Milloin olet viimeksi nähnyt projektisuunnitelman? Milloin olet viimeksi täyttänyt projektisuunnitelman? Entä milloin olet viimeksi palannut tekemääsi projektisuunnitelmaan? Oma kokemukseni on se, että Proakatemialla ei juuri projektisuunnitelmia tehdä. En tiedä sattuuko kyseessä olemaan juuri ne projektit, joissa itse olen ollut mukana vai onko kyse laajemminkin siitä, että niitä ei ole tapana tehdä. Ainakaan siinä laajuudessa, että niistä löytyy kaikki oleellinen tieto ja niihin palataan vielä projektin aikanakin, eikä sitä käytetä vain projektin alussa.

Itse olen törmännyt opintojeni aikana yhteen ja ainoaan projektisuunnitelmaan ja se oli valmistuvien loppunäyttötapahtumaan liittyvä tapahtuma, eli 24H. Tulin itse mukaan projektiin, kun muu projektiryhmä oli ryhtynyt jo hommiin. Minun oli helppo päästä projektiin mukaan, kun löysin jaetusta kansiostamme projektisuunnitelman. Siihen ei kuitenkaan tietääkseni palattu projektin aikana ja epäilenkin, että koko projektisuunnitelma olisi olemassa vain sen vuoksi, että seuraavan projektitiimin on helpompi aloittaa työ seuraavana vuotena. Kyseessä on nimittäin jatkuva projekti.

Projektinhallinta

Projekteille ominaista on se, että suunnitelmallisuus ja ohjaus ovat johtamismenetelmien kanssa merkittävässä roolissa. Tämä varmistaa projektille asetettujen tavoitteiden saavuttamisen. Helposti kuitenkin luisutaan siihen, että ruvetaan suoraan tekemään projektia sen sijaan, että sitä suunniteltaisiin kunnolla. On olemassa muutamia selviä merkkejä siitä, että projektin suunnittelu ei ole hallinnassa. 1) Projektit myöhästelevät sopimusajoista. 2) Projekteissa on jatkuva kiire ja mahdollisesti ylitöitä. 3) Projekteja priorisoidaan. 4) Keskeneräisiä projekteja toimitetaan asiakkaille. 5) Tarvittavat resurssit eivät ole käytössä silloin kuin pitäisi. 6) Tiheät aikataulumuutokset. 7) Huomataan ongelmia, jotka oltaisiin voitu ennakoida ja ehkäistä.

Kaikissa projekteissa varmasti ilmaantuu jonkinlaisia merkkejä siitä, että projekti ei ole hallinnassa, mutta omasta mielestäni kyse onkin siitä, miten tilanteisiin reagoidaan. Mikäli kyse on vain tulipaljon sammuttelusta kohti uutta kaaosta niin silloin olisi harkittava tarkkaan, miten projektia johdetaan ja miten projektipäällikkö käyttää aikaansa. Mikäli tilanne hoidetaan siten, että ensimmäinen tulipalo saadaan sammutettua ja pystytään korjaamaan niin, että uusia tulipaloja ei ole näkyvissä niin silloin ei ole huolta projektijohtamisesta. Projektipäälliköille, kuten kaikille muillekin sattuu virheitä, mutta mielestäni olennaista on se, miten tilanteisiin reagoidaan. Huomionarvoista on se, että tutkimuksissa hyvän suunnittelun on todettu lyhentävän projektiin käytettävää aikaa (Pellin 2011, 79―80).

Projektisuunnitelman sisältö

Mitä tämä tärkeä ja mystinen asiakirja siis pitää sisällään? Yllättävää tai ei, se sisältää projektista riippumatta samat asiat. Projektisuunnitelman tekeminen on parhaan toteutustavan etsimistä ja niitä voi olla useitakin. Täytyisi vain onnistua löytämään se paras ja se kuuluukin projektipäällikön tehtäviin. Suunnittelussa olennaista on huomata eri asioiden yhteyksiä ja vaikutuksia toisiinsa ja tämän pohjalta rakentaa projektisuunnitelma. Projektisuunnitelma voi ulkoisesti näyttää monenlaiselta, mutta sisällöllisten seikkojen tulee vastata seuraaviin kysymyksiin. Kuka? Mitä? Milloin? Miten? Minkä verran? (Pellin 2011, 83.)

Peilaan seuraavaksi sitä ainutta näkemääni projektisuunnitelmaa ja sitä, vastataanko siinä edellä mainittuihin kysymyksiin. Kuka? Projektisuunnitelmaa lukeissani havaitsin, että sieltä löytyi vielä kaksi projektitiimiläistä, jotka jäivät syksyn alussa pois. Itseäni puolestaan ei löytynyt sieltä ollenkaan. Mitä? Projektisuunnitelmasta löytyi selkeästi se, mitä tapahtumaa olemme järjestämässä, mutta sieltä mielestäni puuttui olennaisia osia. Projektisuunnitelma koostuu pitkälti toimeksiantajiin liittyvistä asioista, jonkin verran teemasta ja koristelusta. Yhteistyöyritysten hankkimisesta ei kuitenkaan puhuttu sanallakaan, vaikka se on melko iso osa sitä, miten tapahtuma näkyy valmistuville, toimeksiantajille ja yleisölle.

Milloin? Suunnitelmasta löytyi selkeästi, milloin seuraava tapahtuma on, milloin toimeksiantajat pitäisi olla hankittu, tapahtuman suunnittelun aloittaminen ja muutenkin tämä osio näkyy mielestäni hyvin projektisuunnitelmassa. Miten? Projektisuunnitelmassa on otettu huomioon se, että tiimiin on tullut mukaan sellaisia, jotka ovat opintojensa alkupuoliskolla. Siksi onkin hienoa, että esimerkiksi perehdyttämisestä on erikseen mainittu suunnitelmassa. Myös viestintään ja dokumentointiin liittyen löytyy hyvin suunnitelmalliset ohjeet. Minkä verran? Tähän liittyy mielestäni olennaisesti käytössä oleva budjetti ja rahan jako projektin päätyttyä ja ne löytyvät todella selkeästi projektisuunnitelmasta, joten ne eivät ole aiheuttaneet mitään lisäselvityksiä tms.

Vaikka aluksi kerroinkin 24H:n projektisuunnitelman olevan todennäköisesti vain väline siirtää tietoa eteenpäin, mielestäni se toimii myös työkaluna projektin suunnittelemisessa mainiosti. Itselläni on kunnia olla tulevana vuonna kyseisen tapahtuman projektipäällikkö, joten nyt minulla onkin hyvä tilaisuus ottaa projektisuunnitelma vielä suunnitelmallisemmin käyttöön koko projektin ajaksi ja päivittää sinne vielä aikaisemmassa suunnitelmassa olevat aukot. Projektissa tulee olemaan paljon muutoksia myös aikataulujen ja muun suhteen, mutta ne tulevat korvaamaan aikaisempia vastaavia kohtia, joten eivät niinkään tuo lisää sisältöä suunnitelmaan.

Lopuksi

Pellin (2011, 86) nostaa esiin vielä sen, että projektin suunnittelu ja projektin sisällön suunnittelu eivät ole samoja asioita. Projektisuunnitelmassa tuodaan esiin vain sen verran, mitä on tarpeen esimerkiksi aikataulussa pysymisen kannalta. En siis rupea kirjoittamaan 24H:n projektisuunnitelmaan, että kenen tehtävä on soittaa ja minne toimeksiantajien saamiseksi. Tärkeämpää on tässä vaiheessa tietää se, että ketkä soittelevat toimeksiantajien saamiseksi ja koska kaikkien toimeksiantajien pitäisi olla selvillä. Loput selviävät itse projektin aikana.

Nyt 24H:n projektisuunnitelmalla tuntuu olevan hyvä pohja. Kun kuitenkin tartun alkuvuodesta työhöni, niin aion rakenteellisesti muokata sitä selkeämmäksi Pellinnin (2011, 79―89) ohjeilla, jotta sama pohja on sitten helposti käytettävissä projektista toiseen ja toimii näin toivottavasti suunnitelmallisemmin ainakin omassa arjessani mukana.

Lähteet:

Pellin, R. 2011. Projektihallinnan käsikirja. 7. painos. Helsinki: Projektijohtaminen Oy.

24H projektin projektisuunnitelma