvilaamme asiakkaita kauempaakin erikoisemmalla tarjonnalla tuotteiden suhteen. Pohdimme valikoimaamme pääasiassa erilaisia tuulihattuja. Tuulihattuja kun ei kauhean monesta kahvilasta Tampereella saa.  Useamman tuotekehittelytunnin jälkeen totesimme kuitenkin, ettemme saa tuulihatuista niin onnistuneita, että asiakkaat palaisivat aina uudestaan ravintolaamme ja päädyimme lopulta erilaiseen menuun.

Markkinointia mietittäessä on hyvä ottaa huomioon, että ravintolalla olisi hyvä olla markkinointisuunnitelma ja somestrategia ja niiden suunnitteluun on hyvä varata riittävästi aikaa.  Erityisesti sosiaalisessa mediassa ravintolan kannattaa näkyä lähes päivittäin ja siihenkin tarvitaan aikaa ja vaivannäköä. (Markus, 2022.) Olemme pohtineet paljon kesäkahvilamme markkinointia ja haluamme panostaa siihen. Koemme, että koska kahvila on ensimmäistä kesää auki paikassa, jossa ei ole aikaisemmin ollut kahvilaa, on markkinoinnilla todella iso rooli. Markkinoinnin avulla saadaan asiakkaat tietoisiksi kahvilastamme ja sitä kautta uusia asiakkaita ja lisää myyntiä.

Varaston hallinta ja hävikin minimoiminen edistävät kannattavuutta

Ravintola- alalla varastointi on tärkeä osa liiketoimintaa. Varastojen hallinta vaikuttaa suoraan kannattavuuteen, ja se kuinka hyvin sitä osataan hallita vaikuttaa myytävien annosten katteisiin. Varastot tarvitsevat pääomaa, ja ravintola-alalla erityisenä uhkana on tarvikkeiden pilaantuminen ja hävikin syntyminen. (Markus, 2022.) Varastoja ei kuitenkaan voi pitää liiankaan pieninä, jottei joudu myymään ”ei oota” asiakkaille raaka-aineiden loppuessa jatkuvasti kesken.

Luonnonvarakeskuksen mukaan ravintolasektorilla päätyy noin viidesosa syötäväksi tarkoitetusta ruuasta biojätteeseen. Määrä on suuri ja se on sekä ekologisesti kestämätöntä että taloudellisesti hölmöä. Ravintola-alalla on vaikeaa päästä hävikistä kokonaan eroon juuri siitä syystä, ettei ruoka saisi koskaan loppua kesken. Kaikkea hävikkiä ei edes ole mahdollista ehkäistä sillä esimerkiksi kananmunat voivat mennä kuljetuksen aikana rikki tai hedelmät tulla jo valmiiksi mätinä tukusta. (Markus, 2022.) Kahvilallamme olemme miettineet hävikin minimoimista jo tuotekehityksessä. Olemme suunnitelleet käytettävät raaka-aineet niin, että käytämme mahdollisimman paljon samoja raaka-aineita eri annoksissamme. Näin sekä säästämme tilaa varastossa, että saamme käytettyä saman raaka-aineen moneen käyttötarkoitukseen eikä sitä jäisi ylimääräiseksi pilaantumaan avattuna.

Olemme myös pohtineet annoksien tarjoilua niin, että teemme melkein kaiken aina vasta asiakkaan sen tilatessa. Näin vältämme sellaiset tilanneteet, että illan päätteeksi meillä olisi vitriinissä valmiina sellaisia tuotteita, joita ei voi enää tarjoilla seuraavana päivänä ja näin niistä tulisi turhaa hävikkiä.

”Hävikkiä tulisi pitää silmällä sekä laskea se katteisiin mukaan.” (Markus, 2022.)

Pohdinta

Alusta asti uuden kahvilaliiketoiminnan perustaminen on ollut kokonaisuudessaan jo tähänkin mennessä isompi työmaa, kun mitä olisimme uskoneet. On paljon asioita, jotka pitää hoitaa ja selvittää, sekä hankkia lupia ja tehdä sopimuksia ym. Vaikka olemme suunnittelussa jo hyvässä vaiheessa, paljon on vielä tehtävää ennen kahvilan avajaisia. Uuden konseptin luominen ja uudella paikalla toiminnan aloittaminen jännittää meitä kannattavuuden osalta, sillä tavoitteenamme on kuitenkin työllistää itsemme kesän ajan. Haluamme kuitenkin uskoa, että onnistumme tavoittamaan oikealaisen asiakaskunnan ja tarjoamaan maistuvia ja hyvän hintaisia tuotteita.

Kannattavuuden osalta haluamme kesän ajan kahvilassamme kiinnittää erityistä huomiota hävikin minimoimiseen, työvuorosuunnitteluun sekä tuotteiden hinnoitteluun. Koska liiketoiminta on alueella uutta ja valmista asiakaskuntaa ei ole, on markkinoinnilla myös todella suuri rooli kannattavuuden onnistumisessa.

Lähteet:

Juvonen, O. 2020. Selviä voittajana lamasta: Tästä ja seuraavasta. E-kirja. Alma Talent

Kasvurahoitus.fi. 2022. Kannattavuus – näin parannat yrityksen kannattavuutta. Viitattu 3.5.2023. https://www.kasvurahoitus.fi/tiedotteet/kannattavuus/

Markus, M. 2022. 8 tapaa parantaa pienen ravintolan tai kahvilan kannattavuutta. Viitattu 3.5.2023. https://www.avecmedia.fi/bisnes/8-tapaa-parantaa-pienen-ravintolan-tai-kahvilan-kannattavuutta/

O’Carroll, L. 2018. Työvuorosuunnittelun mahdollisuudet: kannattavuuden parantaminen. Viitattu 3.5.2023. https://www.accountor.com/fi/finland/blogi/tyovuorosuunnittelun-mahdollisuudet-kannattavuuden-parantaminen

Osaavayrittäjä.fi. 2021. Budjetointi. Viitattu 3.5.2023

https://www.osaavayrittaja.fi/kannattavuuslaskenta/budjetointi

Osaavayrittäjä.fi. 2021. Kannattavuus. Viitattu 3.5.2023

https://www.osaavayrittaja.fi/kannattavuuslaskenta/kannattavuus

PK-RH-riskienhallinta. 2023. Nelikenttäanalyysi – swot. Viitattu 3.5.2023. https://pk-rh.fi/tools/swot.html