Syksyllä 2017, kun valmentajien toimesta uutena toimintatapana otettiin käyttöön projektisuunnitelman laatiminen, oli monen reaktio alkuun varmasti, että taas yksi turhanpäiväinen lisähomma koskien projekteja. Myös itse olin, kuten luonnollista, ensiksi muutosta vastaan, mutta nyt kun projektisuunnitelmia on muutama tullut laadittua, voi huomata kuinka tärkeä työkalu se itseasiassa onkaan. Siinä hetkessä, kun istuu alas ja alkaa työstämään projektisuunnitelmaa, tulee huomioitua niin monta asiaa, jotka vaikuttavat projektin etenemiseen ja sen onnistumiseen, mitä tuskin olisi osannut huomioidakaan ilman projektisuunnitelman laatimista.

Yleensä projektisuunnitelman tekeminen tulee ajankohtaiseksi siinä vaiheessa, kun määrittelyvaiheen jälkeen projekti on päätetty käynnistää. On tavanomaista, että jo määrittelyvaiheessa on ainakin karkea käsitys projektitiimistä, osallisista sekä projektipäälliköstä. Mikäli ei, viimeistään projektisuunnitelman myötä on kokoonpano selvillä. Kun projektitiimi projektipäällikön kanssa osallistuu projektisuunnitelman tekemiseen, voidaan suunnitelmasta laatia projektitiimin näköinen. Kun työtavat ja työkalut ovat yhdessä sovittuja, sitoutuu projektitiimi aivan eri tavalla yhteisiin toimintatapoihin ja tavoitteisiin kuin silloin, kun jokin ulkopuolinen taho laatii suunnitelman.

Projektisuunnitelman laatimisesta on viime kädessä vastuussa ”suunnitelman omistaja” eli projektipäällikkö, ellei toisin ole sovittu. On ensisijaisen tärkeää, että projektipäällikkö tietää täsmälleen, mitä projektisuunnitelma sisältää. Hänen täytyy myös hyväksyä tehty suunnitelma, sillä hänen vastuullaan on varsinaisen toteutuksen läpivienti, ja siksi projektin vetäjän on oltava toteutuksesta samaa mieltä suunnitelman kanssa. Projektisuunnitelman laatimiseksi projektin suunnittelijalla tulee olla tiedossaan projektille asetetut vaatimukset ja rajoitteet.

Sami Kettunen listaa kirjassaan Onnistu Projektissa ennakkotiedot, jotka ovat edellytys projektisuunnitelman laatimiselle.

• projektin määritelty tavoite – tarkat vaatimukset lopputulokselle
• listaus käytettävissä olevista resursseista
• budjettiraami
• aikataulu
• projektin rajoitteet

Suurimmat virheet koskien projektiluonteisia töitä tehdään jo ennen varsinaisen projektityön aloittamista. Voi olla, että esimerkiksi projektisuunnitelma on jäänyt suppeaksi ja joitakin myöhemmässä vaiheessa merkittäviä yksityiskohtia on jäänyt huomioimatta. Siksi onkin tärkeää asettaa selkeät tavoitteet ja luoda suunnitelma, joka on yksityiskohtaisesti laadittu siten, että toteutus tavoitteen saavuttamiseksi on mahdollinen. Hyvä nyrkkisääntö on, että suunnitteluun ja suunnitelman laatimiseen on hyvä varata 10- 20 % projektin kaikesta työajasta. Totta kai projektisuunnitelman laajuus korreloi sen kanssa, miten laaja itse projekti tulee olemaan.

Tässä vielä muutama työkalu projektisuunnitelman tekoon.

Business model canvas, joka on jo melko kattava pohja projektisuunnitelmalle.

Toinen tapa tehdä on esimerkiksi listamainen toteutus, mikä on helppo räätälöidä omaan projektiin sopivaksi. Lista voi käsittää esimerkiksi seuraavat aiheet.

• projektin tausta eli mihin projekti liittyy
• projektin tavoitteet eli mitä projektilla tavoitellaan
• projektin organisoituminen ja resursointi
• riskienhallinta eli mitä riskejä tunnistetaan ja miten niihin varaudutaan
• projektiin liittyvät tehtäväkokonaisuudet ja niiden jakautuminen
• projektin aikataulutus
• projektin hankinnat ja niiden hallinta
• projektin budjetti
• projektin raportointi
• projektiin liittyvä viestintä.