Neuvottelulla tuottoa

Onnistuneet kaupat takana? Saitko palkan korotuksen? Paransiko käyty keskustelu asemaasi? Jos pystyt vastaamaan johonkin kysymykseen ”kyllä”, olet neuvotellut ja onnistunut siinä. Pystytkö perustelemaan, miksi onnistuit? Neuvottelu on keskustelun avulla asioihin vaikuttamista. Kutsuisin neuvottelua taiteeksi. On tietyt lainalaisuudet, joita on hyvä noudattaa. Rohkein taitelija uskaltaa kuitenkin rikkoa rajoja, kokeilla uutta ja luoda omaa polkuaan. Loppujen lopuksi ei ole oikeaa eikä väärää tapaa neuvotella. Luo siis oma polkusi neuvottelijana.

Perusteet on hyvä hallita, muuten on tyhjän päällä. On ymmärrettävä miten neuvottelujen maailma toimii ja miten lainalaisuudet yleensä vaikuttavat. Jokainen keskustelu on kuitenkin uniikki, eikä ohjekirjan mukaan mene ensimmäinenkään neuvottelu. Se vaatii harjoittelua ja on läpi elämän kestävä matka. Kokemus tuo varmuutta, ymmärrystä ja soveltamisen mahdollisuuksia. Mitä enemmän asiaan kiinnittää huomiota, oppi syvenee ja tulokset paranevat. Kirja kuvaa kuitenkin kokonaiskuvassa isojen valtamahtien välisiä neuvotteluita ja lähtöasetelmia monessa kohdassa. Samat lainalaisuudet pätevät kyllä pienyrittäjälle, mutta käytössä olevat resurssit eivät mahdollista kaiken hyödyn ottamista irti. Luetun tiedon asettaminen omaan perspektiiviin ja mittasuhteisiin tälle hetkelle vaatii pysähtymistä, ajatustyötä ja soveltamista.

Kirja on jaoteltu fiksusti, joka helpottaa uuden oppimista. Todennäköisesti tulen lukemaan kirjan vielä uudelleen, jotta oppini syvenee. Uutta asiaa ja sisäistettäviä vinkkejä oli kerralle liian paljon. Kirja on jaoteltu fiksusti väliotsikoihin, joka nataa hyvän kokonaiskuvan kirjasta. Tässä ne vielä listattuan:

1. Uusi neuvotteluvalta – neuvottelumatka jatkuu
2. Neuvotteluvalta – elämä on neuvottelua
3. Valta – alfasusien taistelutanner
4. Analyyttisyys – rationalistien kakkuleipomo
5. Sosiaalisuus – hyvien tyyppien kanssa
6. Periaatteellisuus – kuinka kasvan johtajaksi
7. Ars, Imitatio, Exercitio

Lähtökohtaisesti jokaisella on nippu avaimia hyödynnettäväkseen neuvottelujen osalta. Omaa asemaansa, neuvottelukumppania ja neuvoteltavia asioita voi valikoida. Ennen kuin lähtee neuvottelemaan on syytä tietää mihin lopputulokseen tähtää. Niin kuin kirjassa tuodaan esille, saat sen mistä neuvottelet. Jos lähtee neuvottelupöytään, joka kiinnostaa ilman asetettua päämäärää, saa kuvainnollisesti viimeisen jämäpalan kakusta. Toki sekin voi olla hyvä saavutus, mutta neuvottelulla kakkupalaa olisi saattanut itse päästä leikkaamaan.

Asettamalla päämäärän halutulle lopputulokselle, pystyy pohtimaan neuvottelua konkreettisemmin. Ketä tarvitsen päästäkseni haluttuun lopputulokseen? Mitkä ovat keinot neuvotteluissa? Mistä olen valmis luopumaan? Mihin pöytään haluan istua? Konkreettiset esimerkit havainnollistavat mielestäni parhaiten esitetyn asian, joten kerron yhdestä neuvottelutilanteesta asiakkaani kanssa. Otin näitä kirjassa mainittuja asioita huomioon, kun lähdin etenemään kohti neuvottelupöytää. Erityisesti keskityin keinoihin neuvotteluissa.

Pääsin tapaamaan asiakasta, jolla olisi iso urakka tiedossa. Urakka olisi isoin siihen mennessä, mitä olimme tehneet. Onnistuessaan neuvotteluissa saisimme hyvän urakan ja katteet yritykselle, jos siis kaikki menisi kohtuullisesti onnistumisissa. Niinpä teimme suunnitelman käytäviä neuvotteluita varten: laskimme kaikki asiat tarkasti, yritimme ymmärtää asiakasta & hänen tarpeitaan ja lähtökohtia, teimme skenaario vaihtoehdot neuvottelujen etenemiselle ja muuta sälää. Paneuduimme todenteolla tähän, sillä se oli siihen aikaan iso juttu meille ja veisi yritystämme kokonaisuudessaan loikalla eteenpäin. Vastapuolen neuvottelija oli kokenut henkilö business maailmasta, joten hän tulisi ymmärtämään mistä puhuu. Todennäköisesti hänellä olisi oman kokemustaustansa pohjalta pieni etulyöntiasema, vaikka olimme alamme asiantuntijoita.

Neuvottelut kestivät kokonaisuudessaan kaksi tuntia, joka oli heittämällä pisin neuvottelu aika siihen mennessä. Sitä ennen oli toki käyty monta kertaa jututtamassa asiakasta ja kartoittamassa hänen tarpeita ja toiveitaan. Olimme kirjanneet kaikki pienetkin yksityiskohdat ylös. Istuimme neuvottelupöytään ja aloimme hyödyntämään minun ja yhtiökumppanini vahvuuksia. Joni otti koppia alun small talkin kanssa, sillä hän osaa sen parhaiten. Kun asiakas saatiin vihdoin naurahtamaan, oli jännite muuttunut positiiviseksi ilmapiiriksi. Minä hyppäsin tässä kohtaa rattiin ja aloin käymään läpi tehtyä suunnitelmaa. Varmistin matkan varrella, että asiakas oli aina mukana ja tykkäsi esitettävistä asioista.

Koska urakka oli suuri, oli myös hintalappukin sitä. Käytyjen keskustelujen pohjalta asiakas tulisi kipuilemaan hintojen kanssa. Ne ylittivät noin 6-7 tonnia hänen alkuperäisen käsityksensä ja oletuksensa (jos olin lukenut aiempia keskusteluja oikein). Oli siis panostettava lisäarvon merkitykseen ja ankkuroitava hinta konkreettisiin asioihin. Niinpä mylläsin ja kävin teknisesti urakan läpi monia yksityiskohtia myöten, jopa siitä miten puutavara hänen tontilleen tullaan hankkimaan ja miten se tuodaan sinne.  Asiakas pääsi tätä kautta jyvälle, että kokonaisuus vaatii paljon kaikkea. Hänellä ei ollut vastalausetta siitä, etteikö me ymmärrettäisi mitä tehdään. Urakan sisällön laaja avaaminen ei jättänyt kyseenalaistettavaa sille, etteikö hinta olisi työlistaan nähden perusteltavissa. Hintoja aloin tuomaan pikkuhiljaa esille, kun pääsimme suunnitelman kanssa loppuun. Kun kortit olivat avoimia ja hinnat tiedossa hiljeni asiakas, tämän olimme ottaneet huomioon skenaarioissa. Oli siis Jonin vuoro hypätä puikkoihin keventämään tunnelmaa. Keskustelu ohjattiin hetkeksi aivan muualle, lemmikkehihin. Ne olivat asiakkaalle tärkeitä selvästi, joten ne toivat uuden positiivisuuden tunteen ja mielekkyyden keskusteluun.

Oli lähdettävä uudestaan puhumaan hinnoista ja lopputuloksesta. Olin tehnyt varalle myös kokonaisuuden toteutuksesta, joka olisi sen noin 6-7 tuhatta euroa halvempi ratkaisu. Lähdin puhumaan tästä vaihtoehdosta nyt uudelleen. Tämä suunnitelma ei ollut kuitenkaan se mihin tähtäsimme, se oli tarkoitus toimia vertailukohtana asiakkaalle ja takaporttina kaikille osapuolille. Asiakkaalle heräsi jälleen mielenkiinto, sillä nyt oltiin hänen asetettujen kipupisteiden äärellä todennäköisesti. Tarkkaan kirjatut mieltymykset työstö- ja suunnitteluvaiheessa kertoivat meille asiakkaan tärkeimmät elementit. Oli aika lähteä hakemaan yhteistä lisäarvoa. Kerroin avoimesti mistä asioita joudutaan luopumaan ja miksi, jos kauppahintaa alennetaan. Asioita tippuisi pois, jotka olisivat asiakkaalle kriittisen tärkeitä. Päädyimme keskustelemaan avoimesti mitä lisäarvoa tämä projekti tuo asiakkaalle, onko se mahdollisesti taloudellisen uhrauksen arvoinen ja niin edespäin. Pääsimme vastakkain asettelusta auttamaan toinen toisiamme rakentamaan parasta kokonaisuutta asiakkaalle. Olimme purkamassa tässä kohtaa myynnin esteitä ja oletuksia. Asiakas tukeutui meihin, olimme ansainneet luottamuksen.

Asetettu vertailukohta toisesta toteutuksesta toimi suunnitellusti. Asiakas ei saisi haluamaansa, joka ei tuottanut tyytyväisyyden tunnetta selvästikään. Isomman toteutuksen suoritus oli perusteltavissa tunteella sekä järjellä, kombo oli siis hyvä. Vielä täytyi antaa asiakkaalle myös tunne voittamisesta neuvotteluissa. Emme olleet suunnitelleet vain yhtä keihäänkärkeä vaan kaksi, joka tulisi kruunaamaan kaupat, mikäli näin pitkälle päästään. Puhuttiin siis taas uudestaan koko urakan hinnasta ja totta kai alennusta pitää saada, jotta asiakas kokee onnistuneensa. Kauppa summaa alennettiin prosentuaalisesti huomattavalla korjauksella (tämä oli laskettu asetettuihin hintoihin). Tätä tilaisuutta ei tulisi asiakas enää saamaan, ellei kauppoja tehdä nyt. Tähän päälle totesimme myös, että suunnittelutyöt kuuluvat samaan pakettiin, jos kauppa on nyt siitä kiinni. ”Laitetaan homma pakettiin, ollaan jo niin pitkällä”. Kaupat käteltiin.

Neuvotteluiden aikana tuli paljon onnistumisia ja haluttuun lopputulokseen päädyttiin, mutta se oli kovan työn takana. Emme voineet vain mennä myymään takki auki urakkaa. Oli perehdyttävä asiakkaaseen, otettavan hänen mieltymykset huomioon, luotava skenaariot eri mahdollisuuksille, mietittävä kohta kohdalta mitä erilaiset tilanteet ja jumikohdat vaativat. Jouduimme käyttämään vain pienen osan työkaluista neuvotteluista, joita olimme suunnitelleen. Jos keskustelut olisivat menneet eri tavalla emmekä olisi varautuneet siihen, haluttuun lopputulokseen ei oltaisi todennäköisesti päästy. Kirjan opein lähdin hahmottamaan neuvottelua kokonaisuutena. Ymmärsin kenen kanssa neuvottelin, mistä olin valmis luopumaan kauppojen syntymisen suhteen, keitä tarvitsen onnistumiseen (Jonia), valta-asetelmat neuvotteluissa ja miten ne käännetään kesken neuvottelujen. Suurin oppi siis kirjasta oli se, että suunnittele etukäteen tärkeät neuvottelut onnistumisen maksimoimiseksi. Seuraavaksi on ymmärrettävä neuvottelujen lähtökohdat ja liikkeelle lähdön asetelmat. Tähän päälle kirjan tiedon sisäistäminen auttaa hiomaan taktiikoita ja kasvattamaan ymmärrystä kokonaisuudesta. Eli kaksi ensimmäistä asiaa ovat mielestäni pakolliset alkuun pääsemisessä, loppu hifistelyä karrikoidusti.

Lähteet:

Miettinen, S. Torkki. J. 2019. Uusi Neuvotteluvalta. WSOY.