Lean on käsite yritysmaailmassa, joka on lähtöisin Toyotan kehityksestä. Toyota on Japanilainen autovalmistaja, jonka on perustanut Kiichiro Toyoda vuonna 1937. Toisen maailman sodan jälkeisenä aikana, kun Japanin piti rakentaa teollisuus uudestaan maahan. Niin Toyotan edustajat lähtivät Yhdysvaltoihin etsimään ajatuksia autojen valmistukseen. Hämmästyksekseen he huomasivat, että Yhdysvalloissa autojen valmistus ei ollut kovin tehokasta. Kaksi asiaa oli pielessä: varastot olivat suuria ja tuotantolinjojen oli suuri määrä tuotteita valmiina.

Kiichiron isä Sakichi Toyoda oli jo aiemmin kehittänyt ajatuksia tehokkuuden lisäämiseksi. Nämä ajatukset kehittyivät hyvin tärkeiksi Toyotan menestyksen kannalta. Näistä ajatuksista rupesi syntymään TPS, eli Toyota Production System.

Mitä on Lean?

Lean on liuta erilaisia tehokkuuteen ja prosessien virtaamiseen sekä resurssien hyödyntämiseen liittyviä toimintoja ja havaintoja. Tai sitten sen voi nähdä monella muullakin tavalla. Leanista on niin monta erilaista ajatus maailmaa jo olemassa, että ei sitä voi määrittää täysin. Ajatuksena kuitenkin on saada prosessit virtaamaan. Prosesseilla voi kuvailla palvelun, tuotteen tai henkilön matkaa alusta loppuun, mikäli halutaan tietää mitä toimintoja ja kehitystä tämän tietyn matkan aikana tapahtuu. Kirjassa Tätä on Lean (Modig, Åhlström 2013) kirjoittajat Niklas Modig ja Pär Åhlström näkevät Leanin toimintastrategiana yrityksen prosessien virtaamaan saamiseksi.

Miten sitten Proakatemia?

Ehkä Proakatemia ei voi täysin kaikkea Lean-ajattelusta ammentaa käytäntöön, mutta Proakatemian prosessia voi hyvin miettiä näiden kautta. Itse huomasin kirjaa lukiessani, että varsinkin jos Toyotan filosofiaa hyödyntää, ja mikä on TPS. Niin Proakatemia voisi hyötyä tästä paljon. Näin se tapahtuisi. TPS:n voi jakaa neljään ryhmään:

”Arvot kertovat, millainen organisaatio on oltava.

Periaatteet määrittävät, miten organisaation tulee ajatella.

Menetelmät määrittävät, mitä organisaation tulee tehdä.

Työkalut määrittävät, mitä organisaation tulee käyttää.” (Modig, Åhlström 2013, 141).

Proakatemian arvot ovat luottamus, rohkeus, teot, oppiminen ja menestys. Tällainen Proakatemian siis on oltava organisaationa. Kyllä voisi luonnehtia, että Proakatemia onnistuu hyvin tässä. Monet tiimit ei onnistu kehittämään omia arvoja Proakatemian aikana, ja siksi on myös monesti ehdotettu, että tehkää Proakatemian arvojen mukaisesti. Ne on aika loistavat jo. Tietenkin myös, koska Proakatemia on yhteisö ja yhteisössä toimitaan arvojen mukaisesti. Kaikki jossain kohtaa rupeaa toimimaan arvojen mukaisesti.

Periaatteet ovatkin hieman eri homma Proakatemialla. En osaa itse sanoa kuinka moni voi kertoa mitkä ovat Proakatemian periaatteet. En tiedä onko näitä mietitty nimenomaan sanan mukaisesti periaatteet, mutta itselleni on sanottu kolmesta asiasta. Proakatemialla pitää kuulua tiimiin, pitää oppia ja pitää tehdä liiketoimintaa. Eli kolme periaatetta sanoisin minä. Tiimi, oppiminen ja liiketoiminta. Organisaation pitää siis ajatella näiden asioiden kautta. Tiimi ajattelu, eli tehdään tiimissä ja tiiminä. Oppiminen, eli siitä mitä tekee, pitää oppia. Ja liiketoiminta, eli aina tehdessä pitäisi olla liiketoiminta ajatuksena.

Menetelmät ovat sitten jo kunnolla niitä asioita mitä tapahtuu organisaatiossa. Kun ajatellaan Proakatemiaa, niin siellä on paljon asioita mitä tapahtuu. Ajatus onkin siinä, että kaikkien neljän ryhmän pitää olla linjassa. Niin sanottuna pyramidina arvoista alaspäin. Pyramidin löydät esseen lopusta. Omasta mielestäni Proakatemian menetelmät tulisi olla, jos otetaan kaksi menetelmää per periaate. Tiimi periaatteeseen itse laittaisin tiimin rakentaminen ja johtaminen. En laittaisi itse tiimityöskentelyä, koska noissa kahdessa on pakko osata ja ymmärtää tiimityöskentely. Oppiminen periaatteeseen laittaisin, pajat ja esseet totta kai. Noita kahta ei varmaan hirveästi tarvitse selittää auki, että miksi. Viimeisenä liiketoiminta periaatteeseen laittaisin yrittäjämäinen ajattelu ja projektit. Liiketoimintaa ja yrittämistä on erittäin haastavaa erotella toisistaan. Siksi yrittäjämäinen ajattelu, jatkuvat kehitys mentaliteetti ovat avain asemassa nykypäivän liiketoiminnassa. Projektit totta kai ovat ne selkeimmät menetelmät liiketoimintaan Proakatemialla.

Neljäntenä on sitten jäljellä työkalut. Mitä työkaluja organisaation tulisi käyttää. Näitähän on sitten iso liuta Proakatemialla. Niitä mitä valmentajat käyttävät Proakatemian kehittämiseen. Niitä mitä valmentajat opiskelijoille näyttää, että opiskelijat käyttäisivät niitä. Sekä niitä mitä opiskelijat itse löytävät. Proakatemialla tunnettuja työkaluja ovat totta kai, Belbin -tiimiroolitesti, oppimissopimus, kehityskeskustelut, palvelumuotoilun työkalut, myynnin työkalut, markkinoinnin työkalut ja vielä sanoisin Business Model Canvas. Tottakai näitä on paljon lisää. Silti tavoitellakseen enemmän TPS:n tai leanin suuntaan. Työkalut pitäisi olla selkeästi tiedossa ja niitä pitäisi käyttää kehittääkseen toimintaa. Itse ainakin sanoisin, että harvat tiimit ensimmäisen vuoden jälkeen käyttää vaikka esimerkiksi BMC:tä.

TPS -pyramidi (Modig, Åhlström 2013, 138)

Lopuksi

Tässä on vain nopeasti omia ajatuksia, miten Proakatemia voisi hyötyä TPS ja Lean ajattelusta ja kehittää toimintaa. Tietenkin Lean ja totta kai TPS on paljon enemmän kuin vain tämä pyramidi. Tämä pyramidi enemmän kuvaa Toyotan filosofiaa miten TPS toteutuu organisaatiossa.