Pilke Stay Up late järjestettiin tänä vuonna jo 16 kertaa. Tapahtuma on vuosien aikana toteutunut erilaisena kokonaisuutena. Toimin vuoden 2018 Pilke tiimin projektipäällikkönä ja tässä kerron matkastani projektipäällikkönä 8 kuukauden ajan.

Tuttuus viehätti

Projektina Pilke oli minulle jo ennestään tuttu vuodelta 2017. Lähdin silloin itse mukaan tapahtumapäivään vapaaehtoiseksi. Autoin vähän bäkkärillä sen mitä pystyin mutta muuten oikeastaan nautin tapahtuman annista ja tunnelmasta. Oli ilo päästä tutustumaan tapahtumaan sekä vapaaehtoisen että yleisön näkökulmasta.

Syksy 2017 tuli nopeasti ja opinnot Proakatemialla alkoivat rivakkaasti. Meille kerrottiin, että kannattaa uskaltaa tarttua projekteihin, toki harkita mihin lähtee mutta myös olla rohkea. Kun Pilkkeeseen haettiin porukkaa syyskuussa, olin luultavasti ensimmäisien joukossa ilmoittautumassa projektitiimiin. Intoni näkyi varmasti ulospäin, sillä jo ensimmäisissä tapaamisissa tuntui siltä, että projektipäällikön paikka alkoi vaikuttaa houkuttelevalta.

Projektipäällikkyys alussa

Aloittaessani lukemaan kirjaa Onnistu projektissa, silmiini tarttui hyvin pian lause ”Osaava projektipäällikkö on tehnyt projekteja pitkään” No minä en ole aiemmin toiminut tämän mittakaavan projektissa päällikkönä. Koin, että ottaisin mielelläni avukseni toisen projektipäällikön, jonka kanssa jakaa vastuu. Parikseni hakeutui Emilia, ja siitä eteenpäin hommaa tehtiin kaksin.

Viime vuoden tiimi kokosi kasaan uuden Pilke-tiimin johon kuului

• Annakaisa Lyyski ja Emilia Koskiniemi (projektipäälliköt)
• Janne Roivas
• Mikko Vainioniemi
• Santeri Saarinen
• Johanna Lamberg
• Jaana Torkkola
• Henna Koivula
• Titta Keisala
• Linda Kivialho

Kun Pilke porukka oltiin saatu kasaan ja vuoden 2017 drive tiedot jaetuksia meille niin alkoi meidän valmistautuminen. Alkuvaiheessa oli paljon sisäistettävää ja tutkittavaa. Kettusta mukaillen (2009, 59)  projektin alkuvaiheisiin kuuluvat työtehtävät ovat mm.

• projektista syntyvien työmäärien arviointi
• työtehtävien jakaminen
• projektin riskitekijöiden kartoitus
• projektisuunnitelman laatiminen
• suunnittelutyö

Projektina toteutus

Pilke on projektina ainakin suurelta osin toteutusprojekti. Tavoitteena toteutusprojektissa on toteuttaa ennalta määritellyn mukainen asia, kuten tapahtuma, tilaisuus, näytelmä tai seminaari. Usein nämä projektit ovat toistuvia tapahtumia mutta ne järjestetään omana toteutuksenaan, mutta noudattavat selkeitä toimintatapoja. (Kettunen. 2009, 29) Alkuun Pilke 2017 vuoden projektitiimi sanoi meille, että tehkää oman näköinen tapahtuma ja että voitte tehdä ihan erilaisen tapahtuman. Pakkahuone on kuitenkin jo ennakkovarattu 2.5.2018 jos tahdotte sitä käyttää.

Me päädyimme pitämään kiinni varauksesta, vaikka ajatus aivan uudenlaisesta tapahtumasta houkutti. Emme tunteneet ennestään toisiamme, emmekä tienneet tarkkaan ylipäänsä mitä olimme lähdössä toteuttamaan, niin päädyimme sitten suunnittelemaan ja toteuttamaan hyvin samantapaisen tapahtuman kuin kahtena vuotena aiemminkin. Jos nyt olisi samassa tilanteessa, lähtisin brändäämään tapahtuman uudelleen ja muuttaisin tapahtumassa monia seikkoja. Viime syksynä rohkeus ei kuitenkaan riittänyt tekemään näin suuria päätöksiä.

Toteutusprojektissa yksi haasteista on aikataulu, jonka mukaan sen on elettävä. Me lähdimme työstämään Pilkettä syyskuussa 2017, josta matka tapahtumapäivään 2.5.2018 tuli vastaan nopeasti, vaikka vielä vuoden 2017 puolella tuntui, että aikaahan on yllin kyllin.

Haaste edessä miten selviän?

Syksyllä 2017 palaverit kuluivat asioiden suunnitteluun, projektitiimiläisten toisiinsa tutustumiseen, työntehtävien jakamiseen ja ylipäätään työtehtävien hahmottamiseen, aikataulutukseen, alkuvalmisteluihin ja olemassa olevaan materiaaliin perehtymiseen. Otin tavaksi usein kysyä palaverien alkuun mitä tiimiläisille kuuluu. Palavereissa kävin läpi pienemmät tiimi (mavi, myynti, yhteistyö), mitä olivat tehneet viimeisen viikon aikana ja mitä tehtävää heillä olisi tulevina viikkoina. Tämän jälkeen siirryimme usein tekemään asioita, joista aiemmin palaverissa keskustelimme. Tällainen työskentely mahdollisti yhdessä tekemisen ja että pystyin olla käytettävissä työnlomassa kaikille tiimini jäsenille.

Oma syksyni kului Pilkkeen projektisuunnitelman laatimisessa, asioihin perehtymisessä, yhteydenpidosta jo olemassa oleviin yhteistyökumppaneihin, palaverien valmisteluun ja projektin suunnitteluun sekä pakollisiin muihin opintoihin.

Tapasimme projektipäällikköjen kesken noin joka toinen viikko.  Pilke-projektitiimin kesken tapasimme noin kerran viikossa, toisinaan hieman harvemmin. Emilia oli jo tällöin kiinni jonkin verran toisessa projektissa, joten minulla päävastuu palaverien pidosta ja tiimin johtamisesta.

Haasteeksi nousi heti alkuun yhteinen aika, joka oli vaikea järjestää, sillä Pilkkeen projektitiimiin kuului tällöin ihmisiä 3 eri tiimiyrityksestä. Palaverien ajankohta vakiintui kuitenkin ajan kuluessa perjantai aamuihin klo 9-12 väliin. Huomasin usein, että tämä ei ollut paras aika työskentelylle, takana oli aina jo monen päivän työt. Muuten töitä tehtiin pienemmissä porukoissa omissa pikkutiimeissä.

En osannut odottaa ennalta miten haastavaa oli saada kaikki samaan aikaan palavereihin. Välillä paikalla oli lisäkseni 3 henkilöä mutta onneksi kuitenkin parhaimmillaan yhtä tiimiläistä vaille kaikki. Ymmärrän kyllä, että aikatauluttaminen on haastavaa ja vaatii asioiden priorisoimista, mutta projektipäällikkönä tämä herätti monenlaisia tunteita. Aistin ja havainnoin usein myös tiimissä närkästystä ja pettymystä muiden poissaolosta. Mielestäni tiimin yhteinen aika on elinehto tiimille.

Perinneprojekti

Pilkettä on järjestetty jo usean vuoden ajan. Tutustuin heti syksyllä aiempiin Pilkkeen esseisiin, joita esseepankissa on. Näistä oli suuri apu. Pilkkeestä puhutaan niissä akatemian perintöprojektina, jota hieman ihmettelen. Useimmissa perintöprojekteissa joku edellisen vuoden projektitiimiläinen on mukana seuraavan vuoden tiimissä. Näin jaetaan tietotaito, jota edellisenä vuonna on kerätty.

En todellakaan tarkoita, että vuoden 2017 tiimi olisi ollut velvollinen opastamaan meitä enemmän kädestä pitäen vaan pikemminkin kyseenalaistan, että onko järkevää, että koko tiimi vaihtuu joka vuosi ja aina kaikki pohjatyö on tehtävä alusta saakka itse, vaikka samat asiat toistuvat vuodesta toiseen suhteellisen samanlaisina. Oma henkilökohtainen tavoitteeni onkin toimia tiiviissä yhteistyössä uuden pilketiimin kanssa, jos ja kun sellainen tullaan kokoamaan.

Muutoksia projektitiimissä

Vuoden 2017 vaihtuessa vuoteen 2018 Pilkkeen projektitiimi kävi läpi muutoksia. Pilke on projektina pitkä, yhteensä noin 8 kuukautta. Tänä aikana on ehtinyt tapahtua kaikenlaista niin projektissa kuin tiimiläisten omissa tiimeissä ja henkilökohtaisessa elämässä. Minun täytyi itsekin sulatella hetki, kun Johanna jättäytyi kokonaan pois Pilke-tiimistä. Emilian rooli projektipäälliköstä muuttui talousvastaavaksi ja samalla vastuu projektipäällikkyydestä kokonaisvaltaisesti siirtyi minulle. Emilialle avautui hieno mahdollisuus lähteä työstämään unelmiensa projektia enkä halunnut estää tämän tapahtumista. Pilkkeen projektitiimissä mukana ollut Linda jättäytyi myös myöhemmin keväällä pois tiimistä.

Nämä muutokset eivät olleet helppo hyväksyä. Pohdin useaan otteeseen ihmisten sitoutumista projektiin ja omaa toimintaani projektin johdossa. Onko projekti liian raskas tai onko johtamisessani jotain mikä aiheuttaa ihmisten pois jäämisen projektista? Kävin keskustelua pois jättäytyneiden kanssa ja koen että heillä oli jokaiselle omat perustellut syynsä tehdä päätös ja kunnioitan niitä.

Keväällä mukaan tiimiin otettiin Samu. Hän tuli vahvistukseksi Pilkkeen myyntitiimiin. Pohdin vahvistusta mutta vain hetken, sillä tiimi oli hyvin vastaanottavainen uudelle tiimiläiselle pois jääneiden tilalle. Päätös ei ollut vaikea, sillä suurin osa meistä tunti hänet ennestään ja näin pystyimme luottaa, että uusi tiimiläinen olisi varmasti mukana sitoutuneesti.

Projektipäällikkö ja itsekriittisyys

Kettunen kertoo kirjassaan (2007, 41-42) projektipäällikön 10 tärkeintä tehtävää.

Tiivistetysti ja mukaillen ne ovat:

1. Suunnittele huolellisesti
2. Dokumentoi kaikki
3. Valvo projektin etenemistä
4. Ole rehellinen ja voin
5. Ongelmiin täytyy tarttua
6. Delegoi ja raportoi
7. Uskalla kieltäytyä ja vaatia perusteluja
8. Huolehdi jaksamisesta
9. Tee riskianalyysi
10. Priorisoi ja kestä paine

Ensi alkuun lista kuulosti siltä, että projektipäällikön tulisi olla superihminen ollakseen kylliksi hyvä projektipäälliköksi. Nyt kun projekti on ohi, koen että näitä asioita on kohdannut ja ajatellut jatkuvasti. Toinen kohta on onnistunut paremmin kuin toinen osallani, mutta voin silti sanoa toteuttaneeni näistä tehtävistä kaikkia jossain määrin. Opeteltavaa on yhä ja parannettavaa löytyy, mutta tätähän minä lähdinkin opettelemaan ihan tarkoituksella.

Tunnistan että johtamisessa vahvuuteni on pikemminkin ihmisten johtamisessa asia johtamisen sijaan. Pidimme Pilke-tiimiläisten kanssa noin puolessa välissä projektia kehityskeskustelut kaikkien tiimiläisten kanssa kahden/kolmen kesken. Emilia oli mukana vielä joissain näistä projektipäällikön roolissa. Koin keskustelut merkityksellisiksi, sillä niissä tutustuin yhä paremmin omiin tiimiläisiini ja sain kehittävää palautetta omasta toiminnastani. Tunnistan ja tunnusta että järjestelmällisyys ja tavoitteiden asettaminen ovat henkilökohtaisia haasteitani, mutta voin ylpeästi sanoa myös olleeni rehellinen ja avoin tiimilleni sekä kasvaneeni projektipäällikön vastuuseen.

Merkittävimmät opit projektipäällyydestä

Projektipäällikkönä päätyy helposti olemaan ikään kuin vastausautomaatti kaikkiin projektista esiin nouseviin kysymyksiin. Välillä jatkuva asioihin kantaa ottaminen, vastuu ja päätöksenteko tuntui hyvinkin raskaalta, mutta ajan mukana siihen myös kasvoi. Projektin edetessä opin delegoimaan enemmän ja hyödyntämään eri tiimiläisteni vahvuuksia. Alkuun tämä oli hankalampaa, sillä en itsekään tuntenut heidän osaamisiaan.

Oma jaksamiseni on projektin aikana vaihteleva, kuten 8 kuukauden aikana odottaa saattaa. Haasteellisten hetkien aikana tuntui toisinaan, että stressi ei anna periksi ja häiritsee toisinaan unta. Kuormitus kuitenkin vaihteli pitkälti sen mukaan, mikä oli kulloinkin ajankohtaista. Välillä homma kulki sujuvasti eteenpäin ja projekti tuntui ottavan suuria harppauksia eteenpäin. Opin samalla ottamaan myös omaa aikaa ja ymmärtämään kantapään kautta unen merkityksen, terveellisen ruokavalion tuoman energian arvostamisen ja palauttavien asioiden vaikuttavuuden.

Isoimman oivallukseni projektipäällikkönä koin kuitenkin keskustellessani toisen projektin projektipäällikön kanssa. Sain häneltä sekä vertaistukea että sparrausta, kun hän kertoi, että projektipäällikkönä minun tulee olla rakastunut tuotteeseeni ja johtaa esimerkilläni. Nämä sanat eivät mielestäni jääneet vain puheisiini vaan tiedän että ne näkyivät myös projektipäällikkyydessäni.

Lähde:

Kettunen, S. 2007. Onnistu projektissa.