Sisäinen viestintä tapahtumien aliurakoitsijana

“Ei voi tehdä priimaa jälkeä, ilman hyvää sisäistä viestintää” -Ville, Oli hyvä heitto tiimiyrityksen pajassamme tiistai iltapäivänä. Se sai minut ajattelemaan meidän toimintaamme kiertueella. Tekstissäni käytän yrityksistä nimiä yritys X ja Y, jottei osapuolien liiketoiminta tai maine tahriinnu. Saimme Projektijohtajamme kautta aika tiukkaa palautetta omasta toiminnastamme ja osa oli ihan asiastakin. Koko kiertue on ollut todella hämärä ja sumuinen käsite ja kokonaisuus jokaiselle tapahtumaan osallistuvalle osapuolelle. Viestintä eri toimijoiden välillä on ollut huonoa, informaatio on kulkenut kuin rikkinäisessä puhelimessa. Olemme mukana tapahtumassa yrityksen Y aliurakoitsijana, mikä aiheuttaa vielä haastavamman kommunikaation ja informaation kulun.

Tapahtumat 2023

Yritys X toimii tapahtuman pääjärjestäjänä ja yritys Y on ostettu pitämään toimintapistettä jokaiseen tapahtumaan. Meidän tiimiyrityksemme on palkattu toimimaan toimintapisteen pitäjinä aliurakoitsijoina. Kiertue koostuu useasta keikasta eri paikkakunnilla. Nyt olemme olleet jo ensimmäisellä muutamalla mukana, yli puolet olisi vielä jäljellä, jos onnistumme parantamaan toimintaamme.

Sisäinen viestintä tapahtumaa koskien

Sisäinen viestintä tapahtumasta on ollut aivan hirveää jokaisen osapuolen toimesta. Yritys X ja yritys Y ovat erimielisiä asioista, eikä heillä ole yhteistä linjaa toimintapisteen toiminnasta, ja ohjeita tulee molemmilta ristiin ja myös välillä ihan eriäviä ohjeistuksia. Aliurakoitsijana tässä hommassa meille viestintä on vielä sekavampaa ja yritämme parhaamme mukaan toteuttaa pistettä ohjeiden mukaan. Ohjeet ovat sekavat ja ei ole mitään suoria ohjeita esimerkkinä “ottakaa rennosti ja mukavalla asenteella” ei kerro toimintapisteellä olemisesta muuta kuin ympäripyöreän ohjeen.

Pitkä ja epämiellyttävä palaute

Saimme yritys X:ltä ja yritys Y:ltä palautetta meidän toiminnastamme ja tottakai huonon palautteen saaminen tuntuu aina pahalta, mutta tuntui siltä, että meidän päällemme sysättiin kaikki ongelmat toteutuksesta ja viestinnästä yms. Tottakai mekin teimme virheitä ja me ansaitsimme ainakin osan palautteesta. Silti näemme vaikeana tehdä täydellistä työtä, kun ei ole selkeitä ohjeita sovittu yritys X:n ja yritys Y:n välillä. Meidänkin on mahdotonta tehdä priimaa jälkeä, kuten apuvalmentajamme Ville sanoi. Toimimme ohjeiden pohjalta ja jos ohjeet ovat ympäripyöreät ja epäselkeät ei pystytä antamaan 110 % taidostamme tai osaamisestamme työlle, mikä on kuulemma vaikuttanut motivaation puutteelta ulkopuoliselle.

Miten antaa rakentavaa palautetta?

Minna Kurttilan ja Pia Aallon kirjassa Pomon parhaat ratkaisut (2021) käydään läpi tapoja antaa rakentavaa palautetta, josta molemmat hyötyvät.  Hyvä palaute auttaa palautteen antajaa ja palautteen vastaanottajaa pääsemään eteenpäin asiassa. Dialoginen keskustelu on avainasemassa positiiviseen ja rakentavaan palautteeseen. Dialoginen keskustelu oli juuri meidänkin palautteemme heikkous ja miksi se ei ollut niin rakentava.

Rakentavaa palautetta antaessa on palautteen antajan hyvä tutkia taustatekijöitä ja selvittää palautteen motiivi. Palautteen antaja voisi myös kysyä itsearviota tilanteesta.  Muutostoiveen esittäminen palautteen vastaanottajalle on edellytys yhdessä tulevaan jatkoon. Kaikki on siis kiinni myös palautteen annon taidosta ja yhtä lailla palautteen vastaanottamisesta.

Mitä tästä opimme

Palautteen saamisesta ja siitä kuinka hyvin käsittelimme tilannetta ja saimme kehuja apuvalmentajaltamme Villeltä. Kävimme palautteen kuulemma asiallisesti läpi, antamatta liikaa tilaa tunteille, mutta näyttämällä kuitenkin harmittamisen ja puhumalla palautteesta avoimesti koko tiimin edessä. Palautteen vastaanottamista on todella hyvä harjoitella myös tulevaisuutta varten, se on tärkeä taito oman kehittymisen kannalta. Pitää joskus osata sivuuttaa oma huono mieli palautteesta ja ymmärtää mistä palaute johtuu ja käsitellä sitä oman pään sisällä. Opimme myös tästä, että seuraavilla kiertueen keikoilla annamme vielä enemmän itsestämme irti ja yritämme jokaisella keikalla parhaamme, jotta tiimiyrityksen maine säilyy ja saamme pidettyä tämän projektin.

Lähteet

Kurttila, M., Aalto, P., Pomon parhaat ratkaisut, 2021, kauppakamari