Esseen on kirjoittanut Atte Takamaa, Sofia Putkonen ja Anni Tapio.

1. Johdanto

Kirjanpitäjä, pankkitunnukset, tiimiyrityksen talous.

Ensimmäinen kevät tiimiyrittäjä on silkkaa uuden oppimisen aikaa ja yksi näistä aihealueista liittyy talouteen. Miten alkavan tiimiyrityksen tulee hoitaa talousasiat, kun yritys lähtee liikkeelle 0-pisteestä? Mitä ottaa huomioon ja miten huomioida tiimin tarpeet? Mikä on osuuskunnan taloustiimi ja mistä se koostuu?

Proakatemialla on yleistä, että alkuvaiheessa juuri talousasioissa sakkaa. Vasta-alkajalle tiimiyrityksen talousasiat voivat tuntua monimutkaisilta ja niiden selvittelyyn voi kulua resursseja, puhumattakaan siitä, että tiimissä on +20 henkilöä, joilla on oma, toisinaan pinttynytkin ajatus rahasta ja taloudenhallinnasta. Vaikka talousasiat saattavat turhauttaa ja tuntua loputtomalta suolta, on kuitenkin tärkeä ymmärtää, että jos asiat tekee kerralla kunnolla, seuraa yrityksen perustamisvaiheesta opitut taloustaidot pitkälle yrittäjätaipaleella. Talous on kuitenkin koko yritystoiminnan perusta – Älä siis laiminlyö osaamistasi.

3. vuoden opiskelijat ovat monesti jo taitureita talouden pyörittämisessä, mutta nämä taidot eivät ole tulleet itsestään – Oppeja on kertynyt matkan varrelta, kokeillen ja mokaillen. Kokosimme tähän esseeseen reflektoiden oppeja osuuskunta Roiman taloudenhallinnan taipaleelta, jotta uudet tiimiyrittäjät voivat saada etukäteen innostusta ja vinkkejä talouden sujuvaan pyörittämiseen. Jos siis olette hukassa sen suhteen, mistä lähteä liikkeelle, on tämä essee mainio to-do-lista alkumetreille.

2. Talouden järjestäminen ja ulkoinen kirjanpito

2.1 Vinkit talouden järjestämiseen

Uusi tiimi on kasassa, silmissä kiiltää jo raha ja ilmassa leijuu kysymysmerkkejä, mitä seuraavaksi oikeastaan kuuluisi tehdä. Jotta tiimiyrityksen taloutta voisi hallita, on ensimmäisenä oltava olemassa itse yritys. Jo ennen yrityksen perustamista on tehtävissä useampia virheitä taloudenpidon kannalta, jotka olisivat ennakoimalla vältettävissä. Nämä ovat usein myös virheitä, joita ei tule ajateltua alun kiireessä, ja jotka paljastavat itsensä vasta myöhemmällä ajalla. Seuraavaksi pureudumme kyseisiin sudenkuoppiin sekä siihen, miten tuore tiimiyritys voi tunnistaa ja välttää ne onnistuneesti.

Merkittävin tiimiyrityksen taloudenpitoon vaikuttava seikka on yritysmuodon valinta. Suomessa valittavia yritysmuotoja on viisi: osakeyhtiö, osuuskunta, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö sekä toiminimi. Toiminimen rinnalle on hiljattain noussut myös yrittäminen kevytyrittäjänä, mutta kevytyrittäjänä toimiminen ei ole virallinen yhtiömuoto. Yksinkertaistettuna, on toiminimi suunnattu yksinyrittäjille, ja avoin- sekä kommandiittiyhtiö perheyrityksille vastuurakenteen johdosta. Proakatemian kontekstissa ovat parhaat yhtiömuodot täten osakeyhtiö ja osuuskunta. Suurin osa Proakatemian tiimiyrityksistä on osuuskuntia toiminnan kokeilumaisesta luonteesta johtuen, jossa tiimin jäsenet haluavat kokeilla akatemia-aikana erilaisia projekteja. (Yrityksen-perustaminen.net N.d.)

Osuuskunta vs osakeyhtiö on tärkeä tiimin alkuvaiheen keskustelu ja lisätietoa aiheesta on löydettävissä esimerkiksi esseepankista Osuuskunta vs osakeyhtiö -esseestä. Keskustelussa on myös hyvä ottaa huomioon, miten vastuu talousasioiden hoidosta tulee jatkossa jakautumaan. Tiimin perustaessa yhteisen yrityksen, jäävät talousasiat usein taloustiimin vastuulle. Mitä siis kävisikään, jos yhteisen yrityksen sijasta kaikki tiimissä starttaavat projektit perustaisivatkin oman yrityksensä? Tämä käytännössä pakottaisi kaikki olemaan vastuussa oman yrityksensä taloudesta, missä tiimin jäsenet saattaisivat oppia taloudenpidosta paremmin kuin vain vierestä seuraamalla. Taloudenpito ja liiketoiminnan kannattavuuden ymmärtäminen ovat kriittisen tärkeitä taitoja kenelle tahansa yrittäjäksi pyrkivälle.

Taloudenpitoon vaikuttavia tekijöitä tulee vastaan myös yrityksen yhtiöjärjestystä laatiessa. Yhtiöjärjestyksessä on esimerkiksi hyvä mainita, ettei yritys teetä tilintarkastuksia, ellei tilintarkastus ole tilintarkastuslain 2 luvun asettamien säädösten mukaan yritykselle pakollista. Ajantasaisen lainsäädännön mukaan:

”Tilintarkastaja voidaan jättää valitsematta yhteisössä, jossa sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista edellytyksistä:

1) taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa;

2) liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa; tai

3) palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.” (Finlex 2023.)

Näistä kaksi tai useampi täyttyy usein vasta pidempään toiminnassa olleilla tiimiyrityksillä. Tällöin tiimiyrityksellä on säästettävissä aikaa ja rahaa yhtiöjärjestyksen huolellisesti laatimalla.

Toinen yhtiöjärjestyksessä huomioitava seikka on ketkä saavat yritystä edustaa. Useimmilla yrityksillä saattaa yhtiöjärjestyksessä lukea esimerkiksi ”Hallituksen jäsenet kaksi yhdessä”. Vaikka tämä lisää luottamusta, ettei kukaan pääse yksin tekemään mitään yrityksen nimissä, ei tarpeenkaan tullen kukaan myöskään oikeasti pysty tekemään mitään. Huomasimme tämän esimerkiksi myös Roimassa, kun taloustiimimme yritti hoitaa vakuutustarvetta tiimiläisen puolesta ja yksi tiimistä oli yhteydessä pankkiin. Edustamisen vaatiessa kaksi henkilöä hallituksesta, vaati yksinkertaisen jopa yhdellä puhelulla hoidettavan asian loppuun vieminen viiden henkilön huomion sekä allekirjoituksia edustamisoikeuden antamiseksi ja asian hoitamiseksi. (Patentti- ja rekisterihallitus 2021.)

Yrityksen perustamisen jälkeen, on tiimiyrityksellä vastassa varsinaisen taloudenpidon perustaminen nollasta. Tämä prosessi alkaa yrityksen pankkipalveluiden kilpailuttamisella. Kilpailuttamisessa on etenkin tärkeä ottaa huomioon tiimin tarpeet. Tärkeimmät yrityksen tarvitsemat pankkipalvelut ovat yritystili, maksukortti/-kortit sekä tilin käyttöoikeudet. Huomasimme Roimassakin vasta hiljattain, kuinka paljon helpompaa useamman projektin olisi esimerkiksi tehdä hankintoja, kun useammalla henkilöllä olisi kortti tai edes käyttöoikeus tiliin. Tämä on siis hyvä huomioida pankkeja kilpailuttaessa.

2.2 Vinkit kirjanpidon järjestämiseen

Kirjanpito on oikeastaan yksi tärkeimmistä asioista yrittäjällä. Varsinkin Proakatemilla hyvän kirjanpitäjän merkitys korostuu, sillä aloitamme suurin osa yrittäjän taipaleen vasta opintojen alkessa. On kuitenkin hyvä muistaa, että te olette yrittäjinä viime kädessä vastuussa – ei kirjanpitäjä. Kirjanpitäjä oikeastaan vain työskentelee teillä.

Monilla aloittavilla yrittäjillä palvelupakettiin kuuluu juokseva kuukausikirjanpito, tilinpäätös ja veroilmoitus. Uusi yrittäjä harvemmin on kirjanpidon ammattilainen heti. Siksi on tärkeää, että kirjanpitäjä osaa antaa selkeitä vastauksia ja saa yrittäjälle tunteen, että ei ole olemassa tyhmiä. kysymyksiä. Toimiva kommunikaatio vähentää väärinymmärrysten vaaraa ja tekee tilitoimiston kanssa asioinnista huomattavasti mukavampaa. Vaikka kirjanpitäjän perustehtävänä on hoitaa yrityksen kirjanpito, voi kirjanpitäjä myöskin tarjota osaamistaan esimerkiksi veroasioihin liittyvissä kysymyksissä osaamisensa mukaan, tai selvittää asian jos ei heti osaa auttaa.

Koska Proakatemia voi kuulostaa ulkupuoliselle hieman erikoiselta paikalta, meille Roimassa tärkeää oli se, että kirjanpitäjä ymmärtäisi hieman meidän opinnoistamme. Siksi valitsimme tilitoimiston, jonka perustaja on Proakatemian alumni. Tämä ei ole missään tapauksessa pakollista, mutta joissain tilanteissa se on helpottanut kummankin työtä. Koimme tiiminä myös sen, että sillä ei juurikaan ole merkitystä, laskuttaako kirjanpitäjä 60€ vai 63€ tunnilta. Ennemmin kannattaa keskittyä kokonaisuuteen – mitä palveluja te tarvitsette, miten henkilökemiat kohtaavat, onko kirjanpitäjä oikeasti kiinnostunut yrityksestäsi, mitä kokemuksia muilla on?

3. Sisäinen kirjanpito

3.1 Taloustiimi, valinta, vastuut, käytänteet

Jokaisessa osuuskunnassa Proakatemialla lähes poikkeuksetta on taloustiimi, joka hoitaa tiimiyrityksen taloutta. Varsinkin alussa taloustiimi hoitaa yleensä yrityksen perustamiseen liittyviä asioita, joita on esimerkiksi kirjanpitäjän valinta, pankkiyhteyden hoitaminen ja esimerkiksi sähköisen järjestelmien valitseminen ja hoitaminen. Myöhemmin taloustiimi hoitaa niin sisäisen- kuin ulkoisenkin kirjanpidon, ja saattaa myöskin olla opettajana yrittäjän talousasioista koko tiimille.

Taloustiimin valintaan saattaa olla hyvinkin erilaisia tapoja, meillä se taisi valikoitua sen mukaan, ketkä sattui olemaan vapaaehtoisia. Roimassa taloustiimiin tulevia ihmisiä ei ole ollut ikinä jonoksi asti, ja taloustiimin kokoonpano on pysynyt melkein koko akatemia-ajan lähes samana. Roimassa taloustiimin jäseniltä on vaadittu sekä myöskin arvostettu vastuuntuntoa, tarkkuutta, ja myöskin jonkin verran itsenäistä päätöksentekoa. Meidän tiimiyrityksessämme on kohtuu hyvin osattu sietää myöskin keskeneräisyyttä taloustiimiläisiltä, sillä olemmehan kaikki täällä oppimassa, ja vaikka virheitä välillä tulee, ei se ole ikinä yrityksemme kohtaloksi koitunut.

Suurimmat isommat kokonaisuudet, joita taloustiimi on hoitanut, on ehdottomasti sisäisen talousmallin eli ressun hoitaminen, sekä laskujen maksu ja yhteys kirjanpitäjän kanssa. Jonain kautena taloustiimissämme oli vain kaksi henkilöä, joiden vastuut olivat jakautuneet yllä mainitulla tavalla. Huomasimme kuitenkin, että silloin hieman syrjään jäivät muut juoksevat asiat, esimerkiksi talouden suunnittelu pidemmällä aikavälillä. Tosin ajan kuluessa on tullut huomattua sekin, että yksilöt tiimissä ottavat yhä enemmän vastuuta talousasioista ja niiden hoitamisesta, jolloin myös taloustiimin työ vähenee. Esimerkiksi ensimmäisen vuoden aikana taloustiimin aikaa kului merkittävästi siihen, että kyseltiin kuittien perään sekä autettiin lähettämään asiakkaille laskuja oikein. Nykypäivänä onneksi nuo ovat jokaiselle jo peruskauraa.

Yksi asia, mikä Roiman yrityksessä poikkeaa muista tiimiyrityksistä on se, että meillä on alettu maksamaan palkkaa useammalle henkilölle. Lähes aina tiimiyritykset laskuttavat korvauksia esimerkiksi toiminimensä tai kevytyrittäjäpalveluiden kautta. Palkanmaksu on varmasti ollut yksi niistä asioista, jotka on opettanut taloustiimille sekä palkansaajille eniten yrittäjän talousasioista. On ollut myös kieltämättä hieman outoa, että olet samaan aikaan yrittäjä, työnantaja ja palkansaaja.

Varsinkin palkanmaksun kulujen erittely on aiheuttanut päänvaivaa Roiman taloustiimissä. Esimerkiksi sosiaaliturvamaksu on sellainen, joka on työnantajan tehtävä kerätä ja maksaa sosiaaliturvamaksuista sekä työnantajan osuus että työntekijän osuus. Ennakonpidätyksen määrä perustuu työntekijän toimittamaan verokorttiin. Työntekijän osuus sosiaaliturvamaksuista vähennetään työntekijän bruttopalkasta ennen kuin hän saa nettotulonsa käteen. (Isolta. N.d.)

Myöskin työttömyysvakuutusmaksu, joka maksetaan Työllisyysrahastolle, on sellainen jota maksaa niin työnantaja ja työntekijä, mutta on työnantajan vastuulla kerätä se työntekijän palkasta ja tilittää ne oikealle taholle (työllisyysrahasto.fi). Tämä on aiheuttanut ongelmaa nimenomaan meidän sisäisen kirjanpidon eli ressun kanssa, kun jokaisella on oma korvamerkitty raha ja esimerkiksi palkanmaksuun menevä summa pitää ottaa jokaisen omasta ressusta. Kun taas työllisyysrahaston lasku tulee yhtenä summana, eikä siellä ole erikseen eritelty jokaisen palkansaajan summaa. Olemme kuitenkin löytäneet tähän ratkaisun. Olemme kehittäneet kertoimen jolla kerrotaan bruttopalkka, joka otetaan jokaisen henkilön ressusta pois ja se kattaa kaikki palkanmaksuun liittyvät kulut.

Isoin vinkki uusille tiimiyrittäjille liittyen taloustiimiin on se, että kysykää matalalla kynnyksellä apua vanhemmilta tiimeiltä. Todennäköisesti he ovat kamppailleet samat ongelmat läpi, ja mahdollisesti keksineet niihin ratkaisun. Joku viisas joskus sanoi, että oppia voi myös muidenkin virheistä.

3.2 Talousmalli

Yritys on pystyssä, kirjanpito rullaa ja talous on hallinnassa, vai onko? Tiimin sisällä talousasioista vastaa taloustiimi, mutta tiimin sisältäessä useampia projekteja, ovat rahat silti yhdessä kasassa yrityksen tilillä. Projektien rahavarojen erottelemiseksi, ja tiimiyrityksen yhteisten kulujen kuten vuokran sekä kirjanpidon maksamiseksi, on useilla tiimeillä käytössään joku niin sanottu ”talousmalli”. Talousmalleja ovat esimerkiksi:

1. Kaikilla tiimin jäsenillä ja projekteilla on omat varansa, ja kaikki osallistuvat yrityksen kuluihin maksamalla tiimin kassaan kiinteän summan kuukausittain.
2. Kaikilla tiimin jäsenillä ja projekteilla on omat varansa, ja kaikki osallistuvat yrityksen kuluihin maksamalla tiimin kassaan tietyn kiinteän prosenttiosuuden kaikesta tekemästään liikevaihdosta.
3. Kaikilla tiimin jäsenillä ja projekteilla on omat varansa, ja kaikki osallistuvat yrityksen kuluihin maksamalla tiimin kassaan progressiivisen tai käänteisesti progressiivisen prosenttiosuuden kaikesta tekemästään liikevaihdosta.
4. Tiimillä on kokonaan yhteiset varat, josta se maksaa yhteisiä kulujaan.
5. Yhdistelmä yllä olevista vaihtoehdoista

Eri mallien välillä on selkeitä eroja, eikä helppoa vastausta ole, mikä malli sopisi parhaiten millekin yritykselle. Päätökseen mallin valinnasta vaikuttaa huomattavasti muun muassa tiimin yksilöiden tahtotila, olemassa olevien projektien menestys sekä yksilöiden sitoutuminen tiimiin. Jos esimerkiksi kysyt keneltä tahansa proakatemian valmentajalta, saat todennäköisimmin vastauksen mallista d), kuinka tiimin pitäisi alun alkaen puhaltaa yhteen hiileen ja nostaa tiimi yhdessä lentoon, kun ei oikeassakaan yrityksessä kaikki hoida esimerkiksi myyntiä tai tee yhtä paljon rahaa yritykselle. Vaikka tämä olisikin ihanteellinen tilanne, unohtuu kyseisestä mallista se, ettei aloittava tiimiyritys kykene +20 hengellä kannattavaan liiketoimintaan alkuaikoinaan. Startup-kulttuuria paremmin tuntevat tietävätkin varsin hyvin esimerkiksi termin kuolemanlaakso ja kuinka vain 40 % kaikista startupeista ylipäänsä saavuttaa elinkaarensa aikana kannattavuuden. (Minaev 2023.)

Kuten muussakin yrittämisessä, on talousmallinkin valinnassa hyvä soveltaa kokeilukulttuuria. Avoimen kommunikaation vallitessa tiimissä, voi huonot päätökset perua ja vaihtaa parempiin lähes välittömästi ongelmien tai haasteiden ilmaantuessa. Vaikka päätös iso onkin, ei asiaa kannata jäädä pidemmäksi aikaa pohtimaan, vaan vain kokeilemalla voi löytää juuri teidän tiimiyrityksellenne toimivan mallin.

4. Pohdinta

Talousasiat voivat toisinaan tuottaa päänvaivaa, mutta kuten johdannossa kirjoitimme – Talousasioiden opettelu kunnolla ja kerralla, tulee hyödyttämään pitkälle tulevaisuuteen. Siinä missä mekin aloitimme ummikkoina päätä raapien ja tuskan hikeä otsa valuen, on vuosien kokemus talouden pyörittämisestä tuonut hurjasti osaamista ja uusia oivalluksia koko tiimille. Viimeisimpänä esimerkiksi palkanmaksuun liittyvät seikat. Iso kiitos siis taloustiimille ja tottakai myös meidän mainiolle kirjanpitäjälle!

Rohkaisemme jokaista tiimiä miettimään taloutta ennen kaikkea tiiminyrityksen ja sen yksilöiden tarpeita kuunnellen. Proakatemialla on mielestämme hieman jumiutuneet käytännöt sen suhteen, miten taloutta kannattaa tiimiyrityksessä hoitaa. Kuten tämäkin essee opetti, mallia ja esimerkkiä kannattaa ehdottomasti hakea vanhemmilta tiimeiltä (näin säästyy pahimmilta sekoiluilta), mutta jossain vaiheessa on hyvä miettiä, mikä toimii parhaiten juuri omalle tiimille – Haluammeko esimerkiksi maksaa palkkoja, yhdistämmekö koko tiimiyrityksen rahat vai pidättäydymmekö Ressu-muotoisessa prosessissa? Miten nämä valinnat ja päätökset vievät meitä eteenpäin, vai vievätkö? Mitä haluamme yhdessä oppia taloudesta, niin että se hyödyttää meitä tulevaisuudessa?

Talous ei ole sen kummempaa kun sen oikein oivaltaa, joten rohkeasti kohti sellaisia teemoja, jotka itseä mietityttävät, siinä sitä parhaiten oppii. Toivottavasti tämä essee auttoi ja opasti talouden tielle!

Lähteet

Finlex. 2023. Tilintarkastuslaki 18.9.2015/1141. Ajantasainen lainsäädäntö. Viitattu 5.12.2023. https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2015/20151141#L2P2

Isolta. N.d. Palkanmaksu eri yritysmuodoissa- perusperiaatteet tutuiksi. Viitattu 18.10.2023.

Luoma, S. & Kalliolepo, N. 2021. Osuuskunta vs osakeyhtiö. Proakatemian esseepankki. Akateeminen essee. Viitattu 5.12.2023. https://esseepankki.proakatemia.fi/osuuskunta-vs-osakeyhtio

Minaev, A. 2023. Käynnistystilastot (2023): 35 faktaa ja trendiä, jotka sinun on tiedettävä. Blogi. Viitattu 5.12.2023. https://firstsiteguide.com/fi/startup-stats/

Patentti- ja rekisterihallitus PRH. 2021. Edustamiseen oikeutetut. Kaupparekisteri. Verkko-ohje. Viitattu 5.12.2023. https://www.prh.fi/fi/kaupparekisteri/osakeyhtio/perustaminen/edustamiseen_oikeutetut.html

Yrityksen-perustaminen.net. N.d. Yritysmuodot. Verkkoartikkeli. Viitattu 5.12.2023. https://yrityksen-perustaminen.net/yritysmuodot/