Mihin käytät oman tehokkuutesi? 

”Vaikka nukkuisin kahdeksan tuntia vuorokaudessa, käyttäisin arkipäivisin töihin työmatkoineen 10 tuntia ja ruokailuihin kaksi tuntia, olisin käyttänyt viikon tunneista vasta 120 tuntia. Jos lisään tähän lasten, puolison tai ystävien kanssa olemiseen sekä kotitöihin molempiin pari tuntia joka ikiselle päivälle, olen käyttänyt 148 tuntia ja minulla on vielä jäljellä huimat 20 tuntia jokaiselle viikolle. Tämän voin käyttää harrastuksiin, liikuntaan, uuden tutkinnon hankkimiseen tai johonkin muuhun joka viikko.” (Stranius, 2022). 

Kun kuulen sana tehokkuus, mieleeni tulee järjestelmällisyys, ahkeruus ja tietoinen harkinta oman ajan käyttämisestä. Tehokkuus sanana saattaa tuntua hieman myös ahdistavalta. Täytyykö olla aina tehokas? Vastaan heti, että ei. Kun itse luin kirjan “Tehokkuuden taika”, päätin mielessäni ja myös kirjailijan kehotuksesta olla ottamatta kaikkia kirjan vinkkejä itselleni. Päätös myös siitä, että otan tästä kirjasta oleellisimmat ja itselleni sopivammat tavat tehdä elämästäni entistä tehokkaampaa. Kirja kertoo suurimmaksi osaksi erilaisten tapojen ja rutiinien voimasta, kun haluamme tehokkaampaa elämää. Miten voimme tehdä merkityksellisiä asioita ja elää enemmän joka päivä, eikä vain viikonloppuisin.  

Tämä essee on ensimmäinen essee “Tehokas ajankäyttö” -esseesarjassani. Tässä esseessä käydään läpi tehokkuutta terminä, sen merkitystä yhteiskunnassa, itsensä johtamista esimerkiksi hyvinvoinnin, priorisoinnin ja ajanhallinnan avulla sekä rutiinien ja tapojen voimasta. Läpi käydään sitä, kuinka nämä kaikki edellä mainitut asiat vaikuttavat ihmisen tehokkuuteen.  

Ennen seuraavaan kappaleeseen siirtymistä mieti, mihin käytät tehokkuutesi? 

Ajanhallintaan ja yksilöllisyyteen 

Uskon, että jokainen meistä haluaisi käyttää aikaansa viisaasti ja tehokkaasti edistettävien asioiden takia ja elämän eteenpäin viemiseen. Tulevien esseideni aikana saa itselleen lisää tietoutta tehokkaasta ajankäytöstä ja juuri itselleen sopivista avaimista edistyksellisempään ajankäyttöön sekä tehokkuuteen! Sen sijaan, että aikaa ei voi hallita, voi ajankäytön valintoja (Stranius, 2022). Esseet voivat herättää ajatuksien haastamista ajankäytöstä, tehokkuudesta ja siitä, kuinka halutessaan pienillä muutoksilla saa tehokkaampaa ja sitä kautta myös mielekkäämpää elämää.  

Elämässä täytyy olla suunnitelmallisuutta, rutiineja ja tehokkuutta, jotta asiat, unelmat ja tavoitteet ovat mahdollista toteutua. Sen lisäksi elämässä on hyvä olla välillä edes hetkiä, tunteja, minuutteja ja viikkoja, kun ei tiedä mitä seuraavaksi tekisi tai tapahtuisi. Uskon epävarmuuden sietokyvyn kasvattavan ja etenkin yrittäjinä täytyy epävarmuutta ja epätietoisuutta tulevasta sietää ja opetella sietämään.  

Alkuun haluan muistuttaa, että jokainen ihminen on yksilö. Tehokkuuteen ja omaan ajankäyttöön jokaisen ihmisen kohdalla vaikuttaa hyvin monet eri asiat, joista käsittelen esseissäni lopulta pienen osan. Persoonallisuus, elämäntilanne ja lähtökohdat lapsuudesta alkaen vaikuttavat omaan ajankäyttöön ja kuvaan tehokkuudesta sekä mm. tehokkaaseen työskentelyyn.  

Tehokas elämä suoritusyhteiskunnassa? 

Yleensä haluamme tehokkaan elämän, jotta meidän on mahdollista saavuttaa tavoitteet ja unelmamme. Rutiinit ja suunnitelmallisuus vievät meitä eteenpäin elämässä ja rutiinit luovat turvaa. Tämän hetken yhteiskunnasta puhutaan usein “suoritusyhteiskuntana”. Asiat tapahtuvat ja etenevät nopeasti. Kehitys kehittyy ja asiat tulisi toteuttaa nopeasti, tehokkaasti ja kuitenkin työn tulos tulisi olla hyvää, jotta pysyt kyydissä mukana. Ajankäytön tehokkuudesta kiinnostuminen lienee lisääntynyt nykyisen yhteiskunnan rytmin myötä (Stranius, 2022). Pääseminen nopeammin ja yksinkertaisesti tehokkaammin käsiksi unelmiin ja tavoitteisiin toteutuu käyttämällä aikansa tehokkaasti.  

Mietin paljon, kuinka käytän päiviäni, tunteja ja millaisia asioita teen tavoitteiden toteutumisen eteen. Miten toteutan itseäni ja milloin, mistä elämäni ja päivieni 24 tuntia koostuu. Muutamia vuosia sitten minulla oli vähän liiankin tarkka aikataulu elämästäni ja suunnittelin tarkasti päivieni kulun. Minua alkoi helposti ahdistamaan, jos asiat eivät mennytkään kuten halusin. Elämä kun vain sattuu välillä, tai aika useinkin heittämään yllättäviä asioita ja muutoksia elämään. Siksi itse uskon tällä hetkellä minulle paremman elämänlaadun tuovan sellainen elämä, jota suunnittelen jotakuinkin mahdollisimman tehokkaaksi ja miellyttäväksi, mutta unohtamatta vapaita hetkiä päivissä.  

Merkityksellisten asioiden tekeminen lisää hyvinvointia  

Tärkeintä tehtävillä asioilla on lopulta niiden merkityksellisyys. Miksi teet asioita, joita teet. Ovatko ne merkityksellisiä ja jos ovat, niin kenelle. Jos odottaa enemmän viikonloppuja kuin maanantaita, kannattaa pohtia tekeekö itselleen merkityksellistä työtä tai asioita. Kuten Stranius kirjassaan toteaa ideaalin tilanteen olevan sellainen, että kokee saavansa mennä töihin sen sijaan, että töihin pitää mennä (Stranius, 2022). Kaikilla tällaista tilanteen valitsemisen vapautta ei ole, joten jos sellainen löytyy ja mahdollisuus muutokseen on mahdollinen, käytä sitä mahdollisuutta. Merkityksellisten asioiden tekeminen lisää ihmiselle pitkällä aikavälillä hyvinvointia ja varsinkin silloin, jos merkityksellisiä asioita voi ja saa tehdä yhdessä muiden ihmisten kanssa. (Stranius, 2022). Eli tiimiyrittäjinä entistä suuremman merkityksellisyyden tunteen saaminen on mahdollista yhdessä tiiminä tekemällä merkityksellisiä asioita. 

Johda itseäsi hyvinvoivaksi ja entistä tehokkaammaksi 

Itsensä johtaminen on kaikille, mutta ennen kaikkea yrittäjille erittäin tarvittava taito. Itsensä johtamisen taitoa harjoitellaan läpi elämän ja siinä pystyy kehittymään erilaisilla keinoilla, itsetuntemuksella, itsereflektoinnilla jne. Jokainen ihminen on oman elämänsä johtaja ja suunnanpäättäjä. Hyvinvoinnin ylläpitäminen ja edistäminen on myös jokaisen ihmisen vastuulla ja omien päätösten varassa. Poikkeuksena toki sairaudet, joiden syntymiseen et itse voi vaikuttaa. Mutta sairauksia on, joiden syntymiseen voit itse vaikuttaa. Hyvinvoiva ihminen on myös tehokas ihminen. Siksi omaan terveyteen ja hyvinvointiin panostaminen kannattaa ottaa kaiken etusijalle ja perustaksi.  

Hyvinvoinnin tärkeimmät palaset koostuvat viidestä eri osa-alueesta. Palaset ovat psyykkinen hyvinvointi, fyysinen hyvinvointi, sosiaalinen hyvinvointi, taloudellinen ja seksuaalinen hyvinvointi. Jokaiseen osa-alueeseen olisi hyvä suhtautua samalla panostuksella ja vakavuudella yksilön terveyden kannalta. Havainnollistan myös sen, että yhden palasen ollessa epäkunnossa, vaikuttaa se koko yksilön hyvinvointiin ja myös vaikuttaen muihin osa-alueisiin. Esimerkiksi liian vähäinen uni ja palautuminen vaikuttaa kaikkiin osa-alueisiin. Väsyneenä mm. sosiaalinen hyvinvointi ja psyykkinen hyvinvointi horjuvat. (Kuntosaliohjelma.com, 2022). 

Panostaminen omaan hyvinvointiin, mihin kiinnitän huomiota? 

Hyvinvoinnin osa-alueet ovat keskenään erilaisia ja siitä johtuen, on olennaista tietää, että asioilla, joihin voi itse vaikuttaa on mahdollista luoda omalle hyvinvoinnille vahva pohja. Sellainen pohja, että muiden osa-alueiden onnistumisen mahdollisuudet ovat myös korkealla. Näitä osa-alueita ovat fyysinen- ja taloudellinen hyvinvointi. (Kuntosaliohjelma.com, 2022). Seuraavaksi keskityn fyysisen hyvinvoinnin osa-alueisiin ja siihen, mihin kannattaa panostaa.  

Mihin asioihin sitten kiinnittää huomiota, jotta voisi hyvin? Fyysisen hyvinvoinnin perusasioiden olisi hyvä olla pääsääntöisesti kunnossa, huomioi sana pääsääntöisesti. Elämään kuuluu juhlat, ilon hetket, muuttuvat elämäntilanteet ja esimerkiksi kriisit, jotka saattavat horjuttaa ymmärrettävästi hyvinvoinnin peruspilareita tai sitten toisaalta kyllä voivat lisätä henkistä ja sosiaalista hyvinvointia. Fyysisen hyvinvoinnin peruspilareihin yleisesti kuuluu riittävä uni, ravinto ja liikunta. Kaikki nämä kolme vaikuttavat huomattavasti pidemmän elämän mahdollistumiseen ja kaikkien palasten olisi tärkeää olla keskenään kunnossa. Jos yksi palanen ei ole kunnossa, vaikuttaa se negatiivisesti muihinkin palasiin. Esimerkiksi epäterveellinen ja riittämätön ravinto vaikeuttaa nukkumista, palautumista ja aiheuttaa jaksamattomuutta liikkumiseen, sekä myös psyykkiseen hyvinvointiin. (Kuntosaliohjelma.com, 2022).  

Ykkösenä tulee uni, jota olisi hyvä tulla noin 7-9h yössä. Unen aikana tarkoitus on oikeasti palautua ja päästä syvään uneen ja unen laadun parantamiseen pystyy vaikuttamaan rauhoittumisella, ruutujen ja puhelimen valon välttämisellä tunti ennen nukkumaanmenoa sekä hyvällä iltapalalla ja hyvän unihygienian avulla. Toinen tärkeä fyysisen hyvinvoinnin peruspilari on ravinto, joka tulisi olla riittävää, terveydelle hyvää, monipuolista, säännöllistä, sairauksia ennaltaehkäisevää sekä myös itselle maistuvaa. Ruokavaliossa olisi hyvä olla riittävästi ravintosuositusten mukaan hedelmiä, kasviksia, kuituja, hyvälaatuisia rasvan-, proteiinin- ja hiilihydraatin lähteitä. Valkoista sokeria, vaaleaa viljaa ja huonoja rasvoja tulisi käyttää vähän. Kolmantena hyvinvoinnin peruspilarina liikunta, jonka olisi hyvä olla itselleen mielekästä, säännöllistä, sisältäen riittävän kuormittavaa sekä palauttavaa liikuntaa monipuolisesti. Riittävä, sairauksia ennaltaehkäisevä ja kuntoa ylläpitävä sekä parantava liikuntamäärä voi olla esimerkiksi seuraavanlainen; Aerobista liikuntaa vähintään 150minuuttia viikossa sekä kaksi koko kehon lihaksistoa kuormittavaa harjoitusta viikossa. (Kuntosaliohjelma.com, 2022). 

Hyvinvoinnin edistämisen rutiinit 

Oman hyvinvoinnin edistämiseen tarvitaan päivittäisiä rutiineja ja tapoja, jotka syntyvät niitä joskus kokeillessa ja aloittaessa. Hyvinvoinnin eri osa-alueisiin voi ja kannattaa kiinnittää huomiota sekä kokeilla niihin liittyviä rutiineja, jotka saattavat jäädä lopulta tavoiksi. Huomion kiinnittämistä ja tarkastelua säännöllisin väliajoin kannattaa tehdä liittyen omiin rutiineihin ja tapoihin. Auttavatko tämän hetken rutiinit aidosti voimaan sinua hyvin ja edistävätkö ne terveyttäsi sekä kokonaisvaltaista hyvinvointiasi. Jos ei, muutosta tulisi lähteä toteuttamaan ja rutiineja muuttamaan.  

Hyvinvointi ja huolenpito yrittäjyydessä 

Jaakkola kuvasi hyvin kirjassaan Väkevä työelämä (2020), että yrittäjää ajaa eteenpäin yhdistelmä pakkoa ja innostusta, joka saattaa olla hyvin sekalainen. Yrittäjyys voi tarjota täyttymyksellisyyden tunnetta elämään niin paljon, että moni yrittäjä kenellä on aito intohimo yrittäjyyteensä ei koe yrittäjyyttään raskaaksi. Työ -ja vapaa-ajan erottaminen on vaikeaa eikä tasapainoa näiden välille ole. Sitä myöden myös hyvinvointi ja itsestään huolenpitäminen saattaa kärsiä. (Jaakkola, 2020). 

Työn -ja vapaa-ajan erottaminen onnistuu suunnittelemalla konkreettisesti kalenteriin työpäivät -ja viikot, kuten palkkatöissäkin tehdään. Näiden töiden ympärille lisäksi vapaa-ajan suunnittelu, vaikka ihan tuntien tarkkuudella. Yrittäjyyteen useimmiten kuuluu välillä pitkien työpäivien tekeminen, mutta jos tätä jatkuu pitkään ja tästä muodostuu yrittäjälle standardi, on jossain silloin vikaa. (Jaakkola, 2020).  

Jaakkola suosittelee kaikkien omaksumaan työelämään ajatuksen siitä, että työpäivän jälkeen on parempi olla aavistuksen nälkäinen työnteon suhteen kuin takki aivan tyhjänä työnteosta. Tällöin palautuminen ja kuormitus pysyy tasapainossa paremmin ja pidemmällä tähtäimellä yrittäjänä ura innostaa ja maistuu vielä kymmenienkin vuosien päästä. (Jaakkola, 2020).  

Tehokas ajankäyttö opeteltavana asiana 

Tehokas ajankäyttö on opeteltava asia ja toimintamalli. Niin ainakin minä uskon kaiken kuulemani, kokemani ja näkemäni perusteella. Minulle tehokkuus ja ajankäyttö tehokkaasti ja mahdollisimman hyödyttävästi on ollut koko ajan entistä enemmän tavoitteenani. Tehokkuuteen pyrkiminen johtuu itselläni siitä, että haluan saavuttaa unelmani ja tavoitteeni. Unelmien ja tavoitteiden saavuttamiseen tarvitaan tekoja ja suunnitelmallisuutta. Kuten aiemmin mainitsin, saattaa oma persoonallisuus, elämäntilanne ja lähtökohdat lapsuudesta alkaen vaikuttaa yksilön tehokkuuteen. Uskon kuitenkin ihmisen pystyvän kovalla tahdolla ja motivaatiolla olemaan aina entistä tehokkaampi ja viisaampi ajankäyttäjä.  

Rutiinit ja tavat ajanhallinnan perustana  

Jos haluaa saavuttaa tavoitteita ja onnistua erinäisten asioiden toteutumisessa, täytyy mukana olla päivittäin, viikoittain, kuukausittain toteutuvia rutiineja ja tapoja. Tärkeitä asioita ovat ne, joita tekee säännöllisesti, eikä vain silloin tällöin tai silloin kun tuntuu hyvältä. Useimmat rutiinit ovat vain muodostuneet rutiineiksi elämäämme ajan myötä, suunnitelmallisesti tai suunnittelematta. Jotkut rutiinit eivät välttämättä tunnu aluksi mielekkäältä, mutta saattavat alkaa tuntumaan siltä sen muodostuttua rutiiniksi. Esimerkiksi joka päivä ennen töitä aamulenkki ei aluksi tunnu kovin houkuttelevalta, vähän jopa vastenmieliseltä. Kun aamulenkistä muodostuu rutiini, saattaa jo alkaa tuntua siltä, että tykkää aamulenkeistä ja ellei tätä rutiiniksi muodostunutta lenkkiä toteutuisi, saattaa tuntua epämiellyttävältä tämän rutiinin puututtua päivästä. Tavat tekevät arjesta ja elämästä helpompaa ja niitä kannattaa luoda, jotta energiaa ei menisi jatkuvaan tahdonvoiman käyttämiseen. Tahdonvoima on kuin lihas, joka väsyy käytössä, kertoo Stranius kirjassaan. (Stranius, 2022).  

Toistojen kautta tavoiksi ja rutiineiksi 

Tavat muodostuvat vain toistamalla. Erilaisten tutkimusten mukaan jonkun asian tavaksi muuttumiseen vaaditaan noin 30-90 päivää päivittäistä toistoa. Kannattaa alkaa luomaan tapoja ja rutiineja yksi kerrallaan, riippuen tavan tai rutiinin vaativuudesta omaan elämäntilanteeseen. On myös armollista muistuttaa itselleen, että tapoja voi kokeilla ja päättää 1-3 kuukauden jälkeen toimiiko se itselleen tai onko siitä lopulta hyötyä sekä lisäarvoa omaan elämään. Joitakin tapoja ja rutiineja voi kokeilemisen lisäksi myös mitata halutessaan ja päättää jo tavan kokeilun aloitettua sen olevan vain vaikka 3 kuukauden kokeilu ja päättää siihen, esimerkiksi tietty harjoitusjakso tietyssä urheilulajissa. (Stranius, 2022). 

Tapamme ja rutiinimme heijastuvat arvoihimme ja siksi olisi arvojen kautta tärkeää miettiä, millaiset tavat ja rutiinit luovat omien arvojen mukaista elämää. Pienistä kokeiluista saattaa syntyä rutiineja, myöhemmin tapoja ja lopulta muodostavat elämänmittaisia tapoja ja rutiineja arvoihin pohjautuen. Elämäntilanteen tai arjen muuttuessa merkittävästi, saattavat jotkin rutiinit helpommin loppua kuin toiset rutiinit. Elämän muuttuessa automaattisesti säilyvät rutiinit ovat niitä, jotka perustuvat omiin arvoihin. Hyviä esimerkkejä näistä voivat olla terveyden ylläpitäminen terveellisen ruokavalion, hyvän yöunen ja riittävän liikunnan avulla. Jos näihin arvoihin perustuen on olemassa vahvoja rutiineja ja tapoja, eivät ne muuttuvan elämäntilanteen tullessa kovinkaan helposti poistu. (Stranius, 2022). 

Rutiinien muodostaminen ja muuttaminen  

Rutiinien muuttamisessa olennaista on aloittaminen jostain pienestä matalalla kynnyksellä, kuitenkin konkreettisesti jostain aloittaminen, pitkäjänteisyys ja rutiinista riippuen mahdollisuuksien mukaan myös nousujohteisuus ja sen seuraaminen. Keskittyessään luomaan hyviä tapoja huonojen sijaan, ei aika ole enää itseään vastaan vaan puolellaan. (Stranius, 2022). 

Konkreettiset vinkit ja kokeilut rutiinien ja tapojen muuttamiseen  

Ensimmäisenä vinkkinä ja kokeiluna voi olla 12 asian listaaminen, joita haluaisit muuttaa arjessasi ja valitse näistä yksi vuoden jokaiselle kuukaudelle (Stranius, 2022). Asia voi liittyä esimerkiksi oman hyvinvoinnin parantamiseen ja sitä kautta entistä tehokkaammaksi ihmiseksi. Toisena vinkkinä; kokeile jotain uutta tapaa 30 päivän ajan. Jos tapa ei tässä ajassa tunnu omalta ja et saa haluamaasi hyötyä, voit myös lopettaa tavan. Kolmantena vinkkinä on tärkein; mieti mikä elämässäsi on oikeasti tärkeää. Kaiken perusta, miksi teet, mitä teet, kenelle teet, mitä haluat aidosti elämästä ja mikä on sinun elämässäsi tärkeintä. (Stranius, 2022).  

Priorisoi, aikatauluta, mielekkyys ja saavuta tavoitteesi 

Uskon itse asioiden priorisointiin ja oikeanlaisen aikataulun luomiseen, nojautuen omaan elämään ja omiin arvoihin. Elämää ja omia tavoitteita kannattaa tarkastella esimerkiksi kuukausittain, vuosittain, jne. Asioiden ja tavoitteiden toteutumisen kannalta olennaista ja kaikista tärkeintä ovat jo aiemmin mainitut päivittäiset rutiinit ja tavat. Näiden toteutumiseen tarvitaan jo suunnitelmaa tehokkaasta ajankäytöstä. Luomme itse lopulta omat aikataulumme elämäämme sekä aikarajat tavoitteiden toteutumiselle. Itse olemme siis vastuussa omasta ajankäytöstämme, joka olisi hyvä käyttää viisaasti. Käytännössä siis tehokas ajankäyttö on päivittäinen juttu ja siksi, jotta meidän olisi mahdollista saavuttaa tavoitteemme, toteuttaa itsemme näköistä elämää ja ennen kaikkea mahdollistaen onnellisen elämän. (Stranius, 2022). 

Yhteenveto  

Ensimmäinen Tehokas ajankäyttö -essee oli siinä. Nyt on käyty läpi tehokkuutta terminä, sen merkitystä yhteiskunnassa, itsensä johtamista esimerkiksi hyvinvoinnin, priorisoinnin ja ajanhallinnan avulla sekä rutiinien ja tapojen voimasta. Ja sitä, kuinka nämä kaikki edellä mainitut asiat vaikuttavat ihmisen tehokkuuteen. Loppuun haluan vielä muistuttaa hyvän lauseen jokaiselle meille, joka välillä tekee liikaa työelämässä eikä koskaan tunne olevansa tehneensä riittävästi. Joskus joku fiksu on sanonut; “Työelämä on maratoni, ei sprintti.” Seuraavassa Tehokas ajankäyttö -esseessäni käsittelen aiheina …. 

Lähteet: 

Jaakkola, J. 18.11.2020. Väkevä Työelämä -Terveyttä, tolkkua ja tuloksia. Tammi. Bookbeat E-kirja. https://www.bookbeat.fi/kirja/vakeva-tyoelama-214177  

Kuntosaliohjelma.com. 23.09.2022. Hyvinvointi -Mitä se on ja minkälaisista palasista se koostuu? Verkkosivusto. Viitattu 16.10.2023. https://kuntosaliohjelma.com/hyvinvointi/  

Stranius, L. 2022. Tehokkuuden taika – Näin voit elää enemmän. Into Kustannus. BookBeat E-kirja.  https://www.bookbeat.fi/kirja/tehokkuuden-taika-611941