Tiimin kehityksen vaiheet

Johdanto

Tiimityöskentely on ajankohtainen aihe työelämässä, sillä tiimityötaitoja arvostetaan ja niitä tarvitaan yhä enemmän ja enemmän. Parhaimmillaan tiimityöllä saavutetaan huipputuloksia, joita ei saavutettaisi, jos tiimin jäsenet tekisivät työtä toisistaan erillään. Tämä kuitenkin vaatii hyvää ja systemaattista viestintää. Tiimin kehitysvaiheet voidaan jakaa neljään osaan: muotoutuminen, kuohuntavaihe, normiutuminen, tehtävän suorittaminen, hajaantuminen. Ryhmän kehitysvaihe vaikuttaa siihen, kuinka hyvin se pystyy ratkaisemaan ongelmia. Tiimiä on myös huomattavasti helpompi johtaa tai valmentaa, kun tunnistaa tiimin eri vaiheet ja mitkä käyttäytymismallit ovat heille juuri siinä vaiheessa olennaisia ja tämän takia halusimmekin lähteä syventymään tiimin kehittämiseen, jotta voimme peilata sitä oman osuuskuntamme toimintaan ja kehittämiseen parhaamme mukaan.

Muotoutuminen

Tiimin muotoutumisvaiheessa tiimiläiset tutustuvat toisiinsa. Yleensä tilannetta varovasti tunnustellaan, sekä halutaan oppia toisten tiimiläisten taustat ja käyttäytymistavat. Tiimin jäsenet ovat varautuneita sekä jatkuvasti arvioivat toisiaan ja saattavat kokea olonsa epävarmoiksi. He ovat valmiita toimimaan ryhmän mukana tekeminen tiimin toisiin jäseniin. Jäsenet kaipaavat johtajaa, jolla on vastuu tavoitteiden, tehtävien ja tehtävänjakojen tekemisestä. Johtajan olisi hyvä myös auttaa henkilöitä tutustumaan toisiinsa, ja omalla toiminnalla auttaa tiimiä pyrkimään avoimeen ja vuorovaikutukselliseen toimintaan. Tiimissä tehdään myös alustavat säännöt toiminnalle. Johtajalta myös kaivataan rohkaisua ja tukea, sekä turvallisuuden tunteen luomista ja auttaa yhteisen päämäärän määrittelemisessä. Jos esimies ei ole lunastanut rooliaan ja paikkaansa alussa, on sen ottaminen myöhemmin haasteellista. (Lämsä & Hautala 2005, 111-112.)

Kuohumisvaihe

Kuohuntavaihe voi olla usein haasteellinen ja ikäväkin vaihe. Siinä tiimin jäsenet pohtivat omaa ja muiden asemaa tiimissä. Konflikteja syntyy useita, sillä mielipiteitä esitetään rohkeammin ja tartutaan toisten mielipiteisiin. Tiimin sisällä saattaa syntyä pienempiä porukoita, jossa ihmiset tukeutuvat toisiinsa. Näissä porukoissa arvostelun kohteeksi voi joutua muut tiimiläiset ja tiiminjohtaja. Kuohuntavaihe muodostuu erimielisyyksistä ja riidoista, mutta seuraavan kehitysvaiheen saavuttamiseksi se on välttämättömyys (Rasila & Pitkonen 2009, 15-16). Yhteisen tavoitteen ja onnistumisten korostaminen ja huomiointi voi helpottaa kuohuntaa. Ristiriidat ovat välttämättömiä, ja niitä on myös hyvä oppia tiettyyn pisteeseen asti sietämään, mutta ne eivät saa haitata liikaa työn tekemistä tai tavoitteiden saavuttamista.

Normiutumisvaihe

Tiimin kehityksen vaiheissa normiutuminen tarkoittaa sitä, että tiimi on päässyt yhteisymmärrykseen ja tilanne ns. normalisoituu. Tässä vaiheessa kaikkien tulisi tietää, että mitä tekee. Tiimin jäsenten tulisi hyväksyä omat tehtävänsä yhteisymmärryksessä muiden kanssa. Normiutumis vaiheessa tiimin jäsenet pystyvät keskustelemaan ja auttamaan toisiaan, sekä delegoimaan asioita muille. Tiimi voi delegoida päätöksiä ryhmille tai yksilöille ilman esimiehen tarvetta joka tilanteessa. Jäsenet ovat sitoutuneita, esimies vain helpottaa ja mahdollistaa asioita. Vinkki esimiehelle: Ota etäisyyttä ja auta työryhmää kantamaan vastuuta (Työterveyslaitos verkkolehti, ei pvm, luettu 22.9.2022)

Tehtävän suorittaminen, tuottaminen

Silloin kun puhutaan niin sanotusta “tehtävän suorittamis” vaiheesta, niin tarkoitetaan yleensä sitä vaihetta, kun tiimi on erittäin motivoitunut ja täysin tietoinen tehtävistään ja tavoitteistaan, sekä pystyy työskentelemään itsenäisesti ja tehokkaasti. Tiimi toimii tehokkaasti ja toteuttaa suunnitelmiaan kohti tavoitteita, tiimi siis ikään kuin tuottaa. Tuottamisvaiheessa tiimin itseohjautuvuus alkaa siis tulla esiin ja korostua. Itseohjautuvuus tiimissä ei kuitenkaan ole helppoa ja hetkessä saavutettavissa, vaan se vaatii myös kärsivällisyyden lisäksi kokeilua ja tiimin osien muokkaamista. Itseohjautuvuus tiimissä ei kuitenkaan ole helppoa ja hetkessä saavutettavissa, vaan se vaatii myös kärsivällisyyden lisäksi kokeilua ja tiimin osien muokkaamista.

Tiimin identiteetti

Kun puhutaan jokaisen omasta yksilöllisestä identiteetistä, yksi tärkeimmistä tekijöistä on se, miten määrittelet itsesi. Se miten määrittelen itseni, muodostuu osittain myös sosiaalisesta identiteetistäsi. Sosiaalisia identiteettejä on kaikilla monia, ja ympäristö vaikuttaa siihen, mikä sosiaalinen identiteetti aktivoituu ja korostuu, ja mikä mikä vähenee. Sosiaalisen identiteetin teorian mukaan osa ihmisen käsityksestä siitä kuka hän on, muodostuu niiden ryhmäjäsenyyksien mukaan, joihin hän samaistuu (Tajfel, 1981). Eli se kuka koet olevasi, muodostuu osittain sisäistettyjen ryhmäjäsenyyksien mukaan. (Lönnroth 2021, Viitattu 17.9.2022.)

Sosiaalinen identiteetti määrittää paljon: se kertoo kuka minä olen, millaiset ovat suhteeni muihin, keneen voin luottaa, mikä on tärkeää maailmassa ja kuinka tulisi toimia. Sosiaalinen identiteetti on mahdollista omaksua vain itsekategorisoinnin kautta: sinä määrittelet itsesi ryhmän jäseneksi ja näet itsesi samanlaiseksi muiden samaan ryhmään kuuluvien kanssa. Itsekategorisointi on prosessi, joka mahdollistaa ryhmäkäyttäytymisen. Jos et määrittele itseäsi jonkun tietyn ryhmän jäseneksi, et voi toimia osana tätä ryhmää. Sosiaalisen identiteetin ja sen toimintamekanismien ymmärtäminen on olennainen osa tiimin toiminnan ymmärtämistä. Jos tiimin jäsenet eivät koe tiiminjäsenyyttä yhtenä sosiaalisena identiteettinään, ei tiimi voi toimia tiiminä. (Lönnroth 2021, Viitattu 17.9.2022.)

Koska tiimi koostuu yksilöistä, keillä on kaikilla oma sosiaalinen identiteetti, koostuu tiimin identiteetti tiedosta tiettyyn sosiaaliseen ryhmään kuulumisesta ja sen merkityksestä. Sosiaalisen identiteetin avulla mahdollistuu myös puhuminen ryhmästä me-muodossa.

Kuinka tiimiä voi kehittää?

Tiimin toiminnassa on tärkeää yksilöiden tiedot ja taidot, mutta sitäkin tärkeämpää on se, kuinka ne saadaan hiottua toimimaan yhtessä tiiminä. On arvokasta hyödyntää jokaisen tiimin jäsenen voimavaroja yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Siksi tiimin jatkuva kehittäminen on ensisijaisen tärkeää tiimin toiminnan kannalta. Kun tiimityöskentely toimii laadukkaasti, tiimi saa paljon enemmän aikaan yhdessä kuin sen yksittäiset jäsenet voisivat saada aikaan kukin tahollaan (Salminen, 2020). On erityisen tärkeää että tiimillä on vahva ja selkeä yhteinen päämäärä.

Tiimityötä pidetään lähes itsestään selvänä työskentelymuotona. Melko harvoin tiimiroolit kuitenkaan keskustellaan tarkkaan selväksi. Suurin osa tiimeistä onkin enimmäkseen löyhiä työryhmiä. Tiimin tarkoituksena on saada aikaan tuloksia. Tiimin tehtävä voi muuttua nopeasti ja tiimin täytyy pystyä sopeutumaan näihin muutoksiin. Tiimi on kuin elävä organismi. Se voidaan koota tai hajottaa nopeasti. Pysyvämmissä tiimeissä voi syntyä henkilösuhdeasetelmia, jotka voivat edistää tai estää tiimin tavoitteita. (Resilio, Tiimin Kehittäminen, ei pvm, luettu 29.92022)

9 askelta tiimin kehittämiseen

1. Avoin keskustelu

• Käykää avointa ja rehellistä keskustelua siitä, mitä hyötyjä tiimityöskentely tuo tiimin jäsenille

2. Vastuualueiden ja tiimiroolien määrittely

• Määritelkää yhdessä tiiminne jäsenten vastuualueet ja tiimiroolitesimerkiksi Belbinin tiimirooli testin pohjalta

3. Pelisäännöt

• Laatikaa yhdessä pelisäännöt niistä asioista, jotka kaipaavat mielestänne tarkentamista ja raameja

4. Päätöksentekotavat

• Sopikaa etukäteen eri tilanteissa noudatettavista päätöksentekotavoista (enemmistö vai konsensus, äänestys, asiantuntijapäätös)

5. Tiimin kehityksen vaiheet

• Arvioikaa tiimidiagnoosin avulla tiiminne kehitysvaihe ja päättäkää yhdessä toimenpiteistä seuraavan kehitysvaiheen saavuttamiseksi.

6. Tiimihengen ylläpito

• Pitäkää huoli tiimihengestä ja työilmapiiristä, esimerkiksi säännöllisillä virkistäytymis tai tykypäivillä.

7. Tiimin toiminnan raportointi

• Tiimiraportin laatiminen koko tiimin yhteistyönä syventää tiimihenkeä ja auttaa osallistujia näkemään asioita koko tiimin näkökulmasta

8. Vuorovaikutus- ja yhteistyötaidot

• Vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoja voidaan tehokkaasti parantaa hyvällä tiimikoulutuksella. On epärealistista kuvitella näiden taitojen kehittyvän itsestään.

9. Hyvä ja turvallinen työyhteisö

• Keskustelkaa tiiminne kyvystä tarjota hyvä työyhteisö kaikille jäsenilleen. Parhaat tiimit sallivat erilaisuutta ja mahdollistavat myös hiljaisten introverttien toiminnan tiimin täysipainoisina jäseninä.

(Salminen, 2020)

Tiimin kehittämisen kulmakivet

Täydellisen tiimin rakentamisen kulmakivi on ”psykologinen turvallisuus” (ASKO_4E4A6003, 2018, viitattu 29.9.2022). Psykologiseen turvallisuuteen terminä olemme myös törmänneet monesti Proakatemian arjessa. Psykologinen turvallisuus tarkoittaa sitä, että ihminen kokee olonsa turvalliseksi kysymysten, virheisen ja huolenaiheiden esiintuomisen jälkeen, ilman että ihmisen tuntee oloaan henkisesti huonoksi tai syrjityksi. Psykologinen turvallisuutta voi edistää luomalla turvallisen tuntuisen ja ennenkaikkea avoimen sekä rohkean ilmapiirin, jossa ei tarvitse pelätä oman kehitysideoiden, huolenaiheisen tai oman persoonansa esiintuomista. Tiimin kehittämisellä on monia kulmakiviä, mutta niistä tärkeimpänä halusimme mainita psykologisen turvallisuuden, koska uskomme että se on tiimin kehityksen juuret ja alku.

Pohdinta

Esseetä kirjoittaessamme pohdimme paljon aihetta myös oman tiimiyrityksestämme näkökulmasta. Peilasimme jotain tilanteita Roima Team Osk.:in toimintaan. Esimerkkinä oman tiimimme kehitysvaiheet ja tiimin valmentaminen- kuinka ilmiselvää on, että valmentajat näkee tietyt tiimin vaiheet silloin, kuin itse tiiminä emme niitä vielä tiedostaisi. Jälkikäteen mietittynä on selkeitä tilanteita, jolloin oma tiimimme on ollut tietyissä vaiheissa – ja varmasti tietyt vaiheet vielä ovat meillä edessämme. Olemme matkalla kehittämässä omaa opiskelija osuuskuntaamme huippitiimiksi. Tämä ei kuitenkaan hetkessä tapahdu, mutta tämän esseen kautta halusimme saada paremmat eväät itsellemme matkalle kohti omaa huipputiimiämme.

Lähdeluettelo

ASKO_4E4A6003. (11. Toukokuu 2018). Opitaan yhdessä. Asko Leppilampi. Haettu 29. syyskuu 2022 osoitteesta: https://asko.leppilampi.com/taydellisen-tiimin-rakentamisen-kulmakivi-on-psykologinen-turvallisuus/

Lämsä, A. &. Hautala, T. (2005). Organisaatiokäyttäytymisen perusteet. Helsinki: Edita.

Lönnroth, A. (2021). Sosiaalinen identiteetti tiimin toiminnan perustana. Noudettu osoitteesta Blogi.

Rasila, M. &. (2009). Hyvä ryhmä, toimiva tiimi. Helsinki: Yrityskirjat Oy.

Resilio. (ei pvm). Resilio. Haettu 29. syyskuu 2022 osoitteesta Tiimin kehittäminen: https://www.resilio.fi/tyohyvinvointi/tyoyhteison-toimivuus/tiimin-kehittaminen/

Salminen, J. (5. elokuu 2020). Brik. Haettu 27. syyskuu 2022 osoitteesta Tiimityö: https://brik.fi/brik-lehti/10-keinoa-joiden-avulla-hioa-tiimityoskentely-huippuunsa/

Työterveyslaitos. (ei pvm). Haettu 20. syyskuu 2022 osoitteesta Työpiste verkkolehti: https://www.ttl.fi/tyopiste/tiimin-kehityskaaren-nelja-vaihetta-nain-esimies-hioo-timantin