Tapahtumatuotanto: 24H projektitiimiläisten näkökulmasta

8.12.2020

Näyttökertoja 673

Kirjoittanut: Tuija Jaatinen - tiimistä Waure.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET

KIRJA	KIRJAILIJA
Pidä projekti hallinnassa : suunnittelu, menetelmät, vuorovaikutus Onnistu projektissa	Kai Ruuska Sami Kettunen

Esseen arvioitu lukuaika on 14 minuuttia.

Tämä soluessee on kirjoitettu yhdessä Tea Kivisen kanssa.

Johdanto

Mari Kellokummun mukaan tapahtumatuotanto lähtee aina ideasta liikkeelle. Kellokumpu on ollut mukana järjestämässä mm. valtakunnallista Suomi 100 -tapahtumaa Oulussa. (Kuulun 2019) 24H–loppunäyttötapahtuman osalta idea oli valmiiksi suunniteltu ja tapahtuma on toiminut jo 20 vuotta. Meillä siis oli idea. 24H on Prokatatemian valmistuvien opiskelijoiden loppunäyttö koe, johon valitaan nuoremmista opiskelijoista projektitiimi. Projektitiimin tehtävänä on hankkia toimeksiantajat, jotka antavat tiimeille haasteen ratkaistavaksi seuraavan vuorokauden aikana. Tämän jälkeen ratkaisut arvioidaan kouluarvosanoin 1–5 tiettyjen, ennalta määrättyjen kriteerien mukaan. Toimeksiantaja maksaa ratkaisusta palkkion annetun arvosanan mukaan.

24H-tapahtuman valmistelut alkoivat jo alkuvuodesta ja tapahtuma huipentui marraskuun puolivälissä, kun valmistuvat pääsivät testaamaan ongelmanratkaisutaitojaan. Tässä soluesseessä kerromme oman näkemyksemme mukaan siitä, mitä kaikkea tapahtumatuotanto ylipäätään pitää sisällään ja miten nämä asiat toteutuvat käytännössä. Avaamme projektia meidän omasta näkökulmastamme sekä kerromme kokemuksiamme tämän esseen kautta.

Projektisuunnitelma

”Projektityö opettaa tekijöitään jokaisessa projektissa. Se on myös projektityön parasta antia – jokainen projekti on erilainen ja jokaisen projektin läpivienti opettaa uusia asioita.” (Kettunen 2009). Projektijäseneksi oppii parhaiten käytännön kokemusten kautta. 24H projekti opetti meille paljon kaikkea uutta ja parasta oli oppia koko projektitiimin kanssa yhdessä. Tässä projektissa pääsi tekemään montaa erilaista asiaa ja projekti itsessään oli erittäin monipuolinen sekä haastava ja se lähestulkoon pakotti meitä jokaista astumaan epämukavuusalueelle.

Projektisuunnittelun kannalta on tärkeää miettiä: miksi tapahtuma järjestetään? Kenelle se on suunnattu? Milloin tapahtuma järjestetään ja kauanko se kestää? Onko päällekkäisiä tapahtumia tiedossa? Missä tapahtuma järjestetään sekä onko paikka järkevä? Lisäksi on huomioitava, että tapahtuman järjestämiseksi on realistiset mahdollisuudet niin taloudellisesti kuin aikataulullisesti. Toimintasuunnitelman kannalta on tärkeää, että työnjako sekä aikataulutus eli kuka hoitaa mitä ja milloin, on suunniteltu etukäteen. Tähän liittyy myös projektipäällikön valinta. Aikataulun kannalta on otettava huomioon myös mahdolliset viivästymiset. (Tapahtumanjärjestäjän muistilista n.d.)

Projektityön tarkoituksena on aina saavuttaa jokin tavoite ja meidän tavoitteemme on järjestää valmistuville opiskelijoille mitä huikein loppunäyttötapahtuma. Opimme ainakin sen, että projektityössä erittäin tärkeää on puhaltaa yhteen hiileen ja hyödyntää ihmisten välistä yhteistoimintaa. Kuitenkin projektien etenemisen ja onnistumisen kannalta on erittäin tärkeää, että projekti vastuutetaan eli projektin läpivieminen annetaan yhden ihmisen, eli projektipäällikön päävastuulle, jolloin tiedetään, kenen puoleen kääntyä silloin, kun projekti ei etene odotetulla tavalla tai siinä ilmenee ongelmia (Kettunen 2009).

24H projektina on siitä kiva, että sillä on selkeät raamit, jolloin on niin sanotusti helpompi lähteä liikkeelle, kun ei tarvitse kokonaan tyhjästä aloittaa. Kuitenkin kun kyseessä on toteutusprojekti, luo se omat haasteensa ja haasteista suurimpana on aikataulu. Muun projektin on elettävä eteenpäin, mutta tapahtumalle asetettu aikataulu on joustamaton ja kaiken muun on tapahduttava aikataulun mukaisesti. Aloitimme toimeksiantajien hankkimisen jo hyvissä ajoin viime keväänä, ja siltikin meillä meinasi tulla kiire, koska se ei ole helppoa ja tapahtumapäivä alkoi lähestyä hurjaa vauhtia. Koska kyseessä on toteutusprojekti, joka huipentuu tapahtumaan, on projektitiimin oltava joustava ja varauduttava mahdollisiin ongelmiin. Projektilla on joustamaton aikataulu, joten kiire ja työmäärä kasvavat loppua kohden.

Projektipäällikön rooli ja vastuunjakaminen

Projektipäälliköksi kannattaa valita henkilö, joka osaa hallita kokonaisuuksia projektin tarpeiden mukaisesti. Erilaiset ihmis-, käytäntö ja näkökulmapätevyydet eli erilaiset vuorovaikutustaidot ja menetelmät edistävät projektin onnistumista. Hyvän johtamisen perustana ovat itsensä johtamistaidot, rehellisyys ja luotettavuus sekä sitoutuminen tehtävään. Projektipäällikkö ymmärtää ja osaa viestiä projektin päämäärät, tavoitteet sekä hyödyt. Määrittele siis hoidettavien tehtävien osalta, milloin ne on tehtävä, kuka niistä vastaa ja millä tavalla ne on tarkoitus tehdä, jotta tapahtuman toiminta-ajatus saavutetaan. Täytyy ymmärtää myös oma vastuu. Projektipäällikön tärkein tehtävä on johtaa kokonaisvaltaisesti projektin kulkua, eli aikatauluttaa, koordinoida, seurata tavoitteiden toteutumista sekä viestiä ja informoida projektin etenemisestä. Hyvä projektipäällikkö osaa kannustaa ja motivoida projektiryhmää sekä poistaa esteitä etenemisen tieltä (Leviäkangas 2018).

Motivointikeinoja on monia ja tähän sovellettaessa niistä parhaimpia ovat ensinnäkin esimerkillä johtaminen. Me ihmiset usein tunnumme tarvitsevan jonkun näyttämään meille suuntaa. Aktiivinen, määrätietoinen ja positiivinen asenne tarttuvat. Myös saavutuksista palkitseminen on todettu motivoivaksi tekijäksi työssä. Onnistumisten nostaminen ja korostaminen motivoi ja kukapa ei haluaisi saada tunnustusta tehdystä työstään. “Rohkaisu vähentää stressiä ja vahvistaa positiivista työasennetta. Tee yksilöiden huomioimisesta tapa!” (Koulutus.fi 2019.)

Projektitiimissä tulisi olla sopivasti osaamista ja tarvittavia ominaisuuksia projektitehtävien toteuttamiseksi. Parhaimmillaan projektitiimin jäsenet pystyvät täydentämään toinen toistaan. Tämä vaatii tietysti tiedon siitä, mitä projektissa ollaan tekemässä. Projektipäällikön tulee selvittää projektin jäsenten roolit, jotta he tietävät omat tehtävänsä ja vastuunsa. Kaikki lähtee oman roolin ja vastuun ymmärtämisestä eli omien tehtävien tiedostamisesta ja delegoitavien asioiden hallitsemisesta. Useissa organisaatioissa on havaittu 6–10 hengen tiimin olevan optimaalinen määrä yhteyden ja kokonaisuuden ylläpitämiseen ja hallintaan. (Pulkkanen n.d.)

On tärkeää, että projektitiimissä on oikea määrä tarvittavia henkilöitä, joiden taidot soveltuvat vaadittuihin projektirooleihin. Näitä rooleja 24H projektissa ovat projektipäällikön lisäksi markkinointi, talous sekä myynti, joka on kaikkien vastuulla. Jakamalla vastuut huolellisesti projektipäällikkö tekee tiimille palveluksen, kun jokainen ymmärtää selkeästi, mitkä tehtävät ovat heidän kontillaan. Tukena kannattaa käyttää esimerkiksi projektin hallintasovellusta, josta näkyy tehtävien priorisointi sekä määräpäivät niiden toteutumiselle. Meillä oli käytössämme Trello, jonka kautta seurasimme tehtävien toteutumista. Haasteita voivat olla lipsuminen roolijaossa, kun lisätöitä ilmenee, jolloin on tärkeää, ettei tehtäviä kaadeta yhden tiimiläisen niskaan. (Pulkkanen n.d.)

Projektitiiminä olisimme toivoneet päällikkömme tekemisen olleen enemmän läpinäkyvää, koska siellä taustalla tapahtuu paljon kaikenlaisia asioita, niin isoja kuin pieniäkin, joista me emme tiedä juuri mitään. Meille tiiminä jäi suhteellisen epäselväksi kaikki päällikön rooliin liittyvät vastuut sekä tehtävät ja olisimme olleet kiinnostuneita siitä, mitä tehtäviä päällikkö suorittaa, sillä kuitenkin jatkuvana projektitiiminä se päällikön rooli siirtyy eteenpäin jollekin meistä. Kuitenkin päällikkömme osoitti tekemällään työmäärällä sen, että myös hänen harteillaan on todella suuri taakka ja vastuu kannettavana, vain sen sisältö jäi harmaan peittoon. Yle kirjoittaa, kuinka Kirsti Malkamäen väitöskirjassa sanotaan, että läpinäkyvä johtaminen herättää henkilöstön luottamuksen ja luottamus tuo tulosta (Ahjopalo, J. 2017).

Tavoitteet ja kohderyhmä

Aivan uuden tapahtuman tuottamisessa tapahtumalla täytyy olla tavoite, joka on hyvä määrittää heti suunnittelun alkaessa. Mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa? Pitääkö tapahtuman näkyä myös liikevaihdossa? Tavoitteiden olisi hyvä olla mitattavissa, jotta niiden etenemistä voidaan seurata. (Kuulun 2019.) Tapahtuman konseptointi asiakaslähtöisesti oikean kohderyhmän tavoittaen on asiakaslähtöistä tapahtumatuotantoa. Asiakaslähtöisen tapahtuman luomisen lähtökohtana on luoda merkityksellinen palvelukokemus, jolloin tapahtuma järjestetään asiakasta kuunnellen ja palvelupolkua seuraten. Loppupeleissä pienet asiat ratkaisevat. (Karjala 2017)

24H:n tavoitteena on luoda valmistuville hieno, yhteisöllinen kokemus sekä puitteet innovaatiohaasteiden toteuttamiselle. Kohderyhmänä ovat siis valmistuvat sekä heille sopivat toimeksiantajat, Proakatemian opiskelijoiden ja valmentajien lisäksi. Tavoite oli saada 6 toimeksiantajaa, joilla on tiimeille tarpeeksi haastavat, mutta antoisat toimeksiannot karttuneen oppimisen testaamiseksi. Lisäksi halusimme saada mahdollisimman ison osan toimeksiantajien lahjoista sekä valmistuvien välipaloista sponsoreiden avulla. Tämä vaatii toimeksiantajien ja sponsorien hankintaa, josta lisää myöhemmin kappaleessa “Toimeksiantajat ja sponsorit.”

Aikatauluttaminen ja tapahtumapäivien kulku

Aikataulutus ja työnjako ovat asioita, jotka ovat mukana läpi tuotantoprosessin. Työnjakamisen lisäksi aikataulua suunnitellessa on tärkeää miettiä, mihin mennessä asioiden pitää olla hoidettuna tai valmiita. Aikataulun suunnittelussa on tärkeää ottaa huomioon myös mahdolliset viivästymiset. (Tapahtumanjärjestäjän muistilista n.d.)

Taustatyöt, kuten 24H:ssa toimeksiantajien, sponsoreiden, alumnien ja kirjurien hankinta tulee jakaa ja aikatauluttaa niin, että niiden tekemiselle jää tarpeeksi kauan aikaa. Toimeksiantajien hankinta vei yllättävän kauan aikaa yli sadasta kontaktoinnista huolimatta. Kevään aikana aikatauluttamista haastoi kaikkien omat ohjelmat ja mitä lähemmäs kesää mentiin, niin sitä vaikeampi oli luotsia yhteistä aikaa. Kesän jälkeen meidän kaikkien kalentereissa oli paljon enemmän tyhjää kuin haasteellisen koronakevään aikana, joten tulevaa syksyä varten oli helppo sopia yhteiset aikataulut. Tämä helpotti huomattavasti yhteistä tekemistä. Ennen tapahtumapäiviä mietittiin, kuka tekee flyerit, kiitoskortit, ständit jne. Haettiin koristeita, sponsorien tuotteita sekä tarvittavia välipalatarpeita.

Tapahtumapäivien aikatauluttamisen kannalta tärkeää oli huomioida, milloin tapahtuma alkaa, kauanko tiimien ja toimeksiantajien esittely sekä jako kestää maanantaina, yleisön poistuminen sekä tiimien kyselytunnit ja tilat. Projektitiimin osalta tapahtumapäivät alkoivat jo klo 6–7 aikaan. Maanantai aamuna huolehdittiin kyselytunnin kahvitus valmiiksi, käytiin ohjelma läpi vielä kertaalleen juontajien ja tekniikkavastaavien kanssa, tarjoiltiin valmistuville skumpat ja avattiin ovet yleisölle sekä jaettiin käsiohjelmat. Itse tapahtuman ensimmäinen päivä alkoi tiimien ja toimeksiantajien sekä toimeksiantojen esittelyllä. Tänä vuonna yleisö seurasi tapahtumaa live stream -lähetyksen välityksellä kotikatsomoistaan. Esittelyiden jälkeen paljastettiin, mikä tiimi saa minkäkin toimeksiannon, jonka jälkeen valmistuvilla tiimeillä ja heidän toimeksiantajillaan alkoi kyselytunti ja tapahtuma päättyi yleisön osalta. Tapahtuman päättymisen jälkeen alaovi suljettiin, ständit kerättiin sisälle, kahvitukset kerättiin pois ja valmistuville jaettiin snacksit. Lähdimme Tampere-talolle koristeiden ja muiden tarvittavien tavaroiden kanssa. Laitoimme tilat, kuten kuvausseinän ja muut koristeet valmiiksi ja juontajat treenasivat vielä tiistain juonnot.

Tiistaina jatkettiin tekemistä. Tiistain osalta aikatauluttamiseen vaikuttivat se, miten kauan tiimien tuotoksien esittely kesti, arviointitunti, toimeksiantajien palautteen ja arvosanojen esittely sekä kukitus. Osa porukasta meni akatemialle laittamaan valmistuville aamupalaa, osa Tampere-talolle kenraaliin. Valmistuvien diat lisättiin diaesitykseen. Tiimit ohjattiin Tampere-talolle odottelemaan tapahtuman alkua. 24 tunnin lähestyessä loppuaan, tapahtuman toisena päivänä, tapahtuman yleisö kokoontui taas kuulemaan, mitä valmistuvat opiskelijat olivat kuluneen vuorokauden aikana saaneet aikaiseksi. Ratkaisut eri yritysten ja yhdistysten toimeksiantoihin esiteltiin, minkä jälkeen toimeksiantajilla oli tunnin verran aikaa arvioida opiskelijoiden tekemä työ. Tunnin jälkeen valmistuville opiskelijoille paljastettiin, minkä arvosanan kukin tiimi oli työstään ansainnut. Tapahtuman aikaan tiedotettiin muun muassa arviointitunnin päättymisestä, kerättiin arvosanat ja kukitettiin valmistuvat. Tämän jälkeen alkoi siivous. Tapahtuma paikka jätettiin siihen kuntoon, mitä se oli tullessa ja Proakatemialla siivottiin tilat, joita valmistuvat olivat käyttäneet.

Aikataulussa kannattaa ottaa huomioon aika myös toimeksiantajien laskuttamiselle, ansioiden maksulle sekä tapahtuman jälkipuinnille.

Budjetti

Budjetti määrittää pitkälti tapahtuman järjestämistä, joten talouden suunnittelu kannattaa aloittaa mahdollisimman ajoissa. Useimmiten kulut tulevat maksettavaksi jo ennen tapahtuman alkua, mutta tulot kertyvät useimmiten vasta tapahtuman aikana, joten on hyvä ottaa huomioon oma pääoma ja mahdollisen ulkopuolisen rahoituksen järjestäminen. Tapahtumaa suunnitellessa budjettiin on listattava, millaisia menoja syntyy ja mistä sekä millaisia tuloja siitä on mahdollista saada. (Visit Tampere n.d.)

Millä rahalla tapahtuma järjestetään? Onko tapahtumajärjestäjällä itsellään rahaa tapahtuman järjestyskustannuksiin? Onko yhteistyökumppaneita? Lähtisikö joku kenties sponsoroimaan tapahtumaa? Voiko tapahtuman järjestämiseen saada avustusrahaa? Nämä kaikki seikat on syytä miettiä huolella läpi. (Karjala 2017.)

24H-loppunäyttötapahtuman kulurakenne on seuraavanlainen. Rahaa kuluu toimeksiantajien, kirjurien ja alumnien lahjojen hankintaan, valmistuvien aamupalaan ja naposteltaviin, tilan koristeluun, valmistuvien kukkiin ja projektitiimiläisten ansioihin. Tänä vuonna tapahtuman päätöstilaisuutta ei järjestetty Proakatemialla, joten tilan vuokrauskin kuului kulurakenteeseen. Onneksi saimme sponsoriksi Proakatemian, joka mahdollisti tapahtuman järjestämisen Tampere-talolla. Tuloja tulee järjestysmaksusta, joka peritään 2. ja 3. vuoden opiskelijoilta syksyllä. Näillä järjestysmaksuilla sekä mahdollisilla sponsoreilla mahdollistetaan edellä mainitut kulut. Pois lukien projektitiimiläisten ansiot, jotka määräytyvät valmistuvien tiimien arvosanojen mukaan. Toimeksiantajat maksavat ennalta määritellyn palkkion lopullisen arvosanan mukaan, josta 25 % prosenttia kuuluu projektitiimille. Tämä osuus jaetaan projektitiimin jäsenten kesken tapahtuman jälkeen. Lisäksi projektipäällikölle annetaan pieni bonus tekemästään työstä.

Markkinointi ja viestintä

Kuten mitä tahansa tuotetta tai palvelua, myös tapahtumaa on markkinoitava. Tapahtuman markkinoinnin suunnittelu lähtee oman tapahtuman ymmärtämisestä: mikä on tapahtuman luonne entä kohderyhmä, miten tapahtuma poikkeaa muista. Sitten mietitään, mikä on lähtötilanne. Mikä on tapahtuman tunnettuus ja maine tällä hetkellä? Mikä on kohderyhmä? Mitä markkinoinnilla halutaan saavuttaa? Markkinointia voidaan tarkastella myös esimerkiksi SWOT-mallin avulla (vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet, uhkat). Tapahtuman ja markkinoinnin onnistuminen riippuu paljolti myös sisäisestä tiedonkulusta. On tärkeää varmistaa, että kaikki tietävät missä mennään, kuka hoitaa mitäkin, mitkä asiat ovat julkista tietoa ja mitä seuraavaksi tehdään. (Visit Tampere n.d.)

”Turha niitä tapahtumia on järjestää, jos ei kukaan niistä tiedä.” (Karjala 2017.)

Tapahtuman markkinoinnin kannalta tärkeintä on se, kenelle tapahtumaa markkinoidaan ja miten. Senioriyleisölle esimerkiksi printtimainonta voi olla sopiva keino, mutta nuorisolle kannattaa markkinoida sosiaalisessa mediassa. Markkinoinnissa vaikuttavat tunne, jonka mainos aiheuttaa. Mikä fiilis? Ääni, teksti, kuvat ja videot ovat kaikki asioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota yrityksen ja organisaation näköistä markkinointia suunniteltaessa. Ulkoisen ja sisäisen viestinnän kannalta on tärkeää miettiä, kenelle viestitään ja millä tavalla. Miten yleisö ja työntekijät otetaan huomioon? Kannustus johdon tasolta jokaiselle tekijälle, pienempiä tekijöitä unohtamatta, on tärkeää. Merkityksellisyyttä voidaan tuottaa nostamalla kulissien takana toimivia henkilöitä, jotta he kokevat myös oman panoksensa tärkeäksi. (Kuulun 2019)

24H on tietysti valmistuville sekä toisen ja kolmannen vuoden opiskelijoille tuttu konsepti, joten markkinoinnin tarve ei ole yhteä suuri kuin esimerkiksi keikkaa tai jotakin täysin uutta tapahtumaa järjestettäessä. Markkinoinnin kohderyhmänä olivat akatemialaiset, joten viestintäkanavina toimivat Teams ja edellinen projektori. Lisäksi teimme flyereita, joita laitettiin näkyville ympäri Proakatemiaa. Viestinnän osalta projektitiimillä oli Teamsin lisäksi käytössään myös WhatsApp-ryhmä, jonne viestittiin asioista, jotka olivat kiireellisiä. To-do listan seuraamista helpotti se, että Trellossa oli erillinen lista toimeksiantajista, hankittavista sponsoreista sekä tehtävistä. Lisäksi tapahtumapäivien aikataulut sekä omat tehtävät löytyivät Teamssista.

Toimeksiantajat ja sponsorit

Yritysyhteistyö ja kumppanisopimukset ovat erittäin suositeltavia tapoja toteuttaa niin pieniä kuin suurempiakin tapahtumia, sillä usein alkuperäinen tapahtumaidea soveltuu useammankin yrityksen hyödynnettäväksi. Tapahtumiin halutaan saada kumppaneita, sillä se helpottaa tapahtumien järjestämistä. Onnistuneessa yritysyhteistyössä brändit vahvistavat toisiaan ja yhdessä asiakkaiden kanssa he kokevat yhteistyön tuottavan heille hyvää. (Catani 2017.)

24H-loppunäyttötapahtumassa keskeisessä roolissa ovat toimeksiantajat. Loppunäyttöä varten jokaiselle tiimille hankitaan yhdestä kahteen toimeksiantajaa. Viime vuosina toimeksiantajia on perinteisesti ollut yhteensä kuusi kappaletta. Toimeksiantajien kontaktoinnissa on tärkeää ottaa huomioon, millä kulmalla puheluihin lähtee. Huomasimme, että toimeksiantajia eli yritysyhteistyökumppaneita hankkiessamme, yritykset kiinnostuivat nimenomaan ongelmanratkaisutaidoista sekä siitä, että valmistuvat tiimit voivat oikeasti auttaa ratkaisemaan jonkin haasteen yrityksessä ja luoda käytäntöön vietäviä ratkaisuja pelkkien innovaatioiden sijaan, joten se oli hyvä kärki.

Maailmalla vallitsevan pandemian vuoksi osa toimeksiantajista halusi osallistua tapahtumaan kokonaan etänä, osa puoliksi etänä ja osa täysin fyysisesti paikalla olevana. Tämä tuotti meille projektitiimille haasteita, sillä koskaan ennen ei ollut tällaista hybridimallia järjestetty ja olihan siinä haasteensa. Tämä pisti ajatuksen liikkeelle, että kuinka jatkossa tämän kanssa toimitaan. Ensivuosi on vielä täysin auki sen suhteen, että missä vaiheessa tämä pandemia menee, vai onko se jo kokonaan ohi. Näitäkin asioita on mietittävä, että miten sellaisessa tilanteessa sitten toiminaan, jos meillä on vielä virus liikkeellä ensivuonnakin ja joku toimeksiantajista ei halua olla paikalla tai mitä jos fyysinen läsnäolo olisikin kokonaan kiellettyä. Jos kuitenkin on sellainen tilanne, että toimeksiantajat haluavat tilanteen vaatiessa osallistua etänä, niin siinä tapauksessa toivottavaa ja suotavaa olisi, että jokaiselle etänä olevalle saataisiin konferenssimikit käyttöön.

Sponsoreiden avulla hankimme aamupalatarpeet ja kukat valmistuville sekä lahjat toimeksiantajille. Näitä varten mietimme, mistä olisi kannattavaa pyytää apua tarjoamalla näkyvyyttä. Myös sponsoreita kontaktoimme puhelimitse. Saimme Proakatemian sisältä Cafe Katolta opiskelijahintaiset lounaat valmistuville sekä Herkän pojilta linssin muotoisia snackseja toimeksiantajien lahjoihin. Gluteeniton leipomo Ilona tarjosi valmistuvien aamupalasämpylät, Kuljun K-Supermarket leikkeleet ja juustot, valmistuvien kukat tulivat Hopiahipusta ja Proakatemia mahdollisti Tampere-talosta saadun tilan vuokraamisen.

Striimaus

Erilaisia etäratkaisuja on hyödynnetty jo vuosia tapahtumissa, sillä fyysiselle tapahtumalle on olemassa paljon digitaalisia vaihtoehtoja, kuten striimaus tai webinaari. Tämänhetkisen koronatilanteen vuoksi olimme melkein loppumetreille saakka epävarmoja siitä, järjestäänkö tapahtuma striimattuna vai paikan päällä. Online-tapahtumien järjestämiseen on olemassa useita työkaluja videon kautta viestimiseksi. Woltti Groupin artikkelissa todetaan, että sisäinen viestintä ja asioiden tiedottaminen onnistuu hyvin myös digitaalisesti, mutta muistuttaa, että tapahtumissa, joissa on tarkoitus luoda suhteita, hyöty jää vain osittaiseksi riippuen kohderyhmästä. (Woltti Group n.d.)

Me pyysimme hyvissä ajoin henkilöä, joka on keväästä asti tehnyt Proakatemialla striimauksia, vastaamaan tapahtuman videoinnista, mikäli tapahtumaa ei saada järjestettyä paikan päällä livenä kaikille. Lisäksi meillä oli henkilö, joka vastasi tekniikasta, kuten valoista, musiikista, diojen näkymisestä screenillä jne. Ensi vuoden kannalta on järkevää miettiä etukäteen, kuka osaisi tapahtuman striimata, mikäli siihen on tarvetta.

Online-osallistuminen vaatii tilalta erilaisia ominaisuuksia, kuin ihmisjoukon kutsuminen paikan päälle. Laadun takaamiseksi vaaditaan studiomaisia olosuhteita kuvan, valaistuksen ja äänen optimoimiseksi. Videokuvaa striimatessa lähetykseen tulee vääjäämättä 0,5–1 minuutin viive. Tämä harvoin haittaa osallistumista, mutta pitää tiedostaa, jos tapahtumaan halutaan interaktiivisuutta. Kun tapahtuma järjestetään hybridinä, täytyy ottaa huomioon erilaiset osallistujatyypit esimerkiksi taukojen pituudessa ja määrässä. Teknologioiden valinnassa kannattaa hyödyntää ensisijaisesti jo olemassa olevia ja tuttuja kanavia. Hybridimuotoisten tapahtumien moderaattoreiden pitää osata huomioida erilaiset yleisöt. Täytyy muistaa myös etäilijöiden lähettämien kommenttien huomiointi. Juontajien tai moderaattorien yleensä olla samassa paikassa keskenään parhaan kommunikoinnin mahdollistamiseksi, vaikka yleisö osallistuu tapahtumaan etänä. (Woltti Group n.d.)

Pohdinta

Kävimme projektitiimillä läpi Motorolan tapahtuman jälkeen eli mietimme, mikä meni hyvin, missä on kehitettävää, mitä opimme ja mitä viemme käytäntöön. Halusimme viedä näitä ajatuksia vielä pidemmälle ja ajan kanssa pohtia niitä auki, jotta olisimme mahdollisimman laajasti reflektoineet tätä vuotta ja sitä kautta valmiimpia seuraavaa koitosta varten. “Kyseessä on yksinkertainen raportointimalli, jolla voidaan analysoida ja reflektoida projektia ja tuloksia loppuvaiheessa tai sen jälkeen. Motorola sopii erinomaisesti lähes minkä tahansa projektin ja prosessin loppuarviointiin ja helpottaa oppimisen viemistä käytäntöön.” (Junkkari & Nyström n.d.).

Mikä meni hyvin?

Projektina 24H on pitkälti myyntiin keskittyvä projekti, jossa haastavin osuus on toimeksiantajien hankinta. Tämä projekti pakottaa tekijöitään tarttumaan puhelimeen ja tekemään soittoja siitä huolimatta, että osa pelkää tai kammoaa puhelinmyyntiä. Tämä projekti opettaa olemaan rohkea, kehittymään myyjänä sekä auttaa pääsemään peloista eroon. Varmasti jokainen tätä projektia tehnyt voi allekirjoittaa sen, että tässä kasvaa ihmisenä ja oppii myyjänä valtavan paljon uutta. Tekeminen alkaa tuntua rutiinilta ja jännitys katoaa puhelu puhelulta.

Tämä projekti on yllättävän haasteellinen ja vaatii paljon työtunteja sekä omistautumista. Voimme sanoa, että kukaan ei ole ollut hidastamassa meitä, vaan toinen toisiamme auttaen teimme joka ikinen töitä ja osallistuimme yhteiseen tekemiseen. Ei ole itsestään selvyys se, että työpanos jakautuu tasaisesti kaikille henkilöille. Tietenkin suurin hattu on projektipäällikön päässä, mutta me muut kyllä teimme töitä vuoden ympäri, ja ketään ei tarvinnut vetää perässä. Muutaman henkilön tippuessa projektista pois meidän muiden työmäärä kasvoi ja siitäkin selvittiin mallikkaasti maaliin. Tiiminä tuimme toisiamme, tsemppasimme, kannustimme ja iloitsimme yhdessä onnistumisista. “Hyvässä työssä työntekijät tuntevat yhteenkuuluvuutta ja antavat apua toisilleen.” (Juntunen, R. 2018). Erityisen hienoa onkin se, että meistä kukaan ei ole toistaan tärkeämpi eikä ketään nosteta jalustalle yhtään sen enempää, oli hän saanut muita enemmän aikaan tai ei. Olemme toinen toisillemme tasavertaisia ja autamme toinen toisiamme sen, minkä vain suinkin pystymme.

Päävalmentajamme Tanja ”Tirri” Verho oli meille suuri apu läpi koko vuoden, varsinkin päällikölle. Häneltä pystyi kysymään apuja kaikessa ja hän myös oli käytettävissämme silloin, kun apu oli tarpeen. Tirri näki myös meidän eteemme vaivan siinä, että saimme hulppeat tilat tapahtuman järjestämiselle ja siitä iso kiitos sinne. On helpottavaa tietää, että tällä projektitiimillä on olemassa sellainen ihminen, joka auttaa kaikessa tarvittavassa ja ei ole asioita, mitä häneltä ei voisi kysyä.

Etenkin loppua kohden mentäessä työskentely tehostui ja lopputuloskin sen kertoo, että jokainen on antanut oman panoksensa. Hommat alkoivat selkeentyä, mitä lähemmäs tapahtumapäivät tulivat ja tehokkuus alkoi näkyä aivan uudella tavalla. Meillä oli jokaiselle selkeä työnjako tapahtumaan liittyen ja kyllähän sen huomasi siinä, että ilman mitään ongelmia selvittiin. Voidaan siis huomata delegoinnin ja asioiden organisoinnin tärkeyden tällaisissa tilanteissa, kun päivät ovat hektisiä ja tarkkaan aikataulutettuja.

Meitä oli lopussa tekemässä tätä projektia 5 henkilöä ja totesimme sen, että kyllä noinkin pienellä porukalla tällaisen tapahtuman saa järjestettyä. Se vaatii vain juuri sitä, että jokainen hoitaa huolellisesti oman tonttinsa, auttaa aina tarvittaessa muita ja pitää huolta siitä, että jokainen tehtävä tulee tehdyksi. Tottakai erityisen iso kiitos täytyy antaa myös meidän staffille, joista jokainen suoriutui täydellisesti hommastaan. Ei olisi voinut parempaa apujoukkoa edes toivoa. Apujoukkoihimme kuului tapahtuman juontajat, valokuvaaja, tekniikasta huolehtija sekä meidän striimaajamme Tuomas.

Voimme koko projektitiimi olla äärimmäisen tyytyväisiä siitä, että saimme koronasta huolimatta hankittua kaikki toimeksiannot ja onnistuimme luomaan todella upean tapahtuman valmistuville tiimeille. Saamamme palautteen myötä voimme olla kaikki ylpeitä tekemästämme työstä ja antamastamme panoksesta tähän projektiin. Se vaati paljon sinnikkyyttä, hyvää ja positiivista asennetta sekä yhteen hiileen puhaltamista. Näissä tällaisissa projekteissa yksi paras asia on se, että saa kokemusta ja pääsee työskentelemään erilaisten ihmisten kanssa eri tiimeistä. Tällaisissa projekteissa korostuu yhteisön merkitys, kun tajuaa tekevänsä jotain koko yhteisön vuoksi ja työpartnereina on muitakin, kuin oma tiimi ja samat naamat. On ollut mahtavaa päästä tutustumaan ja verkostoitumaan ja se, jos joku auttaa jaksamaan myös niinä vaikeita päivinä, kun ei oma motivaatio ole huipussaan.

Mitä kehitettävää?

Keväällä, kun projekti polkaistiin käyntiin, niin aloitimme tekemisen yhdessä, mutta aika nopeasti heti alun ja vain muutaman tapaamisen jälkeen päällemme pamahti pandemia, joka pakotti meidät kaikki etätyöskentelyyn. Se oli kaikille uutta ja toi mukanaan omat haasteensa, jolloin meidän oli projektitiiminä huomattavasti vaikeampaa työskennellä yhdessä. Kesä lähestyi kovaa vauhtia ja projektia painoi kaikki muu taustalla tapahtuva tekeminen, joten yhteisen ajan löytäminen oli jotenkin todella haasteellista. Siitä kuitenkin selvittiin sisulla sekä sinnikkyydellä. Nyt syksyllä, kun hybridityöskentely on jo tullut osaksi normaalia arkea, oli se helppoa, sillä sellaisissa tilanteissa, joissa joku meistä ei päässyt paikalle, oli mahdollista siitä huolimatta osallistua myös etänä.

Valitettavan yleistä akatemiaympäristössä on puhelinsoittojen kammoaminen ja niiden kanssa kipuilu. 24H tapahtuman järjestäminen on lukuun ottamatta itse tapahtumaa myyntityötä, kun toimeksiantoja hankitaan puhelimitse. Projekti itsessään kehittää tekijöitään pääsemään pienin askelin yli kammosta puhelinmyyntiä kohtaan, mutta selkeästi kaivattaisiin enemmän motivointia sen tekemiseen. Aina välillä tulee niitä hetkiä, kun tiimiläiset eivät oikein saa otettua sitä puhelinta käteen ja jatkoa varten siihen voitaisiin mahdollisesti sopia jokin motivoiva tekijä, jolla saataisiin tekijöitä aktivoitumaan sen soittamisen kanssa. Motivaationa voisi toimia esimerkiksi tiimin yhdessä määrittelemä palkkio tai bonus, joka sitten toimisi niin sanottuna porkkanana siihen, että jokaikinen rohkenisi soittelemiseen.

Välillä päivät olivat pitkiä, väsyttäviä ja myös raskaita sekä keskittymisen taso oli erittäin matalaa. Työn touhussa saattaa unohtua tauot sekä niiden tärkeys. Tulevaa ajatellen tehokkuutta sekä työhön keskittymistä voidaan lisätä sillä, ettei tehdä töitä niin pitkiä jaksoja putkeen ilman kunnon taukoja. Taukojen puutteen huomaa nopeasti, kun ei saa mitään järkevää aikaiseksi ja alkaa kiukuttelu ja turhautuminen. Lisää siis taukoja. “Vaikka päivän keskittymiskyky on rajallinen resurssi, ei se tarkoita, että sen kaiken voisi kuluttaa yhdeltä istumalta. Ihmisten henkilökohtaiset kyvyt vaihtelevat, mutta keskimäärin ihminen voi tosissaan keskittyä yhteen asiaan korkeintaan 30–90 minuuttia kerrallaan.” (Ijas 2020).

Projektipäällikön pitää osata olla tilanteissa aina se, joka ohjaa tiimiä eteenpäin silloin, kun tehtävät eivät edisty odotetulla tavalla ja päälliköllä on oltava myös auktoriteetti sekä selkäranka käskeä. Meillä nousi selkeästi esiin se, että päälliköltä olisi kaivattu järeämpää otetta ja niin sanotusti eteenpäin ruoskimista, sillä osittain tiimiläiset olivat kohmeisia eivätkä tuntuneet antavansa itsestään kaikkea. Tietysti on tärkeää pitää myös itse huoli omasta tekemisestä, mutta päälliköllä on kuitenkin kaikki langat käsissään, jolloin niitä kannattaa ja myös pitää osata tarvittaessa käyttää, jos tilanne sitä vaatii.

Oma-aloitteisuus on yksi työelämässä menestymisen edellytys, joten projektitiimiltä pitäisi vaatia enemmän oma-aloitteellisuutta. Välillä oli huomattavissa sitä, että jos henkilölle ei ollut täysin selvää se, että mitä pitäisi tehdä, niin ei tapahtunut mitään vaan odoteltiin sitä, että projektipäällikkö käskee, mitä kenenkin tulisi tehdä seuraavaksi. Päällikön tehtävää ei kuulu mieltää niin, että hän kertoo kaiken valmiina, että kuka tekee, miten tekee ja missä sekä milloin. Tähän oma-aloitteisuuden puutteeseen vaikutti se, ettei meillä ollut olemassa selkeitä todo-listoja, vaan joka palaverin alussa jokainen aloittaa tekemään jotain ja sen homman valmistuessa ei sitten tapahdukaan mitään etenemistä.

Puhuimme roolien jaosta yhdessä ja olimme sitä mieltä, ettei niitä ole välttämätöntä jakaa heti alussa, ennen kuin on varmaa, missä ovat kenenkin vahvuudet. Meiltä joutui valitettavasti muutama henkilö lopettamaan projektissa kesän jälkeen. Kaikissa tilanteissa emme voi mitenkään vaikuttaa siihen, jos ihmisiä joutuu projektin jättämään kesken. Toivoisimme tiimiimme sellaisia uusia jäseniä, joilta löytyy huimasti motivaatiota ja intoa olla tekemisessä mukana loppuun saakka. Olisi aivan mahtavaa onnistua tiiminä luomaan sellainen motivoiva ja inspiroiva sekä innostava ilmapiiri tähän projektiin, jonka avulla saisimme jokaisen sitoutumaan ja jäämään tähän projektiin, sillä kyseessä on kuitenkin jatkuva projekti.

Me saimme valtavan määrän positiivista palautetta koko yhteisöltä siitä, kuinka vaihtunut ympäristö tapahtuman järjestämiseen teki siitä aivan erilaisen ja muutti tapahtumaa vain entistä paremmaksi. Myös toimeksiantajat olivat erittäin tyytyväisiä tapahtuman järjestelyihin sekä tiloihin, ja siitä meille projektitiimille tulikin mieleen, että olisiko se asia, joka kaipaisi muutosta tulevaisuudessa. Ongelma tulee siinä, että paljon ne tilat sitten meille kustantaisivat ja ketkä ne maksavat. Haluamme pitää tämän kehitettävien asioiden listalla, sillä huomasimme sen, että kun yhteisönä teemme joskus jotain sen meidän normaalin ympäristömme ulkopuolella, pääsevät ihmiset aivan erilaiseen mielentilaan.

Mitä oppeja?

24H opetti, miten tapahtumatuotantoa tehdään. Projektin tekeminen ja seuraaminen alusta loppuun toi valmiuksia järjestää tapahtumia myös tulevaisuudessa. Nyt tiedämme, että tapahtumatuotannon kannalta erittäin tärkeää on toimiva projektitiimi, selkeät roolit ja vastuut, aikataulutus sekä projektipäällikkö, joka osaa hallita kokonaisuutta, delegoida ja pitää huolta siitä, että tavoitteet toteutuvat kannustaen. Etenkin tapahtumapäivien kulun etukäteisvalmistelu, kuten kuka tekee mitäkin sekä aikataulu helpottivat tapahtuman kulkua huomattavasti.

Kuten jo kehitettävää osiossa totesimme, 24H on suurilta osin myyntityötä. Se antaa kullan arvoista kokemusta sekä opettaa myyntityöstä. Tämä projekti keskittyy toimeksiantajien sekä sponsorien hankkimiseen ja jokainen pääsee sitä tämän aikana tekemään. Myyminen on yksi yrittäjän tärkeimpiä osaamisia. Tätä kautta opimme vuorovaikutustaitoja, jotka ovat tärkeitä niin omien ajatustensa kuin tuotteiden/palveluiden myynnissä. Löysimme tätä kautta itsevarmuutta myyntityöhön, joka on eduksemme myös tämän projektin ulkopuolella.

Tiimityöskentelyn kannalta opimme, millaisia tyyppejä olemme ja miten toimimme. Kuten seuraavassa käytäntöön vietävässä osiossa mainitsemme, motivointia toimeksiantajien kontaktointiin olisi voinut olla enemmän. Tämä vaatii tulevalta projektipäälliköltä halua ymmärtää, mistä me motivoidumme ja mikä meitä ajaa eteenpäin.

Ymmärsimme etäopiskelun myötä, että voimme hoitaa tarvittaessa tapaamisia niin, että osa on etänä ja osa paikan päällä. Otimme yhteyden etäilijöihin Zoomin välityksellä ja kävimme yhdessä läpi aina asioita, mitä kuluneen viikon aikana oli tapahtunut ja mitä tullaan seuraavaksi tekemään. Päivän päättyessä kokoonnuimme ja kävimme läpi, mitä olimme saaneet aikaan sekä millainen oli ollut vastaanotto, saimmeko potentiaalisia toimeksiantajia jne.

Mitä vien käytäntöön?

Meillä on olemassa projektitiimin soittolista ja toiveena olisi, että joka vuosi projektin tullessa maaliin, se siivottaisiin seuraavia tekijöitään varten. Hieman on epäselvää, että oliko meidän edeltäjämme sitä siivonneet, sillä aikamoinen sekasotku se kuitenkin oli. Listassa on paljon puutteita ja virheellisiä numeroita ja soitteluvaiheessa se vie ylimääräistä aikaa ja energiaa, kun numerot eivät olekaan käytössä tai ne ovat vääriä tai listassa on yrityksiä ilman yhteystietoja. Helpotetaan aina tulevia tekijöitä sillä, että sen läpi käymiseen sekä siistimiseen käytetään aikaa ja tarjolla olisi sitten käyttövalmis soittolista.

Aina silloin tällöin oli huomattavissa jonkinlaista turhautumista, väsymystä sekä turhaa kiukuttelua. Varsinkin, kun tapahtuma, eli meidän h-hetkemme alkoi olla aivan käsillä, alkoi stressitasot nousemaan ja yleinen ilmapiiri oli välillä nihkeä sekä kireä. Jatkossa tämä on asia, johon kannattaisi jokaisen yksilön keskittyä enemmän, jotta yleinen ilmapiiri säilyy positiivisena. Ajatella, että mitä minä tuon, kun astun huoneeseen. Se mitä annan, sitä myös saan. Jos jaksaa itse olla positiivinen, voi olla varma, että se tarttuu kyllä muihin ja saat sitä myös takaisin. Se ei vaadi paljoa, että miettii omaa käytöstään ja sitä, miten muita kohtelee, vaikka itsellä olisikin huonompi päivä tai muuta mieltä painavaa asiaa taustalla.

Kevääseen kaipasimme jonkinlaista vaihtelua. Koska olimme etänä ja lähinnä soittelimme toimeksiantajia, aloimme pohtia, miten saisimme tekemistä mielekkäämmäksi. Totesimme kaipaavamme motivointia toimeksiantajien soitteluun. Se on fakta, että kaikki eivät pidä puhelinmyynnistä. Tässä projektissa sitä ei kuitenkaan voi hyväksyä, sillä jokaisen tiimiläisen ollessa tasavertainen ja samalla viivalla muiden kanssa, on myyntityö osa jokaisen projektilaisen tehtävää, ennen kuin muu työ voi alkaa. Tähän selkeästi tarvitaan keinoja, joilla tekijöitä voidaan motivoida siihen, että he rohkeasti ja pelottomasti soittavat yrityksiä läpi yrittäen hankkia toimeksiantoja. Haluamme projektitiiminä yhteisen tekemisen olevan jotain muutakin, kuin palavereita. Mietimme jo yhteistä illan viettoa esimerkiksi keilauksen merkeissä, jotta tutustuisimme paremmin uusiin, keväällä valittaviin projektitiimiläisiin. Toivoisimme saavamme projektitiimin sisälle myös miehistä näkökulmaa, joten olisi kiva saada porukkaan mukaan myös vähintään yksi jätkä.

Aloimme myös suunnitella kunnollista perehdytystä uusille tiimiläisille. Meidän hypätessä mukaan porukkaan, kävimme läpi vähän jokaisen osaamisia ja mitä viime vuonna on tehty, jonka jälkeen lähdimme lähes suoraan soittelemaan. Pohdimme, että olisi hyvä idea järjestää myyntipaja tuleville, uusille jäsenille ja avata enemmän sitä, mikä 24H on, miksi sitä tehdään, mitä sen tuotanto pitää sisällään sekä tehdä tämän pohjalta selkeät “tuduu”–listat henkilökohtaisesti jokaiselle tiimiläiselle tekemisen sujuvuuden takaamiseksi.