Tämä essee on osa projektijohtamisen opintokokonaisuutta ja tarkastelee saamiani oppeja johtamisen näkökulmasta. Essee painottuu tiimin jäsenten roolitukseen ja vastuunjakoon sekä oman panokseni vaikutuksiin projektissa.

Taustaa

Lopullinen Proakatemian 20v -synttäritiimi muodostettiin syksyllä 2018. Tuolloin lähdimme liikkeelle siitä, että jaoimme jokaiselle tiimiläiselle omat roolit ja vastuut. Minna Järvinen oli projektin projektipäällikkö, Caroliina Sievers vastuussa visuaalisesta ilmeestä, Irina Klimova markkinoinnista, Aaron Siljander sponsorimyynnistä, Jasmiina Servo sekä minä infrasta.

Palastelimme jokaisen roolin tehtäviin, jotka kullekin kuului. Toki kaikki tiimin jäsenet auttoivat ja osallistuivat jokaiseen osa-alueeseen, mutta jokaista varmasti helpotti, että jokaisella oli tietty vastuualue.

Koin, että aloitusta vaikeutti se, että kyseessä oli niin iso ja pitkäaikainen projekti. Kukaan meistä ei ollut aiemmin tehnyt mitään vastaavaa. Pari meistä oli ollut mukana järjestämässä jotakin tapahtumaan aiemmin, mutta mittakaava oli ollut aivan eri ja mukana oli ollut alan ammattilaisia. Nyt olimme keskenämme ja yritimme hahmottaa projektin kulkua. Onneksi hyvin nopeasti saimme apuun Y-kampukselta Anna-Elina Pekosen. Hän auttoi meitä suuresti varsinkin sponsorimyyntiin liittyen.

Mikä meni hyvin, mikä meni huonosti?

Yksi suurimmista onnistumisista oli ehdottomasti se, että ehdotin Minnalle ennen vuoden 2018 loppua, jos hyppäisin hänen rinnalleen toiseksi projektipäälliköksi. Näin, että kokonaisuus olisi liian suuri yhden ihmisen hallittavaksi ja kannettavaksi. Minna arvosti ideaani ja päätimme tehdä johdon roolituksen kahdelle hengelle. Päätimme, että Minna on vastuussa budjetista ja minä käytännön asioiden etenemisestä. Tämä on näin jälkikäteen melko huvittavaa huomata, että loppujen lopuksi roolit vaihtuivat päikseen projektin edetessä. Koen, että roolien käännyttyä toisin päin, hyödynsimme lopulta ehkä parhaiten omia vahvuuksiamme ja pystyimme parhaalla mahdollisella tavalla pelaamaan yhteen.

Vaikka tuolloin tuntui, että roolijako oli selkeä niin silti jostain syystä koin hankalaksi ottaa johtajan roolia projektissa. Siihen vaikutti varmasti se, että Minna oli tehnyt synttäritiimiä jo puoli vuotta ennen uuden projektitiimin kokoamista, joten hänellä oli selkeämmin hommat jo hanskassa. Tai siltä se vaikutti minun silmiini. Olin ehkä liian varovainen sen suhteen, etten vain astuisi tahattomasti Minnan varpaille tai johtaisi tiimiä ristiriitaisesti. Oman uuden roolin omaksuminen ei siis ollut ongelmatonta. Sain myös tiimiläisiltä palautetta siitä, ettei johtamiseni näkynyt mitenkään. Olin vain yksi tiimiläisistä.

Koin käytännön johtamisen myös hankalaksi, koska Minnalla tosiaan oli paremmin kokonaiskuva hallussa ja hän käytännössä jatkoi myös käytännön tekemisen johtamista uudesta roolituksesta huolimatta. Sen huomasimme jo kesken projektin, että olisi pitänyt enemmän varata aikaa meidän kahdenkeskiselle sparraukselle ja suunnittelulle. Se olisi helpottanut ja selkeyttänyt kummankin johtamista.

Vaikeinta projektin aikana oli luopua yhdestä tiimin jäsenestä. Kevään 2019 edetessä huomasimme Minnan kanssa, että Irina alkoi väsyä. Väsymisestä johtuen hänen hommansa eivät edenneet siinä tahdissa kuin olisi pitänyt.

“Yleensä muutoksia täytyy tehdä. Tyypillinen virhe on jatkaa samalla vanhalla tiimillä, vaikka muutostarve on selvä. Viivyttelyn tekee hyväksyttäväksi vain se, että muutostarpeen ymmärtäminen vie kuitenkin oman aikansa, ja sen vaatimien henkilötason muutosten harkitseminen on inhimillistä. Ihmisillä on taipumus ajatella, että kaikissa on jotakin hyvää ja potentiaalia parempiin suorituksiin. Mieluummin yritetään edetä hyvän oletuksen pohjalta kuin siirtää henkilö sivuun joskus selvienkin negatiivisten ensihavaintojen pohjalta.” (Kontkanen, Makkonen 2008, 60).

Sovimme Irinan kanssa yhteisen keskusteluhetken, jossa pääsimme kysymään häneltä itseltään, kuinka hän oli kevään työkuorman kokenut. Hän myönsi olevansa väsynyt, hänellä oli monta asiaa meneillään samaan aikaan. Lopulta päädyimme yhdessä siihen vaikeaan päätökseen, että hänen on parempi jättäytyä pois synttäriprojektista. Tilanne oli vaikea ja hauras. Itkimme kaikki. Samaan aikaan tuntui pahalta ja helpottavalta. Koin kuitenkin, että saimme asian käytyä läpi asiallisesti ja niin, ettei kenellekään jäänyt siitä paha mieli.

Tässä tilanteessa johtajien rooli ja vastuu näyttäytyi selvimmin. Oli uskallettava tehdä vaikeitakin päätöksiä ja ratkaisuja, jotta tiimin toiminta saataisiin sujumaan parhaimmalla mahdollisella tavalla. Oli myös hyvä, että meitä oli siinä vaiheessa kaksi johtajaa niin tilanne oli helpompi kestää yhdessä, kuin jos sen olisi joutunut kestämään yksin, ainoana johtajana. Tiimille selitimme tilanteen avoimesti ja annoimme jokaiselle mahdollisuuden purkaa tuntojaan tilanteesta.

Melko pian tämän jälkeen Aaron päätti, että jättäytyy projektista pois. Myös hänellä oli paljon tehtävää ja hän koki, ettei synttäritiimissä päässyt toteuttamaan itseään ja osaamistaan niin kuin olisi halunnnut. Sovimme, että hän hoitaa ne sponsorimyynnit loppuun, mitä oli saanut alulle ja me jatkamme siitä.

Näiden muutosten jälkeen jouduimme hieman uudelleen roolittamaan tehtäviä. Minä otin enemmän vastuuta budjetin seuraamisesta ja nettisivujen päivittymisestä, Minna käytännön tekemisestä sekä markkinoinnista, Caroliina visuaalisesta ilmeestä ja markkinoinnista ja Jasmiina pysyi infran puikoissa. Kaikki teimme yhdessä sponsorihankintaa.

Hommat lähtivät rullaamaan hyvin ja olimme tehokkaita aina kun kokoonnuimme yhteen päivittämään tilannetta ja työstämään projektia yhdessä. Koko ajan olimme kuitenkin kuulolla toisillemme ja vaikka jokainen työsti projektia myös yksin niin pyrimme siihen, että kaikki tietäisivät, missä mennään.

Projektin isoimmaksi kompastuskiveksi muodostui, mikäs muukaan, kuin viestintä. Välillä tuntui, ettei viestintä sujunut ja hommia tehtiin välillä väärässä järjestyksessä ja siitä johtuen useampaan kertaan. Tiimiläisten erilaiset toiminta- ja työskentelytavat joutuivat törmäyskurssille. Minä, Minna ja Jasmiina olimme kaikki sellaisia, että saimme tehtyä hommia hyvin myös samassa tilassa vaikka kaikilla olisi ollut omat tehtävät hoidettavana. Caroliina taas koki vahvasti niin, ettei pystynyt tarpeeksi hyvin keskittymään muiden läsnäollessa ja halusi siksi työskennellä paljon etänä. Tämä aiheutti välillä tiimiläisten välille tulta ja tappuraa, kun yritimme pitää paketin kasassa ja välillä kysellä etätyöskentelijän kuulumisia, jotka helposti tulkittiin “vahtimiseksi”. Nämä tilanteet kuitenkin selvitettiin puhumalla kasvotusten asiat selviksi, jotta kaikki väärinkäsitykset saataisiin kumottua. Kontkanen ja Makkonen (2008, 169) muistuttavat kirjassaan Mitä tekisin nyt toisin? – Jälkiviisautta johtamiseen, että johtajan täytyy olla kyvykäs tuntemaan yksilötasolla ja organisaatiotasolla. Organisaatiot koostuvat osaavista ihmisistä, joilla on kaikilla oma arvonsa eikä sitä arvoa voi ylenkatsoa. Johtamisessa korostuukin entistä enemmän tunneäly ja tunnejohtaminen.

Koin, että vaikka emme olleetkaan tapahtumatuotannon ammattilaisia niin varsinkin viimeisen kuukauden ajan ennen juhlia teimme juuri oikeita asioita, oikeassa järjestyksessä. Emme kokeneet paniikkimielialaa lähestyvistä juhlista, emmekä kokeneet, ettei aika riitä. Myös varsinaisen juhlapäivän rakentaminen sujui yllättävänkin ongelmitta ja sujuvasti. Olin odottanut, että juhlatilan rakentamisessa tulisi olemaan enemmän kommervenkkejä ja unohduksia kuin lopulta oli. Rakentamisen kanssa ei tullut edes kiire!

Juhlat sujuivat mukavasti omalla painollaan. Pari ongelmatilannetta oli, mutta niihin reagoitiin ja niistä selvittiin. Suurin ongelma oli, kun cateringilta katkesivat sähköt puoli tuntia ennen kuin illallisen piti alkaa. Syy sähkökatkoon ei koskaan selvinnyt, mutta onneksi saimme käyttöömme Klubin keittiön ja ruokailu myöhästyi vain puolella tunnilla.Alkuperäinen ruokailujärjestys koettiin liian sekavaksi, joten ruokailun alkaessa annoimme suullisesti tiimeille vuoroja mennä jonottamaan buffettiin. Myöhemmin illalla musiikin voimakkuudesta tuli juhlijoilta palautetta ja tähänkin reagoitiin laskemalla musiikin voimakkuutta bändin ensimmäisen setin jälkeen.

Mitä opin ja mitä vien käytäntöön?

“Otteen pitää olla vahva, mutta motivoiva, ihmistä kunnioittava ja arvostava, perusteleva. Siinä pitää olla rehellisyyttä, avoimuutta, kommunikoivuutta, ja myös vaikeuksien lievittämistä mahdollisuuksien mukaan. Väistämättömät, ikävätkin, toimenpiteet on toteutettava mahdollisimman nopeasti, mutta ihmisläheisesti, ihmisyyttä arvostaen.” (Kontkanen, Makkonen 2008, 170).

Kontkasen ja Makkosen kirjasta löytynyt erään johtajan haastattelun pätkä kuvastaa hyvin omia ajatuksiani siitä, mitä opin johtamisesta tämän projektin kuluessa. Opin sen, että kaikista vaikeinta on katsoa itseään silmiin ja todeta, ettei itsekään ole tehnyt sellaista suoritusta, mitä projekti ja muu projektitiimi ansaitsisivat. Omalla kohdallani varsinkin keväällä oli se tilanne, että hommaa oli liikaa ja väsyin, jolloin jotkin tehtävät venyivät ja vanuivat eivätkä valmistuneet aikataulussaan. Sitten kun sen uskalsi myöntää itselleen ja tiimille niin helpotti. Saman huomasin myös muissa tiimin jäsenissä, että kun vain uskaltaa olla rehellinen ja avoin itselleen ja muille niin homma sujuu paljon paremmin.

Jatkuva palautteen antaminen ja saaminen on äärimmäisen tärkeää jokaisen tiimin jäsenen toiminnan kannalta. Vain palautteen kautta voimme kehittyä paremmiksi. Toki epäonnistumisetkin opettavat, mutta ihanteellista olisi päästä tilanteeseen, jossa mokien sijaan osattaisiin antaa palautetta ennen kuin ajetaan päin seinää.

Olen aiemmin ajatellut, etten koe johtoaseman olevan minua varten. Tämän projektin jälkeen olen edelleen sitä mieltä. Maailma on pullollaan minua parempia johtajaehdokkaita. Itse olen erittäin tyytyväinen “työmuurahaisen” asemaan. Projekti opetti minulle kumminkin paljon vastuusta, stressistä, avoimuudesta sekä omien epävarmuuksien sietämisestä.

Koko projektitiimin olisi pitänyt käydä heti alkuun läpi, että miksi kukin meistä halusi mukaan projektiin. Tämä nousi esiin projektitiimin yhteisessä motorolassa. Ja se olisikin osaltaan auttanut toistemme tuntemisessa ja ymmärtämisessä. Se vain jotenkin jäi.

Minun johtamistani olisi auttanut se, että olisimme käyneet vielä tarkemmin läpi onnistumiseen tarvittavat stepit. Palaset olisi pitänyt jakaa vielä tarkempiin osiin niin uusi rooli olisi ollut ehkä helpommin ja nopeammin omaksuttavissa.

Kaiken kaikkiaan projekti meni hyvin. Jälkimmäisenä tunteena on suuri onnistuminen ja ylpeys koko projektitiimiä kohtaan. Me tehtiin se! Saimme aikaan huikean upeat juhlat, istuva illallinen 400 hengelle! Mieletöntä! Juhlista saimme pääosin hyvää palautetta ja juhlijat kokivat saaneensa vastinetta odotuksilleen.

LÄHTEET:

Kontkanen, L., Makkonen, M. 2008. Mitä tekisin nyt toisin? -Jälkiviisautta johtamiseen. Porvoo: WS Bookwell Oy.