Kirjoittanut Henna Koivula ja Joonatan Halonen

Kansainvälisestä myynnistä puhutaan usein Proakatemialla, mutta ainakin vielä toistaiseksi sitä tehdään hyvin vähän. Ajatus kansainvälisestä liiketoiminnasta saattaa olla monille pelottava. Vastahan me opettelemme liiketoimintaa ja sitten se vielä täytyisi tehdä itselle vieraalla kielellä. Me tykkäämme tavata ihmisiä ympäri maailmaa, tutustua heihin ja oppia heiltä.  Tämän takia tilaisuuden tullen olemme monesti hypänneet erilaisiin kansainvälisiin projekteihin ja mahdollisuuksiin, joita on tarjoutunut. Tulevaisuudessa näemme itsemme jotenkin toimimassa kansainvälisesti ja tästä syystä olemmekin halunneet kartoittaa omia taitojamme sillä saralla. On ilo huomata, kuinka paljon on jo oppinut ja kuinka lyhyessä ajassa on onnistunut laajentamaan omia kansainvälisiä verkostoja.

Mitä kuitenkin tulee kansainväliseen myyntiin niin sitä olemme tehneet mm. Proakatemian jatkuvassa projektissa nimeltä Academic Adventures, lyhyemmin AA. Academic Adventures on kansainvälinen viikko, joka toteutetaan vuosittain Tampereella Proakatemialla. Viikon tarkoituksena on levittää yrittäjyyden ja tiimioppimisen ilosanomaa. Näytämme vieraillemme, kuinka Proakatemialla opiskellaan. Suomalainen koulutusjärjestelmä sekä erityisesti proakatemiamainen opiskelutyyli kiehtoo monia ihmisiä ulkomailla. He haluavat oppia parhailta (voihan niin sanoa, eikö?) ja viedä oppejaan kotimaahansa ja kouluihinsa.

AA:n lisäksi olemme nyt tiimimme final camp -tiimissä. Final camp on ulkomailla toteutettava projekti, jonka jokainen tiimi toteuttaa valmistumisensa kynnyksellä. Me Promisiassa lähdimme kohdemaa edellä ja valitsimme Mauritiuksen. Aloitimme siis myynnin tämän vuoden tammikuussa ja kovasti toivomme, että lentokone, johon istahdamme suuntaa marraskuussa kohti Mauritiusta.

Harmiksemme AA jouduttiin tämän vuoden osalta kuitenkin perumaan vallitsevan koronatilanteen vuoksi ja tästä syystä myynti lakkautettiin maaliskuun alussa. Final camp myynti jatkuu edelleen ahkeraan tahtiin, mutta tietysti varauksella, jos matkaan ei päästäkään.

Kansainvälinen myynti sähköpostitse

AA:ssa ja final campissa on yhteistä myyntitapa. Molempia myydään sähköisesti ja hyvin pitkälti sähköpostitse. Molemmissa projekteissa lähdettiin liikkeelle käymällä läpi omat verkostot. Niin oli hyvä aloittaa, sillä alku oli niin sanotusti pehmeä. Vastaanotto oli hyvää ja meille vastattiin. Se tietenkin lisäsi omaa motivaatiota jatkaa sähköpostien lähettelyä. Tämä on myöskin oiva keino saada vielä hieman palautetta, jotta tietää mitä omassa viestinnässään lähtee korjaamaan.  Näin ollen se madalsi myös kynnystä lähettää aivan täysin tuntemattomille sähköpostia.

Heti alkuun AA:ssa huomasimme, että vastauksia on todella vaikea saada täysin uusilta kontakteilta. Ei kuitenkaan mennyt kauaa, kun tiimimme tähän heräsi ja muutoksia sähköpostipohjaan tehtiin. Lyhensimme sisältöä huomattavasti, jotta sähköposti on helppo ja nopea lukuinen. Lisäksi hyödynsimme lihavoitua tekstiä, jotta pääpointit sähköpostista oli entistä helpompi huomata. Markkinointivastaavamme teki meille myös erilaisia pdf-tiedostoja, jotka sai liitettyä sähköpostin liitteeksi. Mietimme myöskin usein, pelätäänkö sähköpostejamme roskapostiksi tai meneekö viestimme jopa pahimmassa tapauksessa suoraan kaikilla roskaposteihin.

Kuinka se hyvä myyntisähköposti sitten oikein rakennetaan? Mielestämme Petra Silvennoinen kertoo siitä hyvin artikkelissaan Millainen on hyvä sähköposti? 6 vinkkiä, jotka auttavat sinua.

1. Mieti aina kenelle kirjoitat

Muodollinen kirjoitustyyli on varma valinta, jos et tunne vastaanottajaa entuudestaan. On hyvä hieman selvittää, kenelle olet sähköpostia lähettämässä, joten selvitä vastaanottajan ikä ja asema. Sähköposti kannattaa aina lähettää henkilön omaan henkilökohtaiseen sähköpostiin yleisen sähköpostiosoitteen sijasta, sillä vastaanottaja tuntee olonsa tärkeäksi saadessaan yksilöidyn kirjeen. (Silvennoinen 2016)

Usein final campin kontaktoinnissa on vaikeaa löytää kenenkään henkilökohtaista sähköpostiosoitetta, joten todella usein ne tulevat lähetettyä johonkin yleiseen osoitteeseen. Tähän kuitenkin hyvä vinkki on se, että malttaa hieman kauemmin tutkia ja etsiä mahdollisia henkilöitä yrityksestä. Nykyisin esimerkiksi LinkedIn on hyvä tapa koittaa löytää eri yritysten työntekijöitä. Ulkomaille lähetetyissä viesteissä kannattaa olla erityisen huolellinen, millaisella tyylillä kohdemaahan kirjoitat. Kannattaa siis aina ensin ottaa selvää kohdemaan kulttuurista.

2. Kiinnitä erityistä huomioita sähköpostin aiheeseen

Sähköpostin aihe vastaa otsikkoa ja tämän takia siinä tulisi kiteyttää tärkein. Aiheesta vastaanottajan tulee tietää, mitä viesti koskee. (Silvennoinen 2016)

Pyrimme aina pitämään aiheen mahdollisimman ytimekkäänä, mutta kuitenkin ymmärrettävänä. AA:ssa ja final campissa käytämme aiheena, sitä mitä olemme myymässä. Näin ollen asiakas tietää heti, mitä hänelle ollaan tarjoamassa.

3. Huolehdi, että viestisi rakenne on kunnossa

Kuten missä tahansa tekstissä niin sähköpostissakin tulee olla alku, keskikohta ja loppu. Alkuun voi laittaa jonkin keventävän heiton kuten mitä kuuluu. Sähköpostissa voi hyödyntää tuttua AIDA -myyntitekniikkaa. AIDA muodostuu sanoista attention, interest, desire, action. Herätä sähköpostilla siis huomio, saa asiakas kiinnostumaan ja haluamaan tuotettasi. Muista päättää sähköpostisi ystävällisesti. (Silvennoinen 2016)

Kansainvälisissä sähköposteissa saatamme usein lisätä aloitukseen jotakin heidän omalla kielellään. Se saattaa tuottaa hyvää fiilistä vastaanottajalle ja muodostaa heille kuvan, että lähettäjä on oikeasti kiinnostunut. Tämä myös personoi viestiä mukavasti.

4. Ole selkeä ja jämpti

Sähköposteissa ei tule jaaritella tai tuputtaa. Kerro, miten asiakas tuotteestasi hyötyy ja miksi hän haluaa ostaa sen sinulta. Muista olla rehellinen. (Silvennoinen 2016)

Tämä on ollut usein vaikeaa meille sähköposteja lähettäessä. AA ja final camp ovat hienoja juttuja, mutta toisinaan niiden kiteytys tuntuu haastavalta. Kuinka kiteyttää ja selkeyttää unohtamatta kuitenkaan tärkeitä yksityiskohtia. Olemme kuitenkin ymmärtäneet sen, että ensimmäisen viestin tarkoitus on herättää mielenkiinto ja tämän jälkeen asiakkaalle voi kertoa lisää. Final camp on siitä haastava, että mahdollisuuksia on paljon, mitä voimme tehdä. Tämän takia olemme yrittäneet vähän etukäteen ottaa yrityksestä selvää, jotta tiedämme minkälaisissa asioissa, voisimme tarjota apua. Tämä helpottaa lähestymistä.

5. Käytä aikaa kirjoittamiseen ja tarkistukseen

Jokaisella meillä on vain yksi mahdollisuus tehdä ensivaikutelma, joten käytä se hyvin. Tarkista siis tekstisi ennen sen lähetystä, jotta vältyt tarpeettomilta kielioppivirheiltä. (Silvennoinen 2016)

Aiemmin kerroimme, kuinka pelkäsimme, että sähköpostimme ajatellaan roskapostina. Tätä ajatusta ei ainakaan olisi auttanut se, jos viestimme olisivat täynnä kirjotusvirheitä. Oikein kirjoitettu teksti herättää luottamusta ja antaa sinusta ammattimaisen kuvan. Ei missään tapauksessa ole siis turhaa pariin otteeseen tarkistaa omaa viestiään. Olemme itsekin syyllistyneet huonon sähköpostin lähettämiseen, kun olemme unohtanut esimerkiksi laittaa tarvittavan liitteen sähköpostiin. Ja ainahan se hävettää jälkeenpäin niitä lähetellä.

6. Lopuksi, mieti, voitko seistä sanojesi takana

Älä siis lähetä sähköpostia harkitsematta ja kiireessä. Puolivalmiit sähköpostit eivät vakuuta. Muista että myös lähetetyn sähköpostin takana täytyy seistä. (Silvennoinen 2016)

Saattaa tuntua helpolta väritellä totuutta, kun asiakas ei ole suoraan kasvojesi edessä, mutta älä tee niin. Entä sitten, kun asiakas haluaakin ostaa sinulta ja olet luvannut sellaista, mitä et pysty tarjoamaan. Siispä mieti, mieti ja vielä kerran mieti, ennen kuin painat lähetä -painiketta.

Olemme huomanneet, että etenkin kansainvälisessä myynnissä on todella tärkeää herättää luottamusta. Tuo itsestäsi ja yrityksestä asiallinen kuva asiakkaalle. Helppous on sähköpostitse tapahtuvassa myynnissä erityisen tärkeää. Asiakas kaipaa helppoutta tai hän kyllästyy. Mieti siis etukäteen, kuinka hoidat kaupat loppuun.

Tavoitteet

Kuten kaikessa muussakin, myös kansainvälisessä myynnissä, tavoitteellisuus on tärkeää. Jokaisen tiimin jäsenen tulee olla tietoinen yhteisestä tavoitteesta. Yhteinen tavoite motivoi jäseniä sekä sen avulla jokaiselle tiimin jäsenelle jaetaan erilaisia työtehtäviä. (Niemistö 1999)

Mielestämme tavoitteiden seuraaminen on onnistumisten edellytys. Olen iloinen, että niin AA:ssa kuin final camp -tiimissäkin olemme seuranneet tavoitteita. AA:ssa yhteinen tavoitteemme oli myydä tapahtumaan 30 lippua. Tämän lisäksi jokainen asetti itselleen omia henkilökohtaisia tavoitteita kuten esimerkiksi, kuinka monta lippua nimenomaan minä saan myytyä tiettyyn päivään mennessä.

Final camp -tiimissä meillä on yksi selkeä yhteinen tavoite: me lähdemme marraskuussa 2020 Mauritiukselle. Tämä on yhteisesti asetettu tavoite ja sen aiomme saavuttaa. Toki mekin olemme asettaneet myös lyhyen aikavälin tavoitteita. Yksi niistä on, että jokainen tiimin jäsen kontaktoi 2-4 uutta yritystä joka viikko.

Sähköpostin rakentaminen

Sähköpostista on mahdollista saada hyvinkin epäselkeä. Oikeanlaisella rakenteella ja pienillä säädöillä voit saada sähköpostista paljonkin selkeämmän ja helpommin lähestyttävän. Tuija Metsäaho kirjoittaa kirjassaan Työelämän toimivat tekstit sähköpostien rakentuvan oikeanlaisesta otsikosta, alkutervehdyksestä, varsinaisesta viestistä ja lopputervehdyksestä. Hän kehottaa myös jättämään turhat asettelut viesteissä pois, sillä monet käyttävät puhelimiaan sähköpostien avaamiseen, eivätkä ne välttämättä näy (Metsäaho, 2013).

Selkeyttääksemme myyntisähköposteja olemme käyttäneet enimmäkseen lihavointia joidenkin tärkeiden asioiden painottamiseen. Suurempia asetteluja tai muokkauksia emme ole lähteneet tekemään sähköposteihin. Meillä on final camp -porukan kesken mietitty voisiko esimerkiksi Mail Chimpiä käyttää sähköpostien lähettämiseen, jotta saisimme hienomman ja kiinnostusta herättävän sähköpostipohjan, mutta emme näe sitä hyödylliseksi, sillä saamme lopulta samat efektit lihavoinnilla ja pienellä tekstin muokkauksella.

Lähdemme yleensä aina aluksi selvittämään tietoa yrityksestä, jota olemme kontaktoimassa. Näin on helpompaa rakentaa viesti, joka herättää juuri kyseisen yrityksen mielenkiinnon. Ulkomaille tähdättäessä on muistettava ottaa myös selvää maasta, jossa yritys toimii. Joissakin maissa hieman rennompi ote viestinnässä saattaa olla hyväksi, kun taas toisissa maissa hyvin virallinen ja faktojen tiskiin lyöminen on arvostettavaa. Hyväksi työkaluksi kulttuurierojen selvittämiseksi olemme löytäneet www.hofstede-insights.com/product/compare-countries -sivuston. Sen avulla saa tietoa maista, miten ne sijoittuvat Hoefsteden kulttuurillisissa dimensioissa.

Pohdinta

Proakatemian kansainväliset projektit eivät ole vielä siinä mittakaavassa missä ne tulevat olemaan lähivuosina. Olemme tehneet Academic Adventuresia, joka on kansainvälinen viikko Proakatemialla, jossa levitetään yrittäjyyden ja tiimioppimisen ilosanomaa. Final Camp on jokaisen valmistuvan opiskelijan pakollinen osa opintoja ja se tarkoittaa projektia ulkomailla. Promisiassa olemme valinneet kohdemaaksi Mauritiuksen, jonne kontaktointi on alkanut ja jatkuu täydellä teholla.

Kontaktoinnin täytyy olla laadukasta ja on syytä kiinnittää huomiota sähköpostien rakenteeseen, aiheeseen, selkeyteen ja tavoitteellisuuteen. Olemme käyttäneet erilaisia sähköpostipohjia ja lähestymistapoja, mutta kansainvälinen myynti on osoittautunut isoksi haasteeksi. Uskomme silti, että hoidamme tulevan final camp -projektin hyvin maaliin ja osaamme toimia tulevaisuudessa kansainvälisissä tehtävissä juuri näiden kokemusten ansiosta.

Lähteet

Niemistö Raimo, Ryhmän luovuus ja kehitysehdot. Tammer-Paino Oy 1999.

https://punkto.fi/2016/09/06/millainen-on-hyva-sahkoposti/luettu 7.5.2020

Metsäaho, Tuija. Työelämän toimivat tekstit. Helsinki: Suomen yrityskirjat Oy. 2013.