Mitä tahansa tilaisuutta, jossa tuodaan interaktiivisella tavalla yhteen yrityksen toimintaa ja mahdollisia asiakkaita, voidaan pitää tapahtumamarkkinointina. Voidaan lukea myös kaikki tapahtumat, jossa yritys markkinoi tai muuten edistää tuotteidensa tai palveluidensa myyntiä. Jotta voidaan puhua tapahtumamarkkinoinnista pitää seuraavien kriteerien täyttyä: tapahtuma on jo etukäteen suunniteltu, tavoite ja kohderyhmä on määritelty, tapahtumassa toteutuvat kokemuksellisuus, elämyksellisyys ja vuorovaikutteisuus (Vallo, Häyrinen 2012, 20.)

Olen viiden vuoden ajan ollut järjestämässä varainkeruujuhlaa urheiluseura FC Hakalle. Juhlan nimi on Haka-Show ja se järjestetään jo 55 kerran, tarkoituksena on kerätä varoja alkavaa kautta varten. Juhla on siitä mielenkiintoinen, että se noudattaa aina samaa runkoa, ovet avautuvat aina samaan aikaan, on nimekäs juontaja, alku esiintyjä, ruoka samaan aikaan kuin aina, pääesiintyjä, bändi ja muuta sen sellaista. Mutta se mikä on juhlan juoni, on ettei juhlasta saa tietää mitään muuta kuin teeman ennen juhlaa. Me toimikunnassa olemme puolisoillekin täysin vaiti. Tämä tyyli tekee juhlasta hitusen jännittävämpää. Juhlassa itse vastaan visuaalisuudesta, asiakashallinnasta, markkinointi, työntekijöistä ja illan kulusta. Innolla jälleen aloin suunnittelemaan juhlaa, koska nyt olen opiskellut puoltoista vuotta Proakatemialla, joten haluan tuoda kaiken saamani opin toimikuntaan, sekä tietenkin toisinpäin oppia Apajalle.

Markkinointiviestinnän kohteena voivat olla organisaation nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat, henkilöstö, omistajat ja yhteistyökumppanit. Viestintä tulee vain suunnitella ja toteuttaa kulloinenkin kohderyhmä ja tavoite huomion ottaen. Jokainen markkinoinnin väline, niin mainonta, suoramarkkinointi kuin tapahtumakin vahvistaa tai murentaa organisaation imagoa ja luo mainetta. Markkinointiviestinnän tulee pohjautua organisaation arvojen, tavoiteprofiilin ja haluttujen mielikuvien mukaan. Arvojen tulee näkyä kaikista käytetyistä välineistä. Asiakastilaisuuksissa se näkyy siten, että asiakkaat saavat parasta mahdollista palvelua ja huomiota osakseen tapahtuman isänniltä (Vallo, Häyrinen 2012, 32.)

Haka-Shown markkinoinnissa on ollut sen suhteen hiukan mietittävää, kuinka saamme siitä mielenkiintoisen kuuloista, koska emme voi mainostaa esimerkiksi sitä millaisen esiintyjän olemme saaneet. Juuri viime kerran palaverissa kävimme läpi, että haluammeko uuden vuosikymmen kunniaksi kääntää historiassa sivua ja paljastaa tulevasta juhlasta jotain, mutta edelleen palasimme siihen, että haluamme olla salamyhkäisiä loppuun saakka. Päätimme, että alamme markkinoimaan menneillä esiintyjillä.

Tapahtumaa suunniteltaessa melko nopeasti puheeksi nousee raha. Hyvin nopeasti kuluosioon kasaantuu riviä rivin perään, kun taas tuotosta puhuessa, lista on paljon lyhyempi (Vallo, Häyrinen 2012, 49.) Moniin tapahtumiin on mahdollista hankkia mainostuloja. Jos tapahtumassa jaetaan mainosviestejä, täytyy pitää huoli siitä, että osallistujat kokevat saavansa niistä lisäarvoa eivätkä ne aiheuta ärtymystä. Ryhdyttyäsi hankkimaan sponsoreita pidä mielessä seuraavat.

1. Asetu organisaation asemaan, jota olet lähestymässä. Mitä lähdet tarjoamaan, josta heille tulee merkityksellisyyden tunne ja hyöty. Kannattaa perehtyä mahdollisimman hyvin organisaation toimialaan ja kohderyhmiin.
2. Valmistele esityksesi perin pohjin. Mitä selkeimmin ja vakuuttavammin pystyy esittelemään oman tapahtuman tavoitteet, kohderyhmät ja arvioidut kävijämäärät, sisällön ja ohjelman, sitä helpommin yhteistyökumppani on saada oikea mielikuva tapahtumasta ja lähteä mukaan.
3. Sinun tulee pystyä osoittamaan yhteistyökumppanille jokin hyöty yhteistyöstä. Hyvä esimerkki voi olla tulobudjetti (Vallo, Häyrinen 2012, 51-52.)

Tapahtumat voidaan luokitella asiatapahtumiin, viihdetapahtumiin ja niiden yhdistelmiin. Tämä on tärkeä määrittää heti tapahtuman alkuvaiheessa, koska se vaikuttaa myös arvoihin. Viihdetapahtumat on helpompi mieltää, että niiden järjestämiseen kannattaa nähdä vaivaa. Kuitenkin myös jokainen asiatapahtuma on mahdollista järjestää niin, että se on osallistujalleen elämys eikä vain asiapitoinen kokous tai seminaari. Pienetkin yksityiskohdat on suunniteltava huolellisesti, jotta osallistujat voivat kokea tapahtuman onnistuneeksi (Vallo, Häyrinen 2012, 60.)

Onnistuneen tapahtuman aistii sielun jokaisella sopukalla. Tunnelma on koko illan ainutkertainen sekä ajatus kohdallaan. ”Onnistunut tapahtuma on kuin tähti, joka sykkii lämmintä valoa ja iloa mukanaolijoille.” Tähti muodostuu kahdesta eri kolmiosta: strategisesta ja operatiivisesta (Vallo, Häyrinen 2012, 102-103.)

Strategiset kysymykset:                                                  Operatiiviset kysymykset:

Miksi tapahtuma järjestetään?                                       Miten tapahtuma järjestetään?

Kenelle tapahtuma järjestetään?                                   Millainen tapahtuman sisältö on?

Mitä järjestetään?                                                          Kuka toimii isäntänä?

Tapahtuman suunnittelussa täytyy jatkuvasti pitää mielessä tapahtuman idea ja teema. Helposti sorrutaan suunnittelemaan pelkkiä teematapahtumia, jos idea ei ole kirkas. Kun tapahtuman suunnitteluvaiheessa on käyty läpi kaikki kolmioiden kuusi kysymystä ja niihin on löydetty vastaukset, lähtökohta onnistuneelle tapahtumalle on hyvä (Vallo, Häyrinen 2012, 106.)

Lähteet

Vallo H. & Häyrinen E. 2012. Tapahtuma on tilaisuus: tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen. Helsinki: Tietosanoma Oy