Soluessee

Kirjoittajat Amanda Hiltunen ja Minna Järvinen

JOHDANTO

Olemme kaksi 3.vuoden Proakatemialaista, ja tällä hetkellä täysin uusien haasteiden edessä, kun opiskelumme siirtyi kokonaan verkkoon vallitsevan koronatilanteen takia. Tampereen korkeakoulut siirtyivät maaliskuun puolessa välin etäopetukseen, ja sitä myötä myös Proakatemian opinnot tapahtuvat nyt etänä. Haasteensa etäopiskeluun tuo se, että opiskelemme tiimioppimismallilla, jossa kanssakäyminen muiden kanssa on tärkeässä roolissa Ja perinteisesti tämä kanssakäyminen on tapahtunut kasvotusten. Nyt olemme uuden tilanteen edessä, jossa meillä on hieno mahdollisuus oppia uusia tapoja työskennellä, sekä viestiä tiimin ja yhteisön sisällä. 

Etätyöskentely on toisille luontevampaa, kuin toisille, mutta se on silti kuin mikä tahansa muukin taito, ja sen voi oppia. Mitä enemmän etätyöskentelee, sitä paremmin oppii tunnistamaan omat tarpeensa ja mieltymyksensä etätyöskentelyssä, ja pystyy olemaan tehokkaampi. Oppiminen kuitenkin vie aikaa, ja siksi halusimme kirjoittaa aiheesta esseen, jotta siitä voisi olla hyötyä muille proakatemialaisille etätyöskentely taipaleen alkumetreillä. 

Essee on tarkoitettu kaikille etätyöskentelystä kiinnostuneille, ja kaikille joita asia koskettaa. Nykyisessä työmaailmassa on hyvin yleistä, että töitä joita voidaan tehdä etänä, tehdään etänä aina silloin tällöin. Siksi on hyvä hallita etätyöskentelyn käytänteet ja oppia itselleen parhaat metodit, koska joskus joudumme työskentelemään yllättävissäkin tilanteissa kotoa, vaikka emme sitä haluaisi. Meidän koulussamme Proakatemialla oli ainakin varmasti monen tiimin ja yksilön suunnitelmana tälle keväälle osallistua lähiopetukseen, ja opiskella paikan päällä Proakatemialla. Yllättäen koko maailmaa koskettava koronavirus epidemia kuitenkin mullisti meidän kaikkien suunnitelmat kertaheitolla. Tampereen korkeakouluyhteisö määräsi kaikki oppilaat etäopetukseen, ja nyt myös me opiskelemme etänä. Käymme pajat, viikkopalaverit ja jopa kehityskeskustelut teamsin, skypen ja zoomin välityksellä. Myöhemmin tässä esseessä kerromme enemmän erilaisista etätyöskentelyyn sopivista työkaluista ja sovelluksista. 

Haluamme tuoda esille erilaisia etätyöskentelyn mahdollisuuksia, sekä sitä miten omaa työskentelyään voi kehittää. Etätyöskentely on parhaimmillaan todella tehokasta, ja ajatus lähtee lentämään hyvin kun pääsee erilaiseen ympäristöön työskentelemään. Toisaalta kotona voi vaania melkoisia aikavarkaita, jotka syövät työtehon jos itsensä johtaminen ei ole kunnossa. Etätyön onnistumiseen yksi merkittäviä vaatimuksia on molemminpuolinen luottamus. Työsuhteessa luottamusta on oltava esimiehen ja alaisen välillä, sekä tiimin kesken. Meillä proakatemialla meidän on luotettava, sekä tiimiläisiimme että valmentajaamme, sekä heidän meihin itseemme. Tällä esseellä haluamme päästä myös kehittämään itseämme etätyöskentelyssä, ja reflektoida omaa työskentelyämme kuluneen parin viikon aikana, ja sitä kautta kehittyä etätyöskentelyssä.

Etätyö on nykyisin niin tavallista, että on oikeastaan sopivampaa puhua pelkästä työstä. Useat työt eivät ole enää paikkaan sidottuja, ja niitä tehdään työpaikan lisäksi junassa, kahviloissa ja kotona. Tuoreimman euroopan työolotutkimuksen mukaan, jo jopa joka viidenellä on mahdollisuus työskennellä etänä. Myös uudistunut työaikalaki tuo joustavuutta työskentelyyn. Eurofound. 2020. Euroopan työolotutkimus. Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiö Julkaistu 2015. Luettu 27.3.2020. https://www.eurofound.europa.eu/fi/data/european-working-conditions-survey

Esseen lähteinä käytämme Trainer Housen etätyöskentely webinaaria, erilaisia nettilähteitä sekä omia kokemuksiamme aiheesta. Tulemme myös pitämään pajan aiheesta tiimillemme Promisialle, joten jos muut tiimit ovat kiinnostuneita etätyöskentelynsä kehittämisestä, olkaa rohkeasti yhteydessä Minna Järviseen tai Amanda Hiltuseen, niin voimme pitää pajan myös teille. 

1.ETÄTYÖ

Trainer Housen Etätyöskentelystä etävaikuttamiseen -webinaarissa kerrottiin tarina siitä, kuinka etätyöskentely on saanut alkunsa. Tuomo Loukomies kertoi webinaarin aluksi, että jo aikanaan Julius Cesar käytti sodissaan etätyöskentelyn keinoja, kun hän ohjasi sotaa kirjeillä. Etänä työskentely ja vaikuttaminen ei siis ole ollenkaan uusinta muotia. Prokatemian historiassa ei ole aiemmin ollut vastaavaa tilannetta, että kaikki opiskelu pitää tehdä etänä. 

Se mitä etätyö oikeasti tarkoittaa on varmasti jokaiselle eri asioita. Sitran nettisivuilla Heikki Sundquist pohtii, että onko etätyö sittenkin lähityötä, kun kaikki on niin lähellä. Sundquistin mukaan on täysin nurinkurista, että kun töitä tehdään lähellä omaa elinpiiriä, jopa kotoa käsin kutsutaan työntekoa etätyöksi. Sundquist näkee asian päinvastoin kuin valtaosa tämän hetken etätyöskentelijöistä (Sitra, 2020). Promisialle tämä aika on kuitenkin etätyötä, kun olemme etänä toisistamme. Olemme tottuneet olemaan niin paljon tekemisissä toistemme kanssa fyysisesti, lähellä. Proakatemiasta valmistuu yrittäjyyden ja tiimijohtamisen tradenomeja. Tulevaisuuden työelämä tulee varmasti muuttumaan enemmän etätyöskentelyksi. Tämä on siis loistava aika harjoitella etänä työskentelyä, vaikuttamista, viestintää ja toimintaa. Promisian tiimiläisistä moni on tähtäämässä esimiesaseman töihin valmistumisen jälkeen. On erityisen tärkeää osata viestiä etänä yhtä hyvin kuin kasvotusten. Nyt jokainen opiskelija on siis loistavan paikan edessä. 

Etätyö vaatii eritoten itseohjautuvuutta opiskelijoilta ja työntekijöiltä. Nyt, kun kukaan ei ole katsomassa oman työn etenemistä, olemme niin sanotusti oman työmme herroja. Tiimissämme Promisiassa tämä aihe sai aikaan keskustelua. Osa kokee, että asiat rullaavat hyvin ja opiskelut tuntuvat tehokkaalta. Osa tiimistä taas kertoo, että on paljon helpompi keksiä muuta tekemistä kuten opinnäytetyön tai esseiden kirjoittaminen. Positiivista tässä on vähintäänkin se, että opiskelijat ovat innostuneet siivoamisesta ja kodin laittamisesta, kun välttelevät opiskelujaan. Jos koronatilanne jatkuu vielä pitkään, niin kaikki etänä työskentelevät joutuvat eri tavalla haastamaan itseään juuri itseohjautuvuudessa. etänä työskentely vaatii itseohjautuvuutta myös päivän rytmittämisessä. On erittäin tärkeää pitää normaalista arkirytmistä kiinni ja lopettaa työt ajallaan. Sitä todella helposti jää roikkumaan tietokoneelle tai pitää Teamsia auki iltaan saakka. Myös etänä työskennellessä olisi tärkeä löytää itselleen sopiva ja tehokas rytmi tehdä töitä, unohtamatta vastapainoa arjelle, kuten liikuntaa. Tämä vaatii nyt paljon itseohjautuvuutta, jotta työ pidetään edelleen tehokkaana. 

Webinaarissa haastettiin muuttamaan etätyö termi etäyhteistyöksi. Tämä on mielenkiintoinen näkökulma ja mielestäni juuri asian ytimessä. Etänä työskentely on yhteistyötä – luurien tai kameran toisessa päässä on toinen ihminen, jonka kanssa yhdessä tehdään töitä. 

2. ERILAISIA ETÄTYÖSKENTELYTAPOJA

Etätyön työergonomia on puhuttanut paljon niin mediassa kuin Promisia-tiimin sisällä. Kotona meillä ei ole yhtä hyvät työpisteet, kuin töissä tai koulussa olisi. Useimmilla toki on työhuone, jossa on hyvä tuoli ja pöytä oikealla korkeudella. Mutta silti löydämme itsemme useimmiten sohvan nurkasta tai sängyssä istuen iso kasa tyynyjä selän takana. Mediassa myös painotetaan sitä, että ihmiset muistaisivat pitää taukoja, vaihtaa asentoa ja työpistettä, ettei keho jumitu kokonaan. Promisiassa on ollut myös tästä puhetta, koska osa tuntee, että jo parin päivän paikallaan oleminen tekee kankeaksi ja päätä särkee helposti. Onneksi meillä on tällä hetkellä kevät alkamassa ja lenkkipolut kutsuvat ihmisiä puoleensa. Kunpa kaikki muistavat pitää huolta kehostaan. Taukojumpat on hyvää väli aktiviteettia ja saa taas veren kiertämään paremmin. Monet yritykset tarjoavat tällä hetkellä ilmaisia jumppaohjeita ja ohjelmia internetin kautta. Promisiassa myös mietittiin, että miten saataisiin yhdistettyä liikunta ja pajatunnit. Lopputuloksena saatiin idea lenkkipajasta, jossa alkuun jokainen kuuntelisi yhdessä päätettävän mini webinaarin, jonka jälkeen keskustelisimme yhdessä aiheesta lisää. Tämä kaikki tottakai lenkin aikana. Haastamme nyt muut tiimit mukaan tähän lenkkipajaan, kuinka tämä teillä toimisi? 

Tällä hetkellä kaikki toimivat etänä ja suureen rooliin tulevat viestintä ja vaikuttaminen. Tuomo Loukomies painotti selkeyttä tiimin toimintaan puhumalla etävaikuttamisen pelisäännöistä. Tässä listassa muutama vinkki jokaiselle tiimille keskustelun tueksi: 

• Ole ajoissa paikalla. Etänä sinulla ei ole syytä olla myöhässä, koska ei voi syyttää liikennettä tai hidasta tarjoilijaa lounaskahvilassa.
• Hidasta puherytmiäsi. Kun vaikutat etätyökalujen välityksellä, artikulointi ja puheenrytmi on hyvä pitää rauhallisena, ettei kuulijalla mene asiasi ohi. 
• Valmistaudu etätapaamiseen. Näin asiat saadaan tehokkaasti ja nopeasti maaliin. Etäpalavereissa kohteliasta palaverin pitäjältä on lähettää etukäteen palaverin tavoite, lista ja agenda. Näin jokainen pystyy miettimään jo valmiiksi käsiteltyjä aiheita ja palaveri sujuu nopeammin. 
• Eleet ja ilmeet pystyy viestimään etänä. Pyydä, että jokaisella on kamera päällä. Näin et puhu pelkälle profiilikuvalle tai mustalle näytölle, vaan vastassasi on oikea ihminen. Ihminen tulkitsee ison osa viestistä eleiden ja ilmeiden avulla. 
• Ole fressinä. Kun olet peittoon kääriytyneenä ja hiukset sökeröllä, et anna itsestäsi kuvaa että ole töissä ja skarppina. 

Proakatemian opinnoista suurin osa käydään dialogin kautta. Istumme ringissä, jota kutsutaan dialogiringiksi. Näin pääsemme dialogissa syvemmälle, kun istumme lähekkäin ja näemme toisemme. Dialogiringin yksi tärkein tekijä on se, että keskellä ei ole mitään pöytiä tai esineitä rikkomassa tiivistä rinkiä. Tässä tilanteessa dialogi on täysin uudenlaista. Tämä tilanne on haastavinta kaikille, jotka ovat uusia tuttuja toisilleen. Dialogin yksi vahvuus on se, että sitä käydään ennestään tuttujen ihmisten kanssa, jolloin tietää mitä ja koska joku toinen on sanomassa. Etänä palaverin tai workshopin pitäjän onkin tärkeä seurata puheenvuorojen määrää. Vastuuhenkilöllä on myös vastuu huomioida kaikki etänä paikalla olevat ja jakaa myös heille puheenvuoroja, jos he eivät sitä muuten ota. 

Erilaisia työkaluja etätöiden tekemiseen on rajaton määrä. Proakatemialla on käytössä Microsoft Teams, jolloin sitä käytetään luonnollisesti eniten. Teamsin hyvä puoli on se, että se on valmiiksi kaikilla ladattuna ja sitä kautta viestitään muutenkin opiskeluihin liittyvissä asioissa. Proakatemialla hyväksi todettuja muita välineitä on zoom.fi, Google Jamboard, Flinga, Google Drive, Skype, Gotomeeting, Trello, Padlet, Adobe Connect, Google meet, Google Hangouts ja Miro. Nyt olisikin hyvä aika opetella muitakin välineitä ainakin siltä varalta, että työskentely etänä tulee mullistamaan työelämän ja eri työpaikoilla suositaan eri väyliä tehdä töitä etänä. 

3. PROMISIAN ETÄTYÖSKENTELY

Tiimissämme Promisiassa etätyöskentely on herättänyt laidasta laitaan hyvin paljon erilaisia tuntemuksia. Toisille on kokemusta kotona työskentelystä enemmän kuin toisilla, ja joillekin se on mieluisampaa kuin toisille. Nyt on hyvä hetki kuitenkin opetella etätyöskentelyä, kun opinnäytetyöt ovat ajankohtaisia. Opinnäytetyöt vaativat paljon keskittymistä, ja niitä tehdään siksi usein esimerkiksi kirjastossa tai kotona. Etätyöskentely jakaa tällä hetkellä tiimissämme mielipiteitä. Osa tiimiläisistä kokee sen erittäin tehokkaana, ja he saavat paremmin aikaan, kun on mahdollista työskennellä kotoa. Osalla taas työskentely on hankalampaa, ja keskittyminen on varsinkin kotona vaikeaa. Vallitseva poikkeustilanne vaikuttaa etätyöskentelyyn siinä mielessä, että tällä hetkellä ihmisten on vältettävä kaikkea ylimääräistä liikkumista, joten suurin osa meistä viettää ison osan ajastaan kotona, ja siksi kotoa työskentely voi tuntua paljon hankalammalta, kuin normaali oloissa.

Promisian etätyöskentely historia ei ole erityisen kirjava, koska emme ole varsinaisesti panostaneet aiemmin etätyö mahdollisuuksiin. Meillä on ollut muutamia pajoja ja viikkopalavereita, joissa ollaan oltu fyysisesti paikalla, ja joku tai jotkut poissaolijoista on ollut puhelimella etänä mukana. Usein näissä tilanteissa on ollut kyse siitä, että ollaan keskusteltu jostain tärkeästä asiasta, joka on vaatinut sen, että poissaolijat otetaan myös virtuaalisesti mukaan. Etänä mukana olo, kun muut ovat fyysisesti paikalla, on kuitenkin koettu melko kömpelöksi, ja enemmän rasitteeksi, kuin mahdollisuudeksi. On ymmärrettävää, että kun käydään dialogia jostain aiheesta, niin että tiimistä on kaikki muut fyysisesti paikalla paitsi yksi, joka on puhelimen kaiuttimessa, voi olla hankalaa saada keskustelua soljumaan, niin että myös etänä mukana oleva pääsee siihen mukaan. 

Nyt kun pakon edessä jouduimme siirtymään etätyöskentelyyn, olemme päässeet treenaamaan sitä vihdoin tarkoituksellisesti. Kun tästä vihdoin pääsemme tavalliseen lähiopiskelu rytmiimme takaisin, tiimillämme on varmasti hyvät valmiudet toimia etänä tarpeen tullen ja halutessaan. 

Promisian pääasiallinen viestintäkanava on tällä hetkellä Teams. Käytämme myös Teamsin videopuhelu ominaisuutta palaveriemme järjestämiseen. Yhteinen viikko-ohjelmamme koostuu tällä hetkellä maanantaina pidettävästä parin tunnin viikkopalaverista, jossa käymme ajankohtaisia ja tiimiämme koskevia asioita ja projekteja läpi yhdessä. Tämän lisäksi käytämme viikkopalavereista aikaa siihen, että käymme kuulumiset kunnolla läpi, jotta fiiliskierrokset pajojen alussa eivät veisi niin paljo aikaa, ja pysymme kärryillä siitä mitä kullekin tiimiläiselle kuuluu. Viikkopalaverin lisäksi meillä on kaksi kolmen tunnin pajaa viikossa tiistaisin ja torstaisin. Tiistain paja on koko tiimin yhteinen paja, jossa ollaan pääosin porukalla, mutta saatetaan jakautua myös hetkeksi pienempiin tiimeihin keskustelemaan aiheista, kuten tavallisissakin pajoissa teemme usein. Torstain pajat pidetään pienemmissä ryhmissä tiimiläisten kiinnostusten kohteiden mukaan. Käytämme teamsia siihen, että sielä voi ilmoittautua pajan pitäjäksi torstaina, ja tiimiläiset ilmoittautuvat pajaan sen mukaan mikä heitä kiinnostaa. Tähän mennessä torstaisin on ollut kaksi eri pajaa mistä valita, mutta myös kolme pajaa olisi mahdollista pitää. Pienryhmä pajojen etuna on selkeästi se, että kukin pääsee oppimaan itseään kiinnostavasta aihealueesta, ja dialogi on pienryhmissä hieman miellyttävämpää ja kaikki pääsevät hyvin ääneen, kun videopuhelussa ei ole niin montaa osallistujaa kerralla. Viime torstaina meillä oli esimerkiksi samaan aikaan Minnan ja Juhan pitämä projektijohtamispaja ja Lassin pitämä twitterpaja. Jakauduimme tiiminä puoliksi näihin pajoihin. 

Olemme kokeneet Promisiassa tärkeäksi jatkaa samalla viikkorytmillä työskentelyä tilanteesta huolimatta, koska emme tiedä ollenkaan milloin tilanne muuttuu takaisin normaaliksi, emmekä tahdo että pajatunnit tai opinnot yleisesti kärsii tilanteesta. Näin opintojen loppuvaiheilla on muutenkin hyvä opetella etätyöskentelyä, koska useimmilla se voi olla ajankohtainen asia työelämään siirryttäessä, ja myös opinnäytetyötä tehtäessä. Meillä on ollut ennen etäilyä jo käytössä Teamsissa “stalkkaus” kanava, johon jokainen on kirjottanut viikon ohjelmansa. Nyt etätyöskentelyn myötä olemme muuntaneet stalkkaus kanavamme tavoitestalkkaukseksi. Eli jokainen edelleen kirjoittaa viikon aikatauluaan ylös muille, mutta sen lisäksi kirjoitamme myös viikon tavoitteemme ylös muiden nähtäväksi. Esimerkiksi “kirjoitan tällä viikolla kaksi sivua opparia” tai “kirjoitan neljä kirjapistettä” auttaa monia meistä saamaan paremmin aikaan, kun on sanonut omat tavoitteensa “ääneen”. Viikon tavoite voi myös olla lepääminen tai liikunnan lisääminen omiin päiviin. Mikä on milloinkin tärkeää yksilölle. Samalla tiimi voi myös auttaa ja kannustaa tavotteiden saavuttamisessa, kun ne on sanottu ääneen. Myös “avunhuuto” kanava on käytössä tiimillämme, ja sinne laitetaan kyselyä, jos on jotain missä tarvitsee apua. Oli kyse sitten projektista, muutosta tai opparin sparraamisessa. Avun pyytäminen on toivottavasti helppoa, kun sille on oma kanavansa. 

Tiimillemme tekee varmasti hyvää oppia uusia työskentelytapoja, ja osaamme varmasti taas arvostaa uudella tavalla kasvokkain tapahtuvaa työskentelyä. Emme aio antaa vallitsevan tilanteen lannistaa meitä, vaan koitamme ottaa siitä kaiken irti ja oppia uutta itsestämme ja toisistamme. Etätyöskentely metodeihin kannattaa kiinnittää huomiota, ja puhua tiimin kanssa avoimesti, siitä miten kukin suhtautuu etätyöskentelyyn. Tiimit löytävät varmasti itselleen parhaat keinot työskennellä, kunhan suhtaudutaan työskentelyyn avoimin mielin ja ollaan valmiita kokeilemaan erilaisia keinoja. Myös projektitiimit ja pienemmät tiimit Promisiassa ovat etäilleet onnistuneesti. Usein jopa etänä pidetyt palaverit ovat tehokkaampia, kuin kasvotusten pidettävät, kun ylimääräinen höpöttäminen jää helposti vähemmälle etänä ollessa. 

4. POHDINTA

Etätyöskentely taidot ja niiden merkitys tulevat varmasti kasvamaan tulevaisuudessa, ja kun tekniikka kehittyy ja uusia alustoja etätyön tekoon syntyy, helpottuu esimerkiksi kotoa käsin työskentely huomattavasti. Poikkeuksellisina aikoina kuten juuri nyt, kun monet on määrätty työskentelemään ja opiskelemaan kotoa, kannattaa käyttää tilaisuus hyödyksi, ja opetella uudenlaista itsensä johtamista ja etätyö taitoja. Etätyöskentelyn onnistumiseksi on tärkeää että sekä tiimi että yksilö luottavat toisiinsa, asenne on kunnossa ja itsensäjohtaminen on edes tuttu käsite. Vaikka alkuun etätöiden teko voi tuntua tahmealta, ja hankalalta, niin se onnistuu varmasti kunhan sitä vain hieman treenaa. Ja jos tiimisi tarvii apua etätyöskentelytaitojenne kehittämiseen, laita viestiä Amandalle tai Minnalle, niin tullaan vetään teille paja aiheesta!

Lähteet

Trainers House oy. Webinaari: Etätyöstä etävaikuttamiseen. Katsottu 20.3.2020. 

Nettilähde: https://www.rand.org/pubs/research_reports/RR153.html. Luettu 27.3.2020. 

Nettilähde: https://www.sitra.fi/blogit/onko-etatyo-sittenkin-lahityota/. Luettu 27.3.2020. 

Nettilähde: https://www.eurofound.europa.eu/fi/data/european-working-conditions-survey . Luettu 27.3.2020