Hallitustyöskentely on todella kiinnostava kokonaisuus. Siihen vaikuttaa monia asioita, mutta vastuu yrityksen menestyksestä sekä hallituksen toiminnasta ovat ne tärkeimmät asiat. Pääsin tulevaisuuden hallituskurssilla tutustumaan erilaisiin vierailijoihin sekä yrityksiin. Yritysvierailun pääsin toteuttamaan Vapaus.io yrityksen kanssa. Hallituksia on todella paljon erilaisia, mutta niitä yhdistävät samat asiat, joista osa on lakimääräisiä. Kuitenkin hallituksia koostuu niin samoista perheenjäsenistä kuin tuntemattomista ihmisistä. Esseessä käyn läpi hallitusta kokonaisuutena. Millaista työtä hallitus tekee, miten hallitukseen valitaan ja millaisia kokouksia hallitus pitää.

Hallituksen sisältö

Hallituksessa toimii lakisääteisinä tekijöinä hallituksen yhtiökokous, hallitus, toimitusjohtaja sekä tilintarkastaja. Nämä ovat osakeyhtiön toimielimet. Näistä kuitenkin ylin toimielin on yhtiökokous. Yhtiökokouksessa osakkailla on lakisääteisesti valtaa päättää asioista.

Hallitus

Jokaisella yrityksellä on oltava hallitus. Hallituksella on yleinen vastuu yrityksen hallinnoinnista ja varainhoidon valvonnasta. Hallituksella on myös edustamisoikeus esimerkiksi. sopimuskumppaneihin. Hallituksia on erilaisia, kuten kurssilla kuulin ensimmäistä kertaa paperihallituksesta. Paperihallitus on hallitus, joka hoitaa vain asiat, jotka ovat pakko. Hallituksen tehtävänä on huolehtia, että yrityksen toiminta järjestetään ja sitä, että yritystä johdetaan lakien mukaan, kuten osakeyhtiölaki. Hallitus myös valitsee toimitusjohtajan sekä ylimmän johdon. Heidän tehtävänänsä on myös riskien hallinta, tukeminen hallituksenjäseniä kohtaan sekä toimitusjohtajaa kohtaa.

Toimitusjohtaja

Toimitusjohtaja on yksi lakimääräinen hallintoelin. Jos yrityksen osakepääoma on ylitse 80 000 euroa, niin toimitusjohtaja tarvitaan. Jos haluaa hakea toimitusjohtajaksi pitää hänen täyttää kelpoisuusehdot, joita on jonkin verran. Näitä ovat; Toimitusjohtajan on olla luonnollinen henkilö, toimitusjohtaja ei saa olla vajaavaltainen, toimitusjohtajan on asuttava Euroopan talousalueella, toimitusjohtaja ei saa olla henkilökohtaisessa konkurssissa.

Toimitusjohtajan keskeisiä tehtäviä ovat muun muassa juoksevan hallinnon järjestäminen, kirjanpidon ja varainhoidon järjestäminen, informointi hallitukselle, yhtiön henkilökunnan valvonta ja läsnäolo.

Tilintarkastaja

Tilintarkastaja on toimielin, jonka yhtiökokous valitsee. Tilintarkastajan tehtäviä ovat kirjanpito, tilinpäätös sekä hallinto. Tilintarkastaja voi auttaa hallitusta, ja heidän kannattaakin tavata vuodessa noin 1–2 kertaa. Jos haluaa hakea tilintarkastajaksi, niin hänen on myös täytettävä kelpoisuusehdot. Nämä ovat kuitenkin eri kuin toimitusjohtajalla. Kelpoisuusehtoja ovat kokemus alasta, tilintarkastaja ei saa olla konkurssissa, tilintarkastaja ei saa olla vajaavaltainen, tilintarkastaja ei saa olla liiketoimintakiellossa ja Kauppakamarin tai Keskuskauppakamarin hyväksyvä henkilö.

Yritysvierailulla keskustelimme paljon hallituksesta. Silloin korostettiin paljon läpinäkyvyyttä. Minusta hallituksia on yhtä paljon erilaisia kuin yrityksiä, mutta millainen on huippu hallitus? Vai onko tällaista? Jos hallituksella menee hyvin niin menestykseltä kuin arvojen pohjalta, niin heijastuuko se suoraan yrityksen liikevaihtoon?

Hallituksen jäsenet

Hallitus on omalaatuisensa aina, mutta motivoituneet ja kokemusta omaavat hallituksen jäsenet tuovat hallitukseen osaamista. Yhteistyö hallituksen sisällä on yhtä tärkeää kuin toimitusjohtajan kanssa. Hallituksen jäsenen vaikutus vaihtelee osaamisen mukaan. Hallituksen jäsenet valitsee yhtiökokous. Kyseessä on äänestäminen, jossa eniten ääniä saaneet osallistujat valitaan hallitukseen. Hallituksen jäseneksi pyrkivän pitää myös täyttää kelpoisuusehdot. Näitä ovat; hakijan tulee antaa suostumus ja olla luonnollinen henkilö eikä henkilö saa olla vajaavastuinen tai konkurssissa. Hallituksen jäseneltä vaaditaan erilaisia asioita. Hakijan tulee olla aktiivinen, yhteistyökykyinen ja osaava. Myös hakijalta edellytetään yleistä pätevyyttä, strategista pätevyyttä, analyyttista pätevyyttä, luonteenpiirteet, kommunikointi taidot, tietotaito, kokemus, koulutus ja motivaatio. Hakijalta vaaditaan aikapaljon, mutta tämä myös kertoo, että hallitukseen on haluttava ja ettei sinne eksy ”vääriä” henkilöitä.

Hallituksen puheenjohtaja

Hallituksen puheenjohtajan valitsee hallitus. Hallituksen puheenjohtaja toimii toimitusjohtajan sparraajana. Hänen tehtävä on viedä hallitusta eteenpäin kokouksissa ja saada päätöksiä valmiiksi.

Hallituksen tehtävät

Hallituksen kokous

Hallituksen kokous tulee olla huolellisesti valmisteltu, jotta kokous onnistuu tarkoituksen mukaisesti. Yleisesti kokouksien tarkoituksena on saavuttaa yhteinen päämäärä ja yhteisten pelisääntöjen noudattaminen. Kun kokouksissa tehdään erilaisia päätöksiä, niin päätökset ovat pitäviä, jos kokous on päätösvaltainen, kokoukseen kutsuminen on toteutettu oikein sekä päätökset ovat osakeyhtiölain mukaisia.

Yrityksen koko vaikuttaa siihen, kuinka usein hallituksen kokouksia pidetään. Pienessä yrityksessä kokoukset pidetään tarvittaessa tai 2–3 kuukauden välein. Isoimmissa yrityksissä kokous pidetään noin kuukauden välein. Kun hallitus kutsutaan koolle, pitää tulla ilmi, kuka kutsuu, milloin, miten ja kuinka kauan kokous kestää. Kokoustiheys on vaihtelevaa yrityksissä ja sen tarpeellisuudesta. Tarpeellisuutta edustavat kokoukset voidaan jakaa kolmeen eri jakoon. Nämä ovat ehdoton tarve, ehdoton tarve varauksiin ja hankinnanvarainen tarve.                       Kokouskutsu tulee lähettää tarpeeksi ajoissa, jotta kaikilla on mahdollisuus päästä paikalle.

Kokouksen rakenne

Ennen kokousta lähetetään esityslista, joka pitää sisällään asiat, joita tullaan käymään läpi. Kokouksen rakenne voi olla tämän kaltainen.

-Kokouksen avaus

-Raportointi

-Organisatoriset asiat

-Taloudelliset tiedot

-Muut mahdolliset raportit

-Keskusteltavat asiat

-Mahdollinen kokouksen teema

-Muut päätettävät asiat

-Kokouksen päättäminen

Jotta kokous olisi mahdollisimman onnistunut, tulee jokaisen valmistautua siihen.

Pohdinta

Hallitustyö vaatii motivaatiota, osaamista ja keskittymistä. Henkilön tulee olla aidosti kiinnostunut yrityksestä, jonka hallituksessa hän on. Olen myös kuullut, että hallituksissa on useasti samat henkilöt vuodesta toiseen, miten hallitustyöhön voisi houkutella uusia jäseniä? Hallituksiin on hyvä lähteä tutustumaan esimerkiksi oppilaskunnan hallitukseen, jotta saa vastuuta ja pääsee mukaan tekemään. Kuitenkin tulevaisuudessa kannattaa rohkeasti lähteä hallituksiin mukaan, koska ne ovat todella opettavaisia.

Hallituksen jatkuva parantaminen lähtee liikkeelle arvioinnista. Kokouksen jälkeen olisi hyvä kysyä, että miten me tänään onnistuimme? Tai pitää motorola kokouksen päätteeksi. Se, olisi tärkeintä, että kokouksista jää yhteisesti hyvä fiilis eikä negatiivisia asioita viedä kotiin saakka.

Lähteet

Hannula, A.2003. Hallitustyöskentelyn käsikirja. Helsinki. WSOY

Salonen, M. 2022. Tavoitteeksi hallitustyön jatkuva parantaminen. Hallituspartnerit. Luettu 6.3.2022 https://hallituspartnerit.fi/tavoitteeksi-hallitustyon-jatkuva-parantaminen/