Meneekö viesti perille?

Johdanto

Sepän Lassi veti Promisialle viestinnästä pajan 26.3.2019. Sain kunnian olla maestrolle kirjurina. Keskusteluissa esille nousi todella hyviä pointteja viestintään ja sen eri olomuotoihin liittyen. Mitä kokonaisvaltaiseen viestintään tulee, niin tiimimme oli kehittynyt huomattavasti siinä. Se näkyi mm. siinä, että ihmiset uskalsivat puhua nyt avoimesti hyvinvoinnistaan ja haasteista sen asian tiimoilta, siinä missä aikaisemmin oli vaiettu ongelmista sen asian suhteen. Halusin nostaa tähän esseeseen myös monia muita pointteja, mitä viestintään liittyen nousi Lassin pajassa, omissa kokemuksissani ja aineistoissa esille, mitä olen lukenut tähän aiheeseen liittyen.

Slack

Kun keskustelimme Pajassa Släkistä, nousi esille yksi tärkeä pointti. Jos ihminen, joka kirjoittaa Slack-päivityksen haluaa ihmisten reagoivan kirjoitukseensa, niin hänen on hyvä vaatia sitä päivityksensä yhteydessä. Esimerkiksi siten, että jos olet tehnyt tehtävän, reagoi peukulla ja jos et pääse paikalle, reagoi alapeukulla. Näin vältytään siltä, että kirjoituksen kirjoittaja kokee ihmisten laiminlyöneen hänen viestinsä lukemisen. Ja vastaavasti yksilö tietää mihin viestiin vaaditaan reagoimis-emojia ja mihin ei.

Nousi myös esille sellainen asia, että jos pajaan on annettu ennakkotehtävä, on oletusarvo, että jokainen tiimiläinen on lukenut ja tehnyt sen ennen pajaan tuloa, mikäli ennakkotehtävä on annettu kaksi päivää ennen pajapäivää. Tein itse siinä mokan ja annoin itse vetämäni viime viikkoisen Itsensä johtamis –pajan ennakkotehtävän vasta päivää ennen h-hetkeä. Periaatteessa näin toimien antamani ennakkotehtävä ei ollut enää siinä vaiheessa ”pakko” tehdä. Kuitenkin lähes kaikki olivat tehneet asettamani ennakkotehtävän ja tulin hyvälle mielelle siitä. Opin myös virheestäni. Jatkossa kun teen pajaa, laitan Släkkiin mahdollisen ennakkotehtävän tiimiläisten tehtäväksi ajoissa.

Läsnäolo

Proakatemian päävalmentaja Veijo Hämäläinen oli nostanut pajojen yössä vetämässään vuorovaikutus –pajassa esille käsitteen ”Kohtaamisessa lepääminen”. En itse ollut pajassa, mutta Lassin viestintäpajan alkufiiliskierroksessa joku tiimiläinen, joka oli ollut Veijon vetämässä pajassa, nosti aiheen esille. Kohtaamisessa lepäämisellä tarkoitetaan käsitykseni mukaan sitä, että kun kohdataan toinen ihminen, niin pysähdytään keskustelemaan rauhassa toisen kanssa ja kuuntelemaan, mitä toisella on oikeasti sanottavaa, eikä vain käydä casuaalin kevyttä smal talkkia, josta kumpikaan ei loppujen lopuksi voimaannu yhtään. Varataan siis aikaa toiselle ihmiselle kohtaamisessa.

Ennakkoluuloton kohtaaminen

Pajakeskusteluissamme nousi myös esille ennakkoluuloton kohtaaminen. Keskustelin yksi päivä tiimikaverini Tommin kanssa siitä, että monesti puheenvuoromme sisältö on jo päätetty etukäteen, ennen kuin olemme edes avanneet suumme. Tämä näkyi siinä, että monesti tiimissämme esimerkiksi oletetaan, että Tommi nyt sanoo tämän tyylisen mielipiteen ja Petteri sanoo tämän tyylisen mielipiteen ja sillä selvä. Tälläinen suhtauminen on siitä syystä ikävää, että kasvamme ihmisinä koko ajan jatkuvasti ja kertomamme argumentit kehittyvät ja jalostuvat koko ajan. Jos siis annat jonkun ihmisen argumentit mennä toisesta korvasta sisään ja toisesta ulos, menetät itsekin paljon, sillä todennäköisesti toistettuasi pari vuotta tätä toimintatapaa olet missannut myös tämän ihmisen argumenttien hyvät puolet, sillä tämä ihminen on kasvanut huomattavasti henkisesti näiden parin vuoden aikana. Miksipä et siis seuraavalla kerralla kuuntelisi kaikkien ihmisten puheenvuorot ja mitä heillä on oikeasti sanottavaa, ennen kuin vain päätät blurrata korviesi kuuloaistin sillä oletuksella, että vieressäsi oleva ihminen kuitenkin sanoo jotain sen suuntaista kuin aina ennenkin.

Räksytyskulttuuri

Yksi Lassin pajan dioista oli otsikolla ”Räksytyskulttuuri”. Viime vuoden lopussa räksytykseksi koettua toimintaa oli ollut tiimissämme jonkun verran johtuen aiheista, jotka olivat nostattaneet ihmisten tunteet pintaan. Yksi tärkeä pointti tähän liittyen nousi se, että kun tunneryöppy tulee, olisi hyvä laskea kymmeneen ja sanoa asia töksäytyksen sijaan rauhasti argumentoiden vasta kymmeneen laskemisen ja tunteiden laantumisen jälkeen. Tässä ongelmaksi nousi kuitenkin se, että monesti dialogimme on liian nopeaa, eikä asiaa meinaa saada suustaan, kun jo siirrytään seuraavaan asiaan.

Tähän kuitenkin kerran pajassamme vieraillut Eetu Kamppuri sanoi hyvän vinkin, joka oli se, että jaa pajavihkosi kahtia viivalla. Toiselle puolelle kirjoita käsitelty aihe ja toiselle puolelle oma mielipiteesi asiasta. Jos jokin asia nostattaa sinussa vahvasti tunteita, niin sen sijaan, että töksäyttäisit sen heti epäkorrektisti ulos, niin kirjoita tunteita herättävä aihe vihkoosi. Jalosta sitä ja tuo asia esille vasta tunteidesi laannuttua, kehittävässä valossa, ikävän töksäyttelyn sijaan, joka näyttäytyy juuri tälläisena ”räksytyksenä” eritoten rauhallisemmille tiimiläisille. On rikkaus, että kaikki ihmiset eivät ole vain samaa mieltä asioista, mutta asiat voi kertoa niin monella tapaa. Harvoin kauheassa tunneryöpyssä argumentoidut kommentit ainakaan laadukkaampia ovat.

Miten viestimme

Lassi oli tehnyt aikaisemmin kyselyn, johon jokaisen tiimiläisen tuli vastata ja lähettää vastaukset Lassille. Näiden kysymysten pohjalta Lassi koosti teksti-tiedoston, miten Promisia viestii.

Kysymyksinä tiimiläisille olivat:

1.Mikä Promisian viestinnässä onnistuu tällä hetkellä?

2.Mitä pitää parantaa?

3.Mitkä piirteet Promisian viestinnässä ärsyttävät sinua?

4.Mitä asioita Promisian viestinnästä pitää poistaa?

5.Millaisella viestinnällä sinuun saa parhaan kontaktin? / Miten sinut saa keskittymään asiaan?

6.Vapaa sana

Halusin liittää Lassin oivalliset kysymykset tähän sen takia, koska uskon, että yhteisön kulttuuri menee parempaan suuntaan laittamalla hyvä kiertoon. Eli tässä tapauksessa, voitte pölliä Lassin hyvät kysymykset ja käyttää niitä myös apuna oman viestintänne kehittämisessä.

Miten sinut tavoittaa parhaiten?

Pidin erityisesti kysymyksestä: ”5.Millaisella viestinnällä sinuun saa parhaan kontaktin? / Miten sinut saa keskittymään asiaan?” Itselleni on ollut monesti ongelma se, että ihmiset luulevat, että minua ei kiinnosta heidän viestinsä, koska on hyvin tavallista, että vastaan kahdeksan tunnin viiveellä viesteihin, joilla on koitettu tavoittaa minua. Haluan avata tätä aihetta hiukan.

Olen työskennellyt jo ennen Proakatemiaa neljä vuotta yrittäjänä. Olen luonut itselleni työskentelyraamit, joiden mukaan kännykkä on minulle vain työväline, eikä Terminaattori, jolla on valta merkkiäänen piippauksen voimalla saada minut saman tien valtaansa. Mielestäni on jopa huolestuttavaa, kuinka monen ihmisen elämästä tämä nopeaärsykkeinen ”Terminaattori” on ottanut valtansa.

Uskon itse hitaan ärsykkeen voimaan, eli siihen, että yhteen asiaan keskitytään pitkäjänteisesti ja tehokkaasti ilman mitään häiriötekijöitä, eli tässä tapauksessa sitä isointa päänvaivaamme ja stressin aiheuttajaamme, eli kännykkäämme. On tutkittu, että ihmisen keskittyminen on tässä maailman ajassa paljon isommalla koetuksella kuin ennen vanhaan ”lankapuhelin” aikaan. Vaatii todella suurta itsekuria pysyä old schoolina ja kohdella kännykkää niin kuin entisvanhaista lankapuhelinta, eikä pitää kännykkää isäntänään, joka kutsuu sinua kuin koiraa luokseen ”Ota minut, lue kaikki viestit nyt ja heti!”

Itselläni lukee Whatsapin biography –kohdassa ”Soita, jos on asiaa.” Olen todella kiitollinen läheisille ihmisilleni, jotka ovat ottaneet tästä aiheesta koppia ja todella soittavat minulle silloin kun on asiaa, eivät vain oleta, että olen 24/7 päivystämässä kännykkäni viestiliikennettä.

Mitenkö tämä liittyy siihen, miten minut tavoittaa parhaiten? Se liittyy siten, että pidän kännykkäni ”älä häiritse” -tilaa päällä aamusta ensimmäiset 3 tuntia ja illasta viimeiset 3 tuntia. Teen tämän sen vuoksi, koska haluan käyttää aamulla parhaan energiani haastavien taskien suorittamiseen, jotka vaativat suurta keskittymiskykyä. Jos pitäisin kännykkääni ”tavoitettavissa” –tilassa, en saisi taskejani suoritettua itselleni asettamaan aikahaarukkaan mennessä johtuen keskittymisen herpaantumisen aiheuttavasta informaatiotulvasta. Toinen juttu on ilta. Liian usein iltaisin täytämme pään yöunien kannalta epäolennaisella informaatiolla. Informaatiolla, jonka ehtisi katsoa myöhemminkin vaikka vasta seuraavana päivänä.

Kirjoitin Lassin kyselyyn, että minut tavoittaa parhaiten päivällä klo 11-19 välisenä aikana, sillä aamun suoritan korkeaa keskittymiskykyä vaativia taskeja ja iltaisin rauhoitan viestiliikenteen yöunieni turvaamiseksi ja luen vain kirjaa kännykän ollessa ”älä häiritse tilassa” toisella puolella huonetta. Pidän tätä aikahaarukkaa hyvänä oman produktiivisuuteni kannalta. Saatan monesti olla katsomatta viestejä melkein vuorokaudenkin ja olen hyvin selvinnyt elämässä tähänkin asti.

Mitä ajatuksia sinulla heräsi viestinnästä? Olisi mielenkiintoista kuulla ajatuksiasi aiheeseen liittyen. Tämän esseen aihe on viestintä, joten miksipä et viestisi esseen lukijana jotain kommenttia alhaalla olevaan kommenttiboksiin? Kaikkea hyvää sinulle arvoisa esseeni lukija ja olkoon voima viestinnässä kanssasi.

Lähteet:

https://www.talouselama.fi/uutiset/valta-sisaisen-viestinnan-sudenkuopat/032fc490-50c4-30a6-b321-13de56d3057e

https://ahjocomms.fi/wp-content/uploads/2018/01/Sisäinen-viestintä-on-ulkoista-tärkeämpää_pamfletti.pdfhttps://ahjocomms.fi/wp-content/uploads/2018/01/Sisäinen-viestintä-on-ulkoista-tärkeämpää_pamfletti.pdf

https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/91926/Salin_Mira_Myohanen_Linda.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Diktaattorin käsikirja – Katleena Kortesuo, Olli Pekka Vainio (2013 Epub)