Olin syksyn 2019 vaihdossa Hollannissa, Haagissa. Suoritin Haagin ammattikorkeakoulussa Artful Business Creations -kurssin, joka kesti kolme kuukautta. Kurssin aikana minä ja kolme muuta opiskelijaa muodostimme neljän hengen tiimin. Muut tiimin jäsenet olivat hollantilaisia, joiden juuret juontuivat Marokosta. Kurssi koostui toimeksiannosta, jonka yritys antoi meille sekä sen lisäksi meillä oli säännöllisesti erilaisia tunteja sekä niin sanottuja luokkaretkiä.

TOIMEKSIANTO

Toimeksiantomme saimme Provincie Huis Zuid-Hollandilta. Toimeksiantajamme hoitaa Etelä-Hollannin asioita ja siellä työskentelee muun muassa poliitikkoja. Toimeksiantonamme oli lisätä paikan viihtyvyyttä, unohtamatta turvallisuutta. Heillä vierailee päivittäin erilaisia vieraita, myös sellaisia, joiden takia turvallisuusriski kasvaa huomattavasti. Tästä syystä he haluavat keskittyä tiloissaan viihtyvyyteen ja ennen kaikkea turvallisuuteen.

KURSSIN SISÄLTÖ

Koko kurssin ajan pyörimme Kees Dorstin Frame Innovation -kirjan ympärillä ja hyödynsimme kyseisen kirjan oppeja käytännön työssämme. Kirjassa on esiteltynä yhdeksän kohdan polku, jonka mukaan edetään.

Tiimissämme koimme kirjan yhdeksän kohtaa hieman hankalaksi aika ajoin ja tästä syystä toisinaan unohdimme kirjan kokonaan keksiessämme ratkaisua.

MITÄ SITTEN?

Lähdimme liikkeelle siitä, mikä heidän todellinen ongelmansa on. Kartoitimme lisää tietoa, mitä he ovat jo yrittäneet korjatakseen ongelmaa, millaisia ratkaisuja on jo kokeiltu ja onko heillä jo suunnitteilla uusia korjauksia. He kertoivat, että heillä ollaan tekemässä suuria muutoksia rakennuksiin, sillä heillä on aloitettu suuri remontti, jonka valmistumiseen menee vielä monia vuosia.

Tapaamisessa heidän kanssaan ymmärsimme, että he haluavat tehdä paikasta mahdollisimman viihtyisän sekä turvallisen, kuitenkaan luomatta vieraille kuvaa, että heitä vahditaan. Saimme todella vapaat kädet heiltä lähteä ratkomaan ongelmaa. He eivät osanneet kertoa minkälaista budjettia mahdollisille uudistuksille on saatavissa. He enemminkin halusivat kuulla kaikenlaisia ideoita, jotka vain olisivat edes mahdollista toteuttaa.

Tapaamisen jälkeen olimme tiimin kanssa hieman hukassa. Mistä lähteä liikkeelle? Päätimme yhteistuumin, että vierailemme mahdollisimman samankaltaisissa paikoissa ja selvitämme, mikä muissa paikoissa toimii paremmin ja mikä mahdollisesti huonommin.

Tutkimusta tehdessämme tajusimme, että on syytä tutkia myös paikkoja, joissa on erityisesti keskitytty viihtyvyyteen. Tästä syystä aloimme kiertelemään myös ravintoloita, kahviloita sekä joitakin kauneushoitoloita.

Tämän lisäksi vierailimme myöskin toimeksiantajamme luona monen monta kertaa. Nämä vierailut olivat meiltä varsinaisia salapoliisikeikkoja. Emme sopineet aikaa kenenkään kanssa, vaan tarkkailimme toimintaa rakennuksissa. Haastattelimme työntekijöitä, vierailijoita sekä järjestyksenvalvojia. Selvitimme mihin ollaan tyytyväisiä ja missä olisi parannettavan varaa. Halusimme saada yleiskuvaa siitä, millainen paikan ilmapiiri on.

Tämä varsinainen taustatyö vei meiltä suuren osan ajasta ja jossakin vaiheessa havahduimme siihen, että jotakin täytyisi alkaa saada koottua yhtenäiseksi ratkaisuksi.

TEEMAT

Loimme ratkaisuumme siis kolme eri teemaa, joiden pohjalta erilaisia konkreettisia ratkaisuja keksittäisiin.

1. Tunne kodista

Toimeksiantajamme oli hyvin tarkka siitä, että vierailla on hyvä olla ja he kokevat olevansa tervetulleita. Siispä koimme, että mikä sen parempaa, kuin tuntea olevansa kotona.

2. Tunne turvallisuudesta

Tämän kaltaisessa rakennuksessa turvallisuus on tietenkin todella tärkeää ja emme sitä missään nimessä halunneet unohtaa. Vierailijat ja itse työntekijät rakennuksessa nostavat turvallisuusriskin todella korkeaksi, joten turvallisuus ei ole asia, josta voidaan joustaa. On myös tärkeää, että jokaisella rakennuksessa olevalla on turvallinen olo, eikä pelkoa siitä, että jotain sattuu.

3. Tunne arvostuksesta

Toimeksiantajamme halusi pienillä asioilla nostaa vierailijoiden tunnetta entistä paremmaksi. Mietimme pitkään, mikä se oikeastaan on mitä ihmiset kaipaavat, arvostuksen tunnetta. Jokainen haluaa kokea itsensä tärkeäksi ja merkityksellisesti. Tämän takia halusimme luoda ratkaisuumme, jotakin niin hienoa, että jokainen rakennukseen saapuva tuntee olevansa arvokas.

RATKAISUT

Ensimmäinen teema: tunne kodista, sai meidät haluamaan olohuone -tunteen rakennuksen sisälle. Ehdotuksessamme muutimme pieniä asioita, mutta sitäkin tärkeämpiä. Valaistus tulee olla silmälle mukavampi. Lähdimme myös muuttamaan heidän värimaailmaansa harmaasävyisestä enemmän ihmisiin vaikuttaviin väreihin. Päädyimme punaiseen, keltaiseen sekä vihreään. Punainen osoittaa rohkeutta, vahvuutta sekä intoa ja toimii hyvänä värinä työpaikassa. Keltainen väri luo iloisuutta sekä valoisuutta. Ystävällisyys, optimismi sekä luottamus liitetään myös keltaiseen väriin. Viimeisenä päädyimme vihreään, joka luo tasapainoa ja harmoniaa. Vihreä on värinä silmille helppo ja tästä syystä toimii toimistoissa, joissa saatetaan tehdä hyvinkin pitkää päivää.

Halusimme myös luoda tilaan näyttäviä yksityiskohtia, jotka vangitsevat vierailijoiden huomion. Ehdotuksemme sisälsi myöskin viherseinän, jonka sijoitimme pääsisäänkäynnille, sekä sen lisäksi joihinkin suurimpiin tiloihin, mitä rakennuksissa on. Viherseinää perustelimme silmälle mukavana yksityiskohtana, unohtamatta sen hyviä vaikutuksia sisäilmaan, joka näin ollen parantaa työntekijöiden työviihtyvyyttä.

Pääsisäänkäynnille lisäsimme myöskin akvaarion sekä äänimaailmaksi meren ääniä. Luonto ja sen äänet rauhoittavat ihmisiä.

Lisäksi halusimme pääsisäänkäynnille kahvikoneen tai ihan jopa pienen kahvilan. Monesta vastaavanlaisesta rakennuksesta löytyi kahvila, joka mielestämme oli mukava lisä tilaan. Kahvin tuoksu viettelee hajuaistia välittömästi. On myös mukavampi odotella omaa tapaamista, kun samalla saa nauttia jostakin juotavasta ja mahdollisesti jutustella muiden kanssa. Tämän tyyppisen ratkaisun myötä kaikkia vierailijoita ei myöskään sitten tarvitsisi vastaanottaa porttien sisäpuolella, vaan lyhyemmät esimerkiksi tunnin palaverit, voisi suorittaa kahvilassa istuen.

Toinen teemamme: tunne turvallisuudesta. Tällä hetkellä vastaanottoon voi vain marssia, kertoa nimensä ja näin ollen sinut tulee joku hakemaan aulasta. Eikä missään vaiheessa varmistuta, siitä onko kyseinen henkilö, kuka hän väittää olevansa. Mielestämme tämä kasvattaa turvallisuusriskiä huomattavasti. Emme kuitenkaan halunneet lisätä lentokenttä -ratkaisua, jossa kaikki tutkitaan läpikotaisin, tämä kun ei noudattaisi viihtyvyyttä rakennuksessa. Toimeksiantajamme ei myöskään halunnut liian tiukkaa turvatarkastusta vieraille. Suurin ongelma rakennuksissa oli vierailijoiden liikkuminen. Vieraat eivät päässeet käymään ulkona kesken päivän ilman, että hänet saatettiin jokaisesta ovesta ja portista ulos ja sitten tultiin yhdessä takaisin. Sillä portteihin kävi ainoastaan työntekijöiden omat kortit.

Tämän takia ehdotuksemme sisälsi myös laitteen, jolla vierailijat voivat omalla henkilöllisyystodistuksellaan kirjautua paikan järjestelmään. Ja näin ollen henkilöllisyystodistus toimii passina päivän ajan, jolla pääsee porteista kulkemaan. Kun vierailija varaa aikaa hän kertoo henkilötunnuksensa, jonka työntekijä lisää koneelle ja merkitsee ajan koska tapaaminen on ja kuinka kauan se kestää. Näin ollen vierailija pääsee liikkumaan rakennuksesta ulos ja sisälle, jos hän niin haluaa. Eikä tarvitse huolehtia, että henkilöllisyystodistuksella pääsee sisään milloin vain, sillä tietty aika on asennettuna järjestelmään, jolloin se on toiminnassa ”kulkupassina”.

Viimeinen teemamme: tunne arvostuksesta. Tämä oli teema, jonka sisälle halusimme rakentaa, jotakin todella yksityiskohtaista, jolla tehdä vierailijoiden käynnistä entistä unohtumattomampi. Kehitimme järjestelmän, joka toimii yhdessä henkilöllisyystodistuslaitteen kanssa. Samaan järjestelmään lisätään, siis tapaamiset ja henkilötiedot, mutta jonne on mahdollista lisätä myös yksityiskohtaisia asioita asiakkaista. Siellä voisi näkyä esimerkiksi, mistä vieras on tulossa, onko hän käynyt toimeksiantajan luona aiemmin. Näin ollen työntekijät pystyisivät helposti jutustelemaan vieraiden kanssa ja saamaan heille olon, että heidät muistetaan. Kun tiimini kanssa vierailimme toimeksiantajan luona, ei heillä ollut selkeää kuvaa keitä olemme ja keiden kanssa meillä on tapaaminen, joten halusimme ratkoa tätä ongelmaa, joka loi meille todella epämukavan tunteen vierailullamme.

Viimeisenä ehdotuksena kehotimme keskittymään asiakaspalvelun laatuun ja suosittelimme erilaisia koulutuksia Hollannissa, joihin he voisivat osallistua. Monesti vierailuillamme saimme hieman tökerön vastaanoton, joka vaikutti huomattavasti omaan fiilikseen.

MITÄ KÄTEEN JÄI?

Tiiminä olimme tyytyväisiä ratkaisuihimme. Mielestämme onnistuimme toteuttamaan hyvin konkreettisiksi asioiksi toimeksiantajamme toiveet. Emme kuitenkaan palautetta saaneet toimeksiantajaltamme, joten varmuudella ei tietysti voi sanoa, ovatko he tyytyväisiä.

Toimeksianto oli erilainen mitä olen ennen tehnyt, joten toisinaan se tuntui hieman haastavalta, mutta ainakin mielenkiinto sen yllä pysyi. Kirjan hyödyntäminen osoittautui vaikeammaksi, kun olin kuvitellut. Siitä huolimatta sain sitä kautta paljon oppeja, joita hyödynnän tulevaisuudessa, vaikka en aivan askel askeleelta kirjaa käyttäisikään. Kokonaisuudessaan kyseistä toimeksiantoa oli antoisaa tehdä, enkä omaa toimeksiantoani toiseen olisi vaihtanut.