1 JOHDANTO

Projektit ovat nykypäivänä yleinen tapa toteuttaa työelämässä erilaisia asioita esimerkiksi toiminnan kehittämisen, uuden luomisen tai vaikka markkinoinnin tehostamisen yhteydessä. Koin tarpeelliseksi perehtyä projektitoimintaan ja sen eri osiin ja vaiheisiin myös siitä syystä, että siirryin opiskelemaan Proakatemialle, jossa toiminta perustuu vahvasti erilaisten projektien varaan.

Projekteja on erilaisia ja erilaisiin tarkoituksiin. Kirjassa määritellään projekti niin, että se on ainutkertainen kokonaisuus, jolla on aloitus ja lopetus, oma projektiorganisaatio ja sillä pyritään saamaan aikaan jokin tuotos tai muutos. Projektit voivat olla eri kokoisia ja niiden osallistujamäärät voivat vaihdella. Projektin etenemisen ja onnistumisen kannalta on usein olennaista määritellä jokaiselle osallistujalle roolit ja vastuualueet. Usein projektin elinkaari koostuu erilaisista vaiheista, joita kirjassa määriteltiin neljä: valmistelu, suunnittelu, toteuttaminen ja päättäminen.

2 PROJEKTIT

Projekteja tehdään nykyään hyvin paljon. Niihin tuntuu törmäävän väistämättä elämässään; töissä, koulussa, kaupungilla, kotona. Projekteja on eri kokoisia ja laatuisia. Esimerkiksi rakennustyömaa tai ratikkaliikenteen rakentaminen ovat melko suuria projekteja ajallisesti ja kustannuksiltaan samoin kuin uuden tehtaan perustaminen ja käyttöönotto. Pienempiä projekteja voi olla esimerkiksi kaupassa layoutin muuttaminen tai koulussa opiskelijoiden pikkujoulujen järjestäminen.

Projekteja on erilaisia samoin kuin projektin määritelmiäkin. Yksinkertaisesti ajateltuna projekti on väliaikainen eli sillä on alku ja loppu, sillä pyritään saamaan aikaiseksi jokin muutos tai luodaan jotain uutta, mitä ei vielä ole. Projektitoimintaa voidaan käyttää esimerkiksi uuden tuotteen tai palvelun luomiseen tai vaikka kehittää henkilöstön toimintaa. Yleensä projektit kohdistuvat strategisista tavoitteista johdettujen kehittämistarpeiden ja -kohteiden edistämiseen.

Projektimuotoista toimintaa käytetään, koska ne ovat selkeän tulossuuntautuneita, mikä osaltaan helpottaa asioiden keskinäistä priorisointia. Kun projektiorganisaatiolla on yhteiset tavoitteet, myös päätöksenteko on helpompaa.

”Menestyksellisessä projektitoiminnassa korostuu se, että kaikkien organisaation projektitoiminnan parissa työskentelevien on ymmärrettävä ja sisäistettävä keskeiset projektinhallinnan periaatteet.”

Projektille on tunnusomaista:

• Projekti koostuu väliaikaisista aktiviteeteista, jotka on ajoitettu
• Projektilla on selkeä tavoite
• Projektin aktiviteetit edistävät projektin tavoitetta
• Projektissa on käytössä rajalliset resurssit
• Projektipäällikkö koordinoi projektin eri aktiviteetteja
• Projektin lopputuotoksen saavuttamiseen liittyy riski.

3 PROJEKTIN ROOLITUS

3.1      Projektin organisoituminen

Projektin toteutusta varten perustetaan projektiorganisaatio, joka koostuu usein projektiryhmästä, projektin ohjausryhmästä ja asiantuntijoista. Projektiorganisaatio on määräaikainen ja puretaan projektin päätyttyä. Projektiorganisaatio työskentelee vain tietyn projektin edistämiseksi. Isommissa projekteissa on toivottua pyrkiä siihen, että varsinkin avainasemassa työskentelevät henkilöt voisivat sitoutua projektiin täysin. On kuitenkin mahdollista, että projektiin osallistuvilla henkilöillä on projektin lisäksi myös muita työtehtäviä tai toisia projekteja, jotka rajoittavat jonkin verran heidän työpanostaan.

Projektiorganisaation koko voi vaihdella projektin edetessä ja kirjan mukaan se ”on yleensä laajimmillaan projektin toteutusvaiheessa.” Näen kuitenkin mahdollisena, että kokoonpano voisi olla laajimmillaan myös valmistelu tai suunnitteluvaiheissa, jos haasteet tai työ määrällisesti painottuu siihen ja varsinainen toteutus on mahdollinen toteuttaa pienemmälläkin kokoonpanolla.

Projektilla voi olla ohjausryhmä ja joskus projektin rahoittaja voi määrittää ohjausryhmän pakolliseksi. Ohjausryhmää voidaan kutsua myös johtoryhmäksi, jossa on yleensä edustettuina tilaaja sekä toteuttajaorganisaation edustajat. Ohjausryhmän tehtäviin kuuluu projektin tärkeimpien sisällöllisten ja taloudellisten päätösten teko, projektin tavoitteiden määrittäminen ajallisesti, teknisesti/laadullisesti ja kustannuksellisesti, sekä projektipäällikön nimittäminen projektiin. Ohjausryhmä tekee yhteistyötä projektipäällikön kanssa ja on hänen tukenaan. ”Hyvä ohjausryhmätyöskentely edistää projektin toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista.”

Pienemmissä projekteissa ei välttämättä tarvita ohjausryhmää vaan projektipäällikkö voi hoitaa tätä roolia. Tällöin projektipäällikön rooli korostuu ja silloin hän usein vastaa myös projektin valvonnasta.

Projektiin organisoitumisen yhteydessä on tarpeen löytää vastauk­sia muun muassa seuraaviin kysymyksiin:

• Miten projektia johdetaan kokonaisuutena?
• Mikä on projektin johdon osallistumisen aste itse tekemiseen?
• Kuka päättää projektin rekrytoinneista ja hankinnoista?
• Miten projektin edistymistä seurataan ja kenelle siitä raportoidaan?
• Mitä muita tahoja, ja kuinka usein, on pidettävä informoituina projektin etenemisestä?

Projektiorganisaatiota muodostettaessa voidaan edetä seuraavien vaiheiden mukaisesti:

1. Projektin tarvitseman osaamisen ja resurssien tunnistaminen ja määrittäminen
2. Projektia resursseillaan tukevien organisaation osien tunnistaminen
3. Projektikohtaisten roolien, vastuiden, valtuuksien, toimintatapojen ja rajapintojen määrittäminen
4. Projektin organisoitumiseen liittyvä projektiviestintä
5. Resurssien vastaanottaminen organisaatiolta
6. Projektiorganisaation johtaminen, ylläpitäminen ja muuttaminen projektin edetessä
7. Projektin organisoitumiseen liittyvien kokemusten ja kehittämistoimien dokumentointi ja hyödyntäminen tulevissa projekteissa.

3.2      Projektiryhmä

Projektiorganisaation kyky suoriutua projektista riippuu paljon sen henkilöresursseista ja osaamisesta. ”Mukaan otettavien henkilöiden tietämys, taidot, suhdeverkosto, kokemustausta ja persoonallisuus vaikuttavat projektiryhmän koostumukseen ja suorituskykyyn.” On kuitenkin tyypillistä, ettei täydellisen ryhmän luomiseen päästä joka kerta, vaan ryhmään otetaan ne, jotka ovat siihen saatavilla. Tällöin projektipäällikön osaamisella on suuri merkitys, miten saadaan hyödynnettyä projektiryhmän jäsenten tietoja ja taitoja tehokkaasti projektin kannalta.

”Projektiryhmän jäsenet kaipaavat osaltaan sitouttamista projektiin, jotta he voisivat työskennellä motivoituneesti projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Käytännössä arkinen projektiin sitouttaminen on enemmänkin ajan antamista ja keskustelemista projektiin liittyvistä yksityiskohdista ja tavoitteista. Samalla huomio kiinnittyy siihen, miten yksittäinen projektiryhmän jäsen voi omalla työpanoksellaan vaikuttaa myönteisesti tavoitteiden saavuttamiseen.” Eli on tärkeää huomioida henkilöitä ja mahdollisesti jopa viettää aikaa myös varsinaisen työtehtävän ulkopuolella esimerkiksi tauoilla tms., jolloin usein muodostuu kevyempää keskustelua aiheesta tai sen ympäriltä. Tämä auttaa ymmärtämään jäseniä ja heidän ominaisuuksiansa.

3.3      Projektiryhmän rakentaminen

Projektiryhmän jäsenet vastaavat oman erityisalueensa osalta projektin etenemisestä ja tavoitteiden saavuttamisesta. Tilanteesta ja projektista riippuen, projektipäällikkö voi tai ei voi vaikuttaa projektiryhmän kokoonpanon valitsemiseen. Niissä tilanteissa, joissa projektipäälliköllä on mahdollisuus valita jäsenet, on syytä painottaa heidän osaamistaustaansa projektin tarpeisiin nähden. Projektipäällikön on hyvä kuitenkin myös miettiä jäsenten välistä henkilökemiaa, jotta eri osaamista omaavat henkilöt voisivat tehokkaasti täydentää, tukea ja positiivisella tavalla haastaa toisiaan. Projektipäällikkö ei kuitenkaan toimi projektiryhmän jäsenten suoranaisena esihenkilönä, sillä usein esihenkilö toimii linjaorganisaatiossa projektin ulkopuolella, jolla puolestaan voi olla sananvaltaa henkilön käytettävyyteen projektissa.

Projektiryhmän rakentamisessa ryhmädynamiikalla ja ryhmän jäsenten välisillä suhteilla on merkittävä vaikutus projektin etenemiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Jäsenten taidoilla ja tiedoilla on paljon arvoa, mutta jos ryhmä ei toimi yhdessä, silloin tiedot ja taidotkin jäävät hyödyntämättä. Henkilöllä, joka ei halua toimia ryhmän jäsenenä osaamisesta huolimatta, voi olla jopa negatiivinen vaikutus projektin etenemiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Toisaalta jos ryhmä toimii hyvin yhteen, voidaan joitakin tiedon tai taidon puutoksiakin saada ratkaistua tehokkaasti. Projektien toteutukseen kuuluu usein haasteita ja ongelmia, joiden ratkaisemiseen tarvitaan useamman henkilön osaamista. Projekteissa ei kuitenkaan työskennellä pelkästään ryhmissä vaan myös yksilö- ja parityöskentelyä hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan.

Projekteissa on usein merkittävässä roolissa myös hyödyntää projektiryhmän jäsenten verkostoja. Usein jää kuitenkin henkilön päätettäväksi verkoston hyödyntäminen tai hyödyntämättä jättäminen, minkä takia toimintakulttuurin olisikin hyvä tukea pitkäkestoisten verkostosuhteiden luomista, syventämistä, ylläpitämistä ja hyödyntämistä. Henkilösuhteet joutuvat koetukselle asioiden mennessä pieleen. Lähtökohtaisesti henkilösuhteet eivät ulotu pelkästään projektin toteuttavan organisaation sisälle, vaan suhteet projektin tilaajan ja alihankkijoiden edustajiin ovat varsin merkityksellisiä.

”Kun projektiryhmä on saatu kokoon, on tarpeen saattaa ryhmä yhteen ja viestiä ryhmän jäsenille yleisistä projektiin liittyvistä tavoitteista ja toimintatavoista. Tämä on yleensä mahdollista tehdä projektin aloituskokouksen tai kick offin yhteydessä.”

Projektiorganisaation jäseniä valittaessa on syytä kiinnittää huomiota seuraaviin tekijöihin:

• Kuinka hyvin projektiorganisaation jäsenten keskinäinen viestintä sujuu?
• Kuinka motivoituneita projektiorganisaation jäsenet ovat projektin tavoitteiden saavuttamiseksi?
• Mitkä ovat yksittäisten projektiryhmän jäsenten vahvuudet ja heikkoudet projektin toteuttamisen näkökulmasta?
• Sisäistävätkö projektiryhmän jäsenet, mitä projektissa pitää tehdä?
• Onko heillä syvällistä osaamista projektin kohteesta?

Tässä vielä muutama pääpointti, mitä on hyvä huomioida toimivan projektiryhmän rakentamiseksi:

• Ryhmän jäsenten valitseminen
• Viestinnän mahdollistaminen ja tukeminen
• Yhteistoiminnan esteiden tunnistaminen ja purkaminen
• Yhteistyöhön kannustaminen
• Tunnustuksen jakaminen ja menestyksestä iloitseminen

4 PROJEKTIN ELINKAARI

Projektin etenemistä voidaan kuvata projektin elinkaarena, joka jaetaan kirjassa neljään vaiheeseen: 1) valmistelu, 2) suunnittelu, 3) toteuttaminen ja 4) päättäminen. Jokainen vaihe itsessään pitää sisällään monia erilaisia asioita ja työtehtäviä projektin etenemisen, toteuttamisen ja onnistumisen kannalta. Projektista riippuen vaiheisiin käytetty aika ja työmäärä voi jakautua eri tavoilla, mutta huolellisesti tehty edeltävä vaihe helpottaa aina seuraavan vaiheen toteuttamista.

Suuri osa projekteista jää kokonaan toteuttamatta, jos esimerkiksi jo alkuvaiheissa todetaan, ettei projektia ole syytä jatkaa eteenpäin. Joskus taas pelkkä valmistelu voi viedä jopa kymmeniä vuosia esimerkiksi yhteiskunnallisissa infrastruktuuriprojekteissa huomioiden maanhankinnan, kaavoituksen, rahoituksen, eri sidosryhmiin kohdistuvan taustavaikuttamisen ja niin edelleen.

Valmisteluvaiheessa kartoitetaan projektin tarvetta ja toteutusta. Vaiheeseen kuuluu paljon ns. taustatyötä ja penkomista asian ympäriltä ja vuoropuhelua mahdollisen tilaajan kanssa sekä resurssien ja mahdollisuuksien kartoittamista.

Kun valmistelut on tehty ja projekti varsinaisesti käynnistetään, aloitetaan suunnittelu. Suunnittelussa määritellään projektin laajuus ja kattavuus sekä tarkemmat tavoitteet. Tavoitteiden saavuttamista varten voidaan miettiä erilaisia vaihtoehtoisia ratkaisuja, joista voidaan valita soveliain mm. aikataulun ja taloudellisuuden kannalta. ”Suunnitteluvaiheessa on tärkeä kyetä suunnittelemaan projektin aikataulu, kustannukset ja resurssit riittävän tarkasti.” Kaikki nämä tiedot on hyvä, ja usein myös vaaditaan dokumentoida erilliseen projektisuunnitelmaan. ”Projektiin liittyvien riskien hallinnan näkökulmasta on tärkeää, että projektiin liittyvät riskit ja mahdolliset ongelmakohdat tunnistetaan ja niihin tehdään varautumissuunnitelma.”

Huolellisen suunnittelun jälkeen aletaan toteuttamaan projektisuunnitelmassa kuvattua projektia. Projektin etenemistä seurataan ja valvotaan ja on erittäin tärkeää tunnistaa etenemistä ja valmistumista haittaavat ongelmat, jotta korjaaviin toimenpiteisiin on mahdollista ryhtyä hyvissä ajoin ja voidaan välttyä suuremmilta tappioilta.

Projektin päättämisessä tarkistetaan lopullinen tuotos, päätetään aktiviteetit, puretaan projektiorganisaatio ja projektipäällikkö laatii projektista loppuraportin. Projektin päättäminen tulee tehdä huolellisesti, jotta vältytään siltä, että projekti jäisi kuluttamaan jatkossakin resursseja, kuten työaikaa, rahaa tai työvoimaa.

LÄHTEET

Mäntyneva, M. 2016. Hallittu projekti. 1. painos. Helsingin seudun kauppakamari / Helsingin Kamari Oy.