”Palaute on tietoa toiminnassa menestymisestä”

(Kupias, Peltola & Saloranta 2011: 16).

Yksinkertaisestihan se on näin. Palautteen muodossa annettu ja saatu tieto on välttämätöntä yrityksille palautteen jakautuessa sekä kehuihin että kritiikkiin. Molemmat ovat tärkeitä ja molemmilla on iso merkitys yrityksen kehittymisessä. Parhaimmillaan palaute on mahdollisuuksia, joita hyödyntämällä yritykset pääsevät parempiin tuloksiin. Jos palaute ei ole osana yrityksen arkea ja kulttuuria, vie se herkästi työltä tietyn merkityksellisyyden ja pahimmillaan työntekijän motivaatio laskee tai jopa katoaa kokonaan. Ja tässä puhuttakoon nimenomaan siitä asiallisesta ja mietitystä palautteesta, joka koskettaa tekemistä ja toimintaa – ei kenenkään persoonallisuutta. (Kupias, Peltola & Saloranta 2011: 16.)

Millaista on hyvä palaute?

Jokaisen käsitys palautteesta on erilainen ja näin ollen se myös ohjaa jokaista yksilöä eri tavalla ajatellen esimerkiksi ajatuksia, tulevia aikomuksia ja toimintaa niiden pohjalta. Palautetta annetaan ja saadaan jatkuvasti, tiedostamattakin, ja tietyt palautekokemukset ja niistä seurannut toiminta voivat olla lähtöisin jopa ihan lapsuudesta asti, kun ympäristö on opettanut tiettyihin skaaloihin. (Kupias, Peltola & Saloranta 2011: 26.)

Työyhteisössä esimiehen kuva palautteenannostaan on usein vahvasti kytköksissä hänen käsitykseensä omasta johtamisestaan. Mikäli esimiehellä on suuri tarve antaa palautetta osoittaakseen olevansa itse oikeassa, ollaan johtamisessa aika pahasti hakoteillä. Tämä johtaa helposti vähintäänkin ajatukseen työntekijöiden kesken siitä, ettei heidän työpanostaan oteta huomioon ja arvosteta. Kun esimies ottaa enemmän uteliaan ja aidosti kiinnostuneen roolin, on tilanne heti eri. On luontevampaa johtaa keskustelu oppimiseen ja sitä mahdollistaviin tapoihin, kun sille annetaan reilusti tila keskustelussa. Palautteenanto onkin usein sitä, että lähtöasetelma siihen voi olla tietyllä tapaa tuntematon, mutta lopputuloksessa on selkeät sävelet puolin ja toisin siitä, kuinka jatkaa eteenpäin. Keskustelua useimmiten johtaa hyvässä palautteenantotilanteessa yrityksen arvot ja tietty suunta, ja tavoitteena on yksinkertaisesti löytää kullekin sopiva tapa toteuttaa niitä. (Kupias, Peltola & Saloranta 2011: 27.)

Hyvän palautteen peruspilareiksi on nostettu tietynlaisia ominaisuuksia. Parhaimmillaan palaute on sekä antajan että saajan näkökulmasta avointa, rehellistä, luontevaa ja toista arvostavaa. Mitä yksilöllisempää palaute on, sitä helpompi siitä on motivoitua. Tässä iso merkitys on myöskin palautteen perusteluilla ja parhaan mahdollisen pyrkimyksen konkreettisuudella. Ja kuten aiemminkin on mainittu, palautteen tulisi aina koskettaa enemmänkin toimintaa kuin persoonaa. Hyvä palaute huomioi sen vastaanottajan. Koska työntekijöitä on monenlaisia, jokaiselle pitää myös osata antaa palaute heidän tarvitsemallaan tavalla. Tämä on molemmin puolin kannattavaa, kun asia menee mahdollisimman hyvin perille. Sen lisäksi, että palautetta annetaan, on myös erittäin oleellista kuunnella sen saajaa ja antaa tämän kommentoida. Usein, jos palaute on lähtökohtaisesti kriittistä, on hyvä esittää myös joitakin positiivisia asioita värittämään palautehetkeä, jottei siitä tule vallan onnistumaton tunne palautteen vastaanottajalle. Tästä päästäänkin siihen, että hyvä palaute tuo vähemmänkin toivotut asiat hyvässä valossa esille ja pyrkii kehittämään ja toimimaan rakentavana elementtinä. Palautehetkeen kannattaa varautua sen antajan näkökulmasta niin, että siihen lähtiessä on valmiiksi mietittynä joitakin mahdollisia toimintatapoja tai korjausehdotuksia, joiden avulla palautteen saajan on helpompi tarttua toimeen jatkossa. Suora ajatus siitä, että ongelman sijaan pitäisi tuoda jo ratkaisukin, ei välttämättä ole ainoa mahdollinen tapa, vaan hyvässä palautekeskustelussa pystytään yhdessä luomaan ne ratkaisut tulevaan ja näin ollen palaute saadaan johtamaan konkreettisiin ja käytäntöön vietäviin toimenpiteisiin. Kun palautteen saajalle jää tunne, että häntä on kuultu ja hänen toimintansa kiinnostaa esimiestä kehityksen ilmapiiriä ajatellen sekä hänellä on keinoja ja osaamista lähteä kehittämään toimintaansa, on palaute onnistunutta. (Kupias, Peltola & Saloranta 2011: 29.)

Kulttuurilliset vinkit esimiehelle

Työyhteisön kulttuurista on helposti ammennettavissa monenlaisia mahdollisuuksia ja toisaalta myös mahdollisia esteitä palautteen antamiseen. Näin ollen esimiehellä on loistava paikka niin sanotusti haistella tunnelmaa arkisessakin tekemisessä, eikä perehtyä palautteeseen ainoastaan sen antohetkellä. On tärkeää kuunnella, mistä ja miten työyhteisössä käydään keskustelua. Tätä ei tarvitse tehdä missään tapauksessa salaa nurkan takana, mutta kuitenkin niin, että normaalista keskustelusta tietoisesti poimii tiettyjä viitteitä. Esimiehen on välillä hyvä kartoittaa työntekijöiden ajatuksia palautteesta myös epävirallisemmissa keskusteluissa kahvipöydässä, jolloin kenelläkään ei ole keskusteluun ja vastauksiin varsinaista lähtökohtaista painetta tai nimenomaan virallisuuden tunnetta. Tällaisissa keskusteluissa nousee helposti tiettyjä rajoja ja raameja palautteelle, jotka esimiehen on hyvä huomioida. Niiden ei kuitenkaan auta johtaa ylilyönteihin jatkotoimenpiteissä, vaan enemmänkin muuttaa tapoja pikkuhiljaa. Esimiehen vastuulla on myös haastaa palautekulttuuria kehityksellisestä näkökulmasta ja tuoda keskusteluissa esiin avoimuus sille, että kehitystä saa ja pitää tapahtua. Tämä luo myös avoimen ilmapiirin sille, että parhaassa tapauksessa esimies ja alainen yhdessä pystyvät kehittämään uusia toimintatapoja varmistaakseen hyvän palautekulttuurin jatkossakin. Kun esimies seuraa palautekeskusteluiden pohjalta nousseiden tavoitteiden saavuttamispolkua ja pitää yllä palautteen mahdollisuuksia arkisessa tekemisessä, kehitys on helpommin taattua ja palautteesta saadaan myös yhteistä toisten haastamista ja auttamista. (Kupias, Peltola & Saloranta 2011: 115.)

Palautetta on tärkeä antaa ja saada. Virheitä tapahtuu ja välillä mennään päin mäntyä, mutta oikeanlaisen palautekulttuurin avulla sieltä pääsee helpommin ja nopeammin pois. Lähtökohtaisesti ajatellaan, että palaute on ainoastaan yrityksen johdon vastuulla, mutta on hyvä muistaa, että tiettyjä muutoksia ei tapahdu, mikäli alaiset eivät uskalla avata suutaan. Palaute on näin ollen jokaisen vastuulla.

Kupias, P. Peltola, R. Saloranta, P. 2011. Onnistu palautteessa. Helsinki: WSOYpro Oy.