Esseen ovat kirjoittaneet Sari Kämäräinen & Meri Murtonen. 

JOHDANTO 

Keväällä 2023 tiimiyrityksiltä kysyttiin, ketkä ovat kiinnostuneita liittymään Proakatemian 25-vuotisjuhlan (myöhemmin synttärit) projektiryhmään. Kirjoittajien ennakkokäsitys oli, että kyseessä olisi vähän astetta hienommat juhlat ja projekti vaikuttaa kiinnostavalta, mutta juuri muuta ajatusta siinä hetkessä ei ollut. Kevät kääntyi syksyyn ja alkoi olla aika organisoitua projektitiimin kesken. Ennen ensimmäistä tiimipalaveria Sari kaivoi Youtubesta Proakatemian 20 –vuotisjuhlasta (Järvinen 2019) tehdyn koostevideon ja sen jälkeen ensimmäinen ajatus taisi olla jotakuinkin: “oijoi, mihinkä oikein olen lähtenyt mukaan”, sillä juhla vaikutti todellakin juhlavalta, tyylikkäältä ja isolta, joltain sellaiselta, mistä ei ollut kokemusta järjestäjän näkökulmasta ennestään. Jo ensimmäisen yhteisen palaverin aikana fiilis kääntyi innostukseen siitä, kuinka siistiä projektin toteuttaminen tulee olemaan. Samalla pohdittiin voiko olla yhtä aikaa sekä kauhuissaan että innoissaan. 

Esseessä käydään läpi projektin käynnistämisen vaiheita sekä pohditaan mitä kaikkea on otettava huomioon suunnittelussa. Käänteistä inspiraatiota haetaan Fyre-festivaalista (myöhemmin Fyre), jonka tarkoitus oli olla kaikkien aikojen luksusfestivaali, mutta joka päätyi olemaan katastrofi todella monelta osin. Käytämme Fyreä case-esimerkkinä ja pohdimme, mitä voimme oppia siitä suhteessa synttäreiden järjestämiseen ja miten asioita ei kannata hoitaa. Lisäksi hyödynnämme muun muassa opinnäytetyötä, joka on kirjoitettu Proakatemian edellisestä merkkipaalusta; 20-vuotisjuhlasta. 

Synttäreiden tarkoituksena on koota yhteen erityisesti Proakatemian alumneja kohtaamaan ja juhlimaan yhteistä matkaa. Lisäksi juhlaan kutsutaan yhteistyökumppaneita ympäri Suomea sekä nykyisiä akatemialaisia tiimiyrittäjineen ja valmentajineen. Projektitiimin mielipide oli heti alkuun yhteneväinen sen suhteen, että juhlasta halutaan arvokas tilaisuus, johon kuuluu riittävästi aikaa seurustelulle sekä hyvää ruokaa ja sopivasti ohjelmaa.  

MISSÄ OLLAAN NYT 

Tähän mennessä olemme saaneet Proakatemian synttäreiden suunnittelussa kasaan kattavat tiedot edelliseltä projektitiimiltä, vahvistettua juhlapaikan päivämäärineen, markkinointisuunnitelman sekä alustavat roolitukset projektitiimissä. Lisäksi teimme alkuun päätöksen tehdä tiivistä yhteistyötä alumniyhdistyksen kanssa, mikä on mahdollistanut myös rahoitusavustusten hakemisen erilaisista lähteistä. Olemme laatineet projektille karkean aikataulun, jota tullaan tarkentamaan säännöllisesti. Seuraavaksi toimintasuunnitelmassa on suunnitella varsinainen ohjelma juhlaan, tehdä myyntisuunnitelma sekä kartoittaa osallistujakuntaa. Proakatemian viidennesvuosittaiset juhlat kattavat kuitenkin henkilöitä vuosikymmenien ajalta, joten kysymykseksi muodostuu, miten saavutamme kaikki halukkaat osallistujat.  

Edellisen kerran isoja juhlia on vietetty Proakatemian täyttäessä 20 vuotta ja silloin projektiryhmä tahtoi keskittyä vahvasti palvelumuotoilun näkökulmaan ja tapahtuman suunnitteluun yhdessä osallistujien kanssa. Silloin projektitiimi käytti kunnioitettavan määrän aikaa ja vaivaa kohderyhmän toiveiden kartoittamiseen ja yhteisideointiin. Nykyisellä projektitiimillä oli alusta alkaen selkeä visio lähteä toteuttamaan jotain saman tyylistä kokonaisuutta kuin edellinen juhla. Tiimi on pohtinut kevyempiä tapoja kerätä kohderyhmän toiveita ja odotuksia juhlaa koskien, kuten erilaisten verkkopohjaisten kyselyiden hyödyntäminen eri kanavissa sekä avoin ja aktiivinen keskustelu eri sidosryhmien välillä samalla hyödyntäen edellisestä juhlasta saatua palautetta ja kokemuksia. Myös edellinen projektiryhmä on hyödyntänyt kyselyitä, ja osallistujapalautteen mukaan, kyselyt on koettu hyvänä tapana vaikuttaa (Järvinen & Leinonen 2020, 66). 

CASE FYRE 

Fyre on tapahtuma, jonka oli tarkoitus olla Bahamalla yksityisellä saarella vuonna 2017 järjestettävä luksusfestivaali ökyrikkaille. Tapahtumaa markkinoitiin sosiaalisessa mediassa supermallien ja somevaikuttajien avulla ja siten onnistuttiin luomaan tapahtuman ympärille valtavat mittasuhteet saanut hype. Jos jossain Fyre-festivaali onnistui, niin markkinoinnissa. Valitettavasti pelkkä markkinointi ei riitä, vaan täytyisi vielä pystyä toteuttamaan asiakkaalle luvattu arvolupaus. Fyre lupasi osallistujilleen muun muassa luksusmajoituksen, yksityiskokkien valmistamaa ruokaa, eturivin esiintyjät sekä kaikkien aikojen bileet. Toisin sanoen elämyksen, josta ei halua jäädä paitsi. (Fyre, Luksusfestivaali joka lässähti 2019.) Lähtökohtana koko Fyre-tapahtumaan oli idea. Juuri muuta ei sitten ollutkaan. Upea idea on hyödytön, jos ei ole kykyä toteuttaa sitä (Wolf & Wolf 2005).  

Fyren epäonnistuminen sai valtavaa huomiota mediassa, ja se aiheutti oikeudellisia ongelmia järjestäjille. Tapahtuman päävastuussa ollut Billy McFarland tuomittiin petoksesta ja rahanpesusta, ja hän istuu vankeusrangaistustaan. (Fyre… 2019.) Fyre-festivaali on myös muodostunut varoittavaksi tarinaksi tapahtumajärjestäjille siitä, mitä voi tapahtua, kun lupaukset eivät täyty ja kun logistiikka ja kapasiteetti eivät ole kunnossa. Pureudutaanpa case esimerkkiin ja siitä saataviin oppeihin Proakatemian synttäreitä ajatellen, pala kerrallaan. 

Henkilökunta ja tiedonhankinta 

Fyre megafestivaalia olivat tekemässä henkilöt, joilla ei ole minkäänlaista kokemusta tapahtuma-alasta. Tämä johti esimerkiksi täysin ylihintaisiin sopimuksiin, kun tähtiartistien bookkaamisesta vastasi 23-vuotias henkilö ilman aiempaa kokemusta. Toisaalta ilmeni myös tilanteita, joissa henkilökunnan jäsenet yrittivät tuoda johtoryhmälle ilmi tapahtuman järjestämiseen liittyviä puutteita tai kriittisiä ongelmia. Sen sijaan, että näitä ongelmia olisi tarkasteltu, nämä henkilöt vaimennettiin ja heille annettiin pian potkut koko projektista. Samalla vauhdilla projektiin otettiin mukaan joku uusi henkilö korvaamaan edellisen. (Fyre… 2019.) Luovuus on olennainen osa onnistunutta tapahtumaa, mutta toteutukseen liittyvä “tiede” – asiantuntemus, kokemus, kovaan työhön omistautuminen, hyvä henkilökunta ja hyvät viestintätaidot – erottavat aloittelijat ammattilaisista. (Wolf & Wolf 2005.)  

Synttäreiden kohdalla projektitiimissä on myös henkilöitä, joilla ei ole kokemusta juuri vastaavan tapahtuman järjestämisestä kuin synttärit tulevat olemaan. Voimme kuitenkin taklata mahdolliset haasteet pohtimalla, kuinka voimme soveltaa aikaisempaa osaamistamme synttäreiden onnistumiseksi, sekä ennen kaikkea tunnistaa osa-alueet, joissa tarvitsemme lisää osaamista. Voimme hyödyntää asiantuntijoiden ja mentoreiden apua, tavata alan ammattilaisia sekä ylipäätään hankkia tietoa. Projektitiiminä voimme huolehtia siitä, että toimintamme on avointa ja läpinäkyvää, jolloin on mahdollista puuttua, mikäli suunta meinaa kriittisesti mennä vinoon. Onneksemme projektilla on oma vastuuvalmentaja, jolta saamme myös tarvittaessa tuen. Ennen kaikkea on tärkeää, että projektitiimin sisäisesti voimme kertoa toisillemme, mikäli jokin huolettaa. 

Aikatalutus 

Fyren organisointi aloitettiin tapahtuman kokoon nähden aivan liian myöhään. Esimerkiksi tekniikka on isossa roolissa musiikkifestivaaleja järjestettäessä ja heitä kontaktoitiin vasta 45 päivää ennen varsinaista pääpäivää. Tuossa ajassa tulisi suunnitella, toteuttaa ja rakentaa esiintymislava ja muut puitteet esiintyjille. (Fyre… 2019.) 

Isoja tapahtumia ja varsinkin sellaisia, joita ei ole aikaisemmin järjestetty tarvitsee lähteä suunnittelemaan tarpeeksi ajoissa. Uusia tapahtumia varten ei ole tietoa ja pohjaa, josta ottaa esimerkkiä toisin kuin tapahtumilla, joita järjestetään säännöllisesti. Tällöin aikataulua voidaan käydä läpi nopeampaa tahtia, kun on materiaalia valmiina. Lähdimme Proakatemian synttäreitäkin ajatellen liikenteeseen kontaktoimalla edellistä projektitiimiä ja sitä kautta saimme tärkeää pohjatietoa sekä teimme isoja harppauksia suunnittelussa. Varsinkin kun on kyse tapahtumasta, johon linkittyy useita eri tahoja, joilla kaikilla on omat aikatauluvaatimuksensa, on erittäin tärkeää olla liikkeellä tarpeeksi ajoissa. Esimerkiksi rahoitusta haettaessa, hankkeen myöntäjät tekevät omat budjettinsa seuraavalle vuodelle hyvinkin ajoissa puhumattakaan suurista tapahtumapaikoista sekä esiintyjistä. Vaikka aikataulutus olisi suunnitelman tasolla, antaa se merkittävää suuntaa tapahtuman järjestämiseen ja muistuttaa siitä, mitä kaikkea oikeasti tarvitsee tehdä.  

Talous ja budjetointi 

Varmasti yhtenä isoimmista skandaaliin johtaneista syistä Fyre-festivaalien järjestämisessä olivat mittavat talouden ja budjetoinnin ongelmat. Festivaalin järjestäjät olivat asettaneet epärealistiset budjetit ja odotukset tapahtumalle. He eivät kyenneet kattamaan kulujaan, ja taloudelliset vaikeudet olivat jo alkaneet ennen festivaalin alkua. Tapahtuma oli lopulta 25 miljoonaa euroa veloissa, ja rahaa yritettiin taikoa myymällä mitä tahansa, jopa asioita mitä ei ole olemassakaan, ja millä tahansa hintaa, jotta saataisiin seuraavat laskut ja velat maksettua. (Fyre… 2019.) 

Event planning made easy (Wolf & Wolf 2005) mukaan olisi hyvä olla tiedossa edes maksimibudjetti, mitä voi käyttää, jos budjettilaskelmia ei muuten olla vielä tehty. Tämä kuitenkin vaikuttaa kaikkeen päätöksentekoon koskien tapahtumaa ja yllätyksiltäkään ei suunnittelussa vältytä, joten olisi hyvä pysyä lähellä budjettia. Taloudenhallinta on yksi tärkeimmistä tapahtumasuunnittelun vaiheista, mikä tulee tehdä todenmukaisesti ja seurata sekä päivittää pitkin suunnittelua, jotta kyseisen kaltaisilta yllätyksiltä vältyttäisiin.  

Proakatemian synttäreiden budjetin kanssa lähdimme liikkeelle suurimmasta kuluerästä eli juhlatilan vuokrasta. Kartoitimme muutamia vaihtoehtoja ja laskimme, mikä tulee järkevimmäksi. Pallottelimme keskustan hyvän sijainnin, mutta pienemmän kapasiteetin sekä keskustan ulkopuolisten, mutta isomman kapasiteetin välillä. Totesimme kuitenkin, että keskustan tuntumassa olevat paikat tulevat budjetin kannalta järkevämmäksi sekä vältymme ylimääräisiltä kustannuksilta ja mahdollisilta yllätyksiltä. Tätä kaikkeahan emme pysty omasta pussista ja lipputuloilla kattamaan, joten oli selvää, että tarvitsemme myös yhteistyökumppaneita sekä rahoittajia kattamaan kuluja.  

Realistisuus 

Fyren järjestäjät pyrkivät maksimaaliseen tuottoon tapahtumallaan ja möivät lippuja enemmän kuin saaren kapasiteetti mahdollisti. Tämä tietenkin aiheutti lisäkustannuksia infrastruktuurin järjestämisestä kuten majoituksen, käymälöiden ja kuljetuksen osalta. Ylimitoituksen vuoksi järjestäjät eivät saaneet saarelle edes kohtuullisia majoitusvaihtoehtoja vaan järjestivät kalliista lipuista maksaneille asiakkaille alkeelliset telttamajoitukset, jotka nekään eivät lopulta valmistuneet ajoissa. Tapahtuman sijainti pienellä saarella keskellä merta loi omat haasteensa infrastruktuurin ja logistiikan kannalta. (Fyre… 2019.) 

Suunnittelun pitäminen realistisissa mitoissa auttaa osaltaan myös pysymään budjetissa. Akatemian synttäreiden kanssa löysimme sopivan kokoisen tilan suurelle määrälle kohtuullisella hinnalla. Joskin jouduimme neuvottelemaan hieman kapasiteetin nostoa tiiviimmällä istumajärjestyksellä, mutta realistisissa mitoissa pysyen. Maksimi osallistujamäärän tietäminen auttaa ruoan ja muiden tarpeiden järjestämisessä sekä hallitsemaan ihmisjoukkoa. Alan ammattilaiset ovat paikallaan auttamassa tällaisissa seikoissa ja osaavat kertoa, mitkä muutokset ovat mahdollisia ja missä menevät ehdottomat rajat. Olemmekin tiiviisti neuvotelleet tapahtumapaikkamme henkilöstön kanssa mahdollisista muutoksista ja rajoitteista, mitkä koskevat tilaa.  

Viranomaiset ja viralliset asiakirjat 

Fyre-festivaali oli alun perin tarkoitus järjestää toisella saarella, jonka järjestäjät olivat ostaneet. He kuitenkin rikkoivat saaren ostamiseen ja omistamiseen liittyviä sopimusehtoja, minkä jälkeen saaren alkuperäiset omistajat purkivat kauppasopimuksen ja festivaali jäi ilman tapahtumapaikkaa. Yleisesti ottaen tekijöillä ei ollut minkäänlaisia tai läheskään asianmukaisia vakuutuksia sen kokoluokan ja sijainnin tapahtumalle. Sopimusrikkomuksen vuoksi tapahtumalle jouduttiin etsimään uusi lokaatio jo valmiiksi tiukassa aikataulussa. (Fyre… 2019.) 

Joudumme itsekin selvittämään, mitä kaikkia vakuutuksia ja lupia tulemme tarvitsemaan Proakatemian synttäreitä varten. Suomessa toki vakuutukset ovat välttämättömämpiä kuin Yhdysvalloissa, mutta niiden hyöty asioiden mennessä pieleen on merkityksellinen. Vakuutuksissakin on paljon eroja korvauskattavuudessa ja poikkeuksia, mitä hyvitetään. Jotkin vakuutusyhtiöt voivat arvioida tapauksia eri tavoilla ja meidän tuleekin löytää omalle tapahtumallemme parhaimmat sopimukset. 

Viestintä 

Tiedottamisen tärkeyttä ei voida unohtaa. Fyren markkinointi perustui käytännössä somevaikuttajien kanssa kuvattuun materiaaliin ja samat kuvat olivat käytössä viime hetkiin saakka (Fyre…2019). Synttäriprojektin tiimi pitää tärkeänä, että tiedotamme tapahtuman viestintäkanavissa järjestelyjen etenemisestä ja siten pidämme yllä paitsi avoimuutta, myös kiinnostusta tapahtumaa kohtaan. Etenemiskuulumisten lisäksi voisimme hyödyntää laskuripostauksia osoittamaan, kuinka paljon aikaa on jäljellä tapahtumaan, antaa kurkistuksia kulisseihin ja mikä tärkeintä, vastata seuraajien viesteihin ja mahdollisiin kysymyksiin. Siten varmistamme asiakastyytyväisyyden myös ennen tapahtumaa. 

Viestinnässä on huomioitava, että kohderyhmän käyttämät viestintäkanavat vaihtelevat, joten informaation on tavoitettava osallistujat eri kanavissa. Proakatemian 20-vuotisjuhlan prosessissa palaute viestinnästä oli kahdenlaista. Alumnit kokivat tulleensa hyvin huomioiduiksi tiedottamisen ja viestinnän osalta, mutta akatemian yhteisön sisällä tiedottaminen olisi voinut olla ajantasaisempaa. Yhteisön tiedottamista kehitettiin prosessin aikana ja sitten viestinä koettiin osallistumiseen painostavana. Yleisesti katsottiin, että viestinnän järjestykseen ja sisällön kokonaisuuteen olisi tullut kiinnittää tarkempaa huomiota. (Järvinen & Leinonen 2020, 76-77.) Järvisen ja Leinosen (2019, 81) mukaan Proakatemian yhteisölle viestittäessä on hyvä suunnitella valmiiksi miksi, mitä, milloin sekä missä kanavissa viestitään. 

Paitsi viestinnässä, myös ohjelman sisällössä tulee huomioida erilaiset asiakasprofiilit osallistujakunnan sisällä ja mietittävä kunkin asiakassegmentin saama hyöty tapahtumasta. Kun löydetään eri asiakasprofiilien yhteiset kiinnostuksen kohteet, se helpottaa yhteisen ohjelman luomista sekä siten tapahtuman kulkua ja organisoimista. (Järvinen & Leinonen 2019, 81-82.) 

POHDINTA 

Fyre festivaalista tuli varoittava esimerkki siitä, miten liiallinen lupaaminen, ylioptimismi ja ahneus voivat aiheuttaa suuria ongelmia. Näitä ongelmia pyrimme tietoisesti välttämään sekä pysyttelemään realistisissa mittakaavoissa kuitenkaan unohtamatta tavoitella korkealle. 

Fyre on myös loistava esimerkki siitä, miten valtava sosiaalisen median paine nykypäivänä on. Lähdet markkinoimaan tapahtumaa, sana leviää ja ihmiset investoivat päästäkseen paikalle. Jos siinä vaiheessa tilanne alkaa luisua ja todellisuus ei tule olemaan sitä mitä on luvattu, seuraukset taltioituvat sekunneissa bittiavaruuteen ja jäävät sinne. Surullisen kuuluisan Woodstockin aikaan vain media pystyi uutisoimaan katastrofista, mutta nykypäivänä tieto leviää nopeasti ja kritiikki voi olla todella julmaa.  

Fyren osalta arvolupaus jäi pahasti lunastamatta, asiakkaat ja vaikuttajat eivät saaneet lähellekään sitä, mitä heille oli luvattu. Rehellisyys ja läpinäkyvyys ovat Proakatemialla isossa roolissa ja haluamme vähintäänkin tarjota tapahtuman, jollaista mainostamme, parhaassa tapauksessa ylittää odotukset. Kun mukana on rahoittajia ja yhteistyökumppaneita, joille olemme luvanneet tiettyä vastiketta sponsoroinnista, täytyy myös heille annettu lupaus näkyvyydestä ja lopputuloksesta toteuttaa. 

Voimme suunnitelmallisella toiminnalla ja realistisilla tavoitteilla varmistaa, että tapahtumapäivänä hommat ei ole puolitiessä ja tilanne yhtä kaoottinen kuin Fyre-festivaaleilla asiakkaiden saapuessa. Haluamme voida toivottaa jokaisen vieraan ylpeydellä tervetulleeksi ja seistä kaiken takana mitä olemme järjestäneet sekä luoda ikimuistoisen illan, josta kaikki puhuvat seuraavalla viikolla. Bring back the spark of Proakatemia! 

LÄHTEET 

Fyre. Luksusfestivaali, joka lässähti. 2019. Ohjaus: Chris Smith. Tuotantoyhtiö: Netflix. Viitattu 3.11.2023. Vaatii käyttöoikeuden. https://www.netflix.com/watch/81035279?trackId=255824129&tctx=0%2C0%2Ca76e544d-0a90-43cb-9238-5dbbf44f10e5-51002657%2Ca76e544d-0a90-43cb-9238-5dbbf44f10e5-51002657%7C2%2Cunknown%2C%2C%2CtitlesResults%2C%2CVideo%3A81035279%2CdetailsPagePlayButton  

Järvinen, M. & Leinonen, S. 2020. Asiakaslähtöisen tapahtuman suunnittelu ja toteutus. Liiketalouden koulutusohjelma. Tampereen ammattikorkeakoulu. Opinnäytetyö. Viitattu 17.11.2023. https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/333977/Jarvinen_Minna_Leinonen_Susanna.pdf?sequence=5&isAllowed=y  

Järvinen, M. 2019. Proakatemia20v. Youtube-video. Julkaistu 9.10.2019. Viitattu 17.11.2023.   https://www.youtube.com/watch?v=7JZMoVPAKik&t=5s 

Wolf, P & Wolf, J. 2005. Event planning made easy: 7 simple steps making your business or private event a huge sucess. 1. painos. Yhdysvallat: McGraw-Hill Professional