Opintojeni loppusuora häämöttää ja opinnäytetyöprosessikin on saatettu vihdoin loppuun. Olen koko opintojeni ajan Proakatemialla keskittynyt tutkimaan eettistä ja vastuullista liiketoimintaa ja pyrkinyt tuomaan kestävän liiketoiminnan käytäntöjä myös Proakatemian projekteihin. Opinnäytetyömmekin käsitteli tätä samaa teemaa ja pääsimmekin toteuttamaan ensimmäisen version Code of Conductista eräälle yritykselle tutkittuamme ensin tämän yrityksen vastuullisuuden nykytilaa. Tässä esseessä tiivistän lyhyesti mistä Code of Conductissa on kyse.

Code of Conduct – mikä se on?

Code of Conduct, eettiset ohjeet, eettinen ohjeisto, eettinen koodi, liiketoimintaperiaatteet, eettiset toimintaohjeet ja vastaavat ilmaukset viittaavat periaatteessa samaan asiaan: asiakirjaan, joka selkeyttää organisaation käsityksen siitä, mikä on oikein ja mikä väärin. Kyseessä on yhteinen tapa toimia. Eettinen ohjeisto on kuvaileva asiakirja, joka määrittelee, miten organisaation keskeiset toiminnat tulisi toteuttaa ja millainen halutaan olevan asioiden tila. (Ratsula 2018.)

Code of Conductin tehtävä

Code of Conductin, eli eettisen ohjeiston, pääasiallinen tehtävä on luoda organisaatiossa yhteiset säännöt, jotka määrittävät, mikä on sallittua ja mikä ei, sekä miten toimitaan yhteisesti sovitulla tavalla. Nämä toimintaohjeet muovaavat organisaation identiteettiä ja määrittelevät, miten organisaatio toimii.

Code of Conduct on yrityksen ylimmän johdon hyväksymä asiakirja, joka tarjoaa konkreettisia ohjeita yksittäisille työntekijöille siitä, miten toimia päivittäisessä työssään (Ratsula 2016, 47). Sen tavoitteena on antaa henkilöstölle selkeä käsitys siitä, mikä on sallittua ja toivottavaa käyttäytymistä yrityksessä (Harmaala & Jallinoja 2013, 91). Toimintaohjeiden tulisi realistisesti kuvata organisaation toimintasääntöjä, ja niiden on oltava uskottavia ja toteuttamiskelpoisia. Code of Conduct selkeyttää henkilöstölle eettisen käyttäytymisen käytännön sovelluksia (Ratsula 2016, 48). Aikaisemmin monet Code of Conduct -asiakirjat korostivat yrityksen velvollisuutta noudattaa lakeja, asetuksia ja määräyksiä, mutta nykyään niissä pidetään usein lakien ja asetusten noudattamista vähimmäisvaatimuksena (Ratsula 2016, 52).

Toimintaperiaatteet tarjoavat vankan perustan yrityksen arvojen ja eettisen toiminnan esille tuomiseen. Niiden avulla henkilöstö saa päivittäiset ohjeet, johto saa ohjausta johtamiseen ja ulkoiset sidosryhmät saavat vastauksia yrityksen eettisiin sitoumuksiin (Koipijärvi & Kuvaja 2020, 80). Toimintaohjeet helpottavat myös toiminnan seurantaa ja mittaamista, kun sitä voidaan arvioida olemassa olevien sääntöjen perusteella. Kun odotettu toimintatapa on virallisesti kuvattu ja viestitty, on helpompaa panna toimeen sanktioita toimintatapojen vastaisesta toiminnasta. Toimintaohjeiden avulla yritys viestii toimintatavoistaan myös ulkoisille sidosryhmille, ja yhä useammin odotetaan, että myös yrityksen yhteistyökumppanit sitoutuvat näihin toimintatapoihin (Ratsula 2016, 49). Code of Conduct toimii yrityksen käyntikorttina, viestien organisaation arvoista ja toimintasäännöistä asiakkaille, yhteistyökumppaneille, nykyisille ja mahdollisille työntekijöille sekä muille sidosryhmille (Ratsula 2016, 52).

Code of Conductia laatiessaan yritysten tulisi tarkastella kansainvälisiä sitoumuksia ja ottaa oppia edelläkävijöiltä. Vaikka yritykset eivät välttämättä luo kaikkea tyhjästä, niiden tulisi silti laatia omat Code of Conduct -ohjeet, jotka ottaisivat huomioon yrityksen erityispiirteet sekä toimialan ja toimintaympäristön erityispiirteet (Koipijärvi & Kuvaja 2020, 81). Code of Conduct kattaa yleensä laajan aihepiirin, joten on tarkoituksenmukaista antaa ohjeet pääosin ylimmällä tasolla, ja keskittyä oleellisimpiin vaatimuksiin lyhyesti ja selkeästi. Lisäksi yrityksen tulisi laatia syvällisempiä ohjeita, joissa käsitellään aiheita käytännön tasolla (Ratsula 2016, 53).

Code of Conductin sisällön tulisi kuvata organisaation todellisia toimintatapoja, ei ihanteellista maailmaa. Sisältö tulisi kirjoittaa kielellä, joka on kohderyhmän ymmärrettävissä. Asiat tulisi kuvata selkeästi ja tiiviisti, ja periaatteiden tulisi olla johdonmukaisia muiden ohjeiden kanssa. Toimintaohjeita on myös säännöllisesti tarkistettava ja päivitettävä tarpeen mukaan (Ratsula 2016, 59).

Tyypillisesti käytännesäännöissä käsitellyt osa-alueet (Ratsula 2016, 52) ovat:

• Lakien ja asetusten noudattaminen
• Taloudellisen raportoinnin luotettavuus ja läpinäkyvyys
• Eturistiriitatilanteiden havaitseminen, välttäminen ja puuttuminen
• Kilpailulainsäädännön vaatimusten noudattaminen
• Lahjonnan vastaiset periaatteet
• Alihankintaketjuun liittyvien riskien hallinta
• Sisäpiiritiedon käyttöön liittyvien vaatimusten noudattaminen
• Yrityksen omaisuuden suojaaminen ja asianmukainen käyttö
• Tietosuojavaatimusten noudattaminen
• Työelämään ja ihmisoikeuksien kunnioittamiseen liittyvät velvoitteet
• Ympäristö.

Kun käytännesääntöjen periaatteet on julkistettu, on varmistettava, että organisaation jäsenet tietävät niiden olemassaolosta ja ymmärtävät niiden sisällön. Käytännesääntöjen tulisi koskea kaikkia organisaation jäseniä, ja niiden tulee olla osa organisaation kulttuuria. Tätä varten on tärkeää tiedottaa toimintatavoista jatkuvasti eri viestintäkanavien kautta ja järjestää koulutusta Code of Conductin sisällöstä. Koulutus tulisi räätälöidä eri kohderyhmille, ja viestinnässä on käytettävä selkeää terminologiaa. Viestin tulisi lähteä ylimmältä johdolta, joka omilla esimerkeillään korostaa periaatteiden noudattamisen merkitystä (Ratsula 2016, 60-61).

Eettistä ohjeistusta toteutettaessa on muistettava, että organisaation etiikka muodostuu ihmisistä, jotka tekevät päätöksiä ja toimivat yrityksessä. Code of Conductin onnistunut toteuttaminen näkyy siinä, kun organisaation jäsenet luontevasti valitsevat oikean tavan toimia, vaikka globaalissa toimintaympäristössä oikea toimintatapa ei aina olisikaan itsestään selvä. (Ratsula 2016, 61.)

Lähteet:

Harmaala, M. & Jallinoja, N. 2013. Yritysvastuu ja menestyvä liiketoiminta. Helsinki: Sanoma Pro.

Koipijärvi, T. & Kuvaja, S. 2020. Yritysvastuu 2.0 – Johtamisen uusi normaali. Helsinki: Kauppakamari.

Ratsula, N. 2018. Code of Conduct – puhetta vai tekoja? https://www.codeofconduct.fi/2018/11/21/code-of-conduct-puhetta-vai-tekoja/ Luettu 19.11.2023.

Ratsula, N. 2016. Compliance – Eettinen ja vastuullinen liiketoiminta. Helsinki: Talentum.