Marraskuun puolivälissä Proakatemian valmistuville tiimeille järjestetään loppunäyttökoe. Koe järjestetään kaksipäiväisenä tapahtumana ja sen nimi on 24H. Nimensä mukaan tiimeillä on 24 tuntia aikaa tuottaa valmis ratkaisu heille annettuun toimeksiantoon. Ensimmäisen päivän alussa toimeksiantajat, jotka ovat tyypillisesti yrityksiä, antavat kukin oman tehtävänsä aina yhdelle tiimeistä. Seuraavan päivän aamuna tiimit luovuttavat raportit ja esittelevät valmiit ratkaisunsa toimeksiantajille. Tämän jälkeen toimeksiannot arvioidaan toimeksiantajien ja Proakatemian edustajien toimesta, jonka jälkeen kukin tiimi saa arvosanan astekoilla 0-5. Annetun arvosanan mukaisesti toimeksiantajat maksavat tiimeille saamistaan ratkaisuista.

Koe on rakennettu tapahtuman muotoon, jossa toimijoina ovat valmistuvat tiimit, toimeksiantajat, yleisö, tuomaristo ja tapahtuman järjestävä projektitiimi. Tapahtumalla on teema, jonka mukaan projektitiimi suunnittelee tapahtuman pienistä yksityiskohdista lähtien sekä järjestää tarjoilut.

Loppukokeessa on tarkoitus mitata tiimin työskentelyä, ongelmanratkaisukykyä ja innovointia sekä paineensietokykyä. Ratkaisun arvioinnissa arvosana määräytyy asiakastyytyväisyyden, tulosten sovellettavuuden, ongelman ratkaisun, esityksen ja raportin, luovuuden ja innovatiivisuuden, asiantuntijuuden ja tehtävän rajauksen perusteella.

Valtakunnallisissa koulutuspoliittisissa linjauksissa on korostettu sitä, että tarvitaan innovatiivisia ratkaisuja koulutuksen ja työelämän yhteyden tiivistämiseksi. Proakatemian toiminta kokonaisuudessaan on vastaus tähän tarpeeseen. Proakatemian opiskelun perustana on todellisille asiakkaille todellisten ratkaisujen tuottaminen. Opiskelijat tekevät opiskeluaikanaan opintojen olennaisena osana on työelämäprojekteja liiketoiminnan prosesseja noudattaen sopimuksesta laskutukseen asti (Stenlund, 2014 220-228). Onkin täysin luonnollista, että Proakatemian loppunäyttö on myös oikea toimeksianto oikealta yritykseltä ja työ tehdään korvausta vastaan. Näin ollen Proakatemian perusopiskelun lisäksi myös opiskelijoiden loppunäyttö ratkaisee koulutuspoliittisen uudistamistyön perusongelmaa eli opiskelijoiden integroitumista työelämään. Sen lisäksi, että valmistuvat tiimit tekevät työn suoraan yrityksille palkkiota vastaan, myös 24h:n projektitiimi, johon tämän esseen kirjoittajat kuuluivat, työskentelevät myös läheisesti toimeksiantajayritysten kanssa tehdessään myyntiä, eli hankkiessaan toimeksiantajia ja tapahtumatuotannossa alan yrittäjän kanssa. Lisäksi itse projekti oli kuin mikä tahansa työelämän projekti budjetteineen ja palkanmaksuineen.

Tapahtumamarkkinointi

Häyrinen ja Vallo (2014, 19) määrittelevät tapahtuma on tilaisuus- kirjassaan tapahtumamarkkinoinnin seuraavasti: ”Tapahtumamarkkinointi katsotaan strategisesti suunnitelluksi pitkäjänteiseksi toiminnaksi, jossa yhteisö tai yritys elämyksellisiä tapahtumia käyttämällä viestii valittujen kohderyhmien kanssa ja kohtaa sidosryhmänsä ennakkoon suunnitellussa tilanteessa ja ympäristössä”. 24H- loppunäyttö sopii tuohon kuvaukseen kuin nenä päähän. Tai ainakin voisi sopia. Loppunäyttötapahtuman on, tietysti valmistuvien näytön lisäksi, tarkoitus viestiä Proakatemian sanomaa ulospäin, eritysti yrityksille ja sitä kautta kasvattaa edelleen yhteistyötä oppilaitoksen ja yritysten välillä. Tapahtumamarkkinointi on erittäin tehokas markkinoinnin muoto, sillä näin pystytään ottamaan sidosryhmiin aito henkilökohtainen kontakti ja vaikuttamaan useampaan aistiin, toisin kuin esimerkiksi sähköpostitse. Tapahtuman muodossa pääsemme näyttämään ulkopuolisille sidosryhmille mitä Proakatemialla oikeasti tehdään. (Häyrinen & Vallo 2014, 19-22.)

Tapahtumamarkkinoinnin kuuluu olla tavoitteellista ja 24H:ssa näitä tavoitteita ei ole juurikaan mietitty, mikä tarkoittaa, ettei täysi potentiaali hetkellä täyty markkinoinnin saralla. Tärkein tavoite on jatkossakin tietysti valmistuvien hyvin suoriutuminen tästä haasteesta, sillä se on eduksi heille, valmistuville ja koko akatemialle. Heidän onnistumistaan mitataan arvosanoin. Tähän rinnalle voisi kuitenkin ottaa myös toisen tavoitteen, esimerkiksi toimeksiantajien positiivinen ällistyttäminen, joka olisi mitattavissa yhteistyön jatkumolla. Tätäkin tietenkin jo tapahtuu ja hyvän vaikutelman luominen Proakatemian ulkopuolisille vieraille on automaatio, muttei varsinainen mitattu tavoite, eikä tästä ole kerätty mitään dataa. Datan kerääminen kaikesta olisi kriittisen tärkeää tapahtuman jatkuvan kehittämisen kannalta. Varsinkin kun tapahtumaa järjestävä tiimi vaihtuu joka vuosi.

Sen lisäksi, että tapahtuma luo kiinnostusta Proakatemiaa kohtaan, olisi tässä myös oiva tilaisuus verkostoitua henkilökohtaisemminkin. 24H on suorittaville opiskelijoille rankka rutistus, mutta he ja yrittäjät voisivat saada vielä lisäarvoa järjestetyistä afterworkeista, joita tähän asti ei perinteisesti ole ollut.

Näiden kolmen tavoitteen lisäksi neljäs tavoite on yleisön viihtyvyys. Tätäkään tavoitetta ei juuri ole mitattu vaikka se on ollut olemassa. Palautetta on toki henkilökohtaisesti kyselty ja otettu vastaan, muttei kerätty dokumentoituun muotoon. Tapahtuman näyttävyyden ja viihtyvyyden kehittämisen kannalta juuri yleisön palautteen kerääminen ja analysointi olisi erittäin tärkeää. Palautteen keräämiseen on monta tapaa: tapahtuman jälkeen lähetetty viesti, sosiaalisen median kanavat tai esimerkiksi henkilökohtainen palautteen pyytäminen. 24H:ssa voisi toimia jatkuva palautteen pyytäminen tapahtuman aikana sosiaalisen median kanavia hyödyntäen, jos siihen olisi jokin kannustin vaikkapa arvonnan muodossa.

Tapahtuman rakenne

Tapahtuma on tilaisuus- kirjassa esitellään Philip Kotlerin neljä kategoriaa tapahtumalle (Häyrinen j& Vallo 2014, 29):

1. Mainonta
2. Henkilökohtainen myyntityö (personal selling, PS)
3. Menekin edistäminen (sales promotions, PS)
4. Suhde-ja tiedotustoiminta (public relations, PR)

Loppunäyttö ei tällä hetkellä täytä täyttä potentiaaliaan markkinoinnillisesti. Sitä on pidetty jopa salassa valmistuvien opiskelijoiden jännityksen ylläpitämiseksi. Pohdimmekin, miksei 24H:ta voisi tuoda enemmän esille mediassa? Proakatemia ja loppunäyttö ovat erittäin monimutkaisia konsepteja selittää ihmiselle, jolla ei ole kummastakaan mitään mielikuvia. Yksinkertainen Facebook- tapahtumakin helpottaisi jo myyntiä huomattavasti. Tätä kautta olisi mahdollista levittää informaatiota ympäri vuoden, vastata kysymyksiin ja myös hoitaa osan jälkimarkkinoinnista. Ostopäätöstä ei enää nykyään tehdä vain yrityksen antamien tietojen perusteella, vaan median vaikutus ja mielipiteet ja myös niiden puuttuminen vaikuttavat suuresti päätöksen tekoon. 24H:sta olisi mahdollisuus luoda ilmiö, johon osallistumisesta yritykset kilpailevat ja koulumaailma ihmettelee mitä juuri tapahtuu. (Häyrinen & Vallo 2014, 19.)

Markkinoinnille on toki myös haasteita. Olemme vaitiolovelvollisia osallistuneista yrityksistä ja heidän toimeksiannoistaan. Tämän asian voisi kuitenkin korjata ottamalla asian esille sopimuksessa. Pääasiassa oppilasyhteistyö luo kuitenkin myös yrityksille positiivista imagokuvaa. Emme myöskään saa paljastaa valmistuville liikaa, jotta kaikki olisivat varmasti samalla lähtöviivalla toimeksiantojen ilmoitushetkellä, jonka takia ilmeisesti Facebook- tapahtumaa on pidetty huonona. Antaako se kuitenkaan kenellekään etumatkaa, jos kaikki tietävät toimeksiantajat?

Sosiaalisen median lisäksi blogit ovat kasvavassa suosiossa. Bloggaajia voisi pyytää vaikka tapahtumaan paikan päälle ja saada sitä kautta mahdollisesti laajaa markkinointia kaikille: Proakatemialle, yrityksille ja myös sponsoreille.

Sosiaalisen median ja bloggaajien lisäksi tämän kaltaisessa tapahtumassa voisimme hyödyntää myös julkista mediaa. Proakatemian koulutusmalli on kansallisesti ja jopa kansainvälisesti kiinnostava, jolloin myös lehdistö voisi olla kiinnostunut ja lehdistötilaisuuden järjestäminenkään ei olisi hullumpi idea. Erityisesti tiedotus kohdistettaisiin yrittäjille sekä koulutusalan ihmisille. Vallon ja Häyrisen mielestä usein kannattaa miettiä, saisiko saman asian kerrottua videolla. Kuitenkin, kuten aiemmin mainittu, Proakatemian ja loppunäytön konsepti on vaikeasti selitettävissä, jolloin olisi hyvä antaa kysymysten esittämiselle mahdollisuus. Jos päädytään lehdistötilaisuuteen, on etukäteen hyvä olla selvillä ajankohta, haluttu viesti ja sen vaikutus sekä jaettava materiaali. Lehdistötilaisuus täytyy suunnitella niin, että lehdistön edustajat kokevat tilaisuuden merkitykselliseksi. Varsinaisen lehdistötilaisuuden lisäksi puhutaan myös taustoittavasta lehdistötilaisuudesta, jollaista käytetään juuri tällaisten ”ei uutisten” kertomisessa. Taustoittavassa lehdistötilaisuudessa on usein jokin käytännön tutustumismahdollisuus ympäristöön ja tekemiseen. (Häyrinen & Vallo, 46-48.)

Myynnin edistämisessä jälkimarkkinointi on suuressa roolissa. Se on ollut kuitenkin käytännössä minimaalista. Tämän vuoden tapahtumaan saimme kerättyä sponsoreilta mukavan yrityslahjan ja tapahtuman jälkeisenä päivänä kaikille toimeksiantajille lähetettiin kiitosviesti. Jälkimarkkinoinnissa voisimme jatkossa kuitenkin hakea enemmän jatkuvuutta ja uusia projekteja.

Koska ainakaan tämä vuoden projektiryhmä ei osannut ajatella tapahtumaa varsinaisena markkinointina, ei luotu myöskään markkinointisuunnitelmaa. Jatkossa markkinointisuunnitelma kuuluisi markkinoinnista vastaavalle tiiminjäsenelle. Suunnitelmassa tuli käydä ilmi ainakin kenelle, miten ja miksi markkinoidaan ja mitä sillä pyritään saavuttamaan. Markkinointisuunnitelma on työkalu, jolla varmistetaan, että markkinointi on tehokasta ja oikein kohdistettua. (Tulos)

Markkinointia suunnitellessa ja tehdessä täytyy tapahtuman teema pitää koko ajan mielessä. Se on runko, jonka pohjalle kaikki rakennetaan kutsusta jälkimarkkinointiin. Kutsu voi olla tärkeä osa tapahtumamarkkinointia, sillä se toimii tapahtuman esitteenä. Se on ensikosketus teemaan ja tapahtuman laatuun. Näitä seikkoja tuovat esille mm. pukukoodi, kutsun lähetystapa ja laatu ja allekirjoitus. Kutsu voisi jatkossa olla tärkeä työkalu, jolla nostamme yritysedustajien odotusta tapahtumaa kohtaan.

Proakatemialla on oma markkinoinnin ja viestinnän tiimi ja markkinointisuunnitelma. 24H projektitiimi ei kuitenkaan tehnyt juurikaan yhteistyötä tämän tiimin kanssa. Jatkossa voisimme tehdä enemmän yhteistyötä ja yhdessä suunnitella 24H:n osuutta Proakatemian markkinoinnissa. Olisi myös hyödyllistä, että projektiryhmässä olisi yksi henkilö joka vastaa täysin markkinoinnista.

Myynti

Toimeksiannoiksi 24H:ssa haetaan jotain ongelmaa, tehtävää tai innovointia, jonka valmistuva tiimi voisi 24h:n aika ratkaista. Toimeksiannot ovat olleet esimerkiksi yrityksen verkkopalvelun kehittäminen, kanta-asiakasohjelman luominen, uusien tuotteiden ideointia tai markkinointisuunnitelman tekoa.

24h:n toimeksiantojen hankkiminen eli myynti on olennaisin työ tapahtuman onnistumiselle. Toimeksiantojen hankkiminen oli aluksi vaikeaa, sillä tapahtuman konseptin opettelu ja sisäistäminen vaati aikaa. Myyntiä helpottavia seikkoja tapahtumassa ovat asiakkaalle positiiviset asiat, eli vain tuloksesta eli arvosanasta maksaminen ja se, että yritykset saavat täysin uudenlaisen näkökulman uusilta ihmisiltä eli opiskelijoilta, jotka ovat työskennelleet yhdessä jo parin vuoden ajan erityyppisten projektien parissa. Toisaalta opiskelijastatus myös vaikeutti myyntiä. Moni koki, että opiskelijoiden tekemästä työstä ei pitäisi tarvita maksaa mitään.
Haastetta myyntiin tuo myös se, että toimeksiantajien tulee sitoutua tulemaan paikan päälle koululle Tampereen Finlaysonille kahtena päivänä ja heidän tulee olla puhelimen päässä ensimmäisen päivän ajan, mikäli tiimeille tulee kysyttävää toimeksiantoon liittyen. Heidän tulee esitellä yrityksensä ja toimeksiantonsa yleisölle ja arvioinnin jälkeen esitellä myös arvosana ja perustelut sille. Nämä ovat seikkoja, jotka vaativat toimeksiantajilta panostamista ja ajallista sitoutumista tapahtumaan. Myynnissä oli hyvin tärkeää korostaa sitä, mitä toimeksiantajat tällä vaivannäöllä tulevat saamaan. Monille tuntuikin olevan tärkeää ja hienoa saada olla mukana tässä tapahtumassa.

24H:n myynti täyttää ratkaisumyynnin ominaispiirteitä, sillä toimeksianto suunnitellaan yhdessä asiakkaan kanssa, asiakkaat ostavat osaamista ja myyjien tulee osata myytävä konsepti täydellisesti. Kuten yleensäkin ratkaisumyyntiä kehitetään, myös 24H:n myyntiä voisi kehittää panostamalla myyntiprosessiin, ehdotuksiin ja asiakkaiden valintaan.

Asiakkaiden valinnassa tärkeintä on löytää ne asiakkaat, joille juuri tämä konsepti tuottaisi eniten arvoa (Laine 2008, 82). Näiden asiakkaiden löytämiseksi tieto aikaisempien vuosien toimeksiantajista ja toimeksiannoista olisi tärkeää olla dokumentoituna. Meillä olikin käytössä referenssinä myyntitilanteisiin muutamia edellisvuosien toimeksiantoja, mutta näitä tietoja voisi hyödyntää laajemminkin. Niiden pohjalta voisi kartoittaa mukana olleiden yritysten kokoa, toimialaa ja toimeksiantojen laatua ja kohdentaa tulevaa myyntityötä. Tai näiden tietojen pohjaltahan voisi paljastua sekin, että myyntiä on tehty hyvin kapealle segmentille.

Ratkaisumyynnin olennainen piirre on ehdotusten tekeminen ja 24H:n myyntityössä sitä voisi hyödyntää vielä enemmän. Tutkimusten mukaan suurimmat mahdollisuudet ratkaisumyynnissä löytyvät piilevien mahdollisuuksien kautta (Laine 2008, 49). Piilevät mahdollisuudet löydetään toimialatuntemuksen kautta. Toimialoista, niiden tilanteista ja yrityksistä kannattaa tehdä taustatutkimusta jolloin myyntitilanteessa voi yritystä lähestyä suoraan ehdotuksella. 24H:n myyntitilanteessa asiakasta kannattaa myös kuunnella tarkoin ja tarttua sitten ratkaisuehdotuksella niihin kehitystarpeisiin, mikä keskusteluissa tulee ilmi. On helpompi olla luova tällaisissa tilanteissa, kun tuntee toimialaa ja kyseessä olevan yrityksen tilanteen (Laine 2008, 175-177) .

24H:n myyntiprosessi oli opittavissa ja otettavissa haltuun käytännössä. Kuitenkin tulevia myyjiä ja tehokkuutta ajatellen myyntiprosessi voisi olla näkyvämpi ja kuvattu. Kuvaus auttaisi myyjiä toimimaan myynnin jokaisessa vaiheessa ja ottamaan huomioon kaikki mahdolliset asiat asiakkaan kanssa toimiessa.

Scrum-menetelmän mahdollisuudet tapahtuman projektinhallinnassa

Tämän vuoden projekti hallinoitiin Google Drive-pilvipalvelussa jaetun kansion ja sinne luotujen dokumenttien avulla. Lisäksi käytössä oli Slack-pikaviestintäsovelluksessa ryhmä, jossa pystyttiin jakamaan nopeasti ja vaivattomasti tietoa etenemisestä sekä aikatauluista. Työnjako ja vastuualueet jaettiin projektin käynnistyessä ja kirjattiin ylös tekstidokumenttiin, jonka jälkeen jokainen oli itse vastuussa omien tehtäviensä hoitamisesta. Toki projektipäällikkö itse osaltaan piti huolen, että tiesi missä yksilöt tehtävissään etenevät. Dokumentit olivat koko projektin ajan kaikkien luettavissa, mutta niille ei kuitenkaan ollut sen tarkempaa seurantatyökalua tai selkeitä aikataulutettuja tavoitteita, vaan tarvittavia aikatauluja sovittiin etenemisen mukaan. Näin ollen myöskään työn määrän jakautumista pidemmälle aikataululle ei ollut hahmotettavissa kunnolla etukäteen. Projekti toimi näin hallittuna ja projektipäällikkö piti hyvin huolen siitä, että tiesi missä tiimin jäsenet menivät tehtäviensä kanssa.

Koemme kuitenkin vasta aloittaneina proakatemialaisina, että prosessista voisi saada vielä läpinäkyvämmän koko tiimille, niin että muutkin kuin projektipäällikkö tietäisivät paremmin missä tahdissa projekti etenee. Etenkin projektissa ensikertalaisina toimiville se selkeyttäisi projektin rakennetta, mittakaavan suuruutta sekä vastuualueiden sisältöä. Projektissa on todella monta eri vaihetta ja paljon tärkeitä yksityiskohtia, joilla on riski hukkua isompien yksityiskohtien alle. Näin ollen tärkeätkin yksityiskohdat voivat jäädä kiireessä ja epähuomiossa hiomatta tai niiden hoitaminen jää viime tippaan. Riskienhallinnan näkökulmasta pahimmassa tapauksessa jollekin tiimin jäsenelle voi käydä jotakin ikävää, eivätkä muut tiimin jäsenet ole tietoisia tämän vastuualueesta ja sen etenemisestä. Läpinäkyvyyden avulla mahdollistettaisiin se, että tarvittaessa kuka tahansa pystyisi hyppäämään tämän toisen henkilön saappaisin mahdollisimman ketterästi.

Ensi vuoden projektinhallinnan olemme suunnitelleet toteuttavamme etenkin ohjelmisto- ja tuotekehityksessä käytettävää Scrum-viitekehystä hyödyntäen. Siinä ideana on kehittää tuotetta tai palvelua kuvan 1 mukaisesti pienissä osissa toistojen eli useiden kehitysjaksojen avulla täydellisemmäksi. Tasaisin väliajoin tuote tai palvelu arvioidaan ja siihen lisätään pikkuhiljaa lisää ominaisuuksia. Se soveltuu etenkin monimutkaisten ongelmien ratkaisuun, sillä sen avulla pystytään paremmin ennakoimaan ja hallitsemaan riskejä sekä tarkastellaan prosessin etenemistä vaiheittain. Tavoitteena on, että jokaisen kehitysvaiheen jälkeen on jotain valmista tuotettuna ja esiteltävissä asiakkaalle eli meidän tapauksessamme Proakatemialla 24H-projektin vastuuvalmentajalle.

(Kuva 1: Lehtonen ym. 2014, 5)

Scrum on kevyt ja yksinkertainen ymmärtää, mutta haasteena on sen vaikea hallittavuus (Schwaber, K. & Sutherland, J. 2016., 3). Scrum itsessään on hyvin ketterä, eli se mahdollistaa joustavan ja nopean reagoinnin prosessin eri vaiheissa. Sen keskeisessä osassa on itseohjautuva tiimi, joka on vuorovaikutteinen ja sitoutunut viitekehyksen edellyttämiin sääntöihin. (Lehtonen ym. 2014, 2-4). Scrum soveltuu mielestämme erinomaisesti akatemian projekteihin, sillä Scrumissa tiimi, dialogi, yhdessä toimiminen ja toiminnan jatkuva tarkastelu ovat kaiken keskiössä. Koska Scrum on viitekehys eikä ankara vesiputousmalli jota orjallisesti noudattaa, antaa se projektitiimillemme vapauden mukauttaa se omaan projektiimme sopivaksi.

Alla olevaan taulukkoon on listattu Scrumin keskeiset elementit Schwaberin ja Sutherlandin (2016) mukaan, sekä niiden lyhyt kuvaus. Kolmas sarake on kuvaus siitä, mitä osaa omassa 24H-projektissamme se käytännössä tarkoittaa.

Scrumissa läpinäkyvyydellä on suuri merkitys. Kaikilla sprinttien vaiheilla tavoitellaan sitä, että tiimin päätöksenteko perustuu tuotteen sen hetkiseen tilaan ja sen tarkasteluun (Schwaber, K. & Sutherland, J. 2016, 14). Mitä läpinäkyvämpi prosessi on, sen parempi tietämys ja kokonaiskuva projektitiimillä on projektin etenemisestä. Näin ollen vältytään virhearvioinneilta sekä turhalta ajankäytöltä, jota saattaisi kulua esimerkiksi sellaisten asioiden selvittelyyn, jonka joku on jo tehnyt, mutta toinen henkilö tiimissä ei ole tästä ollut tietoinen. Scrumia ajatellen kuuden hengen tiimimme on juuri sopivan kokoinen, sillä liian suuri tiimi olisi vaikea koordinoida, kun taas pieni tiimi pysyy ketteränä ja mukautuu paremmin muutoksiin sekä kokonaisuus pysyy hallittavissa ja mahdollisimman läpinäkyvänä (Schwaber, K. & Sutherland, J. 2016, 6).

Scrum-oppaissa ei tarkemmin määritellä, miten se tulisi viedä käytäntöön. Jokainen sitä käyttävä projektitiimi voikin itse päättää toteuttaako sen yksinkertaisesti valkotaulu ja post-it-lappu menetelmällä vai esimerkiksi sähköisesti. Mahdollistaaksemme läpinäkyvyyden ja tehokkaan etätyöskentelyn otamme itse käyttöön Trellon, joka on pilvipalvelussa toimiva projektinhallintaohjelma. Trello on ikään kuin virtuaalinen valkotaulu, jonka avulla visualisoimme Scrum-menetelmällä toteutettavan tapahtuman järjestämisen. Trellossa voi luoda haluamiaan tauluja, joiden alle määrittää listoja ja niihin yksittäisiä tehtäviä. Yksi taulu voi esimerkiksi kuvata yhtä sprinttiä 24H-projektissamme, jolloin siihen liittyen voisi olla kolme listaa: 1) sprintin kehitysjono, 2) työn alla ja 3) tehty. Näiden listojen alla ovat tehtävät, joita Trellossa kutsutaan korteiksi. Korteille voi halutessaan määritellä mm. tekijät, tärkeyden ja määräajan. Kortteihin voi myös lisätä liitetiedostoja ja kommentteja ja näin hoitaa tiedottamista tiimin kesken niiden kautta. Korteille voi myös esimerkiksi määritellä värit, jolloin esimerkiksi punaiset kortit kuvaisivat tarjoiluihin liittyviä tehtäviä projektissamme ja vihreät kortit tarkoittaisivat tekniikkaan liittyviä tehtäviä. Värien avulla nopeasti voisi hahmottaa, jos jokin sprintti keskittyisikin liikaa tietyn värialueen painotukseen, jolloin tiimi pystyisi reagoimaan asiaan muuttamalla sprintin sisältöä tasapainoisemmaksi. Sprintin alkaessa kaikki kortit ovat sprintin kehitysjono-listassa, jonka jälkeen tehtävien edetessä kortteja voi siirtää seuraaviin listoihin, aivan kuten post-it lappuja siirrettäisiin valkotaululla. Tavoitteena olisi, että sprintin lopussa kaikki tehtäväkortit olisivat siirrettynä taulun tehty-listaan. Tarvittaessa kuitenkin tehtäväkortteja voi siirtää ja kopioida toisiin tauluihin, esimerkiksi seuraavan sprintin tauluun. Jos tehtävä onkin täysin turha projektin kannalta, voi tehtäväkortin myös poistaa kokonaan eli arkistoida. (Albright, D. 2017.)

Trelloa voi käyttää kuten sen itse parhaiten kokee tiimilleen sopivaksi. Näin ollen oman Trellomme rakenne tarkentuu vasta vuoden alussa, kun olemme rekrytoineet uuteen tiimiimme kolme jäsentä tammikuussa Proakatemialla aloittavista opiskelijoista sekä luoneet tarkemman projektisuunnitelman ja aikataulun. Tavoitteenamme on tehdä projektimme Trellosta rakenteeltaan sellainen, että kaikki osaavat sitä käyttää ja ymmärtävät sen merkityksen projektimme etenemisen kannalta. On myös tärkeää, että päättämämme rakenne palvelee juuri meidän projektiamme parhaiten eikä hidasta etenemistämme, sillä onhan tavoitteenamme juuri sen avulla tehostaa työskentelyämme eikä päinvastoin. Suurin haasteemme tulee olemaan se, että kaikki projektitiimin jäsenet sitoutuvat käyttämään Trelloa päivittäin. Merkittävintä on, että Trellon avulla pystymme toteuttamaan projektin pilkkomisen eri työvaiheisiin ja Scrumin mukaisiin sprintteihin. Työkalun avulla projektista saadaan läpinäkyvämpi koko tiimille, eli kaikki projektitiimin jäsenet ovat paremmin tietoisia siitä, mitä kenelläkin on parhaillaan työn alla ja mitä kaikkea on vielä tekemättä ja miettimättä valmiiksi. Projektinhallintatyökalun avulla voimme hahmotella jo keväällä etukäteen paremmin aikataulua ja töiden jakautumista nyt, kun meillä on ensimmäisen vuoden projekti takana ja hahmotamme sen perusteella itse paljon paremmin, mitä kaikkea projekti pitää sisällään. Suunnitellulla projektinhallinnalla ja Scrumin edellyttämällä säännöllisellä seurannalla ja toisille raportoinnilla minimoidaan turhaa työtä ja turhia palavereita sekä mahdollistetaan tiimin jatkuva kehittyminen. Scrum ja Trello toivottavasti vapauttavat meidät turhilta Google Drive-pilvipalvelussa roikkuvilta tiedostoilta ja selkeyttävät osaltaan projektimme raportointia ja hallintaa.

Lopuksi

24H on projektina hyvin moniulotteinen. Se on projektitiimin jäsenille tapahtumatuotantoa, myyntiä, markkinointia, viestintää ja projektinhallintaa. Proakatemialle se on valmistuvien tiimien viimeinen koitos yhdessä. Koemme, että 24H on enemmän kuin Proakatemian oma juttu ja tätä seikkaa ei ole hyödynnetty niin paljon kuin sitä voisi. Tässä esseessä esitimme, että konseptia voisi kehittää markkinoinnin saralla tekemällä sitä aktiivisemmin, suunnitellummin ja laajemmin. Myyntiä voisi kehittää ottamalla käyttöön myyntiprosessin, suunnitellumman asiakkaiden valinnan ja ratkaisuehdotuksien suunnittelemisen. Projektinhallintaa haluamme tehostaa ottamalla käyttöön scrum-viitekehyksen ja sen avuksi Trello-projektinhallintatyökalun. 24H on mieleenpainuva konsepti, joka toteuttaa Proakatemian pedagogista mallia työelämäläheisyydestä. Tämänvuotista toimeksiantajaa lainaten: “meillä on yhteinen tavoite, tehdään vitosen työ”.

Lähteet:

Albright, D. 17.3.2017. Trello Project Management: An Easy, Step-By-Step Guide. Hubstaff Blog. Hubstaff. Luettu 8.12.2017. https://blog.hubstaff.com/trello-project-management/

Häyrinen E. & Vallo H. 2014. Tapahtuma on tilaisuus. Tallinna: Tallinna Raamatutrükikoda.
Laine, P. 2008. Myynnin anatomia – anna asiakkaan ostaa. Helsinki: Talentum.

Lehtonen, T., Tuomivaara, S., Rantala, V., Känsälä, M., Mäkilä, T., Jokela, T., Könnölä, K., Kaisti, M., Suomi, S., Isomäki M., Ylitolva, M. 2014. Sulautettujen järjestelmien ketterä käsikirja. Turun yliopisto, Työterveyslaitos, TEKES. Turku: Painosalama Oy.

Schwaber, K. & Sutherland, J. 2016. The Scrum Guide. Luettu 2.12.2017. https://scrumwell.files.wordpress.com/2012/01/2016-scrum-guide-fi.pdf

Stenlund, A. 2014. Innovaationa rajoja ylittävä korkeakoulu. Teoksessa Rautkorpi, T., Mutanen, A. & Vanhanen-Nuutinen, L. (toim.) Kestävä innovointi – oppimista korkeakoulun ja työelämän dialogissa. Helsinki: Metropolia Ammattikorkeakoulu.

Tulos. Markkinointisuunnitelma. Luettu 8.12.2017. https://www.tulos.fi/markkinointisuunnitelma/