Tampere
27 May, Monday
20° C

Proakatemian esseepankki

Tehokkuutta projektityöskentelyyn



Kirjoittanut: Sini-Maaria Aho - tiimistä Samoa.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Tehoa ja laatua hukan vähentämiseen
Kari Tuominen
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

 

Useimmissa projekteissa on 90 % hukkaa ja 10 % lisäarvoa tuottavaa työtä. Hukkaan luetaan kaikki se mikä lisää kustannuksia ilman lisäarvon tuomista. Kaikki ylimääräinen tekeminen, josta asiakas ei ole valmis maksamaan on projektin kulun kannalta hukkaa. Jos asiakas ei ole valmis maksamaan esimerkiksi moninkertaisesta muokkaamisesta ja kiillottamisesta, ei sitä ole kannattava tehdä. Ylimääräistä on myös kaikki sellainen, joka ei tuo lisäarvoa asiakkaalle tai yritykselle, tuotteelle tai palvelulle. (Tuominen, 2010, s.7.)

 

Parantamalla työtehokkuutta poistamalla hukkaa voi lisätä tuottavuutta ja kannattavuutta merkittävästi. Tehokkuudelle on asetettava sopivat tavoitteet, joita kohti pyritään, jotta voidaan kehittyä. Projektin kehittämisen tavoitteena on muokata toimintaa niin, että se on helpompaa, parempaa, nopeampaa ja halvempaa eli kannattavampaa. Projektin kehittäminen vaatii jatkuvaa ajattelua, työn arvon tunnistamista sekä syntyvän hukan poistamista. (Tuominen, 2010, s.11.) On hyvä opetella kyseenalaistamaan omaa ja projektitiimin tekemistä: mikä on tämän työvaiheen tarkoitus? Tarvitaanko sitä todella? (Tuominen, 2010, s.24.)

 

Miksi hukkaa sitten syntyy?

 

  • tehdään, kuten ennenkin eikä olla valmiita kokeilemaan uusia mahdollisesti tehokkaampia toimintatapoja

 

  • jatketaan jotakin projektin vaihetta, johon ei olisi enää tarvetta tehdä lisää

 

  • projektin strategiaa ei ole suunniteltu kunnolla tai sen etenemistä ei seurata

 

  • jokainen projektin jäsen ei edistä omia vastuualueitaan tai vastuualueita ei ole jaettu selkeästi (Tuominen, 2010, s.25.)

 

 

Työvaihehukka

 

Työvaihehukka tarkoittaa hukkaa, jota syntyy jossakin projektin etenemiseen liittyvässä työtehtävässä. Se sisältää tekijän työsuorituksia, jotka eivät ole tilanteelle tarpeellisia eivätkä vie kohti tavoitteita. Työvaihehukkaa voi syntyä myös toimintatavasta, jolla työ tehdään, alisuorittamisesta tai aikataulujen noudattamattomuudesta. Työtehtävien tarkoitus on luoda lisäarvoa projektin etenemiselle. Toiminnat, jotka eivät luo lisäarvoa, ovat hukkaa. (Tuominen, 2010, s.27–26.)

 

Mitä tahansa teemmekään arvokasta on se, että työ tuottaa lisää arvoa. Jos on vaikeuksia tunnistaa mikä on tarpeellista ja mikä ei, kannattaa tunnistaa arvoa tuottava työ. Arvon määrityksessä tärkeintä on projektin ja sen työvaiheen arvo asiakkaalle, arvo, jota asiakas tarvitsee ja josta hän on valmis maksamaan. Aina kun aloittaa uuden työvaiheen kannattaa miettiä onko tästä asiakkaalle hyötyä. (Tuominen, 2010, s.48.) Huomasimme projektia tehdessä, ettemme olleet käyneet asiakkaan kanssa tarpeeksi selkeästi läpi mitä asiakas oikeasti haluaa ja mistä hän on valmis maksamaan. Näin ollen teimme hänelle käyttöön tulevaa materiaalia monta kertaa uudestaan, sillä asiakas ei joko ollut siihen tyytyväinen tai emme olleet osanneet ottaa huomioon ja kysyä asiakkaalta mitä hän haluaa. Näin syntyi paljon hukkatunteja, kun teimme samaa työvaihetta uudestaan ja uudestaan eikä asiakas kuitenkaan ollut valmis maksamaan kuin valmiista tuotoksesta.

 

Samalle asiakkaalle tekemässämme projektissa huomasimme myös, että usein käytimme monen ihmisen aikaa samanaikaisesti työvaiheeseen, johon todellisuudessa ei olisi tarvinnut niin montaa tekijää. On hyvä siis myös miettiä tuoko useampi tekijä välttämättä lisäarvoa lopputulokseen vai olisiko itseasiassa hyödyllisempää jakaa työtehtäviä enemmän ja näin saada samassa ajassa edistettyä projektia paremmin ja tehokkaamin kohti tavoitteita.

 

Miten sisäistetään tehokas toimintatapa?

 

Jotta projekti etenee tehokkaasti, on jokaisen omaksuttava ajattelu, joka tukee hukan tunnistamista. Saattaa olla, että useampi innostuukin projektista, kun oivalletaan se, miten sadaan työskentely toimimaan ja onnistumaan paremmin sen avulla, että onnistutaan poistamaan kaikki se, mikä estää työskentelyn sujumisen. On hyvä pyrkiä poistamaan kaikki mikä turhauttaa ja keskittyä siihen mikä kehittää niin sinua itseä kuin projektia ja samalla vie sitä kohti tavoitteita ja lopputulosta. (Tuominen, 2010, s.76.) Olen huomannut, että usein helposti tulee keskityttyä negatiivisiin asioihin, siihen miksi joku ei tee jotain tai mikä on vialla ja mitä teimme väärin. Tottakai kehittymisen edellytyksenä on tarkastella omaa tekemistä myös kriittisesti niin, että löytää kehityskohdat, mutta joskus liika murehtiminen, analysointi ja kritisointi saattaa viedä fokuksen pois oleellisesta ja heikentää tehokkuutta. Varsinkin jos kyseessä on muiden ihmisten toiminta, sen sijaan että mietimme miksi joku ei ole paikalla tai miksi joku ei ole tehnyt jotakin asiaa, voisimme keskittyä niihin ketkä ovat paikalla ja luoda ympäristö jossa jokainen pystyy parhaansa mukaan toiminaan tehokkaasti.

 

Usein aluksi asetetaan projektille merkityksellinen tavoite, jota kohtaan onkin paljon innostusta ja motivaatiota. Tavoitetta kohti halutaan mennä! Valitettavan usein kuitenkin alkuinnostuksen jälkeen arkeen tulee paljon muitakin tärkeitä ja mielenkiintoisia asioita, joista on helppo innostua siinä hetkessä. Myös kiire tulee asioiden kanssa, kun on niin monenlaista tekemistä. Tämä keskeyttää projektin etenemisen ja siten motivaatio asetettujen tavoitteiden suhteen laskee. (Taitoavain.fi, 2021.)

 

Työpaikalla tai koulussa voi olla vaikea keskittyä. Saattaa olla meluisaa, joku pyytää jatkuvasti apuasi ja keskeyttää sinut ja tehtävää on päivän aikana paljon. Ajankäytön suunnittelulla voi vaikuttaa siihen, että pystyy keskittymään paremmin. Kannattaa kokeilla esimerkiksi aloittaa päivä listaamalla itselleen ylös suoritettavat tehtävät ja miettimällä sitten, miten ja missä järjestyksessä ne kannattaa hoitaa. Valmis suunnitelma päivän kulusta auttaa asettamaan tärkeimpiä asioita etusijalle. Se vähentää myös stressiä, jota tehtävien päällekkäisyys aiheuttaa. (EURES. 2017.)

 

Fokuksen ylläpitäminen ei ole helppoa, mutta jo siinä onnistuu, saa tehokkuuden nousemaan uudelle tasolle ja hukkaa vähenemään merkittävästi. Pelkkä motivaatio tavoitteita kohtaan ei riitä, vaan oman toiminnan analysointi, kehittäminen ja johtaminen arjessa määrätietoisesti on todella tärkeää. Näillä keinoilla saadaan asioita aikaiseksi ja tavoitteet toteutuvat. (Taitoavain.fi, 2021.) Oman toiminnan tarkastelu ja arviointi ovat todella tärkeä osa tehokkuuden saavuttamista. Tarkastelemalla omaa edistystäsi jokaisen päivän päätteeksi on paljon helpompi huomata mikä hoitui hyvin, mikä taas ei ja missä on parantamisen varaa. Itsearvioinnilla ja omien toimintatapojen kehittämisellä saadaan parannettua tuottavuutta ja tehokkuutta ja näin ollen työtehtäviin käytetty aika ei mene hukkaan. (EURES. 2017.)

 

 

 

Lähteet:

 

EURES. 2017. Viisi vinkkiä työskentelyn tehostamiseen. Viitattu 27.2.2023. https://eures.ec.europa.eu/5-tips-working-efficiently-2017-12-14_fi

 

Taitoavain.fi. 2021. Unelmana tarkoituksenmukainen ja tehokas työskentely. Viitattu 27.2.2023. https://www.taitoavain.fi/2021/04/19/unelmana-tarkoituksenmukainen-ja-tehokas-tyoskentely/

 

Tuominen, K. 2010. Tehoa ja laatua hukan vähentämiseen. Helsinki: Readme.fi

 

 

Kommentoi