Olemme viiden hengen ydintiimillä luomassa Kulttuurikahvila Laikkua Tampereen Kaupungin uudistuneeseen kulttuuritaloon Frenckelille huhtikuussa. Kahvilan perustaminen luo tarpeen rekrytoinnille, sillä toiminta on niin laajaa, ettei sitä pystytä pyörittämään vain muutaman hengen voimin.

Meistä viidestä kolme tulee työskentelemään täysipäiväisesti kahvilassa, yksi hoitaa hallinnollisen puolen ja yksi kulttuurituotannon. Hallinnolliseen puoleen ei näillä näkymin tarvita lisävoimaa ja tapahtumia järjestettäessä pyydämme tarvittaessa lisäkäsiä luottaen omiin verkostoihimme. Emme ole vielä varmoja mikä on kulttuurituotannon osuus ja laajuus toiminnassa ja paljonko siihen käytetään resursseja.

Kahvila tulee olemaan auki kuutena päivänä viikossa arkisin 9-21 ja viikonloppuisin 10-18, joten ainakin arkisin töitä tullaan tekemään kahdessa vuorossa. Tulemme pyörittämään tulevalla porukalla kahvilaa todennäköisesti syyskuuhun asti, joten työsuhteet solmitaan toistaiseksi voimassaoleviksi.

Henkilöstötarpeen kartoituksen taustalle olemme laskeneet kahvilan lounas- ja kahviasiakkaiden maksimikapasiteetin, joka on noin 90hlö/h. Tästä realistinen toteuma on ehkä hieman yli puolet eli 50-60hlö/h kiireaikoina. Pelkästään näitä asiakkaita palvelemaan tarvitaan siis yksi henkilö koko ajan. Tämä kiireaika on todennäköisesti lounasaika. Jatkuva asiakasvirtaus hiljaisimpina aikoina on tästä vielä noin puolet eli 20-30 hlö/h. Tällaisellakin asiakasvirralla yhden asiakkaan palvelemiseen olisi käytettävissä aikaa n.2min/hlö, mikä on vähän. Kiireaikoina (lounasaika) kassahenkilöllä ei siis todennäköisesti ole aikaa mihinkään muuhun, kuin asiakkaiden rahastamiseen. Aamulla, sekä illalla aikaa jää myös pieniin täyttöihin, sekä siisteyden ylläpitämiseen.

Myös kahvilatuotteet täytyy tehdä vitriiniin. Vitriinituotteiden teko vaatii 2-3 tuntia aikaa esivalmisteisiin. Koska lounas on suhteellisen simppeli, uskon, että kokkivuorolaisella riittää resurssit tehdä esivalmisteet aina esimerkiksi seuraavalle aamulla. Vitriinituotteiden teko sen sijaan on hyvä olla jonkun muun vastuulla, että kokki saa aamulla keskittyä tulevaan serviisiin. Tuotteiden teko jäisi siis asiakaspalvelijan vastuulle aamulla, mikä onkin normaalikäytäntö tämän tyyppisissä yrityksissä.

Lounaan tarjoiluaika on suunnilleen kolme tuntia. Lounaan tekemiseen tarvitaan yksi henkilö päivittäin. Yksinkertaiseen salaatti-/keittolounaan esivalmisteluihin on hyvä varata etukäteen aluksi 2 tuntia ja tunti lopuksi. Toiminnan vakiinnuttua nämä ajat voi olla mahdollista jopa puolittaa. Varsinaiseen keittiövuoroon riittää siis yksi henkilö päivittäin, sillä lounas on yksinkertainen ja asiakaspaikkoja suhteellisen vähän.

On mahdollista, että yksi asiakaspalvelija työllistyy jatkuvasti varsinaiseen asiakkaiden palveluun eli jutusteluun, rahastamiseen, tarjoiluun ja pieniin täyttöihin. On hyvä varautua siihen, että tarvitaan vähintään yksi pari lisäkäsiä jatkuvasti esimerkiksi siisteyden ylläpitoon, tiskaukseen, täyttöihin ja muihin aputöihin tarvittaessa myös keittiön puolella, sekä tietysti tauottamiseen.

Lisäksi lisävoimia tarvitaan ajoittain tilausten tekoon ja vastaanottamiseen, sekä kokoustarjoiluihin. Kokoustarjoilujen laajuutta kesällä on vaikea arvioida ja varsinkin nyt toimintamme alussa. Kokoustarjoilut tulevat pääsääntöisesti ennakkotilauksina, mutta kuinka paljon etukäteen? Ravintola-alalla työvuorolistat tehdään pääsääntöisesti kolmen viikon ajalle ja julkaistaan kaksi viikkoa ennen listojen alkamisajankohtaa. Ennakkotilaukset pitäisi siis tietää viisi viikkoa etukäteen työvoiman varmistamiseksi. Tämä tuskin tulee olemaan mahdollista, joten varaamme jokaiselle päivälle hieman löysää.

Yhden päivän henkilöstöhahmotelma näyttää siis suunnilleen tältä:

Hahmotelman lisäksi alkuhässäkkään on hyvä varata henkilöstöä niin, että vuorossa on jatkuvasti ainakin kaksi ihmistä. Ainakin siis alkuun asiakaspalvelijoita on tuplamäärä eli neljä päivässä. Päivittäinen työntekijätarve on siis 6hlö eli 45,5 tuntia. Jatkossa toiminnan rutinoituessa, kokin työaika mahdollisesti pienenee. On kuitenkin mahdollista, että aputöihin tarvitaan lisää tunteja. Nämä asiat riippuvat voimakkaasti asiakasvirran määrästä, jonka näemme vasta toiminnan alettua.

Kahvilatyö on pääasiassa opetettavissa, mutta elintarvikelaki asettaa muutamia vaatimuksia työntekijöille. Kaikilla työntekijöillä, jotka ovat kosketuksissa elintarvikkeiden kanssa, täytyy olla hygieniapassi. Koska kahvila on pienehkö, tulevat kaikki työntekijät tekemään töitä elintarvikkeiden kanssa eli kaikilla täytyy olla hygieniapassi.

Lisäksi kahvilassa tulee olemaan anniskelutoimintaa. Anniskeluravintolassa täytyy aina olla vuorossa vastaava hoitaja. Kaikki kolme ravintolassa työskentelevää ydintiimin jäsentä, saavat vastaavan hoitajan luvan, ja heistä on aina joku paikalla. Valviran, eli Suomen sosiaali- ja terveysalan lupa- ja hallintovirasto sanoo: ”16 vuotta täyttänyt henkilö saa anniskella alkoholijuomia vain vastaavan hoitajan tai muun tehtävään nimetyn henkilön välittömän valvonnan alaisena.” Eli muilta työntekijöiltä ei vaadita anniskelupassia, kunhan he toimivat vastaavan hoitajan valvonnan alaisena.

Seuraavaksi tarvitsee tehdä karkea työvuorolistahahmotelma, joka perustuu ravintola-alan työehtosopimukseen. Vaikka on todennäköistä, että ”ostamme työtä” Proakatemialta, tahdomme toimia vähintäänkin TES:in mukaan. Taulukossa esiintyy seuraavat merkinnät:

V= Vähintään 30 tuntiä kestävä viikkolepopäivä: ei näy taulukossa. Maanantai on kaikilla pakollinen, viikoittainen vapaapäivä

X= Väh. 24 tuntinen vapaapäivä, jonka täytyy esiintyä 3krt/3vko

XX= ylimääräinen vapaapäivä

tyhjä ruutu= työpäivä

*= ydintiimin jäsen

Maanantaisin on suunniteltu kuormapäivä, jolloin on yksi extravuoro. Viikonloppuisin aukioloajat ovat lyhyemmät, jolloin riittää pienempi henkilöstö- sekä tuntimäärät. Lauantaille on suunniteltu brunssi, ja se on usein vilkkaampi päivä kuin sunnuntai, joten sinne on suunniteltu yksi vuoro enemmän. Taulukossa on huomioitu kiertävästi pakollinen vapaaviikonloppu, joka täytyy olla vähintään joka viides viikonloppu (pe-la tai la-su). Yksi vuoro on laskettu olevan keskimäärin 7,5 tuntia.

Tämän hahmotelman mukaan tunnit ovat laskettu hieman yläkanttiin. Kuitenkin voidaan päätellä, että suurella tuntimäärällä 90h/3vko täytyy palkata ainakin 6 henkilöä. Siitä kolme koostuu jo ydintiimistä. Lisäksi tarvitaan ainakin kaksi pienemmällä tuntimäärällä työskentelevää henkilöä. Koska tämä hahmotelma on alun ruuhkan mukaan, sopimus voisi olla aluksi 30h/3vko, jonka jälkeen sitä nostettaisiin tarvittaessa. Vaihtoehtoisesti voisi palkata kolme 20h/3vko työntekijää, jolloin jouston mahdollisuus olisi suurempi, jos toiminnan volyymi onkin suurempi kuin olemme ajatelleet. Eli ydintiimin lisäksi täytyy palkata 5-6 henkilöä.

Tämän vuoden 2018 taulukkopalkka anniskeluravintolan työntekijöille on 11,12€/h. Haluamme tarjota ainakin tämän verran palkkaa, eli yrittäjälle suunnilleen 15€/h (11,12€ * 130%). Jotta voisimme palkata henkilöitä 140h/vko (itsemme lisäksi) ja tarjota heille ainakin työehtosopimuksen määrittämän palkan, katteesta täytyy viikkotasolla jäädä rahaa palkkoihin ainakin 2100€. Jos haluamme vielä itsellemme palkan, tulos täyty suunnilleen tuplata.

Ravintola-alan työehtosopimuksen lisäksi, lähteenä on käytetty Valviran nettisivuilta löytyvää tietoa:

http://www.valvira.fi/alkoholi/anniskelu/vastaava_hoitaja_ja_henkilokunta