Lemmen kesä 2021 ja liiketoiminnan kannattavuus

Tämä essee on motorola omalta osaltani Kahvila Lemmestä kesältä 2021 ja samalla peilaan hieman jääkahvilan toimintaan, sekä tarkastelen lopuksi liiketoiminnan kannattavuutta ja miten sitä voisi Kahvila Lemmessä parantaa, sekä olen koonnut tärkeimmät laskukaavat millä voit laskea oman yrityksesi tai projektin kannattavuuden.

Tarinamme

Kahvila Lempi on koskipuistossa sijaitseva kesäkahvila, joka on Proakatemialla perintö projekti. Tämä projekti on toiminut jo noin 10 vuotta aina kesä kaudella. Keväällä 2021 Saawa osk. otti haltuun Kahvila Lemmen liiketoiminnan, ostettuaan sen Evision osk:lta huhtikuussa. Meillä oli noin 1,5 kuukautta aikaa saada liiketoiminta siihen kuntoon, että meidän myyntikojustamme pystyy ostamaan tuotteita. Tavoitteenamme oli tehdä 30 tuhatta euroa liikevaihtoa kesällä, emme tietenkään mitenkään erityisesti tehnyt töitä tämän tavoitteen saavuttamiseksi, se vain tuli. Jos olisimme tehneet töitä oikein kunnolla, niin olisimme voineet jopa ylittää tavoitteemme.

Lähdimme 6 henkilön voimin pyörittämään projektia. Haasteilta emme välttyneet heti alkuunkaan. Lemmen mökki oli vuokrattu eteenpäin kaupungin toimesta, joka tarkoitti sitä, että meidän täytyi etsiä uusi elintarvikehuoneisto, johon meidän tuli hakea uudet luvat. Käytimme eniten aikaa tähän etsien sponsoreita ja yhteistyökumppaneita. Emme olleet tiiminä vielä valmiita nopealla aikataululla ottamaan lainaa ja riskit pelottivat, sillä uusi mökki olisi tullut kustantamaan huomattavasti enemmän. Yhtenä vaihtoehtonamme oli TopBox, johon etsimme vimmatusti sponsoreita. Osa sponsoreista olisi olleet kiinnostuneita, mutta vasta seuraavana kesänä ja asia jäikin sitten sikseen. Päädyimme kuitenkin tuttuun ja turvalliseen elintarvike huoneistoon, jonka vuokrasimme kaupungilta. Tämä siksi, koska kaupunki ei ollut saanut vuokrattua eteenpäin Lemmelle kuuluvaa elintarvikehuoneistoa. Tämä päätös aiheutti Lempi projekti tiimisissä eripuraa. Jotkut olivat sitä mieltä, että vanhalla konseptilla ei kiinnosta työskennellä Lemmessä ja jotkut eivät jaksaneet enää nähdä vaivaa, kunhan vain kahvila saadaan auki ja pyöritetään edes jotenkin kesä 2021. Kisa väsymystä ja turhautumista oli jo havaittavissa ensimmäisinä kuukausina. Mikä söi varmasti kaikkien motivaatiota.

Kahvila Lemmen liiketoimintaa ei ole koskaan kehitetty tarpeeksi. Sitähän on Proakatemialla pyöritetty jo yli 10 vuotta, mutta sitä ei koskaan kukaan ole lähtenyt viemään vauhdilla eteenpäin ja tekemään siitä menestyksekästä kesäkahvilaa, enemmänkin kunhan nyt vain tuusataan jotakin meiningillä. Kaupungilta vuokrattava mökkikin näyttää ihan varastolta, joka ei itsessään houkuttele ostajia. Muutamia kommentteja mökin ulkoasusta, joita kuulin siellä työskennellessäni asiakkailta:

-”tämähän näyttää aivan lastenleikkipuiston varastolta”.

-”ai en tiennyt, että täältä voi jotain ostaa”.

-”on vähän epämääräisen näköinen”.

Kuitenkin olimme kaikki enemmän ja vähemmän töissä Kahvila Lemmellä, porukkaa tippui hyvään tahtia koko kesän ajan. Elokuussa meitä oli enää kaksi työskentelemässä, sekä ulkopuolelta palkattu henkilö.

Projektin tiimihenki oli suoraan sanottuna koko kesän ajan epämukava, kaikilla oli omat vahvat mielipiteet, emme osanneet keskustella tiiminä ja johtaminenkin oli tällöin haastavaa. Näistä tilanteista oppii todella paljon ja olen todella kiitollinen tästä projektista ja sen opeista ja kopeista. Vielä näin vuosi jälkikäteenkin tuntuu, että projektia ei ole ehkä puitu tarpeeksi. Toivottavasti kaikki pääsevät eteenpäin ja ottavat kaikki opit positiivisen kautta. Itsellänikin tässä harjoiteltavaa ja siksi kirjoitankin tätä kyseistä motorolaa vielä näin vuosi jälkikäteen.

Lempi tiimissä minun ajatuksieni mukaan meillä oli kaksi projektipäällikköä Sanni ja Rosa, mutta todellisuudessa emme käyneet sitäkään keskustelua koskaan. Yhtäkkiä se vaihtui vain yhteen henkilöön, mikä varmasti loi enemmän hämmennystä. Meiltä puuttui siis suorapuhe, mikä on todellakin ymmärrettävää, emmehän oikeasti tienneet tiiminä työskentelystä tuossa vaiheessa vielä hölkäsen pöläystäkään. Ylipäätänsä tiimimme viestinnässä olisi ollut parannettavan varaa. Jokainen alkoi kyräilemään itsekseen ja turhautumaan tilanteeseen. Selvisimme kuitenkin kesästä ja pääsimme tavoitteeseemme, mutta ei siitä siltikään varmasti kaikille paras mieli jäänyt. Ehkä tässä kohtaa on hyvä hellittää ja ottaa vähän rennommin asiat. Eihän se nyt niin vakavaa ole, jos kaikki ei mene nappiin. Eihän täydellisyyteen pidäkään tähdätä.

Mitä opin?

Minulle jäi todella paljon oppia kesästä. Sulattelin koko 2021 syksyn kaikkea oppimaani ja olen pohtinut omaa toimintaani paljon. Elokuun jälkeen olin jo aivan loppu, sillä olin ollut niin ytimessä muutenkin Saawa osk toiminnassa ja antanut sille oikeastaan kaikkeni mitä sillä hetkellä osasin ja pystyin tarjota. Tiimissä olen todella innokas ja aloittaja tyyppi. Harmillisesti minun vahvuuteni eivät näkyneet Lemmen projekti tiimissä. Aloin olla turhautunut ilmapiiriin ja toin vain negatiivista tuulahdusta työpaikalle, mikä ruokki entisestään ilmapiiriä negatiivisemmaksi. Olen erittäin hyvä asiakaspalvelussa, mutta sekään ei näkynyt, koska en pystynyt seisomaan valintojemme takana. Aina kun mielen päälläni oli jotain en pystynyt avaamaan siitä suutani, sillä ilmapiiri ei ollut avoin ja innovatiivinen. Sitten kun avasin suuni olin jo niin turhautunut, että palautteeni tuli hyvin suoraan ja ei toisia huomioivaan sävyyn. En tietenkään itsekkään luonut avointa ja innovatiivista ilmapiiriä. Minusta tuntui, että työskentelemässäni yrityksessä minulla ei ollut mitään sana valtaa. Tunsin myös, että jotkin ajatukseni ja ideani olisivat voinutkin viedä lemmen liiketoimintaa eteenpäin. Kaikilla meillä on tietenkin omat mielipiteemme, mutta ehkä pääsen kokeilemaan jossain muussa projektissa sitten enemmän liiketoiminnan kehittämistä. Otin myös kesällä aivan liikaa muita töitä, joka myös opetti sen, että liika on liikaa. En osannut priorisoida tai aikatauluttaa, jolloin vastuu kerääntyi vain muutamien ihmisten harteille, kuten esimerkiksi Sannin.

Minulla on paljon kokemusta ravintola-alalta ja se kaikki kokemus ei tullut näkyviin missään. Osasin kuitenkin astua syrjään, vaikka olen kova ottamaan johtaja roolia ilman, että olen projekti päällikkönä. Opin myös sen, miten tiimissä tulee työskennellä ja miten hyvän ilmapiirin voi tappaa hyvinkin nopeasti. Meidän olisi tullut tehdä paljon töitä ilmapiirin ja kulttuurin eteen. Harmillisesti kaikkien huonot fiilikset vaikuttivat Saawan toimintaan syksyllä ja vaikuttaa ehkä jopa edelleen. En kuitenkaan haluaisi itse jäädä kiinni menneeseen vaan miettiä ratkaisukeskeisesti, miten voimme toimia jatkossa paremmin. Itse olen jättänyt taakseni pahan fiiliksen ja miettinyt ratkaisuja oman toiminnan parantamiseen.

Mitä kehitettävää?

Projekti tiimiin tulevaisuudessa tarvitaan selkeää johtamista, avointa ja toista kunnioittavaa keskustelua, selkeitä työjakoja, tuotteet mitkä myyvät, ymmärtää asiakaskunta ja ihan ensinnäkin Kahvila Lemmen yleisilmeen muuttamista. Tuotteistaminen kesällä 2021 ei mennyt mielestäni ihan nappiin, sillä Kahvila Lempi sijaitsee koskipuistossa pikku kakkosen puiston vieressä ja suurin asiakaskuntamme on lapsi perheet. Meidän olisi täytynyt suunnitella tuotteet heille. Selkeät työnjaot olisi ollut tärkeää, sillä kaikki yrittivät tehdä vähän kaikkea ja kaikkien vastuu oli loppu peleissä ei kenenkään vastuu, jolloin kaikki vastuu kaatui projektipäällikön harteille. Tapahtumien järjestäminen tuo kahvilalle aina eniten liikevaihtoa, mutta emme saaneet yhtä ainuttakaan tapahtumaa järjestettyä, koska kaikilta oli mennyt jo motivaatio toukokuussa koko hommaan. Loppu kesästä rekrytoimme ulkopuolisen, joka oli erittäin hyvä valinta, sillä elokuussa kukaan ei enää halunnut tehdä vuoroja. Uskon, että kaikkien lopahtanut motivaatio ja epämukava fiilis vaikutti siihen, että ei ollut enää sitoutumista. Kaikilla oli myös aikataulut täynnä, koska lemmestä emme saaneet palkkaa, koska emme tienneet kuinka miinukselle loppujen lopuksi jäämme. Osan oli siis otettava muita töitä, jotta selviää rahallisesti kesän. Tarkempia laskelmia siis seuraavaa lemmen kesää miettien. Eihän se nyt kannattavaa liiketoimintaa ole jos vasta koko kesän jälkeen pystyy palkat maksamaan ja siitäkin vielä normaalia vähemmän. Tästäkin on siis todella paljon oppia karttunut. Jatkossa budjetointi kunniaan ja tarkkoja laskelmia. Numeraaliset tavoitteet antavat painetta ja paine kasvattaa tekemistä.

Mitä vien käytäntöön?

Konkreettisesti vein käytäntöön kaiken oppimani jääkahvilaan. Kahvila Lempi oli siis erittäin onnistunut projekti, josta opin valtavasti, kuten olen varmaan jo kymmen kertaa sen todennut. Jääkahvilalla päätimme, että ilmapiiri jääkahvilalla on parhain ja sitä se mielestäni olikin, vaikka aina ei hymyilyttänyt paistaa lettua hirveässä kiireessä ja juosta kahvia hiki hatussa kilometrin päästä. Niin joka ilta yhdessä nauroimme päivän tapahtumille, ja sitä kuinka joku tiuskaisi tiukan paikan tullen tai kuinka menimme sekaisin lettutilauksista ja sitten Julius huuteli siellä asiakkaiden perään kuin mikäkin yleinen syyttäjä. XD Emme ottaneet vakavasti pieniä virheitä vaan kohtasimme toisemme inhimillisesti. Joka ilta noin 12 tuntisen työpäivän päätteeksi aloimme kehittämään toimintaamme seuraavaa päivää varten. Halusimme mennä asiakas edellä, koska hehän tuovat sen rahan meille eikä kukaan muu. Yhtenä päivänä asiakas kysyi miksi teillä ei ole limppareita, jo seuraavana päivänä meillä oli limppareita myynnissä. Yhteenvetona siis vein ja vien jatkossakin käytäntöön ilmapiirin, avoimen keskustelun, palautteen annon, oikeanlaisen tuotteistuksen, keskioston nostaminen, tavoitteellisuuden tekemisessä ja numeraaliset tavoitteet, jatkuvan liiketoiminnan kehittämisen, markkinoinnin tärkeyden, yhteisen ajan ja yhteishengen nostattaminen ja ennen kaikkea projektijohtamisen. On myös hyvä tehdä projektisuunnitelma ennen kuin edes alkaa tekemään mitään, niin sen pohjalta on helpompi lähteä rakentamaan liiketoimintaa ja se ohjaa suuntaa. Eli sanonta hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty niin pitää edelleenkin paikkaansa.

Mitenkä Kahvila Lemmestä voisi tehdä sitten kannattavan liiketoiminnan?

Kirjoitan kokemuksieni pohjalta mitä muutoksia Lemmessä voisi tehdä, jotta se palvelisi juuri kohderyhmäänsä.

• Ensinnäkin pehmyt tai pehmiskone, erittäin suosittu tuote kuluttaja markkinoilla ja lapset rakastavat yli kaiken. Tätä kyseltiin todella paljon viime kesänä ja hyvin moni asiakkaista kääntyi pois, koska meillä ei ollut sitä pehmistä. Nämä kyseiset koneet ovat hieman kalliita, mutta nopeasti se tuottaisi menetetyn summan takaisin. Tämän kaltainen investointi ei olisi edes suuri riski.
• Myyntikojusta tulisi rakentaa houkuttelevampi ja esillepanoon muutenkin tulisi kehittää järkevämpiä ja kauniimpia ratkaisuja.
• Vanha kalatiski, josta tarjotaan itsetehtyjä donitseja, jotka eivät ole tasalaatuisia. Ei minua ainakaan houkuttele. Eli houkutteleva tarjoilu, sekä hyvä yhteistyökumppani leivoksiin tai sitten tukusta leivonnaiset ja suolaiset, jotta tasalaatuisuus ja houkuttelevuus pysyy.
• Musiikkiluvat toisi tunnelmaa kahvilaan ja houkuttelisi myös ohikulkijat jäämään.
• Suosittelisin myös investoimaan näyttäviin ja mukaviin istuimiin, sekä pöytiin, jotta asiakas jäisi pidemmäksi aikaa. Asiakas menee sellaisiin paikkoihin missä on muitakin, joten jos asiakkaat viipyvät pidempään niin muut huomaavat, että tuonne kannattaa mennä.
• Asiakasprosessista kannattaa tehdä mahdollisimman nopea ja helppo. Jos menet itse ohikulku matkallasi hakemaan kahvin, niin kahvi pitää tulla nopeasti ja niin, että edellinen asiakas ei jää tiskille kaatelemaan kahvia, vaan kun myyntitapahtuma on tehty ja kiitelty asiakas voi jo suoraan lähteä seuraavaan kohteeseen. On se sitten maitopiste tai myyjän kaatama kahvi niin, että asiakas ei itse joudu tekemään hirveästi töitä kahvinsa eteen.
• Keskiosto hinta tulisi nousta noin 10 euroon per asiakas. 2021 keskiosto hinta oli noin 6,28€. Mikä tarkoittaa sitä, että asiakas osti itselleen, sekä lapselleen yhden jäätelön. Yrittäjähän toivoo, että asiakas ostaa juoman, jäätelön ja suolaisen tuotteen itselleen, sekä lisäksi lapselleen samanlaisen setin. Eli suolainen tuote olisi hyvä maksaa noin 5 euroa, jäätelön noin 3 euroa ja kuuma juoma 2 euroa. Jolloin asiakkaalle voisi paketoida valmiiksi 10 euron setin. Kaikki tuotteet kannattaa miettiä niin, että asiakas haluaa vielä ostaa jonkun muun tuotteen alkuperäisen osto suunnitelmansa lisäksi. Jäätelöllä, jääkahvilla ja normi kahvilla tehtiin eniten rahaa Kahvila Lemmellä, joten näiden tuotteiden suunnittelemiseen kannattaa käyttää kapasiteettia ja niistä kannattaa tehdä mahdollisimman houkuttelevia ja hyvä hinta-laatusuhde.
• Kahvila Lemmestä voi tehdä paikan, jonne kaikki haluavat tulla, näen siinä suurta potentiaalia. Sillä on ensinnäkin loistava sijainti ja sen kustannukset ovat suhteellisen alhaiset verraten, jos pitäisi ottaa kahvila toimintaan kiinteistö ja vuokrata sitä samalla sijainnilla keskustan ytimessä. Tapahtumilla voisi tehdä ihmeitä liikevaihtoon, jos vaan on resursseja järjestää ja ehkä jopa jakaa vastuuta. Esimerkiksi jos projektitiimillä ei ole resursseja järjestää tapahtumaa, niin ne voi ulkoistaa ja vaikka tietty voitto prosentti myyntituotoista menisi järjestävälle taholle. Eli yhteis riskillä.

Miten yrityksestä tehdään kannattava ja miten sitä mitataan?

Makkonen (N.d.) kirjoittaa, että kannattavuuden seuranta tulisi olla yrityksen keskeisin kiinnostuksen kohde talouden seurannassa, koska tämähän luo perusedellytykset pitkäaikaiselle ja kestävälle toiminnalle. Jos toiminta ei ole kannattavaa, niin se tuottaa tappiota ja aiheuttaa väistämättä vaikeuksia yrityksen rahatilanteeseen ja vakavaraisuuteen. Kannattavuutta mitataan yleensä suhteessa yrityksen liikevaihtoon, jotta saadaan vertailukelpoisia mittareita. Yleisimpiä kannattavuuden tunnuslukuja on myyntikate, käyttökate ja liikevoitto.

Myyntikate € = Liikevaihto – muuttuvat kulut (ostot, aineet ja tarvikkeet ja ulkopuoliset palvelut).

Myyntikate % = 100*myyntikate/liikevaihto

Hyvä myyntikate ravintola-alalla on 60-70%. Kahvila Lemmessä emme tainneet edes laskea koko katetta, mutta jääkahvilassa meidän myyntikatteemme oli 69%. Mitä olisi pystynyt vielä tarkemmilla hankinnoilla parantamaan, mutta olen todella ylpeä tästä prosentista. Myyntikate vaihtelee huomattavasti myös saman toimialan välillä, koska hinnoitteluperiaatteet ja kustannusrakenteet vaihtelevat eri yrityksissä. Esimerkiksi Buffet pöydässä on ihan eri kate, kuin a’la carte tarjoilussa. Suosittelen kuitenkin vertailemaan saman toimialan myyntikatteita tai ihan yrityksen sisällä. Myyntikate kannattaa laskea joka kuukaudelle, sillä se auttaa hahmottamaan liiketoiminnan suuntaa ja voit näin tehdä nopeita suunnan vaihdos liikkeitä. Olen itse työskennellessäni ravintolapäällikkönä joka kuukausi pyrkinyt parantamaan edellisen kuun myyntikatetta. Myyntikatetta voi siis parantaa esimerkiksi hinnoittelulla ja hankinnoilla. Voit esim. ostaa halvempaa jäätelöä tukusta kuin edellis- kuussa ja se näkyy jo tulevassa myyntikatteessasi. Kaikilla hankinnoilla ja niiden vertailulla on väliä.

Hinnoittelukerroin: 100/100-katetuotto%)

Katetuottotavoitteen perusteella voidaan muodostaa hinnoittelukerroin, jolla tuotteen ostohinta kerrotaan ja saadaan myyntihinta (Makkonen, N.d.)

Käyttökate:

Käyttökate € = Liikevoitto (-tappio) + poistot ja arvonalentumiset

Käyttökate %=100*käyttökate/liikevaihto

Käyttökate kertoo yrityksen varsinaisen toiminnan tuloksesta. Liikevaihdosta on jo vähennetty yrityksen normaaliin toimintaan liittyvät kulut. Käyttökate kuvaa paremmin yrityksen toimintaa kuin tilikauden tulos, koska siihen vaikuttavat tilinpäätöksen ja verotuksen vuoksi tehdyt kirjaukset (Makkonen, N.d.)

Liikevoitto (-tappio)

Liikevoitto-(tappio)€ = liikevaihto + liiketoiminnan muut tuotot – toimintakulut – poistot ja arvonalentumiset

Liikevoitto -(tappio)% = 100*liiketulos/liikevaihto

Liikevoitto (-tappio) kertoo kuinka paljon yrityksen liiketoiminnasta on tullut tuottoa ennen rahoituskuluja ja veroja (Makkonen, N.d.) Esimerkiksi jääkahvila teki 3,57% liikevoittoa. Prosentti ei nyt meidän päätämme huimaa, mutta tästä on hyvä kehittää ja on se nyt parempi kuin tasan pyöreä nolla.

Kysymyksenä kuuluikin miten liiketoiminnasta saa kannattavan? Tähän en minä eikä varmasti moni muukaan osaa ihan täysin vastata, mutta näen asian niin, että jatkuva kokeilu, tavoitteet, pitkäjänteisyys ja kehittäminen, sekä numeroiden tuijottelu tekee liiketoiminnastasi jossakin kohtaa kannattavan. Välillä on tietenkin tuuripelistä kiinni ja joku ei vaan ota tuulta alleen ja ei jakseta pitkäjänteisesti vastata asiakkaiden tarpeisiin, näitä epäonnistumisia ei kannata pelätä.

Mielestäni siis, kunhan teet laskelmia ja vertailet niitä edellisiin kuukausiin/vuosiin tai muihin saman toimialan yrityksiin ja pyrit parantamaan jatkuvasti liiketoimintaasi, niin se on sitä kestävää ja kannattavaa yrittäjyyttä. Numerot tuntuvat ahdistavan monia ja luovan paineita, mutta ne nyt vaan kertovat totuuden ja puhuvat puolestaan. Yrittäjyydessä onkin mielenkiintoista se, että miten ihmeessä pystyt yhdistämään kaikki palaset kohdalleen ja vielä numerot näyttävät lopuksi positiivisilta. Ei ole ihan jokaisesta tällaiseen paineeseen, ole siis ylpeä itsestäsi <3.

Lähteet

Makkonen, S. N.d. Taloushallinnon opiskelumateriaalia, kannattavuus. Luettu 31.3.2022. https://smakkonen.wordpress.com/kannattavuus-2/