Olen vaikuttanut viimeisen vuoden Kipinän valmennustiimissä, tiimin tehtäviin on kuulunut esseiden laadun valvonta sekä pajojen laadun seuranta ja niihin reagointi tarvittaessa. Viime kevään alussa Kipinän tavoitteisiin oli kirjattu tietojohtaminen, joka tarkoitti sitä, että pajan vetäjät ja siihen osallistuvat kiinnittävät huomiota laadukkaisiin lähteisiin pajaan valmistauduttaessa, sillä yhteinen oppiminen nojaa suurelta osin dialogiin ja teoriatiedon tuomiseen tiimille. Pääsimme hyvin tavoitteeseen ja viime kevään pajat olivat laadullisesti pajahistoriamme parhaita, teoriatiedon tuominen rauhoitti dialogia ja lisäsi kysymistä sekä kuulemista. Viime keväänä kirjoitin esseen valmentavasta tiimin johtamisesta, joka oli tarkoitettu pajaan osallistuvien ennakkotehtävä materiaaliksi. Varsinainen paja ja fasilitointi toteutui tällä viikolla, kun pidin Kipinän viimeisen pajan ennen valmistumistamme. Päätin kirjoittaa pajasta esseen, sillä joku joskus saattaa hyötyä tästä tavasta rakentaa paja tiimille.

Valmentavan tiimijohtamisen paja oli alun perin suunniteltu tietopainotteiseksi, mutta muokkautuikin varsin reflektoivaksi ja rennoksi dialogin kuljettamaksi kokonaisuudeksi. Pajan ennakkotehtävänä oli lukea aiemmin mainitsemani essee pajan aiheeseen liittyen sekä täyttää Forms kysely Kipinän maamerkkeihin ja johtamiseen liittyen (kuvio1).

KUVIO 1 Tiimin onnistumisen prosessit, mukaillen (Ristikangas ym 2021, 21)

Tiimin onnistumisen prosessit (kuvio1) löytyvät aiemmasta esseestäni valmentava tiimin johtaminen, jossa aihetta käsitellään laajemmin. Tässä esseessä kyseinen kuvio havainnollistaa ja auttaa peilaamaan Forms kyselystä saatuja tuloksia. Kyselyyn vastanneita oli 12 ja he arvioivat Kipinän maamerkkejä sekä niiden toteutumista matkan aikana seuraavalla tavalla (kaaviossa 1).

KAAVIO 1 Kipinä osk kysely tiimin maamerkeistä

Kyselyyn vastanneet kokivat tiimin maamerkkien onnistuneen parhaiten seuraavilla osa-alueilla: selkeät pelisäännöt, tiimiunelma, toimintasuunnitelma, roolijako sekä päätöksentekotavat. Vastauksista keskivertoa paremmin onnistuneet osa-alueet olivat pelisääntöjen noudattaminen sekä arvot merkityksellisyyden vahvistajina. Alle keskiverron jäivät Me pystyvyys, yhteiset tavoitteet, odotuksien näkyminen, palaverikäytäntöjen toimivuus sekä tiimin tarkoitus.

Yhteisesti pohdittiin, että Kipinä on pyrkinyt luomaan itseohjautuvaa tiimiä, jossa tietyt raamit on asetettu. Keskusteltiin yhteisesti siitä, että tiimin empatia ja ymmärrys yksilöitä kohtaan on aina ollut vahvalla tasolla, mikä on vaikuttanut negatiivisesti yksilöiden sitoutumiseen tiimiajattelun kannalta. Yksi pajaan osallistuvista sanoi hyvin, voidaan ymmärtää, mutta on eri asia mitä sitten hyväksyy? Sovituista asioista tulisi jokaisen yksilön pitää kiinni.

KAAVIO 2 Kipinä osk kysely tiimin johtaminen

Kyselyssä johtaminen Kipinän arjessa (kaavio 2) toteutui seuraavalla tavalla. Eniten ääniä annettiin psykologisen turvallisuuden sekä toimivan kommunikaation osa-alueilla. Keskivertoa enemmän ääniä keräsi, erilaisuus voimavarana, yhteinen muisti, tavoitteiden seuranta sekä me pystyvyys. Keskiverron alapuolelle jäivät jatkuva parantaminen, yhdessä oppiminen menestystekijänä, keskinäinen toiminta ilman puhetta sekä energisoivat palautekäytännöt.

Tästä keskusteltiin myös yhdessä, psykologisen turvallisuuden vahvistuminen tiimin edelliseen kyselyyn verrattuna oli ilahduttavaa. Sen vahvistuminen on huomattu tiimin dialogin parantumisessa sekä työskentelyssä yleisesti. Huumori on lisääntynyt ja yhteinen meemiseinä on myötävaikuttanut turvallisuuden tunteeseen, tiimi kokee, että yhdessä vietetty aika on arvokasta. Tavoitteita on seurattu, silti niihin olisi saanut kiinnittää enemmänkin huomiota matkan aikana. Yhteisesti luotua kirja projektia työstettiin puoli toista vuotta, jonka jälkeen se epäonnistui, ja vaikutti varmasti omalla tavallaan me pystyvyyteen, keskinäiseen toimintaan, jatkuvaan parantamiseen ja yhdessä oppimiseen. Sillä projektin epäonnistuminen oli siihen panostaneille ja sitä työstäneille tiimin jäsenille iso pettymys. Palautekäytännöt eivät vastausten perusteella energisoi tiimiläisiä. Tämän tunnistimme haasteeksi ensimmäisestä palautepajasta lähtien, jossa käytimme vyöhyketeoria (kuvio 2) pohjaa palautteen antamiseksi, nimeämällä tiimin jäsenet kehällä yksilöiden toiminnan tarkkailun kautta.

KUVIO 2 Vyöhyketeoria (Lehtonen 2023, 73)

Ydinpelaajat ja avainpelaajat hoitavat hommansa. He käyttävät osaamistaan hyväksi tiimiyrityksen toiminnassa. He toimivat esimerkillisesti ja saavuttavat tiimin asettamat tavoitteet määrä aikaan mennessä. Ydinpelaajat ovat aktiivisia toimijoita ja vastuunkantajia. He toimivat usein tiimiyrityksen johtotehtävissä, hallituksessa, johtoryhmässä ja projektipäälliköinä. He ottavat vastuulleen ikävienkin asioiden hoitamisen ja jakavat aktiivisesti oppejaan sekä kokemuksiaan tuomalla käytäntöön teoriaa ja malleja.

Aktiiviset tiimiläiset osallistuvat tiimin dialogiin, ovat mukana erilaisissa projekteissa ja hankkivat paikkansa tiimissä suorittamalla sovitut tehtävät. Tavoitteisiin pääseminen ei aina toteudu sovitussa aikataulussa. Aktiivinen tiimiläinen työskentelee yleensä tiiminsä hyväksi, mutta suuntaa aika ajoin energiansa tiimiyrityksen ulkopuolisiin töihin. Hakeutuu harvoin tiimin johtotehtäviin tai projektipäälliköksi, eikä hanki teoriatietoa tiimiyrityksensä hyväksi.

Mukana kulkevat tiimiläiset eivät pääse yhteisesti asetettuihin tavoitteisiin aikataulun mukaisesti. Projekteja ei ole käynnissä ja tiimioppimiseen liittyviin dialogitilanteisiin ei osallistuta ja/tai niistä myöhästellään. Toiminta ei ole itseohjautuvaa ja itsensä johtamisessa on puutteita. Tiimin johtoryhmä joutuu puuttumaan mukana kulkevien tiimiläisten toiminnan aktivoimiseen ja sitoutumiseen. Mukana kulkevan tiimiläisen aikaa vievät ulkopuoliset työt ja harrastukset, motivaatio työskennellä tiimiyrityksessä on huono ja vain pakolliset tehtävät tulevat lopulta hoidetuksi.

Tiimistä eroavat tai erotettavat tiimiläiset ovat sellaisia, joiden sitoutumiseen ja tekemättömyyteen tiimi on joutunut usein puuttumaan. Tiimin yhteisesti asetettuihin tavoitteisiin ei ole päästy, vaikka tiimi on koittanut tukea ja auttaa. Ote on passiivista ja tilanteen korjaamiseksi ei ole tehty tarpeeksi, tiimiläinen on omasta mielestään olosuhteiden uhri, eikä löydä syytä toiminnalle itsestään vaan etsii syitä muista tai muualta (Lehtonen 2023, 74–75).

Palautekäytäntönä vyöhyketeoria on raju ja tiimiä ravisteleva, mutta silti silmiä avaava. Se toimisi todennäköisesti paremmin tiimillä, jossa psykologinen turvallisuus on jo ehtinyt kehittyä. Palautepajoista kehittyi akatemian aikana eräänlainen mörkö Kipinän matkalle, ja sitä pyrittiin taklaamaan erilaisin menetelmin. Palautetta on esimerkiksi annettu pajojen päätteeksi puoli tuntisen Motorolan avulla, jossa on keskitytty kysymyksiin kehitettävää ja käytäntöön, tämä on ollut arvokas tapa kehittyä tiimin yhteisessä reflektoinnissa ja dialogissa. Palautepajoissa puolestaan on keskitytty antamaan ainoastaan tiimille palautetta tai vahvistettu palautteenantamista hyvän palautteen keinoin. Palautekäytännöissä on edelleen parantamisen varaa, olemme silti kehittyneet hurjasti ensimmäisiin vuosiin nähden.

Tällaiset terveiset Kipinän viimeisestä pajasta (kuva 1).

KUVA 1 Kipinän viimeinen paja

Kiitos Proakatemia, että saatiin kuluttaa penkkiä ja opetella dialogin salat!

Kiitos meidän pajoissa vierailleet sekä ristipölytystä tarjonneet tiimiyritykset!

Lähteet

Lehtonen, T. 2023. Tiimiakatemia – kuinka kasvaa tiimivalmentajaksi. Helsinki. BoD

Ristikangas, M-R, Lönnroth, A, Ristikangas, V & Ristikangas, V. 2021. Valmentava tiimin johtaminen. 1.painos. E-kirja. Helsinki. Alma talent.

Tikkanen, K. 2023. https://esseepankki.proakatemia.fi/valmentava-tiimin-johtaminen/ Viitattu 17.11.2023