Tekijät: Rosa Salminen, Petra Hiltunen

Johdanto 

Pelisääntöjen laatiminen oli yksi ensimmäisistä asioista, mitä loimme yhdessä uutena tiiminä. Halusimme paneutua sääntöjen laatimiseen matkamme alkutaipaleella, sillä koimme niiden olevan merkityksellisiä tiimimme toiminnan kannalta. Miksi pelisäännöt ovat hyödyllisiä tiimille? 

Mihin pelisääntöjä tarvitsee? 

Tiimin pelisäännöt ovat tiimikohtaisia, koska jokainen tiimi on omanlaisensa. Jokainen tiimi koostuu erilaisista yksilöistä, joten myös tiimin toiminta ja säännöt poikkeavat muista tiimeistä. Jäsenten erilaisuus on tiimissä nimenomaan vahvuus, sillä hyvin toimiva tiimi pystyy hyödyntämään jäsenten erilaista osaamista ja kokemushistoriaa. (Hiila ym. 2019,77-79.) Tiimin paras lopputulos syntyy, kun käytetään jokaisen tiiminjäsenen koko potentiaalia yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi, yhteisen älykkyyden avulla. Esimerkiksi visuaalisesti lahjakas tiiminjäsen osaa luoda mainoskampanjalle puhuttelevan mainoksen, kun taas toinen jäsen keksii iskevän mainoslauseen. Miksi tiimin täytyy laatia yhteiset pelisäännöt ja mitä niiden puuttuminen voi aiheuttaa tiimille? 

Toimiva tiimihenki ja sen sisäinen toimintakulttuuri ovat olennainen osa toimivaa kokonaisuutta. Se, että meillä on mukava porukka, jonka kanssa on hauskaa viettää aikaa, ei tee kuitenkaan vielä porukasta tiimiä. Tiimillä tarkoitetaan sellaista työyhteisöä, joka on sitoutunut toimimaan yhdessä yhteisen päämäärän saavuttamiseksi. Jotta päämäärä saavutetaan, tiimillä täytyy olla selkeä tavoite sekä järjestys, miten toimia. Yhtenäiset, yhdessä sovitut pelisäännöt ovat osa tiimin toimintakulttuuria ja luovat kuvan myös ryhmästä ulospäin. (Salminen 2017, 21.) 

Hyöty 

Pelisäännöt poistavat sekavuutta työskentelystä, ja tekevät siitä järkevää ja tehokasta. Tiimitoiminnassa kuri ja järjestys eivät tule ylhäältä määrättyinä, vaan tiimi itse laatii itselleen toimintamallin ja pelisäännöt. Säännöistä huolimatta, työskentely tiimissä ei saa tuntua pakonomaiselta tai liian kontrolloidulta. Tällöin työskentely ei ole motivoivaa, jäsenen yksilöllinen kehitys kärsii eikä sisäistä oppimista tapahdu. (Hiila ym. 2019, 70.) 

Liian tiukka ote mailasta, voi olla hyvin vahingollista tiimin toiminnalle, sillä huumori on yksi tärkeimmistä hyvän tiimin ominaisuksista. Tiimi selviytyy paineen alla huumorin voimin. (Salminen 2017, 91.) Tarpeeksi rento ja salliva ilmapiiri auttaa tiimiä selviytymään vaikeammistakin haasteista sekä vastoinkäymisistä yhdessä. 

Jokainen tiiminjäsen kannattaa osallistaa sääntöjen laatimiseen, jotta yhteiset pelisäännöt ovat jokaiselle jäsenelle selkeitä ja vahvistaa yhteenkuuluvuuden tunnetta. Sääntöjä laatiessa kannattaa edetä maltillisesti ja tiimin tarpeiden mukaan. Sääntöjä on turha laatia liian paljon, sillä turhilla säännöillä ei ole käytännön merkitystä ja täten unohtuvat helposti. (Salminen 2017, 92.) Salmisen mukaan sääntöjä kirjatessa kannattaa hyödyntää visualisointia ja huumoria. Pitkien kirjallisten sääntöjen sijaan, työpaikan seinille säännöt voi somistaa hauskoin symbolien. (2017 92-93.) 

Pelisääntöjen määrä voi tiimin aloittaessa olla suuri ja ajan saatossa sääntöjen määrä voi vähentyä tiimin kehittymisen myötä. Pelisääntöjen tulee olla mahdollisimman konkreettisia ja niiden tulee kehittyä jatkuvasti tiimin mukana. Tiimisäännöt ovat hyvä rakentaa tärkeiden ja konkreettisten asioiden ympärille, kuten miten toimitaan kiireellisissä tilanteissa, kuinka tehdään päätöksiä, kuinka toimitaan ristiriitaisissa tilanteissa ja kuinka niitä ratkaistaan, missä ja kuinka usein palavereita järjestetään sekä miten pidetään hyvää yhteishenkeä yllä. Tehokkaan toiminnan varmistamiseksi tiimin tulisi laatia pelisääntöjä toiminnan kannalta merkittäville osa-alueille. (Leppilampi 2019.) 

Sääntöjen puute 

Ei kai sitä tarvitse joka kerta ilmoittaa, jos ei ilmaannu paikalle? Ihme nipotusta! Sääntöihin sitoutuminen ja niiden noudattaminen on useimmiten vaikein osuus. Tämä edellyttää kaikkien tiimin jäsenten sitoumuksen ja sääntöjen tuntemukseen. Pelisääntöjen puute tai niiden laiminlyöminen aiheuttaa helposti väärinkäsityksiä ja niistä aiheutuvia konflikteja. Säännöt ohjaavat tiimin toimintaa, niitä noudattaessa voidaan luottaa toisten tiimiläisten toimintaan. (Salminen 2017, 94.) 

Tiimiläisten välinen luottamus kärsii, jos sääntöjä ei noudateta, sillä epätietoisuus toisen tekemisistä johtaa luottamuksen puutteeseen. Pelisäännöt ohjaavat tiimiläisten toimintaa ja niitä myös kuuluisi noudattaa, jotta voidaan luottaa toisten tekemisiin. Satunnaiset poissaolot eivät itsessään ole harmillisia tiimin toiminnalle, mutta toistuvana ilmiönä sillä on varmasti vaikutusta luottamukseen. 

Ilman luottamusta ei myöskään voida odottaa uusia innovaatioita tai rohkeita näkökulmia. Sallivan tiimin sisäisen kulttuurin edellytyksenä on, että tiimiläiset uskaltavat tehdä virheitä ja oppivat niistä. (Varpula 2019.) 

Tiimin sisäinen luottamus heijastuu myös asiakkaan suuntaan esimerkiksi siinä, miten ihmiset toimivat tiiminä tai ratkaisevat yhdessä ongelmia. Luottamuksen puute näkyy nopeasti heikompana asiakaskokemuksena. (Varpula 2019.) 

Toimimattomassa tiimissä yhteistyö voi usein johtaa väärinkäsityksiin, epäselviin rooleihin ja ylhäältä annettuihin toimintamalleihin. Nämä hidastavat tiimin työtä ja tällöin vain osa tiimistä kantaa vastuun tavoitteiden saavuttamisesta. (Hiila ym. 2019, 70) 

Pohdinta 

Koemme, että meiltä löytyy toimivat pelisäännöt, mutta ovatko kaikki yhtä sitoutuneita noudattamaan niitä? Suosittelemme pelisääntöjen kirjallista tekemistä heti tiimin alkumetreinä, jos tiimissä näkyy selkeitä ongelmia, kuten esimerkiksi pajoista myöhästelyä. Tiimimme teki pelisäännöt esimerkiksi syömiskulttuuriin etäpajoissa, sovimme yhteisesti, että aterioiden syöminen on kiellettyä pajan aikana. Muutamille tiimissämme oli myös tärkeää, että pajoja ei kuvata tai soiteta tietokoneen kaiuttimista ulkopuolisille henkilöille. Olosuhteiden takia etäily on tullut osaksi tiimityöskentelyä, jonka vuoksi olemme joutuneet miettimään tiimityöskentelyn työkalut uudelleen. Jossakin määrin hyvinkin yksityiskohtaiset säännöt ovat tarpeen etäilyn puitteissa, jotta voimme luottaa toistemme tekimisiin. 

Esseetä kirjoittaessa oivalsimme, kuinka tärkeää sääntöjen noudattaminen todella on ja kuinka paljon se vaikuttaa tiimidynamiikkaan. Tiiminä omaamme erittäin kattavat pelisäännöt, mutta emme ole esimerkiksi pureutuneet siihen, miten toimia kriisitilanteissa ja kuinka niitä ratkaistaan. Jokaiseen tilanteeseen ei voi kuitenkaan varautua etukäteen ja tämän vuoksi säännöt muokkaantuu tiimin tarpeiden mukaan. On varmasti loogista, että aloittelevassa tiimissä on paljon sääntöjä. Emme tunne toisiamme alussa ja luottamusta ei ole vielä ehtinyt muodostua tiimissä. Olemme tiimimme kanssa matkan alussa ja meillä jokaisella on paljon kehitettävää tiiminjäsenenä. Odotamme mielenkiinnolla miten lähityöskentelyyn palaaminen muuttaa tiimidynamiikkaamme ja millaiseksi sääntömme muuttuu tämän myötä.  

Lähteet: 

Hakola, I. Hiila, I. & Tukiainen, M. 2019. Tiimiäly. Jyväskylä. Otavan Kirjapaino Oy: Keuruu.  

Leppilampi, A. 2019. Tiimin pelisäännöt – perusteita ja esimerkki niiden valitsemiseksi. Opitaan yhdessä. Luettu 18.4.2021. https://asko.leppilampi.com/tiimin-pelisaannot-perusteita-ja-esimerkki-niiden-valitsemiseksi/ 

Salminen, J.2017. Onnistu Tiimityössä-Tiimin jäsenen kirja. Helsinki: J-Impact Oy. 

Varpula, A. 2019. Esimies, millä tasolla luottamus on tiimissäsi? Mandatum Life. Luettu 24.4.2021. https://www.mandatumlife.fi/life-magazine/2019/esimies-milla-tasolla-luottamus-on-tiimissasi/