JOHTAMISEN ABC

Olen lukenut paljon viime aikoina johtajuudesta ja pohtinut sitä monelta eri kantilta. Johtajuus on lähellä sydäntäni ja koen, että se on merkittävä tekijä onnistumisen ja menestymisen kannalta. Ilman johtajuutta ei synny mitään. Oli kyse joukkueurheilusta tai koulun ryhmätehtävistä. Jokaisessa asiassa joku ottaa väistämättä johtajan roolin tai vetovastuun ja pitää langat käsissään sekä vie tehtäviä eteenpäin. Omassa tiimissäni eletään tällä hetkellä muutosvaiheita ja johtajuus mielestäni korostuu entistä tärkeämmäksi. Pystyykö 23 henkilön tiimi tekemään tarvittavia päätöksiä ja ratkaisuja keskenään vai tarvitaanko tähän avuksi henkilö, joka uskaltaa tehdä vaikeitakin päätöksiä ja viedä asiaa eteenpäin?

Itsensä tunteminen

Ennen johtajan saappaisiin astumista olisi hyvä tarkastella omaa ajatusmaailmaa ja käyttäytymistä. Fakta on se, että johtajana toimiessa itse on esimerkkinä kaikille muille. Jos oma tunnelataus on jostain syystä hyvin negatiivinen tai positiivinen, niin tämä kyseinen tunnetila tulee taatusti tarttumaan myös muihin. Itse olen ajatellut listata omasta mielestäni ihanne johtajan ominaisuudet paperille ja peilata niitä omaan tapaani johtaa. Selkeät raamit helpottavat tekemistä ja niitä ominaisuuksia kannattaa korostaa jo heti ensimmäisestä päivästä lähtien johtajan roolissa. Vastaan tulee varmasti myös tilanteita, kun huomaa reagoivansa asioihin ihanne johtajan ominaisuuksien vastaisesti. Mielestäni se on ihan hyvä asia, koska näin oppii myös tunnistamaan tilanteita, kun on reagoimassa tilanteisiin eri tavalla, kun toivoisi reagoivan. Reaktioita voi oppia tunnistamaan jo ennen kuin ne tulevat esille muille. Mielestäni johtajan roolissa kaikkia reaktioita ei voi näyttää ja tuoda esille. Osa on vain roolin nimissä piilotettava tai nieltävä. Kukaan tuskin osaa heti ensimmäisestä päivästä lähtien mukautua täydellisen ihanne johtajan muottiin, mutta harjoittelu tekee myös tässä mestarin. Tärkeintä on olla oma aito itsensä eikä sortua näyttelemiseen. Näytteleminen tai esittäminen paistaa läpi kilometrien päähän ja luottamuksen rakentaminen voi hidastua huomattavasti. Monesti ajatellaan, että johtajan tulisi olla se, joka heittää ideat pöytään, vetää hihastaan valmiit ratkaisut ja on multiosaaja kaikessa. Mielestäni tämä on täysin väärä lähtökohta. Hyvä johtaja pyrkii positiiviseen ilmapiiriin ja osaa esittää asiat rakentavasti. Antaa tilaa muille ja kannustaa muita ideoimaan sekä ratkaisemaan asioita. Johtajan ei tarvitse olla koko ajan äänessä vain kertoakseen olevansa johtaja. Tärkeintä on saada muut innostumaan ja tekemään asioita. On hyvä myös varautua siihen, että johtajan roolissa et ole enää kaikkien kaveri ja mukana kaikessa. Osa ei välttämättä halua johtajaan sen syvempää suhdetta kuin esimerkiksi muiden työkaverien keskuudessa. Pitää siis kasvattaa hieman paksumpi nahka, jos sitä ei vielä ole valmiina ja valmistautua ehkä jopa hieman ”yksinäisempään” rooliin.

Asiajohtaminen vs. ihmisten johtaminen

Johtaminen voidaan jakaa kahteen toisistaan hyvin erilaiseen alueeseen: järjestelmiin ja koviin faktoihin liittyvään asiajohtamiseen ja pehmeisiin ihmisten ohjaamiseen ja kehittämiseen liittyvään ihmisjohtamiseen.

Asiajohtaminen (kova)

Ihmisjohtaminen (pehmeä)

Asiajohtaminen on pitkälti hallinnollisia tehtäviä ja mekaanista työtä. Tehtäviä, joita pitää tehdä, jotta koko kokonaisuus toimisi sujuvasti ja rutiininomaisesti eteenpäin. Asiajohtamisessa tärkein tehtävä on ylivoimaisesti työn johtaminen. Riippuen siitä onko johtajalla kokenut ryhmä vai aloittanut ryhmä, työtä pitää johtaa. Kokenut ryhmä tuskin tarvitsee jatkuvaa johtamista tai ohjaamista, koska he tietävät omat työtehtävänsä ja työ on rutiininomaista. Johtajan tehtävä kokeneen ryhmän kanssa on lähinnä pitää huolta ryhmän täysilukuisuudesta loma-aikoina ja sairaustapauksissa. Rutiininomaisessa työssä helposti myös saattaa ajautua houkutuksiin ohittaa ylimääräiseltä työltä tuntuvia asioita tai työtä hankaloittavia varmistuksia, joten johtajan tehtävänä on säännöllisesti käydä keskustelua ryhmänsä kanssa työohjeista ja turvallisuudesta. Aloittavan ryhmän kanssa johtajan rooli korostuu enemmän. Johtajan on huolehdittava tarkemmin työn opastuksesta ja henkilö- sekä tehtäväjärjestelyistä.

Ihmisten johtaminen on käsitteenä vielä melko tuore. Tähän on kiinnitetty huomiota vasta 1970-luvun alussa, kun huomattiin, että työvoiman vaihtuvuus oli melko suuri ja aina löytyi parempi työnantaja, joka maksoi enemmän palkkaa. Tutkimusten perusteella löydettiin syy siihen, miksi jotkut viihtyivät paremmin työssä kuin toiset. Ihmiset, jotka saivat monipuolista ja vaihtelevaa työtä sekä pääsivät vaikuttamaan työhönsä, viihtyivät ja sitoutuivat paremmin työhönsä kuin ne, jotka eivät saaneet tällaista mahdollisuutta. Ymmärrettiin, että jatkuva uuden työvoiman palkkaaminen, perehdyttäminen ja kouluttaminen tulisi huomattavasti kalliimmaksi kuin investointi olemassa oleviin ihmisiin ja keskittyminen heidän hyvinvointiinsa paremmin. Palkitsemisjärjestelmät, kannustimet, vastuun antaminen, työntekijöiden kuuleminen ja mukaan ottaminen kehitys- ja laaturyhmiin sekä erilaiset koulutukset ja valmennukset nostettiin enemmän pinnalle. Johtajana yksilöiden ja ryhmän kehittäminen on suurin haaste. Ihmisten johtaminen eroaa asiajohtamisesta siten, että mikään työpäivä tuskin on samanlainen. Ryhmässä yksilöillä on erilaisia tunnetiloja ja yksityiselämän haasteita. Nämä vaikuttavat kaikki kokonaisuuteen. Mikään ei ole varmaa ihmisten johtamisessa ja juuri kun ajattelee johtajana, että on saanut ryhmän puhaltamaan yhteen hiileen, niin joku ryhmässä saattaa jo vilauttaa tyytymättömyytensä johonkin asiaan, jonka jälkeen lähdetään jälleen rakentamaan uutta. Asenteella on iso merkitys johtajan roolissa. Joustava suhtautuminen yllättäviin asioihin ja siihen, että koskaan ei voi tietää, mitä päivä tuo tullessaan, vie jo pitkälle. Rauhallista rutiinityötä kaipaavalle johtajan saappaat voivat olla liian iso pala purtavaksi.

Oman ryhmän johtaminen

Kukaan meistä ei ole täysin samanlainen. Kaikilla on omat luonteenpiirteensä, opitut käyttäytymismallinsa ja tavat, joilla tilanteisiin reagoidaan. Kaikki nämä juontavat juurensa lapsuudestamme. Lapsuus ja nuoruus ovat muovanneet meistä tällaisia kuin olemme nyt. Reagoimme asioihin hyvin eri tavalla. Esimerkiksi muutoksiin joku toinen saattaa suhtautua positiivisesti ja odottavalla mielellä, kun taas joku toinen saattaa ajatella muutokset uhkana ja huolestua tulevaisuudesta. Peilaan hyvin vahvasti tässä myös meidän omaa tiimiämme. 23 ihmistä samassa ryhmässä on sekoitus kaikkea mahdollista. Yksi haluaa haasteita, toinen haluaa sääntöjä, kolmas haluaa edetä rauhassa, neljäs rakastaa omaa ääntänsä, viides on kovin vaatimaton… Erilaisuus on rikkaus. Parhaimmillaan se tarjoaa monipuoliset keskustelut ja paljon erilaisia ideoita. Johtajan rooli korostuu merkittävästi. Sen tehtävänä on saada yksilölliset vahvuudet esiin ja löytää keino kerätä kaikki nämä vahvuudet yhteen ryhmässä ja muodostaa toimiva ryhmä, jotta tavoitteet saavutettaisiin.

Helpommin sanottu kuin tehty, on päällimmäinen ajatukseni. Vaatii aikaa ja ihmisten tuntemista, jotta kaikkien yksilöiden vahvuudet voisi sovittaa ryhmässä tehokkaasti. Minulle herää myös ajatus siitä, että kuinka monessa työpaikassa tätä edes toteutetaan. Helposti ihminen sijoitetaan vain johonkin työtehtävään ja annetaan asian olla, vaikka kyseisestä ihmisestä voisi olla vahvuuksiltaan ja tarpeiltaan tekemään jotain paljon sopivampaa hänelle. Avoin keskustelu toimii yleensä parhaiten eikä turhautumiselle näin ollen ole sijaa. Johtajana itse kokisin erittäin tärkeäksi, että ihmiset viihtyvät ja saavat toteuttaa itseään työssään. Jos joku on tyytymätön, niin tilanne vaatii keskustelua ja ratkaisua. Koen, että johtajana olen vastuussa siitä, että kun ihmiset voivat hyvin, niin tuloksetkin puhuvat puolestaan.

Johtaminen on pitkälti tilanneriippuvaista. Johtajan pitää pystyä havainnoimaan erilaisia signaaleja, erilaisia asetelmia ja tunnelmaa. Yleisohjeena voisi sanoa, että hakeutumalla erilaisten ihmisten kanssa samalle aaltopituudelle pääsee jo pitkälle. Suoraviivaiselle ihmiselle suoraan puhuminen on kannattavampaa kuin kiertely ja kaartelu. Herkälle ihmiselle suoraan puhuminen voi tuntua loukkaavalta, joten herkälle ihmiselle toimii paremmin diplomaattinen ja pehmeämpään pakettiin kääritty kokonaisuus. Ryhmän johtaminen vaatii jatkuvaa tarkkaavaisuutta ja keskittymistä.

Päätöksenteko

Päätösten tekeminen on yksi tärkeimmistä johtajan tehtävistä. Johtajalta odotetaan vastauksia ongelmiin ja erilaisiin tilanteisiin. Korostan itse tätä vahvasti, koska esimerkiksi omassa tiimissäni asioita voidaan pohtia ja pyöritellä loputtomiin, mutta kukaan ei tee päätöstä. Tässä kohtaa johtajan tehtävänä on tehdä päätös siitä, mitä tehdään ja seistävä sen takana. Joskus päätökset ovat helppoja ja yksimielisiä, mutta toisinaan päätökset ovat kipeitä ja vaativat paljon johtajalta. Tärkeintä mielestäni tässä kohtaa on se, miten päätöksenteon jälkeen edetään. Jäädäänkö asiaa edelleen vatvomaan vai hyväksytäänkö päätös ja mennään eteenpäin. Mielestäni olisi myös hyvä, jos johtaja kannustaa ihmisiä tekemään myös päätöksiä. Pienemmissä tiimeissä pitää uskaltaa ottaa vastuuta ja tehdä päätöksiä ilman, että johtaja päättää kaikesta. Johtajan rooli korostuu tässä asiassa, kuinka se kannustaa tällaiseen ilmapiiriin. Ihmisien ei pitäisi pelätä päätöksientekoa rangaistuksen uhalla vaan päinvastoin tehdä rohkeasti erilaisia ratkaisuja. Kiireessä harvemmin syntyy parhaita päätöksiä, joten aikaa on hyvä varata myös päätöksentekoon. Tässäkin on hyvä huomioida ihmisten erilaisuus. Joku toinen kokee, että haluaa vielä keskustella eri vaihtoehdoista, kun taas joku toinen ajattelee, että päätetään jo. Johtajana on tärkeää antaa kaikille mahdollisuus tuoda oma mielipiteensä esiin ja kuunnella.

Keskustelutaito ja kommunikointi

”Johtaminen on kanssakäymistä ja kommunikointia”

Johtajan on pystyttävä keskustelemaan vaikeistakin asioista ymmärrettävästi ja osattava kuunnella. Nämä perustaidot täytyy olla hallinnassa ennen kuin on valmis johtajaksi. Johtaja on erityisasemassa kommunikoinnin suhteen. Hän on työnantajan edustajana ja sen suomilla valtuuksillaan ylempänä, halusi sitä tai ei. Tämä korostuu hyvin arkisissa tilanteissa, kun johtaja on paikalla, hänen kommenttejaan kuunnellaan eri korvilla kuin esimerkiksi muiden ihmisten. Johtajan sanat myös muistetaan ja painetaan mieleen herkemmin kuin muiden. Tähän kannattaa kiinnittää huomiota johtajan tehtävässä. Kannattaa välttää liikaa ”minä” sanaa, jotta ei muodosta itsestään liian itsekästä kuvaa ja puhua ennemmin ”me” muodossa. Johtajan tehtävänä on vaikuttaa ryhmän ajatuksiin ja sitä kautta heidän toimintaansa. Ymmärtäminen on erittäin tärkeä osa johtamista ja sen avulla vaikuttaminen tapahtuu. Ymmärtämisen taustalla on selkeys ja hyvin perustellut asiat. Asioiden toistaminen ja kiteyttäminen vaatii johtajalta paljon, mutta tuottaa tulevaisuudessa enemmän.

Nykypäivänä erilaiset viestintävälineet kasvattavat suosiotaan jatkuvasti. Mutta onko sähköposti, whts’up, tekstiviestit tai jokin muu nykyajan alusta parhaita välineitä tehokkaimpaan kommunikointiin? Kiireisessä ilmapiirissä johtaja voi ajatella, että viesti menee helpoiten ja nopeimmin perille sähköpostilla eikä sen jälkeen tarvitse murehtia asian tiedottamista enempää. Väitän, että puolella ihmisistä menee ohi tällaiset viestit, ne saatetaan tulkita väärin, ei välttämättä ymmärretä asian tärkeyttä tai ajatellaan, että taas tuli lisää ”natinaa” johtajalta. Itse en välttämättä ilahdu siitä, että vapaa-ajallani joutuisin lukemaan sähköpostilla tullutta viestiä, jonka jälkeen työ on ikään kuin jatkuvasti mielessä. Kahdenkeskinen keskustelu tai fyysisesti ryhmän kanssa keskustelu on edelleen kaikista paras. Tämä vaatii myös taitoa johtajalta, kuinka asiat esitetään ja keskittyminen tilanteessa on oltava parasta mahdollista. Jatkokysymysten esittäminen osoittaa johtajan olevan kiinnostunut.

Tavoitteellinen johtaminen

Tekemisen on oltava tehokasta sekä aikaansaavaa. Jotta tuloksia syntyy, on kaiken takana oltava tavoite. Tavoitteiden avulla tekeminen on selkää ja johdonmukaista. Tavoitteet synnyttävät turvallisuuden tunteen. Tiedetään, mitä jokainen tekee eikä tarvitse painia sen tunteen kanssa, että mitä pitäisi seuraavaksi tehdä tai tekeekö oikeita asioita. Onnistumisen tunne on myös tärkeä kokonaisuuden kannalta. Yhden etapin suorittaminen, on yksi askel lähemmäksi tavoitetta. Johtaja luo tällaisella kaavalla työtyytyväisyyden pohjan. Tavoitteiden tulisi mukailla ensisijaisesti kahta asiaa: asiakkaita ja yrityksen omistajia. Tavoitteet jakautuvat rahassa mitattaviin tulostavoitteisiin ja laadullisiin tavoitteisiin.

Asiakkaan tavoitteet (laadulliset tavoitteet)

Omistajien tavoitteet (tulostavoitteet)

Tulostavoitteen laatii toimitusjohtaja yhdessä johtoryhmän kanssa. Tulostavoitteen määrittelee omistajien tarve saada järkevä ja kilpailukykyinen korko sijoittamalleen pääomalle sekä yrityksen kehittämiseen tarvittava tuotto. Laadulliset tavoitteet syntyvät asiakkailta tulevien viestien, asiakaspalautteen ja heidän kanssaan yhdessä tunnistettujen kehityskohteiden avulla.

Ylempää tullut kokonaistavoite jaetaan ryhmän kesken sekä yksilötasolla. Tavoitetta yleensä peilataan edelliseen vuoteen ja sen mukaan keskitytään tiettyihin asioihin. Tavoite ei saa olla liian korkea, koska ylitsepääsemätön tavoite ei motivoi. Tavoite ei saa myös olla liian löysä, koska silloin toiminta ei ole kovin kehittävää. Johtajana on isossa roolissa tavoitteiden seurannassa ja tuloksien varmistamisessa. Johtajana olet onnistunut, jos ryhmä osaa nimetä kolme avaintavoitetta tilanteessa kuin tilanteessa. Tavoitteet pitää olla kirkkaana mielessä jokaisella ryhmän jäsenellä, jotta voidaan puhaltaa yhteen hiileen ja tavoitella samaa maalia.

Olen edelleen sitä mieltä, että 23 henkilön tiimi tarvitsee johtajaa, joka luo omalla esimerkillään positiivisen ja kannustavan ilmapiirin, pitää huolta rutiininomaisista asioista esimerkiksi ajanhallinnasta tai tärkeistä tehtävistä, ymmärtää erilaiset persoonat tiimissä, keskustelee, on avoin ja aidosti kiinnostunut, uskaltaa tehdä päätöksiä, asettaa tavoitteita ja pitää niistä kiinni. Jokaisen meistä pitää antaa myös tämä mahdollisuus sille, joka johtajan saappaisiin astuu. Meidän pitää osata olla helposti johdettavia ja antaa oma panos tiimin hyväksi.