Urheiluvälineitä maahantuovan ja valmistavan yritykseni tilikausi lähenee loppuaan ja on jälleen kerran pian aika tehdä inventaario. Tässä esseessä tutustutaan inventointiin sekä sen merkityksestä yrityksen tulokseen.

Miksi inventoidaan ja mitä se tarkoittaa?

Inventaario on lista yrityksen myytävistä tuotteista ja materiaaleista. Inventointi tarkoittaa näiden laskemista ja kirjaamista ylös.

Yrityksen tulee lakisääteisesti tilikauden lopussa inventoida varastonsa tilinpäätöstä varten, mikäli yritys myy tavaraa tai valmistaa tuotteita myyntiin. Tällä selvitetään yrityksen varaston arvo sekä lasketaan ja kirjataan mitä kaikkea yrityksen omistama varasto pitää sisällään. Varaston arvo kirjataan yrityksen taseelle omaisuudeksi ja sen arvonmuutos kirjataan tilinpäätöksessä tuloslaskelmalle. Varaston arvonmuutoksella on positiivinen tai negatiivinen vaikutus yrityksen tilikauden tulokseen.

Tilinpäätöstermein varaston inventointi tarkoittaa kirjanpitovelvollisen laatimaa vaihto-omaisuuden tase-erittelyä. (Kirjanpitomattila.com, n.d.)

Mitä tarkoittaa vaihto-omaisuus

Vaihto-omaisuus on määritelty kirjanpitolain 4:4§ mukaan: ”vaihto-omaisuutta ovat sellaisenaan tai jalostettuina luovutetuiksi tai kulutettaviksi tarkoitetut hyödykkeet.” Näitä ovat esimerkiksi myytäviksi tarkoitetut tuotteet ja tavarat sekä erilaiset raaka-aineet ja valmisteet. Myös pakkaustarvikkeet sekä keskeneräiset työt ovat vaihto-omaisuutta. (Ihantola & Leppänen, 2021 s.32)

Vaihto-omaisuuden hankintamenot

Vaihto-omaisuuden hankintamenoon luetaan hankinnassa ja valmistuksessa aiheutuneet välittömät menot esimerkiksi raaka-aineiden ostoista aiheutuneet menot. Hankintamenoihin ei lasketa välillisiä menoja kuten vakuutusmaksuja, joiden määrä ei riipu tuotantomääristä. (KPL 2:3§)

Yrityksessäni merkitsen inventaariokaavakkeeseen tilikauden aikana tulleet varastonlisäykset sekä merkitsen tulleiden lisäysten ostohinnat. Varaston arvon kirjaamisessa käytän FIFO-periaatetta (first in, first out) eli ensiksi varastosta käytetään raaka-aineet saapumisjärjestyksessä ainakin kirjanpidollisesti.

Niistä vaihto-omaisuuden hankintamenoista, jotka on käytetty tilikauden aikana tulojen saamiseksi, kirjataan kuluiksi. Eli ne raaka-aineet, jotka olen ehtinyt valmistaa tuotteiksi asti ja toimittanut asiakkaille, kirjataan kuluiksi tilinpäätökseen. Ne raaka-aineet ja puoli valmisteet, jotka jäävät vaihto-omaisuudeksi varastoon siirretään taseen kautta seuraaville tilikausille odottamaan vastaisia myyntituloja. (Ihantola & Leppänen, 2021 s.34)

Inventaario yrityksessäni

Yrityksessäni jaan vaihto-omaisuuden inventaariota tehdessä valmiisiin tuotteisiin, raaka-aineisiin sekä keskeneräisiin tuotteisiin.

Valmiit tuotteet

Ne ovat erilaisia lajiin liittyviä tuotteita, joita olen maahantuonut. Valmiita tuotteita ovat myös täysin myyntivalmiiksi valmistetut omat tuotteemme.

Nämä maahantuodut tuotteet ovat kohtalaisen helppo laskea, koska varastoa ei ole paljon ja määrät täsmäävät yleensä aika hyvin verratessa edelliskauden inventaarioon. Tähän määrään teen vielä siihen mahdolliset varaston lisäykset sekä vähennän tästä tilikaudella myydyt tuotteet. Todellisen määrän tarkistan vielä konkreettisesti fyysisesti laskemalla, jotta pystyn tarkistamaan, onko mahdollista hävikkiä tullut esimerkiksi oman laskutusvirheen takia.

Yrityksessäni valmistettujen tuotteiden varastoarvo sisältää tuotteen raaka-aine kustannukset sekä niihin kohdistuneet välittömät palkkakulut. Välillisiä menoja ei ole luettu mukaan hankintamenoon. KPL 4:5§:n mukaan hankintamenoon luetaan hyödykkeen hankinnasta ja valmistuksesta aiheutuneet välittömät menot.

Raaka-aineet

Valmistamissani tuotteissa käytetään monia erilaisia raaka-aineita. Yhteensä niitä on tällä hetkellä noin 20 ja kappalemääräisesti niitä on yli 10 000. Näille teen myös fyysisen inventoinnnin eli lasken konkreettisesti käsin. Exceliin tehty varastokirjanpito on hyvä apu, koska siihen voi lisätä aina tulevat varaston lisäykset ja muuttuneet ostohinnat. Valmiit tuotteet voi sitten merkitä omaan sarakkeeseen, josta se siihen luodulla kaavalla vähentää ne pois eri raaka-aineiden varastosarakkeista. Tällainen varastokirjanpito antaa suunta viivoja varastotilanteesta, mutta kirjanpidon luotettavuuden ja täsmällisyyden varmistamiseksi se täytyy tarkistaa konkreettisesti.

Raaka-aineissa tulee myös jonkun verran aina hävikkiä, koska esim. puussa voi olla oksakohtia tai raaka-aineissa voi olla muita vikoja, joiden takia niitä ei pysty käyttämään tuotteiden valmistuksessa. Myös valmistus vaiheessa voi tapahtua virheitä, jolloin tuotteesta tulee virheellinen ja se menee hävikkiin. Näiden takia raaka-aineista ei täysin päädy kaikki valmiiksi tuotteiksi vaan osa pitää poistaa taseesta hävikkinä. Yrityksessäni hävikin osuus on n.10%.

Raaka-aineiden laskemisen jälkeen merkitsen inventointikaavakkeeseen niiden alvittomat ostohinnat ja lasken jokaiselle riville arvon. Lopuksi lasken kaikkien raaka-aineiden alvittoman hankintahinnan yhteen.

Keskeneräiset tuotteet

Hankalin vaihto-omaisuus on keskeneräiset tuotteet. Tämä johtuu siitä, että tuotteista on useita eri malleja, joihin käytettävät raaka-aineet ja niiden määrät vaihtelevat. Tuotteita valmistetaan pienissä erissä vaiheittain ja arvon määritys riippuu kunkin erän ja mallin kyseisestä vaiheesta.   Keskeneräisten tuotteiden arvo lasketaan niihin kyseiseen valmistusvaiheeseen mennessä sitoutuneiden raaka-aineiden arvon sekä välittömien palkkakustannusten summana. Valmiit tuotteet eroavat keskeneräisistä tuotteista siten, että keskeneräisiin tuotteisiin tulee vielä kohdistumaan kustannuksia, ennen kuin ne myydään asiakkaalle.

Valmiiden ja keskeneräisten tuotteiden varastojen muutos esitetään tuloslaskelmalla omalla rivillään välittömästi liikevaihdon jälkeen. Raaka-aineiden varaston muutos esitetään puolestaan omalla rivillään kohdassa materiaalit ja palvelut.

Erilaiset kirjaamisperusteet:

Kirjausperuste on menetelmä, jolla päätetään, milloin meno tai tulo on syntynyt ja kuinka se kirjataan kirjanpitoon.

Suoriteperusteinen kirjanpito on suositeltavin kirjausperuste ja se on yleisimmän käytössä oleva. Tilikauden aikana on mahdollista käyttää lasku- tai maksuperusteista kirjanpitoa, mutta tilinpäätökseen kirjaukset on oikaistava suoriteperusteiseksi.

Tämä suoriteperusteisuus on oleellinen inventaariota tehdessä tilikauden päättyessä. Välillä yrityksessäni voi olla vielä isokin lähetys toimittamatta tilikauden vaihtuessa. On hyvä ymmärtää että milloin tuotteet kirjataan tilikaudelle liikevaihdoksi ja myydyiksi tuotteiksi ja milloin ne ovat varastossa olevaa vaihto-omaisuutta.

Suoriteperusteisessa kirjanpidossa:

tulo kirjataan, kun yritys on luovuttanut myyvänsä tuotteen tai palvelun asiakkaalle. Meno kirjataan, kun yritys on vastaanottanut ostavansa tuotteen tai palvelun. (KPL 2:3§)

Laskuperusteisessa kirjanpidossa:

Tulo kirjataan, kun asiakkaalle on lähetetty lasku. Meno kirjataan, kun on vastaanotettu lasku. (KPL 2:3§)

Maksuperusteinen kirjanpito:

Tulo kirjataan, kun myydystä tavarasta on saatu maksu. Meno kirjataan, kun osto on maksettu. (KPL 2:3§)

Alaskirjaus eli arvonalennus

Viime tilikauden lopuksi tilintarkastajamme ehdotti eräälle useamman vuoden varastossa olleelle tuote-erälle alaskirjausta. Viime tilikaudelle sitä ei tehty, mutta tälle tilikaudelle se olisi nyt tarkoitus suorittaa. Kyseessä on tuote-erä, jonka myyminen on lopetettu ja se on lojunut useamman vuoden vain varastossa ja on taseessa arvona. Kyseinen erä on vanhaa mallistoa, joten arvonalentuminen on perusteltua, koska tuotetta ei saada myytyä enää ainakaan hankintahintaan. Alaskirjaus nollaa tuotteiden tasearvon ja vaikuttaa tuloslaskelmaan negatiivisesti pienentämällä tulosta.

Varaston arvon muutosten vaikutus tulokseen

Vaihto-omaisuuden eli varaston arvoa verrataan edelliskauden varaston  arvoon.

Kasvanut varaston arvo parantaa tulosta ja laskenut puolestaan pienentää tulosta.

Lopuksi

Tässä oli inventaario suppeasti oman pk-yritykseni osalta. Kirjanpitäjä ja tilintarkastaja tarkastavat, että inventaario on linjassa aikaisempien vuosien ja ostojen kanssa. Jos joskus on ollut poikkeavuuksia niin ne olemme sitten käyneet yhdessä läpi ja etsineet syyn sille. Esimerkiksi yhtenä vuonna innovoimme uuden tavan valmistaa uutta mallia, johon käytimme aikaisemmin hävikiksi kirjattua raaka-ainetta. Tämä luonnollisesti lisäsi kannattavuutta ja näkyi tilinpäätöksessä. Varasto on hyvä pitää koko ajan ajantasalla jotta se kertoo todellisesta tilanteesta eikä aiheuta isoja yllätyksiä tulevinakaan tilikausina.

Lähteet:

https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1997/19971336#L4P5

Ihantola, E. & Leppänen, P. 2021: Yrityksen kirjanpito- Liiketapahtumista tilinpäätökseen. Gaudeamus.

www.kirjanpitomattila.com/mika-inventaario