Suuressa yrityksessä, tai miksei pienemmässäkin, viestintä ilman tarkkaan suunniteltua toimintamallia on kuin kello ilman rattaita. Pienet osaset organisaation sisällä rakentavat toimivan kokonaisuuden, mutta jos informaatio ei kulje ymmärrettävästi läpi koneiston, toiminta alkaa hidastumaan ja lopulta kone pettää.

Nykyaikana viestintää tapahtuu tiedostamattammekin ympärillä. Siitä on arkielämässä tullut monelle itseisarvo, varsinkin puhelimen muodossa. Lähetämme jatkuvalla syötöllä viestiä toisen perään läheisillemme, joten tuntuu absurdilta ajatella, miten heikosti tieto voi kulkea yityksessä esimerkiksi johdolta alaisille.

Kaikille meistä sisäinen viestintä on varmasti tuttu termi. Usein viestintä tapahtuu monen eri kanavan kautta, eikä parhaaseen toteutustapaan ole olemassa selkeätä ohjenuoraa joka toimisi kaikilla.

Sisäisen viestinnän tarve on keskeinen, ja sen puute voi johtaa moniin negatiivisiin seurauksiin. Parhaimmillaan sisäinen viestintä luo uusia ideoita ja sitouttaa työntekijöitä yrityksen arvoihin, visioon ja strategiaan syvemmällä tasolla. Yksilöllisyys on keskeistä viestinnän onnistumisessa, sillä jokaisen yrityksen on räätälöitävä itselleen toimivin tapa välittää informaatiota.

Ajan hermoilla?

Ajankohtaisuus sekä tietynlainen trenditietoisuus lisäävät mahdollisuutta onnistua viestinnässä. Kun organisaation johto tiedostaa ympärillä vaikuttavat asiat, he ymmärtävät alaisiaan paremmin ja osaavat keskittää tiedon jakamisen järkevästi.

Tänä päivänä tieto on moninkertaistunut ja useammin saatavilla eri lähteistä, teknologia esittää roolia keskeisenä palapelin palasena. Muutoksia tapahtuu yhä useammin ja yrityksen on pysyttävä niiden perässä. Ilman toimivaa viestintää tämä on miltei mahdotonta. Esimerkiksi jos yrityksen johtokunnan kokouksessa tehtiin keskeinen päätös tulevaisuudesta, sen toteuttaminen ja työntekijöiden sitouttaminen on huomattavasti vaikeampaa mikäli viestintäyhteydet eivät ole kunnossa.

Työyhteisön sisällä on useita kanavia, joissa viestintä tapahtuu.  Moni käyttää Intranetin kaltaista tiedonvälityspohjaa, whatsapp-viestipalvelua, Facebookia sekä sähköpostia. Akatemialla tutuksi on tullut itselleni entuudestaan tuntematon Slack. Suurin osa viestinnästä tapahtuu teknologian sallimissa puitteissa, isojen ryhmäkokojen muodossa. Kaikissa näissä muodoissa on puolensa; yhteistä on se, että informaatio saadaan nopeasti perille. Toinen yhdistävä tekijä on ryhmässä toimiminen.

Facebook- ja whatsappkeskusteluita perustetaan usein tietyllä porukalla, eivätkä ne toimi virallisena viestintäkanavana. Haittapuoli tässä on kuitenkin se, että sosiaalisessa mediassa asiat saattavat kärjistyä, aiheuttaen negatiivisten herjojen ajautumisen muun kansan tietoon. Whatsapp-keskustelut taas koetaan usein yhteisöllisiksi ryhmiksi, missä voidaan puhua muistakin kuin virallisista asioista. Tässä vain on vaarana, että oleellinen informaatio hukkuu kaljoitteluviestien keskelle. Itse olen kokenut whatsapp-ryhmän nykyisessä työpaikassani toimivan sekä informatiivisena että yhteisöllisyyttä luovana, mikä on olennainen tavoite viestinnällä. Pieni säväys huumoria myymäläpäällikön ja meidän alaisten välillä höystettynä asialla lisää työmotivaatiota, sekä tavoitteellisuutta oman yrityksen eteen. Tiimiyrityksemme tasolla koen taas paljon käytännöllisemmäksi Slackin, sillä sieltä löytää asiat niiden oikeasta paikasta, eikä ole pelkoa oleellisten asioiden hukkumisesta.

Perinteisemmät kanavat tarjoavat persoonatonta informaatiota, joka on yhtälailla oleellista työyhteisössä. Sähköpostilla tieto välittyy sekunneissa, ja mahdollisuus välittää informaatio jopa tuhannelle yhteyshenkilölle lisää tämän kanavan käytännöllisyyttä. Säännöllinen Intranetin seuraaminen pitää työntekijät ajantasalla, mikäli sinne päivitetään keskeisiä asioita. Tieto on tasapuolista ja välittyy useammalle henkilölle mahdollisesti jopa useissa eri toimipisteissä. Kokoukset, käytäväpuheet sekä kehityskeskustelut ovat tapoja välittää tietoa. Henkilökohtainen kontakti on tärkeää persoonattomassa viestiviidakossa, ja usein kasvokkain käyty keskustelu nostaa työntekijän motivaatiota vahvemmin kuin Intranetin muistion lukeminen.

Kanavaviidakko

Informaation määrä kasvaa työyhteisöjen sisällä päivä päivältä enemmän. Miten on mahdollista käsitellä tietoa, kun sitä satelee monesta eri kanavasta? Suuri osa potentiaalisesta työajasta menee kaikkien kanavien selailuun, joihin on ripoteltu tiedonmurusia. Skenaariona on, että informaatio menee aivan ohi korvien, eikä se saavuta tavoitettansa.

Tiedon tavoitteena on aiheuttaa toimia, herättää kysymyksiä ja antaa vastauksia. Oikein jaettu informaatio tuo tuloksia, väärin annettu taas aiheuttaa vain yleistä hämmennystä. Henkilöstö saattaa kokea, että heitä ei kuulla tarpeeksi eivätkä he pääse vaikuttamaan asioihin haluamallaan tavalla. Viestinnän runsas vastaanottaminen voi tuntua ajoin tukahduttavalta, mikä vähentää työyhteisöllisyyttä.

Viestin tulkinnasta syntyy lukijalle oma käsitys asian ytimestä, ja siitä aiheutuneet toimenpiteet voivat ollakin täysin päinvastaisia kuin mitä informaatiolla haettiin. Syynä väärinkäsityksiin saattaa myös olla ajoitus tai väärän kanavan käyttö; tällöin saavutettavuus on huono, eikä kohderyhmä lue viestiä halutussa ajassa.

Yksi ongelmakohdista on johdon etäisyys työntekijöihinsä. Viestit välittyvät välikäsien kautta, eikä henkilöstö tunne ollenkaan omaa työnantajaansa. Tästä aiheutuu nopeasti luottamuspula ja kyseenalaistaminen, sillä usein työntekijöillä on kysymyksiä ja ajatuksia, joita he haluaisivat jakaa ylemmän tahon kanssa. Budjetteja ja prosesseja tarkkaillessaan johtoporras ei näe työyhteisönsä hyvinvointia, eivätkä voi paperien takaa herättää luottamusta samalla tavalla kuin kasvotusten. Tästä syystä on tärkeää pitää keskusteluita henkilöstön kanssa vaikkapa kerran viikossa, niin etäisyys on paljon pienempi ja tulos suurempi.

Toisinaan viestintää ei koeta tarpeeksi merkityksellisenä asiana työyhteisössä eikä siihen panosteta tarpeeksi. Tällöin tavoitteellisuus ja tulos kärsivät. Rattaat eivät voi pyöriä ilman säännöllistä huoltamista, miten työyhteisökään voisi osata toimia ilman rationaalista ohjeistusta?

Paras mahdollinen viestijä

Työyhteisö, jossa viesti kulkee ja hyvinvointiaste on korkealla, on varmasti monella tavoitteena. Viestinnän maamiinat välttäessä tulos on korkeampi, ja viestintä toimii työyhteisöä nostavana voimavarana. Oikeanlainen viestintä on keskeinen toimintatapa, jolla selvitään muuttuvista tilanteista maaliin asti, eikä lopputuloksena ole kohulehtien otsikoita.

Työyhteisössä on monenlaista osaamista, jota on mahdollista valjastaa käyttöön avaamalla viestintää kaikkien työntekijöiden kesken. Samalla avautuisi uudenlainen luottamussuhde työyhteisön välille, ja tämä mahdollistaisi myös aivan uudenlaisen tavoitettavuuden tason. Mitä enemmän yhteisöä saa sitoutettua, sitä paremmin viestinnästä alkaa tulla positiivinen kehä joka muuttaa muotoansa parhaalla mahdollisella tavalla.

Työyhteisön viestinnässä ei ole vain yhtä osa-aluetta, joka nousee korkeammalle kuin muut. Jokainen kirjain, ulkoasu, sekä käytetty kanavamuoto muodostavat pohjan viestinnän toimivuudelle. Trendejä tulkitessa ja seuratessa syntyy kokonaiskuva yleismaallisesta viestinnästä, mikä heijastuu työyhteisön toimintaan. Tätä tosiasiaa ei voi poissulkea monimuotoisessa toimintaympäristössämme, mutta aina pitää muistaa yrityksen viestinnän olevan tasan niin vahva kuin osiensa summa. Viestinnän täytyy olla työyhteisönsä näköistä.

Yhteisöjä yksilöinä- vai verkostoina? 

Viestintä vaikuttaa salakavalasti työhyvinvointiin, sillä se rakentaa henkilöstölle tiettyä kuvaa koko yrityksen arvomaailmasta sekä toiminnasta ”kulissien” takana. Luottamus sitouttaa ja saa työntekijän uskomaan työhönsä. Jos viestintä ei herätä minkäänlaisia toimia tai ajatuksia, jossain on menty pieleen. Säännöllinen päivittely mielekkäissä kanavissa pitää yhteisön ajan tasalla, ja riski ulkopuolisuuden tunteeseen vähenee huomattavasti.

Viestintä työyhteisöissä on monitasoista, mutta ilman sitä ei mikään toimisi. Yhteisö tarkoittaa nimenmukaisesti ryhmää, yhdessäoloa, saman asian jakamista. Viestinnällä halutaan myös luoda yhteenkuuluvuuden tunnetta, ja madaltaa kynnystä selvittää asioita kysymällä. Sen tavoitteena on saada yksilöistä yhteisöjen sisällä yksi suuri, verkostoitunut tulevaisuuden työyhteisö.