Neuvotteleminen on yksi tärkeimmistä menetelmistä, jonka avulla pyrimme saamaan muilta haluamamme (Fisher, Ury). Neuvottelutilanne on yksinkertaisesti tilanne, jossa pyrimme vaikuttamaan toiseen ihmiseen. Vaikuttamista ja johtamista voidaan käyttää vaihtovuoroisesti kuvaamaan neuvottelutilannetta puolin ja toisin. Ihmiset pääsevät usein erilaisiin ratkaisuihin neuvottelujen avulla.

Käyn tässä esseessä läpi neuvottelutaitoja sekä neuvottelutilannetta ja siihen liittyviä vaiheita. Apuna käytän oppimateriaaleja, joiden alkuperä on tuntematon. Tavoitteena on hahmottaa neuvottelun eri vaiheita ja osapuolten rooleja. Neuvottelutaidot ovat erityisen tärkeitä meille yrittäjille omien palveluiden myymisen tueksi.

Hyvät neuvottelutaidot antavat mahdollisuuden ottaa vastuuta tilanteen etenemisestä. Ennen kun voimme päättää, kuinka edetä, tulee meidän diagnosoida ja arvioida tilanne. Neuvottelutilanteen tavoite on usein pyrkimys vaikuttaa vastapuolen käyttäytymiseen. Mikäli viestintä ei ole tehokasta, voi neuvottelutilanne jäädä merkityksettömäksi. Neuvottelun onnistumisen lopullinen mittari on siis käyttäytymisen muutos. Mitä enemmän sovitamme käyttäytymistämme tilanteeseen, sitä merkityksellisemmäksi tulee vaikuttamisyrityksemme. Neuvottelukumppanilla on usein taipumus olla sellaisessa valmiustasossa, jossa häntä on pyydetty tekemään päätös asiasta, mistä hänellä ei välttämättä ole vielä laisinkaan tietoa.

1. tieto on vastapuolen ymmärrys siitä, miksi hänen tulisi toimia ehdottamallasi tavalla
2. psykologinen valmius tarkoittaa sitä motivaation määrää, joka vastapuolella on toimia haluamallasi tavalla

Neuvotteluun liittyy eri vaiheita, joita kuvaan seuraavaksi:

• aloitusvaihe, jolloin asiakkaan yhteistoimintavalmius on hyvin alhainen. Neuvottelun osapuolilla ei ole vielä tässä vaiheessa yhteistä ongelmaa. Asiakas ei mahdollisesti tiedä, että kuka olet tai asiakas tietää kuka olet ja on tehnyt olettamuksia tavoitteita, joita arvelee sinulla olevan.
• neuvotteluvaihe, jolloin asiakaan yhteistoimintavalmius on melko alhainen. Tässä vaiheessa teillä saattaa olla yhteinen ymmärrys neuvottelun tarpeesta, mutta toistaiseksi vielä eri tavoitteet. Asiakas on valmis kertomaan omia näkemyksiä ja kuulemaan sinun näkemyksiäsi. Asiakkaalla ei kuitenkaan ole vielä tarpeeksi tietoa muuttaakseen toimintaansa haluamallasi tavalla.
• sitoutuminen, jolloin asiakkaan yhteistoimintavalmius on melko korkea. Neuvottelukumppaneilla on yhteinen ymmärrys – asiakas ymmärtää tavoitteesi ja on valmis sitoutumaan niihin. Asiakas ei välttämättä ole vielä varma, että ovatko ratkaisut määritellyn hinnan arvoisia.
• seuranta, jolloin asiakkaan yhteistoimintavalmius on korkea. Asiakas on sitoutunut yhteistyöhön ja yhteistyö alkaa. On tärkeää antaa taustatukea asiakkaan päätökselle tilanteen seurannan ja tuen avulla.

Douglas McGregor kuvaa neuvottelutilanteeseen asennoitumista kahdella ääripää esimerkillä. Asenteen X mukaan toimivien henkilöiden tavoite perustuu lähtökohtaan, jossa ”minun on saatava tavoitteeni toteutettua hinnalla millä hyvänsä”. Asenteen Y mukaan toimivat lähestyvät neuvottelua asenteella ”olen täällä auttaakseni meitä pääsemään tässä asiassa eteenpäin”.  Vuorovaikutustaidot ratkaisevat neuvottelutilanteen lopputuloksen, mutta väärällä asenteella neuvottelun voi pilata jo ennen sen aloittamista.

Alla on esitelty tunnusomaisia piirteitä X:lle ja Y:lle

X = huoli omista tavoitteista, tiukka linja, monologi, omien ratkaisujen tyrkyttäminen, omien tavoitteiden korostaminen

Y = huoli vastapuolen tarpeista, pehmeä linja, kysymyksiä ja dialogia, kuunteleminen, yhteisien ratkaisujen, etsiminen, win/win lopputulos

Kaikessa yksinkertaisuudessaan neuvottelujen kulkua voidaan kuvata seuraavasti

• valmistautuminen
  1. do your homework!
  2. asiakkaan tai neuvottelukumppanin asema ja odotukset
• aloitus
  1. luottamuksen rakentaminen
  2. vastapuolen kiinnostuksen herättäminen
• varsinainen neuvotteluvaihe
  1. odotusten selvittäminen
  2. kiinnostuksen viestiminen
• päätösvaihe
  1. yhteenveto yhteisistä tavoitteista
  2. ratkaisun esittäminen
  3. epävarmuustekijöiden kartoitus
• seurantavaihe
  1. vahvistus sovitusta
  2. yhteistyösuhteen ylläpito

Olemme päässeet oman projektin myötä useaan neuvottelupöytään, joissa olemme hyödyntäneet erilaisia neuvottelutyökaluja. Tärkeimmäksi opiksi nostan kotiläksyjen tekemisen ennen neuvotteluja; meillä on tapana tutustua yrityksen arvoihin, strategiaan ja tulevaisuuden näkymiin, jotta voimme neuvotteluvaiheessa tuoda näitä esille – sitä, että miten me voimme oman palvelun kautta tukea neuvottelukumppanin palvelulupausta sekä arvoja. Olemme myös tavoitelleet kaikissa neuvotteluissa rehellistä ja avointa dialogia neuvottelukumppaneiden välillä, jolloin etenemme keskustelussa kysymysten ja pohdintojen avulla. Tämä auttaa rakentamaan luottamusta sekä löytämään yhteisiä ongelmakohtia, joihin voimme yhdessä keksiä ratkaisuja.

Mitä hyväksi todettuja neuvottelutyökaluja sinulla olisi jakaa muille? Kirjoita rohkeasti kommentteihin, jos aihe herätti kiinnostuksen ?

LÄHTEET:

Oppimateriaali (tuntematon)