Tampere
20 May, Monday
13° C

Proakatemian esseepankki

Sanojen vaikutus tiimin dialogissa



Kirjoittanut: Saara Leinonen - tiimistä Samoa.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Sanojen supervoima
Systeemiäly 2006
Give and take
Martti Vaalahti
Esa Saarinen
Raimo Hämäläinen
Adam Grant
Esseen arvioitu lukuaika on 8 minuuttia.

Tämän esseen ovat kirjoittaneet Aleksi Kolunsarka ja Saara Leinonen

 

Johdanto

 

Syksyllä 2021 lähes koko Proakatemia on palannut takaisin lähiopetukseen. Tämä tarkoittaa sitä, että dialogin käyttäminen ja hyödyntäminen on lisääntynyt entistäkin enemmän. Kuinka usein viiden sekunnin ajattelutauko puheenvuorojen välissä oikeasti tapahtuu? Uskalletaanko välttämättä puhua suoraan sydämestä kaikille paikalla olijoille?

 

Etäopetuksessa vietetyn kevään jälkeen, on huomattu dialogin laadun heikentyneen. Syy tähän on ollut se, että dialogin käyttäminen on ollut lähes täysin erilaista etänä ja paikan päällä. Ärsykkeet etäopetuksessa ovat olleet liian helposti saatavilla ja siksi esimerkiksi pajoissa toisten kuuntelu ja ymmärtäminen on ollut heikkoa. Toisen kunnioittaminen dialogissa on unohtunut täysin.

 

Tämän esseen avulla haluamme oivaltaa keinoja, miten voisimme parantaa dialogia tiimissä ja etenkin sitä, kuinka sanavalinnoillamme pystymme kehittämään dialogin laatua. Koska tarve dialogin harjoittamiselle on ajankohtainen, olisi hyvä jokaisen lukea tämä essee ja palauttaa asioita mieleen tulevia dialogeja ja oppimistilanteita varten.

 

Dialogin perusperiaatteet

 

Dialogi on vähintään kahden ihmisen välistä vuoropuhelua eli keskustelua. Dialogi on luultavasti työ- ja yksityiselämässä ylivoimaisesti näkyvin ja vahvin ilmaisutapa, joten sitä on aikojen saatossa tutkittu paljon. Sen laatuun halutaan panostaa yhä enemmin oppivissa ympäristöissä. Dialogitimantti on hyvä esimerkki siitä, miten dialogia tulisi rakentaa ja kehittää. Dialogitimantti koostuu neljästä eri kulmasta:

 

  1. Kuuntele

 

Kuunteleminen on tärkeä osa dialogia. Jos kaksi henkilöä osallistuu dialogiin kuuntelematta toisiaan, ei dialogi oikeastaan hyödytä kumpaakaan. Kuunteleminen edesauttaa dialogia, sillä ilman sitä ei tule ymmärrystä. Kuunteluun liittyy paljon muutakin, kun sanojen tulkinta. Hyvä kuuntelija pyrkii ymmärtämään kuulemastaan kokonaisuuksia, merkityksiä, tunteita ja viestin tarkoitusta. Kuuntelemalla myös näytät muille ihmisille aidosti arvostavan heidän viestiään ja mielipiteitään. Kuunteleminen on oikeastaan kaikkea sitä, millä eri tavoin voit vastaanottaa toisen ihmisen viestiä.

 

  1. Kunnioita

 

Kunnioittamisella tarkoitetaan kaikkia niitä toimia, joilla pidetään keskustelun osapuolet tasa-arvoisena. On tärkeää muistaa tunteikkaissakin keskusteluissa kohdata ihmiset ihmisinä ja osata myös joskus eristää asian ja ihmisen välinen yhteys. Kunnioittamista voidaan toteuttaa kuuntelemalla kuunnellakseen eikä vastatakseen. Tämä tarkoittaa sitä, että ymmärretään osapuolten kertomat asiat ja ne halutaan ottaa yleiseen huomioon niin, ettei aina tarvitse esittää vasta-argumenttia. Kunnioittamiseen kuuluu myös kaikki hyvien käytöstapojen elementit, eli kaikkien tasapuolinen huomioon ottaminen ja se, ettei toisia tuomita.

 

 

  1. Odota vuoroasi

 

Dialogissa on tärkeää tunnistaa oma vuoro puhua. Toisten päälle puhuminen rikkoo dialogia ja aiheuttaa turhia konflikteja. Omaan vuoroon myös liittyy tiivistämisen taito ja se, ettei tiedostetusti vie tilaa muilta keskustelusta. Dialogissa on myös suotavaa pitää taukoja, joten jokaisen hiljaisuuden kohdalla ei tarvitse täyttää äänikatoa. Kun odotat omaa vuoroasi, niin alkavat myös kunnioituksen osoituksena muut dialogiin osallistuvat tekemään niin.

 

  1. Puhu suoraan sydämestä

 

Suorapuheisuus on dialogissa tärkeää. Kun puhut suoraan sydämestäsi, korostat dialogissa avoimuutta ja luottamusta. Ole rehellinen itsellesi ja muille dialogiin osallistuville. Tämä ei tarkoita tietenkään sitä, että kaikki synkimmät salaisuudet tulee tuoda esille. Suoraan sydämestä puhuminen voi kuitenkin parhaillaan nostattaa energiatasoja, luoda kiinnostuneisuutta ja tuoda aitoja tunteita mukaan keskusteluun. Aitous on erittäin arvostettu ihmisissä oleva piirre, joka ei välity oikeastaan muuten, kuin vuorovaikutuksessa suhteessa toisiin. Samoin myös inhimillisyyden ja nöyryyden osoittaminen on hieno tapa puhua suoraan sydämestä.

 

Pyydä vähemmän saat enemmän

 

Kyvykkyyksien, tyytyväisyyden ja onnellisuuden toteutuminen vuorovaikutussuhteissa liittyy hyvin vahvasti siihen, minkälaisissa rooleissa olemme suhteissa. Sitoutuneisuutta on suhteellisen helppo mitata sillä, kuka tiimissä on valmis antamaan hiukan enemmän panosta ja kuka taas vähemmän. Puhumme yksinkertaisesti antajista ja saajista. Saaja on sellainen ihminen, joka pitkällä aikavälillä ottaa enemmän resursseja suhteissa, kun antaa niitä.

 

Antaja taas luonnollisesti on valmis luopumaan helpommin omasta edustaan yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Emme tarkoita sitä, etteikö välillä tulisi pyytää apua tai olla valmis vastaanottamaan. Antaja voi monesti olla lyhyellä aikavälillä saaja, ero tuleekin siinä, miten hän saamansa resurssit käyttää pitkällä aikavälillä antaakseen hyötyä ympärillä oleville. Varmaa on se, että toisiaan aidosti auttavat ihmiset ovat juuri niitä, keitä halutaan myös auttaa eniten.

 

Ottajasta antajaksi voi dialogissa kehittyä puhtaasti enemmän kuuntelemalla. Mitä enemmän puhut, sitä vähemmän saat ympäriltäsi tietoa ja ymmärrystä tapahtuvista tilanteista. Johtajana olemisessa nykyaikana korostuu läsnäolon vaikutus ja se, että aidosti kuunnellaan toisten kertomuksia. Vain kuuntelemisen lisäämisellä voit oikeasti lisätä ymmärrystä ympärillä olevista ihmisistäsi, sillä jokaisella omalla puheenvuorolla todennäköisemmin pidät muut hiljaisina. Kuuntelemalla näytät myös arvostusta muita ihmisiä kohtaan paremmin, sillä välität olevasi aidosti kiinnostunut heidän asioistaan. Antaminen parhaimmillaan synnyttää samaistumisen tunnetta, joka on vahva liima vuorovaikutussuhteissa. Tuota ei saa huutamalla, käskemällä tai vaatimalla.

 

Antajia ja ottajia on kumpaakin vielä kahdentyyppisiä. Adam Grant puhuu TED-puheessaan mieluisuuden mittaamisesta ihmissuhteissa suhteessa heidän tahtotilaansa joko olla antaja tai ottaja. Miellyttävät tyypit ovat ystävällisiä ovat helpommin avoimia uusille mahdollisuuksille, ovat joustavampia ja pystyvät kompromisseihin. “Epämiellyttävät” henkilöt taas ovat hyvin skeptisiä ja kriittisiä. He saattavat olla hyvin vahvoja mielipiteissään ja ovat hankalampia yhteistyössä. Helposti voisi ajatella, että miellyttävyys liittyy vahvasti antamisena ja ottajana olemiseen. Tämä ei kuitenkaan menet täysin niin, sillä miellyttävyys kertoo enemmänkin siitä, millaista on työskennellä kyseisen henkilön kanssa. Antaminen tai ottaminen heijastuu sisäisistä motivaatiotekijöistä vaikuttaa vuorovaikutukseen.

 

Miellyttävät antajat on hyvin helppo huomata organisaatiossa. He suostuvat oikeastaan kaikkeen ja sanovat hyvin usein sanan kyllä. Samoin epämiellyttävät ottajat on helppo tunnistaa. He vievät ympäriltä eniten resursseja ja ovat useammin hankalia vuorovaikutustilanteissa. On kuitenkin olemassa vielä kaksi erilaista kombinaatiota. Epämiellyttävät antajat ovat hyvin aliarvioituja henkilöitä tiimissä. He ovat sellaisia, jotka yleensä antavat arvokasta palautetta tiimille, jota kukaan ei halua kuulla, mutta kaikkien täytyy kuulla. He ovat hyvin suorapuheisia ja vahvoja persoonia, joilla on kuitenkin muiden auttaminen aina mielessä. Heidän työtään on tärkeää arvostaa, sillä he ovat hyvin herkullisia ihmisiä tiimissä.

 

Viimeisenä kombinaationa on miellyttävä ottaja. Tällaiset henkilöt ovat hyvin ystävällisiä ja mukavia ihmisiä, mutta tarpeen tullessa laittavat oman etunsa muiden edun edelle. He voivat helposti olla hyvin myrkyllisiä henkilöitä tiimissä, sillä usein tämän tyylinen toimintatapa johtaa tiimiä väärille raiteille ja huonoihin lopputuloksiin. He ovat erittäin hyviä miellyttämään toisia henkilöitä ja usein haluavat ottaa resursseja heitä vahvemmilta ihmisiltä, kuin antaa resursseja heitä heikommille.

 

 

 

Kielteisen sanan vaikutus

 

Pienetkin sanat saavat aikaan suuria vaikutuksia.

 

Sanavalinnoillamme on uskomattoman suuri vaikutus dialogiin. Onnistuneessa dialogissa ei ole tarkoitus loukata ketään tai haastaa riitaa. Vaikka yksi dialogin periaatteista onkin suoraan sydämestä puhuminen, on syytä miettiä sanavalinnat oikein. Huonot sanavalinnat ja niistä seurautuvat syyt jäävät usein paremmin mieleen, sillä ne herättävät aivoissamme enemmän tunnereaktioita. Yksikin väärä sana voi luoda täysin erilaisen tunnelman, mitä ajatuksella oli alun perin tarkoitettu.

 

Huonojen- ja kielteisten sanavalintojen sijaan tulisi käyttää rakentavia ja myönteisiä vaihtoehtoja. Tässä tulee viiden sekunnin ajattelutauon tärkeys dialogissa esille. Jos emme saa sitä pientä hetkeä käsitellä asiaa, reagoiminen ja keskusteluun osallistuminen on äkkipikaista ja huonojen sanavalintojen todennäköisyys kasvaa. Tällöin myös päätöksenteko tuottaa vaikeuksia, sillä harkitsettomat ja kielteiset sanat eivät tule viemään tiimiä eteenpäin kohti tavoiteltua tulosta.

 

Epävarmuutta ja kielteisiä tunteita vahvistaa vahingolliset kysymykset, joita esitämme itsellemme. Muutamia esimerkkejä Martti Vaalahden kirjaa ”Sanojen supervoima” (2019) lainaten seuraavasti:

Älä kysy: Missä olen viiden vuoden kuluttua?

Sano: Olen rehellinen itselleni ja löydän perille.

 

 

Älä kysy: Miksi en ole tarpeeksi hyvä?

Sano: Menestyn siinä, minkä koen tärkeäksi.

 

 

Älä kysy: Onko työlläni merkitystä?

Sano: Tänään voin olla jollekin ihminen.

(Vaalahti. 2019)

 

Jokaisessa vastauksessa on käytetty myönteisiä sanavalintoja. Kun näitä esimerkkejä lähtee sisäistämään ja pohtimaan tarkemmin, heittämällä epävarmuuden tunne laskee ja asennoituminen itseään kohtaan on parempi. Jotta dialogi tiimissä voisi toimia, tulisi ensin jokaisen yksilön sisäistää ja ymmärtää myönteisien sanojen vaikutus ja voima.

 

Kaikista vahvin negaatio ”Ei”

 

Tutkitusti maailman vaarallisin sana on ”ei”, koska se saa heti stressitasot nousemaan. Kuvitellaan esimerkkitilanne, jossa olet erittäin kiinnostunut ja motivoitunut projektiin liittyen. Tärkeässä päätöksentekotilanteessa käytät dialogin avaimista suoraan sydämestä puhumista ja kerrot oman näkemyksesi ja ideasi. Kuitenkin vastaukseksi saat muulta tiimiltä välittömästi sanan ”ei”.

Epävarmuus, ahdistus ja sterssitasot nousevat, jolloin myös motivaatio kyseistä projektia kohtaan voi laskea. Kielteinen sana vahvistaa kielteisiä ajatuksia, jolloin projektista kiinnostunut mahdollisesti on valmiina sanomaan harkitsemattomia ja äkkipikaisia huonoja sanavalintoja. Dialogi kääntyy ongelmatilanteeksi eikä järkevää dialogia saada aikaan.

 

Kielteisen sanan ”ei” harkitsemattoman käytön sijaan tulisi huomioida tärkeät argumentointi taidot, jotka ovat olennaisia keskusteluissa ja dialogitilanteissa. Hyvä argumentoija osaa tunnistaa vastakkaisen argumentoijan väitteissä olevat ongelmat tai ristiriidat, jolloin kielteisen sanan sijaan saadaan myönteisempiä ja rakentavampia vastauksia sekä pohdintoja. Tällöin myös projektista kiinnostunut ei pahoita mieltään vaan motivoituu kehittämään ideaansa entistä enemmän.

 

Erilaisille ihmisille voi puhua eri tavoin, mutta isossa dialogi tilanteessa omien sanojen harkitseminen on suuremmassa roolissa. Jos esimerkiksi aiemmin mainitun esimerkin henkilö eli projektista kiinnostunut on valmiiksi erittäin hermostunut tai muuten vain pelkää tuoda omia ideoitaan esiin, kielteinen sana ei ainoastaan vaikuta sen hetkiseen tilanteeseen, vaan myös kyseisen henkilön henkilökohtaiseen hyvinvointiin. Tämä voi jättää elinikäisiä arpia hänen muistiinsa. Joten sanavalintoja tehdessä on hyvä ottaa huomioon vastakkaisen henkilön lähtökohdat dialogin yhteydessä.

 

”Kielteisten, väärin valittujen sanojen voima sammuttaa minkä tahansa liekin”

(Vaalahti. 2019)

Pidä tilanne hallussa

 

On osattava säilyttää oma ja kuulijoiden hallinnan tunne. Stressi ja paine ajavat huonojen sanavalintojen tekemiseen. Mikäli dialogissa huomataan kireyttä ja konfliktiin ajavia merkkejä, on siinä tilanteessa pysyttävä rauhallisena ja harkittava sanat tarkasti. Ei kannata lähteä kielteisillä sanoilla mukaan ja edistää ongelmatilannetta, koska silloin stressin ja paineen tunteet nousevat korkealle ja huonojen sanavalintojen tekeminen kasvaa koko tiimin kesken.

 

Hyvä tapa pitää dialogi toimivana on pysyä itse tyynenä, eikä lähteä tekemään harkitsemattomia äkkipikaisia sanavalintoja. Jos dialogia käydessä hermoilee jatkuvasti, silloin hallinnan tunne on menetetty. Kaikkiin ongelma- ja konfliktitilanteisiin tyyneys on oikea ratkaisu.

 

”Paras puolustus ei ole hyökkäys vaan myönteinen yllätys”

(Vaalahti. 2019)

 

Yleisen työympäristön viihtyvyyteen ja toimivuuteen pystyt itse vaikuttamaan. Avaimena on kehujen merkitys. Kun kehut tiimikaveriasi onnistumisesta tai muuten vain haluat piristää hänen päiväänsä, on tällä vaikutusta hänen suhtautumiseensa sinuun. Hänen sanavalintansa todennäköisimmin ovat sinusta paljon parempia, kuin jos käyttäisit vain negatiivisia sanavalintoja ja puhuisit toisesta pahaa. Stressin ja paineen tunteet saadaan laskettua, kun yleinen ilmapiiri on hyvä kaikkien tiimiläisten toimesta. Tällöin on mahdollisuus saada laadukkaampaa dialogia, sillä kielteisien sanojen käyttäminen on pyritty laskemaan minimiin.

 

Miten lisäämme sanojen vaikutuksen voimaa

 

Losadan tutkimus

 

 

Sanojen voimalla on merkittävä vaikutus dialogin vahventumiseen. Kuten edellisessä kappaleessa käsiteltiin, hyvinkin pienillä muutoksilla omassa puheessa voi olla suuri vaikutus kuulijaan. Kun tätä vaikutusta saadaan moninkertaistettua, vahvistuu dialogi ja se voidaan aidosti nähdä tiimin voimavarana.

 

Professori Marcial Losada (1999) sekä Losada ja Emily Heaphy (2004) ovat tutkineet tiimien käyttäytymistä suhteessa tuottavuuteen ja innovatiivisuuteen. Pääpainona tutkimuksessa oli tiimien dialogin käytösmallit ja niiden aiheuttamat lieveilmiöt ja positiiviset seuraukset. Tiimejä tutkiessa he painottuivat kolmeen eri pääteemaan:

 

  1. Positiivisten puhevuorojen määrä suhteessa negatiivisiin
  2. Kyselevyys ja ymmärtäminen suhteessa asianajoon
  3. Keskusteluiden puheenvuorojen pääpaino itsessä vai muissa.

 

Näiden avulla Losada ja Heaphy kiteyttivät materiaalista matemaattisen kaavan, joilla pystyttiin analysoimaan innovatiivisuuden ja tuottavuuden tason toteutumista suhteessa dialogissa painottuviin pääteemoihin. Merkittävää on huomata huipputiimin, keskinkertaisen sekä heikon tiimin välisiä tuloksia suhteessa toisiin. Tulokset olivat seuraavanlaiset:

 

Taulukko 1. Losadan tutkimustulokset (Losada 1999, Losada ja Heaphy 2004)

Huomioita tuloksista:

  1. Huipputiimissä positiivisten puheaktien suhde heikkoon tiimiin on 15-kertainen.
  2. Huipputiimissä kyseleminen suhteessa asianajoon on liki 22-kertainen heikkoon tiimiin verrattuna.
  3. Huipputiimissä suhteessa heikkoon tiimiin huomio keskittyy 27-kertaisesti toisiin verrattuna itseensä.

 

Kuten tutkimustuloksista voimme todeta, positiivisilla puheenvuoroilla, joilla pyritään ymmärtämään muita niin, että huomio pysyy muissa ihmisissä on merkittävä vaikutus tiimin tuottavuuteen ja innovatiivisuuteen. Mitä enemmän dialogiin osallistujat keskittyvät näihin kolmeen elementtiin, voidaan antaa tilaa innovatiivisudelle, innostumiselle, sitoutumiselle ja sitä kautta tuottavuudelle. Positiivisia tunteita lisäämällä tiimissä voidaan saavuttaa positiivisten käyttäytymismallien syntyminen. Positiivisten käyttäytymismallien toteutuessa positiivisella palautteella voidaan vaikuttaa tällaisten käyttäytymismallien vakiintumiseen.

 

Mitä enemmän tiimissä pystytään auttamaan toisia menestymään, menestyy tiimi itsekin. Johtaja on onnistunut vain, kuin tiimi onnistuu. Tällaiseen tilanteeseen päästäessä paranoia muuttuu pronoiaksi. Kun paranoiasta kärsivä ajattelee kaiken muun maailman olevan häntä vastaan salaliiton elkein, pronoiassa elävä ihminen uskoo koko ympäröivän maailman tekevän heille hyvää.

 

Mitä enemmän positiivisia puheenvuoroja on dialogissa ja mitä enemmän pyritään auttamaan toisia omasta ilosta, on pronoia lähempänä todellisuutta. Näin ollen ihmiset tiimissä uskovat koko ajan siihen, että tiimin jäsenet puhuvat heidän selkänsä takana vain pelkkää hyvää ja pyrkivät kaikin keinoin auttamaan häntä. Tällainen positiivinen käyttäytymismalli antaa mahdollisuuden organisaatiolle nostaa kyvykkyyttä menestyä valtavasti. Joka päivä voit tehdä valintoja siinä, miten puhut ihmisille ja miten voit auttaa muita.

 

 

Yhteenveto

 

“Pelkäämme eniten sitä mitä emme ymmärrä – asioita ja ihmisiä, joiden tarinoita emme tunne”

(Vaalahti. 2019)

Kuten Brene Brown on aikoinaan sanonut: clear is kind and unclear is unkind. Epävarmuuden tunnetta yhteisössä lisää se, että tarinamme eivät ole tulleet kuulluksi tai ymmärretyksi. Tästä seuraa herkästi kaaos, jossa kaikki on epävarmaa. Suurin asia, jonka voimme toisiltamme riistää on tarinamme. Kuitenkin elämämme on yhtä tarinaa, johon jatkuvasti etsimme uusia tapahtumia, joita haluamme kertoa eteenpäin.

 

Isoin oivalluksemme oli se, kuinka suuri vaikutus pienilläkin sanoilla on kokonaisuuteen. Kun panostaa dialogiin lisäämällä positiivisia tunteita herättäviä sanavalintoja, on mahdollista odottaa sellaisten käytösmallien vakiintuvan tiimissä. Tiimi on yksi systeemi eli kokonaisuus joka on olemassa, koostuu ihmisistä ja jolla on suunta jonnekin. Tämän systeemin suuntaan voidaan vaikuttaa monin eri tavoin, joten suuressa roolissa on positiivisuuden lisääminen systeemissä.

Kun ilmapiiri on positiivinen, luottamus ja psykologinen turvallisuus on läsnä. Näin voidaan olettaa, että koko tiimi haluaa tehdä yhä enemmän töitä yhdessä menestyäkseen.

 

Tämän esseen kirjoitettuamme haluamme jatkossa välttää negatiivisia sanavalintoja ja vaikuttaa positiivisten sanavalintojen lisääntymiseen tiimissämme, jotta innovatiivisuutta ja innostusta voidaan ruokkia. Kun jokainen oppii sisäistämään sanojen merkityksen, olemme askeleen lähempänä laadukkaampaa dialogia.

 

 

 

 

 

 

Lähteet:

 

Vaalahti, M. Sanojen supervoima – Näin valitset sanasi oikein ja onnistut elämässä. 2019. WSOY: Helsinki

 

Hämäläinen, R, P. & Salonen, E. Systeemiäly 2006. 2006. Systeemianalyysin laboratorio: Helsinki

 

Grant. A. Give and Take: A Revolutionary Approach to Success. 2013.

 

TED. (24.1.2017). Are you a giver or a taker? | Adam Grant. Haettu 16.12.2021 osoitteesta https://www.youtube.com/watch?v=YyXRYgjQXX0&t=674s

Kommentoi